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会务管理标准模块1.作用：为了进一步规范和提高分公司会议管理水平，控制会议成本支出，提高会议质量和效率，强化会议精神的落实和执行。按照分公司全面实施集约化、精益化管理的工作思路，参照省公司、分公司会议管理办法等相关规定，分公司制订了会议集中管理模块，涵盖了分公司会议申请、审核、筹备、组织、总结、会议精神落实等工作程序及要求。2.适用范围：本模块适用于分公司以行政、党委、工会或职能部门以分公司名义召开会议的管理。3.使用方法：3.1分公司会议集中管理模块按照接待对象和工作内容分为A、B、C三类，请对照执行。3.2各岗位人员找到相应的岗位模板后，按照模板中的步骤，一步步执行，即可完成本岗位会议工作的全部程序。涉及相关表格、范本、等内容时，请在附件中查询。为了使模板简单清晰明了，附件只在首次使用者的模板中出现，其他岗位人员的模板中不再出现。3.3A、B、C三类会议中部分模板的工作内容如重复，将不再列明，请在A类模板中对照使用。一、A类会议模块1、分公司领导模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1启动阶段1．审核批准分公司会议管理办法、流程及模块，审核批准分公司年度会议计划及预算2．收到并确认会议信息，安排经理办填写签报（可选项）3.收到《签报》，审核会议方案、会议预算，提出指导意见，批准签字2准备阶段1.参与会务工作准备会，协调解决关键问题，对准备工作提出指导性意见2.如有上级领导参会，熟悉《领导陪同任务表》3会议阶段1.与上级（同级）领导联系，确定抵达时间，前往迎接2.按照《领导陪同任务表》，根据接待过程实际情况，陪同来宾领导做好接待、讲解、会谈、汇报等工作3.根据会议过程实际情况，做出临时决策，通知会务负责人安排执行4.按照会议日程安排，参加会议及相关活动5.送别上级领导4改进阶段1.审核会议决算，签字确认2.参加会务总结反思会（或面谈），指出会务工作失误或不足，提出意见及建议。2、经理办主任模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1启动阶段1.审定分公司年度会议计划2.审核签发《计划内会议核备表》（计划外会议使用《签报》形式），交会务接待专责；重要或大型会议须附会议方案和预算，并报分公司经理审定3.组织会务人员，召开会议准备会4.重要或大型会议须审定会议服务指南、会议执行手册、会议四种应急预案2准备阶段1.按照执行手册，检查后勤、住宿、餐饮、会场、资料、现场、新闻、保障各分组会务准备情况2.检点会务准备情况，协调处理问题3.关注各分模板之间的衔接，确保“无缝隙对接”，不出现盲区和空白点4.及时将会务变动信息传递给信息发布人，由其将信息传递给各分组负责人3会议阶段1.检点会议服务人员是否提前30分钟全部到位2.会议期间检点服务人员工作情况3.如出现影响会议顺利进行的突发事件，协调保障组启动应急预案，确保会议顺利进行4改进阶段1.审定会议决算2.召开总结会，反思工作疏忽不足之处，完善工作方案，持续改进3、经理办分管副主任模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1启动阶段参与会议方案、会议预算、、应急预案、执行手册、会议指南等的审核工作，提出意见和建议2准备阶段1.参加准备会议，讨论确定接待方案2.配合经理办主任，按照服务指南和执行手册，检点住宿、餐饮、会场、现场、车辆、后勤、保障等各分模块的准备情况，发现问题及时督促整改3.负责领导讲话的编写工作4.负责审核发布会议通知3会议阶段1.配合经理办主任，关注各分模块之间的衔接，协调解决问题，确保“无缝隙对接”，不出现盲区和空白点2.遇有临时变动，及时请示经理办主任，按其指示及时通知相关人员执行3.负责主要领导的讲话录音工作4.负责执行手册中分工的其它接待工作4改进阶段1.参与审核接待决算，提出修改意见2.参与会务总结反思会，反思工作失误或不足，找寻原因，完善工作方案3.负责编写会议信息，上报省公司，在分公司主页上发布。4．