搜索
182/443业务单据凭证凭证财务报表动态会计平台管理报表记账记账财务核算账簿责任考核账簿直接生成直接生成折算生成2.7POMIS系统业务运营系统2.7.1供应商与合同管理应用方案2.7.1.1需求分析海峡科化采用集中采购和分散采购并存的策略，需求具有一定的灵活性和可操作性。所以对于海峡科化的供应商管理要求，总结为以下几方面重点需求：供应商管理与开发全面的客户、供应商档案，指定采购员与供应商、供应商与供应物资之间的关联，使系统自动控制“采购员－供应商－供应物资”的关系。采购合同管理合同是采购行为的开始，对于大宗原料和备品备件采用集183/443中采购方式，对于办公用品类消耗物资的采购用分散采购方式。权限管理和控制人员的集中权限控制，包括系统功能和数据范围的管控。2.7.1.2供应商管理与开发流程业务概述指需要新增供应商或对原有供应商相关信息修改时的业务管理。比如新开发供应商的提交与录入、修改供应商的属性或等级、需要冻结、封存供应商时，均需要依以下流程处理。岗位流程图184/443流程步骤描述顺序业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、提出供应商维护申请当开发到新供应商或对原有供应商信息有变更时，手工填写《基本档案维护申请表》，详细描述需要新增或修改的供应商详细的基本信息（修改前后），交领导审核（审核后直接交公司基本档案管理员）。《基本档案维护申请表》（手工）2、审核申请确认供应商维护申请，并审核签字。《基本档案维护申请表》（手工）3、维护客商管理档案根据供应商维护申请在POMIS系统中《客商管理档案》处理。如修改供应商信息属于供应商管理档案，则直接进行修改。如新增供应商或修改信息属于供应商基本档案，则提交集团基本档案管《客商管理档案》（系统）；《基本档案维护申请表》（手工）185/443顺序业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单理员。4、维护客商基本档案根据供应商维护申请在POMIS系统中《客商基本档案》处理。如新增供应商，则需要先编供应商编码，再增加档案。《供应商基本档案》（系统）5、分配客商基本档案对于新增供应商，在POMIS系统中《客商基本档案》建完档案后，需要根据需求与权限，将其分配到相应的公司。完成供应商维护申请后，及时回执通知公司基本档案管理员。《客商基本档案》（系统）；《基本档案维护申请表》（手工）6、回执通知采购员根据供应商维护申请在POMIS系统《客商管理档案》中维护完成相关信息的增加与修改后，及时回执通知采购员（或申请人）。《客商管理档案》（系统）《基本档案维护申请表》（手工）7、处理采购业务采购员收到基本档案管理员的通知后，可以处理相关业务。流程分析n集中统一的供应商管理：供应商信息是企业的重要资源，通过POMIS系统将海峡科化下各分公司所有供应商资料由集团总部集中管理。n统一编码规则：通过重新规划适合的编码规则，将集团下所有供应商按照地区分类进行统一编码。n完整的供应商信息：通过POMIS系统的供应商档案管理，收集并完整地维护了较完备的供应商信息，包括：供应商编码、供应商名称、供应商简称、所属地区、联系信息、法人、收发货地址、银行信息、采购员与部门等。n规范的供应商档案管理流程：通过申请、审批、专人维护的流程，同时保证了供应商档案维护的及时性与规范性要求。186/443n供应商多角度分类管理：地区分类建议重新进行规划，既能体现地理位置，又方便操作。另外需要增加相关分类维度，以便于统计与管理，内外部供应商（成员单位属内部供应商）、按交易原则分类（如开发中、交易中、停止）等。另外POMIS系统通过自定义项功能，实现其它的供应商分类需求。n供应商数据权限：在集中管理的基础上，也可根据数据权限需要，在POMIS系统中将供应商档案分配给必要的公司，以保证供应商数据安全。n供应商业务状态管理：可对供应商的业务状态进行冻结、解冻等业务管理，同时记录历史冻结记录信息。n维护存货关系：可维护供应商与存货之间的对应关系以及它们之间所共有的信息。