采购管理是建设银行的必然要求

采购管理是建设银行的必然要求采购管理是建设银行的必然要求讲师:谭小琥谭小琥老师老师介绍：品牌策略营销专家清华大学特邀讲师世界华人500强讲师中国金牌管理咨询师国际注册企业教练（RCC）中国式沙盘模拟培训第一人授课风格：2演说家的风采、战略家的气度、理论家的才华。谭老师的培训课程：理论与实践相结合，非常有效，使我们受益很多。——中国移动集团讲师风格个性化，易听；易懂；易执行。——南方石化谭老师很多实用的方法能直接用到工作中，在很大程度上提高了我们的沟通效率与管理能力。我们会再请谭老师给我们进行三天的培训。——绿城集团告别理论讲教、推崇实务操作、亲历案例分享、实战经验传导。——中海石油谭老师是集演说家、战略家、学者型于一身的魅力讲师！——联邦家居写作经历：谭先生多次在国内外管理类刊物上发表极具影响力的文章，包括《哈佛商业评论》、《经理人》、《销售与市场》、《商界》等；同时担任全球品牌网、营销传播网、价值中国网等网站专栏作家。主讲课程：《团队建设》、《公关技巧》、《卓越销售技巧》、《优势谈判》、《客户关系管理》、《店长管理》、《职业生涯规划》、《电话营销》、《大客户管理》等。3主要客户:摩托罗拉、壳牌（中国）、中石油、中石化、中国移动、中国联通、中国建材、中国铝业、北车集团、中国工商银行、中国农业银行、光大银行、招商银行、一汽大众、海信、中信集团、山东鲁花、蒙牛、大连三洋、用友软件、曲美家具、美克美家、三一重工、万科房产、宇通集团、南方实业、清华大学、山东大学、南方电网、康明眼镜、三全食品、承德露露、奇瑞汽车、美的空调等。一、部门职责：采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。2、及时取得客户开出的采购发票，录入系统，并及时送交到财务。3、准确掌握采购发票和采购入库单之间的对应关系，做好采购结算，确定采购成本4、及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构5、作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。二、部门岗位划分：采购员：采购管理模块供应商分类、供应商档案、采购订单/采购到货单/采购发票的录入、账表查询。对于采购订单的最终审核、对于账表查询、供应商分析质检员（ethan和andy）：检验所购的原材料质量，对不合格的通知采购人员作到货退回，对合格品出据质检单；检验公司产成品的质量情况，出据质检单方可以进行入库处理和发货处理。三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程41、采购部门根据采购计划，进行对外的询价、订货处理，在系统内拷贝生成采购订单。2、采购订单由本部门经理进行审核，手工审核完毕后（具体手工审批流程参考公司相关采购合同管理规定），在采购管理模块内对采购订单进行审核。3、供应商材料送到后，由采购人员通知质量检验人员进行材料入库前检验。4、质量检验人员对入库材料进行检验，检验合格后填写质检单；凭采购人员的质检单，库房记账人员在库存系统生成采购入库单进行打印（一式3联？财务、库房、采购），库房管理人员点收实物后手工在采购入库单上进行签字，由仓库主管在系统内进行采购入库单审核。5、采购发票（增值税发票/零售发票、运费发票、港杂费发票）到齐后，由财务往来会计进行采购结算，同时作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估结算。五、部门日常业务系统处理：5.1、日常业务类型的界定：采购类型分类：分为配件采购、仪器采购、耗材采购，根据采购统计和财务核算的需要，在采购订单的表头栏目内必须选择对应的采购类型，从以上3种分类中进行选择。业务类型按照结算情况分为两种进行界定：普通采购业务：无论付款方式是赊购还是现结，如果采购的货物要入仓库，在增加销售订单时选择业务类型为普通采购业务。具体操作见普通采购业务处理流程直运采购：采购的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的采购业务，在增加采购订单时选择业务类型为：直运采购。具体操作见直运采购业务处理流程。因为两种处理方式的业务核算存在不同，所以在增加采购订单时一定要区分清楚。5.2、应明确的问题：1.各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个数，以已有的存货为例：2.供应商档案由采购经理维护，新增供应商时由采购关键用户录入，要注意：供应商5的档案应该尽可能完整，以方便以后的使用；供应商的的编码、名称、简称必须唯一，各部门要做好沟通工作，杜绝出现多种称谓，供应商的全称必须准确；供应商档案的其他部分要尽量填写清楚，为往来管理提供坚实准确的平台，达到资源共享的目的；供应商的税号、开户银行尽量填入，为开出和收到增值税票作准备3.采购单据处理时应该首先明确该笔采购行为所采购的货物是否要入库，如果要入库则业务类型选择普通采购，如果不需要入本公司的仓库，直接运到客户那里，则业务类型选择直运采购5.3、基础档案：基础档案填加：供应商分类增加：原则1-2-2-2供应商分类编码：供应商分类编码必须唯一。供应商分类名称：可以是汉字或英文字母，不能为空修改分类：只能修改分类名称。删除分类：已经使用的不能删除、存在下级的分类不允许删除。操作路径：【采购管理】—【设置】—【分类体系】—【供应商分类】供应商档案填加：本功能完成对供应商档案的设置和管理。供应商档案：供应商编号原则供应商分类+顺序号（三位）供应商全称、供应商简称、供应商所属分类、所属地区分类、所属行业、开户银行、账号、联系人、地址等供应商档案修改：除供应商档案编号外，其他信息日常进行修改。供应商方案删除、停用：已经使用的档案不能删除，但可以停用，在供应商档案其他页签录入停用日期即可，在新增单据中参照供应商档案不再出现。