负责领导讲话录音的整理，在分公司主页发布和印发工作4、经理秘书模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1启动阶段参与会议方案、会议预算、、应急预案、执行手册、会议指南等的审核工作，提出意见和建议2准备阶段1.参加准备会议，提出意见及建议，修改完善执行手册2.熟悉会议执行手册、服务指南、《领导陪同任务表》等资料3.负责传达领导对准备工作的相关指示4.负责起草主要领导的欢迎词、、主持词、祝酒辞等3会议阶段1.负责按照执会议指南及领导陪同任务表，提醒分公司领导按时参加会议及相关活动2.配合经理办主任，关注各分模块之间的衔接，协调解决问题，确保“无缝隙对接”，不出现盲区和空白点3.负责传达领导对会务工作中的各种指示4.负责指挥车辆调度负责人，调度车辆5.负责执行手册中分工的其它接待工作4改进阶段1.参与总结会（或面谈），反思工作失误或不足，找寻原因，完善工作方案2.参与审核接待活动报道等有关资料5、会务接待专责模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1启动阶段1.汇总下发分公司年度会议计划附件12.收到经理办主任签署意见后的《计划内会议核备表》计划外会议填写签报；附会议方案、会议预算，送经理办主任审定附件2附件33.重要或大型会议负责组织编写会议执行手册、会议四种应急预案2准备阶段1.按照会议规模，确定会议场所2.确定住宿、餐饮地点，填写住宿餐饮通知单，交协议酒店，要求按核定标准准备3.如有参会上级领导，通知调度室、95598客服中心、展厅做好迎检准备；按照会议安排，通知其它地点做好迎检工作4.联络会务人员，参加会议准备会5.编写服务指南，送经理办主任审定。附件46.协调会场组，做好会场准备工作7.协调调度所通信专业，做好音频、视频准备工作8.协调科信处，做好多媒体播放和网络转播准备工作（视会议需要而定）9.协调保卫处、卫生所，做好消防、交通、上访、医疗应急保障工作10.联络新闻中心，做好宣传报道、展板制作等工作11.联络资料信息组，做好资料准备和信息发布工作，检点会议记录人员12.联络思政处，做好礼仪准备工作13.联络保卫处，做好交通路线勘察和路线图制作事宜（视会议需要）14.联络车管中心，做好车辆准备工作15.联络物业公司（或会场属地负责人），做好会场清洁、准备工作16.负责（或联络报到住宿组）住宿准备工作17.负责餐饮准备工作18.联络印刷厂，做好印刷工作和VI标识的审定工作19.填写物品清单，交给物品购置、准备人员，做好物品准备工作20.联络会场属地负责人，做好会场保电工作（视会议需要）21.联络工会，做好演出准备工作（视会议需要而定）3会议阶段1.检点会场服务人员提前1小时全部到位2.检点会场准备情况，确保全部就绪3.检点是否提前30分钟准备好领导休息室4.负责（配合礼仪）引领与会人员按照会场座席安排就位，视情况调整居中靠前就坐5.负责（配合礼仪）会议前20分钟引领与会领导在休息室等候，检点与会领导是否到齐6.负责（配合礼仪）会议前5分钟引领与会领导主席台就坐7.向会议主持人提交会议到会情况8.负责维持会议纪律，检点会议服务人员做好会议服务工作9.联络保障组，处理突发事件，确保会议正常进行10.检点物品管理负责人清理会场，收集处理遗留物品，回收可用物品11.如需安排与会人员就餐，提醒主持人提前通知就餐地点及时间12.联络物业公司或会场属地负责人，做好会场清扫工作13.联络报到住宿组，做好住宿及退房工作14.负责餐饮工作4改进阶段1.将此次会议相关情况计入台帐2.联络资料组和新闻中心，做好会议资料归档工作3.整理审核会议决算，按照程序决算报销4.反思有无工作疏忽的地方，找寻原因，完善工作方案，持续改进6、会场负责人模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1准备阶段1.熟悉服务指南，熟悉会场分布、消防疏散通道位置及情况2.向物品准备负责人领取所需物品3.联系印刷厂制作与会人员背板、桌牌、会标座位导引图等，确认名称是否正确4.联系会场保电负责人，协调配合会场保电事宜5.联系会场音视频设备负责人，协调配合音视频安装调试事宜6.联系会场多媒体设备负责人，配合多媒体设备安装调试（视会议需要）7.