n提供多维度的供应商查询方式。2.7.1.3供应商评估管理业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注供应商评估标准制定供应商评估标准可以考虑包括定量标准、定性标准；定量标准：包括价格、质量、供货及时性、付款条件等；定性标准：包括服务水平、可持续发展能力等供应商评估数据收集供应商评估数据主要来源包括两种方式：系统自动采集：通过供应与业务一体化系统的应用，可以实时根据供应商评估制定的标准，自动采集供应商历史交易数据，如：采购量、合格率等；手工输入系统：如针对定性标准，主要由不同角色人员进行人为打分，如：资金支持情况（是否允许赊销方式）。供应商评估计算根据已设置的供应商评估标准，并根据采购历史交易信息对供应187/443业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注商进行评估并得出评估分数的过程。供应商评估报告供应商排名表：按照供应商评估分数对供应商进行排名；按存货/存货分类的供应商排名表：按照供应商在某种存货或存货分类上的评估分数对供应商进行排名。供应商基础信息调整根据供应商评估报告，完成对供应商的最终评定，如合格供应商、不合格供应商；A类、B类、C类供应商等，根据评定结果，修改供应商基础信息。2.7.1.4合同管理流程采购合同需求分析合同是采购业务的开始并贯穿整个采购及结算的过程。对于海峡科化的合同管理要求，总结为以下几方面重点需求：A.签订合同前必须进行询报价；B.合同内容包含：供应商名称、品种、价格、数量、结算标准、检验标准等信息；C.可以在合同执行过程中进行变更；D.采购订单必须依据采购合同才能生成；E.可以跟踪合同的执行情况；合同管理流程188/443合同管理流程分析：n供应合同根据业务需要分为年度协议、一般合同等多种类型，不同的合同类型指导业务执行的流程有所差异，所以在系统设计时提供了根据业务类型配置流程；n合同签订由供应部采购员发起，合同主要反映品种、质量要求（可选择集团统一定制的检验标准或重新定义本合同的检验标准）、价格政策、合同量、结算政策等要素，在系统中登记合同并提交，自动进入审批流程，系统根据业务类型和审批流定义逐级审批；n合同审批通过提交执行后立即在关联计划中反映合同量；n企业可以建立任意多套优质优价结算标准，在合同签订时直接选择匹配，无须在每份合同中重复编制结算标准；189/443n合同生效后可由订单予以执行，订单的执行动作实时在合同中的订货数量中予以体现，且一份合同可以分解为多次执行，即可以有多个采购订单进行分别收货；n提供丰富的合同查询统计功能。n采购员可以依据订单号（或合同号）跟踪每笔采购业务的进度信息，如订货情况、入库情况、应付账款情况、付款情况等。n对合同可以进行相关业务管理，主要包括合同的录入、保存、审核、生效、变更、冻结、废止、终止及查询、预收/付款等功能。2.7.2采购业务应用方案需求分析物料的供应是企业生产的源动力所在，高质、高效的物料供应体系是企业竞争力的体现。本方案所指的物料是广义的物料概念，就化工行业而且言，是除“产成品”外的其它所有物料，上至“原料”“备品备件”，下至“办公用品”“劳保用品”，均涵盖在其中。从现代制造加工型企业的物料采购趋势来看，大都采取“集中采购”与“分散采购”模式并存的方式，这样能够形成规模成本优势，同时降低物流成本。如何能够保证采购过程的透明，物190/443流过程的高效是管理的重点，POMIS管理软件也将本着这条管理原则，构筑企业的采购物流管理平台。海峡科化采取的就是“集中采购”与“分散采购”模式并存的方式：不同的物料采用不同的采购方式。所以要求软件系统配合管理需求具有一定的灵活性和可操作性。对于海峡科化的采购管理要求，总结为以下几方面重点需求：1.集中采购管理集团企业采购行为从组织方式上区分，分为：n分散采购：各公司、项目部独立进行采购。n集中采购：集团集中组织安排采购业务，完全集中采购的模式较少。