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第一章总则及基本术语一、总则1、为统一本区域建设项目（工程）竣工档案的验收标准，建立规范的竣工档案管理体制，保存完整、准确的竣工档案，特编制本书。2、本书适用于上海市浦东行政区域内的建设项目（工程）竣工档案的管理、验收及报送工作。3、本书未明确规定的内容，应按国家和上海市现行有关标准的强制性条款执行。二、基本术语1、建设项目Constructionproject指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工、独立组成的、在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。2、单项工程unitofproject指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工、建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。3、单位工程subunitofproject指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。4、建设项目（工程）竣工档案constructionprojectarchive指建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称竣工档案。5、建设项目（工程）文件recordsofproject指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等各种载体的全部文件。包括项目前期文件、设计文件、监理文件、施工文件、设备文件、竣工文件和竣工图，简称工程文件。6、前期文件prophaserecordsofproject指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。7、设计文件designingdocument指工程设计过程中形成的文件，包括方案设计、扩初设计、复杂工程的技术设计、施工图设计等文件8、监理文件recordsofsupervision指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制过程中形成的文件。9、施工文件constructingdocument指施工过程中形成的文件10、设备文件equipmentdocument指工程设备安装形成的文件11、竣工文件recordsoncompletionofproject指项目竣工验收活动中形成的文件12、竣工图drawingoncompletionofproject指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。13、建设项目（工程）声像档案audio-visualarchives指反映建设项目（工程）现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物各自的声音、影像档案。包括照片和录像。14、建设项目（工程）电子文件constructionelectronicrecords指建设活动中以数码形式存储、依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传递的具有保存价值的文件。15、建设项目（工程）电子档案constructionarchivalelectronicrecords指经过整理、归档后，具有一定检索功能的建设工程电子文件及相应参数、其他相关数据。16、组卷filingandarrangement按照一定的原则方法，将有保存价值的文件整理成案卷，保持卷内文件的有机联系，各案卷之间以一个建设项目（工程）为单位按建设程序及单位工程进行排列成套。17、竣工文件归档filingofprojectrecords指建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理部门。18、项目档案移交transferofprojectarchives项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。第二章建设项目（工程）竣工档案管理一、建设项目（工程）竣工档案管理机构根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《上海市城市规划条例》、《上海市档案条例》、《城市建设档案归属与流向暂行办法》等文件、法规规定，建设单位或个人应严格按照国家档案管理的规定，建立健全档案管理机构，凡在规划行政管理部门申请办理工程规划许可证的建设项目（工程），承建的建设单位或个人（包括驻地部队、中央各部门和外省市在地区的单位及中外合资、外商融资、中外合作等企业）都必须无偿、及时地向城建档案管理机构报送建设项目（工程）竣工档案。及时收集、整理建设项目（工程）中各环节的文件资料，按照规范化的要求，切实做好建设工程档案，并在建设项目（工程）竣工验收后六个月内及时向市城建档案馆或区城市建设档案机构无偿报送建设项目（工程）竣工档案。二、建设项目（工程）竣工档案报送的范围1、工业、民用建筑工程；2、市政基础设施工程；3、公用基础设施工程；4、公共交通基础设施工程；5、园林建设、风景名胜建设工程；6、市容环境卫生设施建设工程；7、城市防洪、抗震、人防工程；8、军事工程（除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程位置图）；9、整个建设项目（工程）建筑面积小于2000㎡的，经城建档案管理机构验收合格后，委托建设单位保管；10、整个建设项目（工程）建筑面积虽小于2000㎡，但属于古建筑、园林建筑、宗教建筑、特殊公寓、重点保护建筑、雕塑等，均要向城建档案管理机构报送一套建设项目（工程）竣工档案。三、建设单位在建设项目（工程）竣工档案编制和报送工作中的职责1、建设单位在申请建设工程规划许可证时，必须先填报《建设工程竣工档案验收报送登记表》，一份报城建档案管理机构，一份建设单位或个人留存。