企业采购内部管理

采购与仓储管理三峡大学经管学院物流管理专业教研室1第六章企业采购内部管理第六章企业采购内部管理2企业采购内部管理采购组织与人员管理①采购管理部门的设置②采购管理部门的职责③优秀采购团队的组建采购合同和交货管理①采购合同的含义和特征②采购合同的组成③采购合同的订立④采购合同管理品质管理①品质的定位标准②品质管理的规划采购绩效评估①影响采购绩效评估的因素②采购绩效评估的目的③采购绩效评估指标和标准④采购绩效评估的人员与方式⑤采购绩效评价系统的建立3本章按对企业内部采购运作管理中的几项重要内容进行介绍，具体包括采购部门的设置及人员管理、合同和交货管理、绩效管理和品质管理等方面；学生应全面掌握采购管理所涉及的各项工作要点及注意的问题，为从事实际工作奠定基础。第六章企业采购内部管理教学目的与要求星龙湾大酒店的水晶灯42001年8月8日，星龙湾大酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报导。一时之间，星龙湾大酒店门前是人头攒动，星光熠熠。引例最让星龙人感到骄傲和夸耀的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目、煜煜生光的水晶灯。这盏水晶灯是公司王副总经理亲自组织货源，最终从奥地利某珠宝公司高价购回的，货款总价高达120万美元。这样的超级豪华水晶灯不仅是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家5星极大酒店里能见到。5开业当天，来往宾客无不对这盏豪华的水晶灯赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报导，更成为当天的头条新闻，星龙湾大酒店在这一天也象那盏水晶灯一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。然而，好景不长。两个月后，这盏高规格高价值的水晶灯就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分金属灯杆都出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费数百万美元换回的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王总经理在限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。6事件真相很快就水落石出，原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的W公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊。虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而星龙湾大酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。这对于一个新开业的公司而言，不啻是个致命的打击。那么，星龙湾大酒店为什么会发生这样的悲剧，应如何防范呢？６.1采购组织与人员管理71、采购部门的设置原则6.1.1采购部门的设置①采购机构的设计与企业的性质、产品及规模息息相关。②采购工作必须与企业的整体目标、采购方针、采购目标和采购部门的职权范围相适应。③与企业的管理水平相适应。④将“因人设事”和“因事设人”的原则有机地结合起来。６.1采购组织与人员管理82、影响采购在组织中地位的因素6.1.1采购部门的设置①管理层自身的知识及认识水平；②在最终产品的成本——价格中采购所占的比例；③公司的财务状况；④公司对于供应商市场的依赖程度。93、采购部门的组织模式6.1.1采购部门的设置（1）单一采购部门总经理销售企划采购生产工程人事财务103、采购部门的组织模式（2）集中采购部门总经理副总经理生产采购副总经理财务人事113、采购部门的组织模式（3）集中—分散采购部门董事会采购部B集团采购部总经理采购部A采购部C124、采购部门人员设置（1）按采购物品类别采购经理油料采购主管燃料采购主管色剂采购主管134、采购部门人员设置（2）按采购流程采购经理访价组议价组订约组履约组结报组综合组144、采购部门人员设置（3）按采购物料与流程综合编组采购经理访价员议价员订约员履约员结报员综合员金属组电子组塑料组151、战略层次6.1.2采购部门的职责①运营方针、程序和任务说明书的制定和发布，是采购部门的权力；②开发和实施为监控和改进采购作业与绩效的审计和复查程序；③建立长期合同，与经鉴定的或者优先的供应商签订合同；④与供应商战略相关的决策；⑤重大的投资决策；⑥重大的制造或购买决策；⑦与后向一体化有关的决策；⑧与价格转移和公司间的供应政策有关的决策；⑨与互惠协议、互惠贸易和易货贸易政策有关的决策。162、战术层次6.1.2采购部门的职责①共同协定和（或）年度供应商协定；②准备和发展价值分析程序、与设计复查及简化为目标的程序；③采用和实施供应商认证程序（包括审计）以改善来料质量；④一般的供应商的选择和订约，特别是以减少供应商基数为目标的程序。3、业务层次①订购过程（根据与供应商缔结的相应合同发出订单）；②与发出的订单有关的所有规划预算活动；③供应商表现的监控和评价；④解决纷争，指解决与供应商关系中的日常问题。管理层次最高管理层物流管理采购管理高级采购员采购助理物料计划员战略层次★★★战术层次★★★业务层次★★17采购的三种管理层次和一些管理者位置之间的关系6.1.2采购部门的职责18采购部门的职责按其重要性排列，其前9种重要工作顺序如下：6.1.2采购部门的职责①评估现有的供应商；②选择及开发新的供应商；③安排采购及交货日期；④谈判采购合约；⑤从事价值分析的工作；⑥自制或采购（外包）的决策；⑦指定运输方式；⑧控制存货；⑨租赁或买断的决策。