n集中采购＋分散采购的模式：部分物资组织集中采购，部分物资自购，或按行业、区域进行集中采购和自购的划分，该类应用模式的集团企业最多；支持跨公司协同的集中采购业务模式：n集中采购，分散收货，分别结算，各自使用n集中采购，集中收货，集中结算，内部调拨n集中采购，分散收货，集中结算，内部收付n大集采合同管理A类物资、B类物资，固定资产采购通常采用集中采购，C类物资，行政物品，低值易耗品，MRO维修性物料通常采用分散采购管理模式191/443建议海峡科化公司的集采模式根据用友项目组目前了解到的海峡科化公司采购业务的现状，我们建议采用“集中采购，分散收货，分别结算，各自使用”应用模式具体的管理模式进行管理。2.大宗原料物资的采购大宗原料类物资：一般指具有生产、加工工序过程的制造类型企业在生产过程中使用的主要物料，其在制造过程的物质形变获得工序产品或最终产品。本类物资的主要特点：n需求数量多、合同金额大，在企业的成本结构中比重高n质量标准规范，一般具有全面的化学检验指标判定其质量状况，质量判定过程（取样、制样、化验）遵循严密的管理流程n使用独立的物资计量程序，检斤磅房及票据管理具有严格监督管理流程n采购业务执行优质优价标准，实现自动扣价，并以此作为调整供应商供货强度和响应市场变化的重要手段因此，大宗原料采购由集团统一采购，各工厂收货，结算存在——各工厂单独结算和集团统一结算两种方式。3.备品备件统一编码与集中管控192/443由于目前海峡科化的备品备件都是各个工厂自己编码和管理，造成同一备件，在不同的工厂有不同的编码或名称，无法做到集团内的资源共享，造成一定量的库存积压，占用了资金的周转率。因此，需要对备品备件进行统一编码和集中管控，这样，一边可以减少备品备件的集团总库存量，同时，也便于集团层面间的公司间调拨。4.根据质检结果确定结算价格主要是针对大宗原料物资在采购入库时需要根据检验的结果以及合同中规定的质检标准来最终确定结算价格以体现优质优价的策略。采购业务解决方案管理控制点一：高层对各分厂提出的采购需求计划有更及时、更准确的把握；管理控制点二：实现采购订单的到货预警提示；管理控制点三：清晰了解物资使用部门、数量、采购业务员、供应商、价格等一切必要信息，使领导的审批更加科学、严谨；管理控制点四：多纬度采购成本分析，使向库存要效益不再成为一句空话；采购总体业务流程193/443流程分析：（1）公司采购员在POMIS系统中制定采购政策，以便于采购业务的统一规范管理。包括，设置产品的主供应商、采购价格设置等。194/443（2）采购需求管理：可以由需求人提出请购申请，再由采购员据此进行询报价；（3）采购合同管理：经过询报价后，和供应商签订合同；（4）采购订单管理：POMIS系统的订单管理是整个采购管理的核心单据。基于采购合同/询报价单/请购单等生成采购订单，公司采购员通过采购订单负责处理需求部门的采购申请，并确认供应商与采购价格后，下单给供应商。后续供应商到货后，仓库部门点收数量，质量部门检验质量是否合格，并根据检验标准进行入库；（5）采购入库，供应商接单后进行放货。仓管员据此在POMIS系统库存管理中作采购入库业务。（6）采购发票与结算：公司采购员收到供应商发票后，在POMIS系统中进行采购发票管理（录入采购发票）与并提交财务进行采购结算（财务审核采购发票，核对采购入库单据附件），生成采购应付单，并由财务应付会计在财务系统中，处理后续付款、核销与记账工作。（7）采购计划支持追加计划，并支持excel导入。195/4432.7.2.1集中采购、分散收货、分散结算流程描述：集采公司——集团总部需求公司——各生产工厂（1）需求公司计划员手工录入请购单提交给集采公司采购员进行采购；或者集采公司计划员手工录入或经过需求汇总和平衡后生成请购单提交给集采公司采购员进行采购，请购单的采购组织为集采公司的采购组织；196/443（2）采购员根据需求公司和集采公司的请购单进行采购，生成采购订单，也可以手工录入采购订单，订单的收货公司、收票公司为需求公司；（3）需求公司收货员根据集采公司的采购订单收货，生成到货单；（4）需求公司库管