2、建设单位是工程建设的承办单位，在建设工程项目领导班子中，应设分管档案工作的领导，配备相应的专职或兼职的建设工程档案管理人员，具体负责该建设项目（工程）档案的管理工作，确保竣工档案资料的形成、积累、整理和编报工作。3、建设单位在工程开工后，应组织建设单位、施工单位和及监理单位的档案管理人员参加建设项目（工程）竣工档案的业务培训，以便及时了解竣工档案编报和规范操作要求。4、建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求（一般情况下，各单位至少移交两套原件，一套由建设单位归档，一套报送城建档案管理机构）。5、建设单位必须做好建设项目（工程）前期立项、竣工验收阶段形成文件（包括声像）的收集、整理及立卷归档工作。6、建设单位必须负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。7、建设单位必须收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程文件。8、建设单位在组织竣工验收前，必须提请城建档案管理机构对项目档案进行认定，取得建设工程档案认可文件，方可到建设工程质量监督部门办理备案登记。9、建设单位在竣工验收后六个月内，必须做好建设项目（工程）竣工档案验收工作，取得城建档案管理机构签发的《建设项目（工程）竣工档案验收合格证》，方可办理建设项目（工程）竣工规划验收、产权证明等。10、如设立代建单位，建设单位需与代建单位明确报送工作中的职责以及代理事项。四、设计单位在建设项目（工程）竣工档案编报工作中的职责1、按国家有关规定和建设单位编制竣工图的要求，向建设单位提供一定套数的施工图纸，并确保所提供的图纸签证手续齐备，具有法律效力。2、对施工过程中的各项更改和材料代用部分，负责出具设计变更或设计修改图。3、对施工过程产生的图纸交底会审纪要、技术核定单、业务联系单等修改依据性文件材料进行审核、并签证盖章。4、对于重大变更，以至于设计变更通知单不能满足现场施工要求的，需绘制施工修改图。5、向建设单位提供所设计工程的设计计算书或出具设计计算书代保管证明。6、将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。五、施工单位在建设项目（工程）竣工档案编报工作中的职责1、施工单位是工程的建设者，从施工图到建筑物实体的落成过程中，将产生大量的施工技术文件材料，这些材料是否完整和准确，反映了施工单位的施工质量、管理水平及技术水平的高低，并直接影响到今后工程的维修、管理和改建。施工单位必须按文件规定和施工规范要求，认真做好施工技术文件材料和竣工图的编制工作，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2、建设工程项目实行总承包的，总承包负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位分别负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3、施工单位必须配备专职或兼职工程资料管理人员，负责收集和保管施工过程中形成的施工技术文件材料，并做好预立卷工作。4、施工单位在施工过程中，在收到变更通知时，应及时做好竣工图或竣工图草图的编制工作，确保竣工图的准确性。5、施工单位的技术负责人必须做好施工技术文件和竣工图的审核工作，确保施工技术文件和竣工图的完整性和准确性。6、工程竣工后，施工单位必须做好工程施工资料和竣工图、施工照片、录像等声像材料的移交工作，并协助建设单位做好建设项目（工程）竣工档案的编报工作。六、监理单位在建设项目（工程）竣工档案编报工作中的职责1、监理单位必须配备专职或兼职工程资料管理人员负责收集、整理监理文件，对监理文件进行科学化、规范化管理，确保监理文件的完整性。2、监理单位应按照工程监理规范及有关文件精神，认真规范编制监理文件材料，确保监理文件的真实可靠。3、监理单位在施工过程中依照法律法规以及有关技术标准、设计文件和承包合同，代表建设单位认真履行监理职责，督促施工单位做好施工技术文件材料的收集、整理工作，形成的材料参照现场工程质量和实物进行认真核查，并做好各荐签证工作，确保监理文件和施工文件的完整性、准确性和真实性。4、建设项目（工程）竣工后，现场监理人员和监理总工程师应及时做好监理文件、施工技术文件和竣工图的审核会签工作，确保施工技术文件和竣工图的完整和准确。5、建设项目（工程）竣工后，监理单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交，协助建设单位做好竣工档案的编报工作。七、城建档案管理机构对建设单位在编报建设项目（工程）竣工档案工作中的职责1、根据建设单位或个人填报的《建设项目（工程）竣工档案验收报送登记表》，及时与建设单位或个人联系，告知本地区建设工程竣工档案工作流程及编报要求。2、负责对建设单位、施工单位、监理单位的有关工程技术人员、档案管理人员进行业务培训，以增强依法治档意识，提高城建档案工作的业务水平。3、认真做好对建设单位、施工单位、监理单位等在项目（工程）施工过程中的文件材料形成积累和竣工图规范编制的监督、检查和指导，并要求做到施工文件材料、竣工图编制与工程建设同步。4、指导有关人员做好建设项目（工程）竣工档案的整理、编制咨询工作。5、负责对建设单位、施工单位、监理单位等单位执行相关档案法律、法规情况进行监督检查。对档案违法案件进行查处。6、根据建设项目（工程）竣工验收备案的规定，在建设工程竣工验收备案前，负责审核建设项目（工程）档案，并出具档案认可文件。7、认真及时地做好建设项目（工程）竣工档案的验收工作。验收时，按照本地区建设项目（工程）档案编报要求，查验两套项目档案（其中一套报送城建档案管理机构，一套由建设单位归档）。8、对验收合格的竣工档案，办理有关竣工档案移交手续，发给《建设项目（工程）档案验收合格证》。八、档案行政管理部门在建设项目（工程）竣工档案编制和报送工作中的职责1、本区域内档案行政管理部门负责接受重点建设项目的建设单位及时进行档案管理登记工作。2、负责本区域内重点建设项目档案管理的监督和指导工作。可有选择地参加重点建设项目的重要部位、关键环节、大型设备装置和具有特殊内容的单位工程（单项工程、标段工程）竣工档案验收工作，以实施对项目建档工作的过程检查和监督。3、在重点建设项目（工程）竣工验收时，组织该项目主管部门的档案机构以及城建档