191、采购团队的奋斗目标6.1.3优秀采购团队的组建①共同开发公司的采购战略；②开发新产品；③对供应商进行选择、评价、管理；④对所采购的物料进行调查、分析、磋商。2、采购团队的类型及组建流程①多部门组成的采购团队；②有供应商参与的采购团队；③有最终消费者参与的采购团队。采购团队的类型206.1.3优秀采购团队的组建2、采购团队的类型及组建流程采购团队的组建流程明确团队成员，制定团队战略和流程执行明确团队任务、职责分工，制定团队纪律计划检查团队实施过程，发现问题检查解决团队中存在的问题，作出评价效果调整职位职责要求的技能公司采购者战略商品专业的商业技能长期规划周期沟通技能广泛的商业导向采购工程师新的物资和新的部件新的供应商全面的技术背景中期规划周期商业技能沟通技能项目采购者设备和服务专业的项目管理技能团队合作MRO采购者MRO供应品通才有效地处理订单品种经理服务导向商业技能物料计划员物料和订单计划订单处理卖主评级全面的“常识”承受压力服务导向解决问题的能力213、专业采购人员的要求６.2采购合同和交货管理(自学)221、采购合同的含义6.2.1采购合同的含义和特征合同是双方或多方确立、变更和终止相互权利和义务关系的协议。经济合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确双方权利义务关系的协议。采购合同是经济合同的一种，是供需双方为执行供销任务，明确双方权利和义务而签订的具有法律效力的书面协议。2、采购合同的特征它是转移标的物所有权或经营权的合同；物品采购合同的主体比较广泛；物品采购合同与物品流通过程密切联系。236.2.2采购合同的组成1、首部①名称②编号③签订日期④签订地点⑤买卖双方的名称⑥合同序言2、正文（1）主要内容①商品名称②品质规格③数量④单价与总价⑤包装⑥装运⑦到货期限⑧到货地点⑨付款方式⑩保险11商品检验12纷争与仲裁13不可抗力246.2.2采购合同的组成2、正文（2）选择内容①保值条款②价格调整条款③误差范围条款④法律适用条款3、尾部①合同的份数②使用语言及效力③附件④合同的生效日期⑤双方的签字盖章251、采购合同订立前的准备工作6.2.3采购合同的订立①审查卖方当事人的合同资格法人资格审查法人能力审查②审查卖方当事人的资信和履约能力资信审查履约能力审查262、采购合同签订的程序（1）要约阶段要约的特征①要约是要约人单方的意思表示，它可向特定的对象发出，也可向非特定的对象发出；②要约内容必须明确、真实、具体、肯定，不能含糊其词，模棱两可；③要约是要约人向对方做出的允诺，因此要约人要对要约承担责任，并且要受要约的约束；④要约人可以在得到对方接受要约表示前撤回自己的要约，但撤回要约的通知必须不迟于要约到达。（2）承诺阶段承诺的特征①承诺由接受要约的一方向要约人做出；②承诺必须是完全接受要约人的要约条款，不能附带任何其他条件。273、采购合同签订的形式口头合同形式书面合同形式其他合同形式在采购过程中，买卖双方往往会因彼此之间的责任和权利问题引起争议，并由此引发索赔、理赔、仲裁及诉讼等。索赔一般有三种情况：买卖双方间的贸易索赔，向承运人的运输索赔，向保险人的保险索赔。6.2.4采购合同管理1、争议与索赔的处理28（1）违反合同的责任区分6.2.4采购合同管理1、争议与索赔的处理供方的责任主要有以下两个方面的内容：①商品的品种、规格、数量、质量和包装等不符合合同的规定，或未按合同规定日期交货，应偿付违约金、赔偿金；②商品错发到货地点或接货单位，应及时纠正，并承担费用，如有逾期交货，还应偿付逾期交货违约金。需方的责任主要有以下两个方面的内容：①中途退货应偿付违约金、赔偿金；②未按合同规定日期付款或提货，应偿付违约金；③错填或临时变更到货地点，承担因此多支出的费用。I.违反采购合同的责任291、争议与索赔的处理承运方的责任主要有以下5个方面的内容：①不按运输合同规定的时间和要求发运的，偿付托运方违约金；②商品错运到货地点或接货人，应无偿运至要求地，如逾期，应偿付违约金；③运输过程中商品的灭失、短少、变质、污染、损坏，按其实际损失赔偿；④联运商品的损失，由承运方承担赔偿；⑤符合免责条款的，承认方不承担责任。托运方的责任主要有以下3个方面的内容：①未按运输合同规定的时间和要求提供货物，偿付承运方违约金；②商品违规夹带、匿报危险品、错报等造成的损失，承担责任；③罐车发运的商品，因未随车附带规格质量证明或化验报告，造成的损失，应承担责任。II.违反货物运输合同的责任（1）违反合同的责任区分III.已投财产保险时，保险方的责任301、争议与索赔的处理索赔的期限索赔的依据索赔额及赔偿办法仲裁的受理机构：①国内经济仲裁的受理机构；②涉外经济仲裁的受理机构。（2）索赔和理赔应注意的问题（3）仲裁仲裁的程序①提出仲裁申请②立案受理③调查取证④先行调解⑤开庭裁决312、采购合同的变更与解除不能如期交货的各项原因：6.2.4采购合同管理3、交货管理①超过产能或制造能力不足；②转包不成功；③制造过程或品质不良；④材料欠缺；⑤报价错误；⑥缺乏责任感。I.供应商的原因32不能如期交货的各项原因：3、交货管理①紧急订购；②低价订购；③购运时间不足；④规格临时变更；⑤生产计划不正确；⑥未能及时供应材料或模具；⑦技术指导不周；⑧催货不积极。II.买方的原因III.其他因素①供需单位缺乏协调配合；②采购方法运用欠妥；③偶发因素。事前规划事中执行事后考核确定交货日期及数量了解供应商生产设备利用率供应商提供生产计划表或交货日程表给予供应商合理的交货时间了解供应商物料管理及生产管理能力准备替代来源了解供应商备料情形买方提供必要的材料、模具或技术支援了解供应商的生产效率买方加强交货前的稽催工作交期及数量变更的通知买方尽量减少规格变更对交货延迟的原因分析检讨是否必须移转订单执行供应商的奖惩办法完成交易后剩料、模具等的收回选择优秀供应商，签订长期合同333、交货管理6.2.4采购合同管理交货管理作业要点可替代的观点采购业务的等级地位绩效评定采购被看成是一种管理业务活动在组织中的地位低订单数量、订单累计额、供应到