公司档案的分类与整理方法

档案分类与整理档案整理工作档案整理按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、排列和科学编目的一项业务工作。档案整理方法：以卷为管理单位以件为管理单位档案整理一般程序从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。制定档案分类方案综合档案室（按门类分类）综合档案室科技档案特种载体文书档案会计档案业务档案党务类行政类人事类计划信贷类监察稽核类群团类业务管理类综合档案室（按职能分类1）综合档案室行政管理类基本建设类党群管理类人事教育类业务类设备类科研类会计类人事档案类特种载体类综合档案室（按职能分类2）综合档案室高校综合档案室行政管理类党群管理类经营管理类人事类科研类基本建设类仪器设备类产品生产类出版物类外事类财会类特种载体类综合档案室（按职能分类3）企业综合档案室行政管理类产品类党群工作类经营管理类生产技术管理类设备仪器类科学技术研究类会计类基本建设类干部职工类工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。档案整理工作的要求已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用按《归档文件整理规则》进行整理归档文件的整理单位——件的界定一般以每份文件为一件文件正本与定稿、文件处理单为一件正文与附件为一件原件与复制件为一件转发文与被转发文为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件来文与复文可为一件文件修整为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。一般包括：修裱规格较小或破损的文件；复制字迹模糊或易褪变的文件；折叠超大的文件；去除文件上易锈蚀的金属物。文件装订装订规则归档文件应按“件”装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。装订方法线装包角分类分类方法：年度分类法机构/问题分类法保管期限分类法分类方案：1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2）2、年度—保管期限（例3）例1：2004年：办公室…永久、30年、10年人事处…永久、30年、10年管理处…永久、30年、10年……2005年：办公室…永久、30年、10年人事处…永久、30年、10年管理处…永久、30年、10年……2006年：……例2：2004年：党群类…永久、30年、10年业务类…永久、30年、10年行政类…永久、30年、10年……2005年：党群类…永久、30年、10年业务类…永久、30年、10年行政类…永久、30年、10年……2006年：……例3：2004年：永久、30年、10年2005年：永久、30年、10年2006年：永久、30年、10年……排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。1、同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。2、不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档文件的形成年度；保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；件号指归档文件的排列顺序号。归档章样式填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号20080012办公室永久归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》，包括：归档文件目录和归档文件目录封面归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。来文与复文件作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归档文件的装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒封面应标明全宗名称。装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。立卷整理——以卷为管理单位案卷是由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位立卷就是业务承办部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程《文书档案案卷格式》GB/T9705–2008档案分类（一）常用方法1、年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。2、问题分类法将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。（二）常用的复式分类方法年度与问题分类法如：2000年党群类2001年党群类行政类行政类教学类教学类外事类外事类…………综合类2000年业务类2000年2001年2001年2002年2002年…………立卷方法按照立卷的“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区等特征进行组卷1、按问题特征立卷将同一事件、问题或项目的文件组成案卷2、按作者特征立卷将同一作者的一些文件组成案卷3、按文种（名称）特征立卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷4、按时间特征立卷按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷5、按通讯者特征立卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷6、按地区特征立卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷如“╳╳市委党委会2008年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征卷内文件整理(一)检查调整组卷(二)卷内文件的排列和编号1、卷内文件排列按文件的重要程度或按文件的时间先后顺序排列、注意文件间的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿及重要文件的历次修改稿在后；复文在前，去文在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性材料在后。2、卷内文件编号文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。单份装订的案卷应在每件文件的首页上端空白处加盖档号章，并逐件编写件号。全宗号目录号/年度案卷号件号（三）编制卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1[2004]20号XX公司2003年通过档案工作目标管理省级认定的通报200402050012[2004]36号XX公司关于2003年度通过档案管理省级认定单位的通报200402100033[2004]12号XX公司关于公布全省文化系统档案工作目标管理省级认定单位名单的通知20040220007（四）填写备考表备考表放在卷内文件之后，用来注明卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。（五）案卷的装订采用三孔一线（六）填写档案案卷封面（全宗名称）（类目名称）（案卷题名）自年月至年月保管期限本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号类内案卷排列案卷的排列，就是指根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。基本方法有：按保管期限排列，即将案卷分别按永久、长期、短期排列；按问题排列。编制案卷目录包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、目录号、保管期限）和案卷目录（案卷号、案卷题名、年度、页数、期限、备注等项目）档案上架档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排列上架。二、业务档案的整理整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特征。业务档案的整理业务档案的整理按照专业主管部门的有关规定执行人事档案以人为单位进行整理行政处罚案件档案以案件为单位进行整理三、会计档案的整理会计档案按照会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他会计核算材料分别装订成册。会计档案的收集整理按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）的要求执行整理规范执行《会计档案案卷格式》DA/T39-2008会计档案的组卷就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。（一）会计凭证的组卷会计凭证可按年、月顺序立卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本。凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm（长×宽）（二）会计账簿的组卷会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理，对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别立卷装订。（三）财务报告的组卷财务报告按年度、保管期限立卷。会计年报和季、月报应分别立卷装订，其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订。（四）其他会计核算资料的组卷其他会计核算资料可按年度——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。会计档案卷内目录顺序号责任者文号题名日期页号备注1XX公司2000年1月份会计报表200802101﹡2XX公司2000年2月份会计报表200803106会计档案盒的格式适用于财务报告和其他类会计档案的整理。会计档案自年月日起至年月日止本盒共卷共张保管期限全宗号目录号案卷号盒号会计档案目录格式案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注1财务报告类xx公司2005年度会计决算报表及财务分析2005122020060115永久412财务报告类xx公司2005年度会计月报表20050101200512315年733会计账簿类xx公司2005年度现金日记帐200501012005123125年184会计账簿类xx公司2005年度银行日记帐200501012005123125年345会计账簿类xx公司2005年度会计总帐200501012005123115年216会计账簿类xx公司2005年度会计明细帐200501012005123115年36会计档案移交清单年度会计凭证类(盒、袋）会计账簿类（卷）财务报告类（卷）其它类（卷）光盘（盘）备注移交部门：接收部门：监交人：移交人：接收人：移交时间：四、科技档案的整理科技档案的类别基建档案设备档案科研档案基建档案的组卷原则基建项目文件内容复杂，不同类型文件可以采用不同的组卷方法。管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性材料组卷；施工文件中的质保材料按类型、批次组卷；技术文件按单位工程、结构、专业组卷；监理文件一般按文种组卷。整理规范执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008基建档案的组卷方法1．按项目组卷。即一个项目（或分项、子项）的文件全部组成一