5.4、期初录入期初暂估入库：没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的入库单作为期初入库单输入系统，以便取得发票后进行采购的结算;操作路径：【采购管理】—【业务】—【入库】—【入库单】操作说明—表头项目:入库单号：录入或自动生成，必填。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。入库日期：录入或参照输入货物的入库日期，必填。默认值为进入系统时输入的业务日期，即系统登陆日期，可修改。参照日历；录入必须符合日期格式，即yyyy-mm-dd”。期初单据日期必须小于系统启用日期。操作说明—表体项目:存货编号：录入或参照，必填，参照的内容为存货档案，根据存货档案进行合法性校验。参见存货档案参照单据时，根据参照单据自动带入。根据存货编号，系统带入存货名称、规格型号、主计量、单位、换算率等栏目。采购单据参照存货时，只能参照存货档案中具有“外购”属性的存货。采购发票可以参照“应税劳务”的存货，用于采购发票上的运费费用、包装费等采购费用。采购发票可以参照设置“是否折扣”的存货，在开票时可以没有数量，只有金额，或者在蓝字发票中开成负数。同一张单据上可以有相同的存货。6停用日期不为空的存货为停用存货：填制单据时不能再参照。如果手工录入已停用的存货，系统将提示“此存货已停用，请选择其他存货。”期初在途存货：已取得供货单位的采购发票，但系统上线时货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算操作路径：【采购管理】—【业务】—【发票】—【专用采购发票】操作路径：【采购管理】—【业务】—【发票】—【普通采购发票】采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。采购发票按发票类型分为：增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。普通发票：增值税普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。普通发票的默认税率为0，可修改。运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费发票的单价、金额都是含税的。运费发票的默认税率为7，可修改。在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。录入完毕期初数据后采购期初记账，进行本月的业务。7相关概念：采购结算自动结算自动结算功能中有三种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。注意：红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。1.用鼠标单击【业务】下的【采购结算】,再选择【自动结算】，屏幕显示自动结算画面。2.可以根据需要输入结算条件，系统将根据企业输入的条件范围进行结算。例如，只要对某个供货单位的采购业务进行结算，可以输入该供货单位的名称或编号。3.用鼠标单击工具栏的〖开始结算〗按钮，计算机自动把采购入库单和采购发票相同，供货单位、存货相同且数量相等的单据进行结算，产生结算结果列表。4.用鼠标单击工具栏的〖退出〗按钮或单击窗体右上角的退出按钮，结束自动结算。5.进入【采购结算单列表】功能，查询、打印本次自动结算结果。.手动结算使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。1.用鼠标单击【业务】下的【采购结算】，选择【手工结算】，屏幕显示手工结算画面。2.按〖过滤〗按钮，显示出结算条件输入画面，可以根据需要输入结算条件，系统将把满足条件的入库单和发票过滤出来，在选择入库单和发票时只能选择过滤出来的入库单和发票。3.选择要结算的入库单：用鼠标单击【入库】按钮，出现入库单选择画面，单击想要结算的发票左侧的选择栏，选择栏打勾，表示该行数据选择上了，可以结算。用鼠标单击打勾标志的入库单数据左侧的选择栏，则会取消选择。注意：选择入库单时在工具栏按〖设置〗按钮，可以由用户自行设置入库单显示项目。.选择要结算的发票：用鼠标单击【发票】按钮，出现发票选择画面，单击想要结算的发票左侧的选择栏，如果最左边选择栏打勾，表示该行数据选择上了，可以结算。用鼠标单击打勾标志的发票数据，则会取消选择。5.产生结算汇总表：入库单、发票选择完毕后，用鼠标按〖确认〗按钮，计算机自动将本次选择的数据汇总，以汇总表显示出来。用鼠标按〖确认〗按钮进行结算，用鼠标按〖取消〗按钮，取消本次结算，可以重新选择单据进行结算。6.结算完成后，计算机把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续按以上步骤进行其它采购结算。结算的结果可以在【采购结算列表】功能中查看到。注意：8·入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空，入库成本以结算金额为准。·如果没有期初记账，则不能进行采购结算。·入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算·如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。·要求入库单与采购发票是多对一的关系，另外必须采购的所有货票和运费发票到后再一起结算5.5普通采购流程5．5．1采购请购采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，采购系统的请购单由转播车、机加、系统集成、结构设计等部门提出，请购是采购业务处理的起点，在此描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。由总调负责审核请购单，采购部门根据审核后的请购单进行采购，已审核或已执行的单据可以关闭操作路径：【采购管理】—【业务】—【请购】—【请购单】【操作流程】进入单据查询界面。1.点击〖增加〗，进入单据录入状态。2.输入单据表头的各项内容，输