联系会场属地负责人，协调会场灯光、空调、桌椅摆放、电源、茶水服务、环境清洁等事宜8.联系会场安全保障负责人，协调配合做好消防、上访等安全保卫工作9、联系新闻中心，协调会议展板、易拉宝制作、摆放事宜10、摆放鲜花、花坛（大型会议）、水果、干果、矿泉水、茶杯（茶叶）、湿巾、稿纸、中性笔、红蓝铅笔、笔记本、会议资料、会议议程、资料袋等11.检查领导候会室、会中休息地点是否准备就绪，卫生间是否干净整洁无异味12.会前1小时检查会场保电、安全保障是否全部到位；检查会场整体布置是否齐备完善；检查会场温度、灯光是否适宜，环境整洁，空气无异味，电器设备、音视频系统、多媒体系统是否正常会前30分钟检点照相摄像、会议记录人员、音视频、多媒体操作人员、礼仪、茶水服务人员是否到位2会议阶段会议开始后检点服务人员倒茶水，每隔20分钟倒一次做好会中休息服务，提前5分钟通知与会人员继续开会3改进阶段1.配合物品管理人员会议结束后清理会场2.反思工作疏忽不足之处，改进完善工作方案7、会场保电模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1准备阶段1.检查会场的用电情况、电源负荷等2.制定保电方案和应急预案3.检查会场灯光照明4.准备备品配件，应急发电设备2会议阶段1.会场配电室有人值守2.会场电源端子箱和大容量负荷设备有人监控；3.如遇突发事件，立即启动应急预案3改进阶段1.关闭外接设备电源2.关闭照明电源3.关闭会场总电源，恢复常态运行4.查找纰漏总结经验完善方案8、音视频负责人模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1准备阶段1.现场勘察，熟悉场地，制定方案2.设备安装，调试（重要会议必须有备用系统）3.试机，确保图像清晰，声音正常。4.请会务负责人检查准备情况5.会前20分钟播放背景音乐、会议标语和相关提示2会议阶段按照会议议程，操控设备，确保会议顺利进行3改进阶段1.回收音视频设备2.整理会议音视频资料，移交资料组3.总结经验，查找纰漏，完善方案9、多媒体设备负责人模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1准备阶段1.现场勘察，熟悉场地，制定方案2.设备安装，调试（重要会议必须有备用系统）3.索取会议汇报片，试机4.请会务负责人检查准备情况2会议阶段按照会议议程，操控设备，确保会议顺利进行3改进阶段1．回收多媒体设备2.整理会议多媒体资料，移交资料组3.总结经验，查找纰漏，完善方案10、礼仪服务模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1启动阶段参加准备会，提出建议，接受分工2准备阶段1.确定礼仪人员人数及职责分工2.组织礼仪人员提前熟悉行程安排，熟悉场地，进行演练3会议阶段1.提前1小时，组织礼仪人员到位，再次演练2.与会议负责人联系，提前30分钟做好引领准备3.提前30分钟准备好热水3.会前20分钟，引领领导进入侯会室4.会前5分钟，引领领导进入会场5.引领来宾就餐4改进阶段1.整理相关费用，报会务接待专责2.反思工作中疏忽不足之处，改进完善工作方案11、保障组负责人模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1准备阶段1.检查会场、现场消防通道，疏散路线，确保通畅无阻2.检查会场现场消防设施，确保充足完好3.制定消防应急预案4.排查上访苗头，确定重点人员及处理方案5.提前化解、控制上访情况6.制定上访应急预案7.实地勘察交通路线，制定交通应急方案。8.了解与会人员的健康情况，制定医疗应急预案，准备急救器材及常用药品9.报送消防、信访、交通、医疗四种应急预案给会务负责人2会议阶段1.提前2小时，组织保卫人员抵达现场，在会议室门口、驻地外等重要位置值守2.打开现场疏散通道，确保消防通道畅通3.引领开道，确保交通畅通4.医疗人员24小时服务5.如遇突发情况，立即启动相应应急预案3改进阶段反思工作中疏忽不足之处，改进完善工作方案12、宣传报道模板序号工作程序工作内容标准格式完成（√）1启动阶段参加准备会，提出建议，接受分工2准备阶段2.确定宣传方案，报分管领导审核通过3.确定版面制作