行政公文处理办法

受控文件未经批准不得复制金碧物业有限公司重庆分公司·作业文件文件编号WI-4.2.3-02-01版本号A内部行政公文处理办法修订状态号1页码1/101.0目的为有效的控制和管理重庆分公司内部行政公文。规范公文的写作，明确公文的处理流程，提高办文效率和质量,特制定本办法。2.0范围适用于重庆分公司各部(室)及所属各项目客户服务中心的公文处理。3.0职责3.1重庆分公司行政人事部是本处理程序的归口管理部门，负责制定或修订公司内部行政公文处理程序和实施细则；负责对重庆分公司本部公文进行具体管理；负责监督检查各客户服务中心的公文处理。3.2各项目客户服务中心客户服务部是该中心公文处理的归口管理部门，负责对公文进行具体管理。4.0定义4.1重庆分公司的公文是指公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。4.2文的处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。4.3重庆分公司本部发文字号为：金物渝（行）字〔****〕第*号、金物渝（纪）字〔****〕第*号、金物渝（人）字〔****〕第*号、金物渝（办）字〔****〕第*号、金物渝（薪）字〔****〕第*号。各项目客户服务中心发文字号为：金物渝（府）*字〔****〕第*号；金物渝（城）*字〔****〕第*号；金物渝（洲）*字〔****〕第*号；金物渝（都）*字〔****〕第*号；金物渝（天）*字〔****〕第*号。其中，人事文件发“人”字，行政文件发“行”字，会议纪要发“纪”字。5.0重庆分公司的公文种类5.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。5.2通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5.3通知：适用于发布公司内部各项规定、任免人员、批转下属单位的公文、传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。受控文件未经批准不得复制金碧物业有限公司重庆分公司·作业文件文件编号WI-4.2.3-02-01版本号A内部行政公文处理办法修订状态号1页码2/105.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。5.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。5.6请示：适用于向上级单位请求指示、批准。5.7批复:适用于答复下属单位的请示事项。5.8意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。5.9函:适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。5.10规定:适用于对特定范围内的工作和事务制定具体有约束力的行为规范。5.11会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。6.0公文行文规范6.1拟写公文必须符合党和国家的政策、法律、法规，符合恒大地产集团有关精神和规定，符合重庆分公司的管理制度规范及其他有关规定。如提出新的规定，要切实可行并加以明晰。行文应当确有必要，注重效用。6.2公文格式6.2.1公文一般由秘密等级和保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。6.2.2涉及公司机密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。6.2.3发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。6.2.4主送机关，主要受理公文的机关，主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。6.2.5公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。6.2.6人名、地名、数字、引文等应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。6.2.7结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”，第四层为“（1）”。6.2.8公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。受控文件未经批准不得复制金碧物业有限公司重庆分公司·作业文件文件编号WI-4.2.3-02-01版本号A内部行政公文处理办法修订状态号1页码3/106.2.9文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。6.2.10公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数必须使用汉字外，其他均应使用阿拉伯数字。6.2.11公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。6.2.12发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。6.2.13联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文发文单位都应当加盖印章。6.2.14成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责的签发日期为准。6.2.15公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。6.2.16抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。6.2.17文字从左至右横写、横排。6.3发文文号由行政人事部门统一管理，重庆分公司本部各部门发文需到行政人事部填写发文文号登记，各客户服务中心行政人事专员对其发文文号要做记录，避免发重号、漏号。6.4公文中各组成部分的标识规则，参照《金碧物业有限公司重庆分公司公文发文标准格式》标准执行（详见附件一）。6.5公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。6.1发文办理6.1.1正式发文需填写《发文处理单》，签发人同意签发后方可用印、分发及登记。6.1.2公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定，行文关系根据隶属关系和范围确定，一般不得越级请示和报告。6.1.3各部门、客户服务中心可以依据本部门的职权，相互行文和向下一级的相关部门行文；可以函等形式商洽工作、询问和答复问题。受控文件未经批准不得复制金碧物业有限公司重庆分公司·作业文件文件编号WI-4.2.3-02-01版本号A内部行政公文处理办法修订状态号1页码4/106.1.4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。6.1.5拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。6.1.6公文送董事长/总经理签发前，一般须由所在部门负责人审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本处理程序的规定等。部门负责人核稿后，送领导签发，领导审核后有改动的文稿，拿回重新修改后，再送领导签发，领导签发后文稿未经签发人同意一律不得随意改动。6.1.7以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。公文的修改、审批、签发一律用钢笔或签字笔。6.1.8公文正式印制前，行政人事部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。6.2收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。6.2.1签收：收到有关公文并以签字的方式给发文方以凭证，签收时应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施，急件应当注明签收具体时间。6.2.2登记:公文办理过程中，就公文的特征和办理情况进行记载。收到公文，由行政人事部门登记后附上《收文处理单》送交行政人事部门负责人进行审核，提出拟办意见，送负责人批示后办理。6.2.3审核：收到下级单位上报的需要办理的公文，行政人事部门应当进行审核。审核的重点：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合公司制度及其他有关的规定，涉及其他部门的事项是否已协商；文种使用、公文格式是否规范。6.2.4拟办：经审核，符合本办法规定的公文，行政人事部门应及时提出拟办意受控文件未经批准不得复制金碧物业有限公司重庆分公司·作业文件文件编号WI-4.2.3-02-01版本号A内部行政公文处理办法修订状态号1页码5/10见并送负责人批示或交有关部门办理，两个以上部门办理的应明确主办部门，紧急公文，应明确办理时限。对于不符合本处理程序的公文，应退回呈报部门并说明理由。6.2.5批办：审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其它审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示阅知。6.2.6承办：承办部门收到交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明，对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应及时退回交办部门并说明理由。6.2.7传阅：传阅的文件严格按照规定的范围和领导批办范围组织，不能任意扩大或缩小传阅范围。一般性文件应两日内传阅完毕，急件、要件应随到随办，及时传阅，及时收回，传阅文件之后要签署姓名及日期。传阅文件不得擅自抽出，的确需要急用和阅办的文件，需到行政部门登记借用。6.2.8催办：送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。6.3公文归档6.3.1公文办理完毕后，应当及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。6.3.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。6.3.3联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。6.3.4本单位负责人兼任其他职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门整理、归档。6.3.5拟制、修改和签批公文书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。6.4公文的整理与销毁6.4.1公文由行政人事部门统一收发、审核、用印、归档和销毁。6.4.2行政人事部门应当建立健全本单位公文处理的有关制度。6.4.3密级文件应当在办公室阅办，不准带离，不准擅自传阅或复印。复制上级单位的秘密公文，须经上级领导批准或授权。翻印件应当注明翻印单位名称、翻印日期和份数；公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位证明章。复制公文应当与正式公文同样管理。受控文件未经批准不得复制金碧物业有限公司重庆分公司·作业文件文件编号WI-4.2.3-02-01版本号A内部行政公文处理办法修订状态号1页码6/106.4.4公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。6.4.5不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政人事部门主管领导批准，可以销毁。6.4.6销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，其中，销毁绝密公文应当进行登记。6.4.7单位合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。6.5公文发文标准格式6.5.1字（word）标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。6.5.2行（line）标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以四号字固定值25磅的距离为一基准行；公文标准是以20号字固定值25磅的距离为一基准行。6.6公文用纸幅面及版面尺寸6.6.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用标准的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm。6.6.2公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：27mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：26mm±1mm版心尺寸为：147mm×235mm（不含页码）