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講师：龍安江Page:12019/8/30鄭記顧問Page2管理体系审核的类型質量/环境/职业健康安全管理体系审核分为：（1）内部質量/环境/职业健康安全管理体系审核，也称第一方审核，是组织的自我审核。（2）外部質量/环境/职业健康安全管理体系审核，包括第二方审核和第三方审核。第二方审核是顾客对组织的审核，第三方审核是第三方性质的认证机构对申请认证组织的审核。2019/8/30鄭記顧問Page3管理体系审核的特点（1）被审核的管理体系必须是正规的（2）管理体系审核必须是一种正式的活动（3）管理体系审核必须具有客观性、独立性和系统性（4）管理体系审核采用抽样方法2019/8/30鄭記顧問Page4內部管理体系审核的目的1.使管理体系滿足管理体系標準或其它約定文件(合約/合同)的要求.這是內部管理體系體系审核最直接的目的.2.作為一種重要的管理手段,及時發現管理体系中存在的問題,組織力量加以矯正或預防.2019/8/30鄭記顧問Page5內部管理体系审核的目的3.在第二、三方审核前,通過內部管理体系审核,及時發現一些問題,加以矯正或預防,為順利通過第二、三方审核作好準備,以便取得訂單及認證注冊.4.作為一種自我改進的機制,使管理体系持續地保持其有效性,並能不斷改進、不斷完善.這是內部管理體系审核最根本的目的.2019/8/30鄭記顧問Page6应追加的內部管理体系审核1.發生了重大的事故（質量/环境/职业健康安全事故）2.相关方（用户）的要求或者投诉.3.即將進行第二、三方审核或法律、法規規定的审核.４.第三方审核后獲得認證注冊資格和證書，而證書即將到期又希望繼續保持認證資格．5.管理体系大幅度变更.2019/8/30鄭記顧問Page7內部管理体系审核的的依據1.管理体系標準（ISO9001/TS16949/ISO14001/OHSAS18001）2.管理手冊3.程序文件4.管制計劃5.相關的作業標準/檢驗標準/规范6.國家有關的法律、法規7.合約或訂單2019/8/30鄭記顧問Page8內部管理体系审核的策划1.内审的总体安排与组织管理2.审核方案的策划3.审核的范围4.审核的频次与时机5.审核方法(1)按部门审核的方式(2)按过程审核的方式6.审核日程计划(1)集中式年度审核日程计划(2)滚动式年度审核日程计划2019/8/30鄭記顧問Page9內部管理体系审核的順序1.確定任務2.审核準備3.現場审核4.編寫审核報告5.矯正預防措施的跟蹤6.全面审核報告的編寫和矯正/預防措施計劃完成情況的匯總分析2019/8/30鄭記顧問Page10內部管理体系审核的的準備(一)审核四步驟:1.审核準備(40%)2.审核的實施(40%)3.审核報告的編寫(10%)4.矯正措施的跟蹤(10%)(二)內部管理体系审核準備工作的內容1.組成审核小組2.文件收集与审查3.制訂审核实施計劃4.编写审核查检表5.通知被审核部門並約定具體的审核時間2019/8/30鄭記顧問Page11內部管理体系审核人員的資格及條件(一)审核組長1.資格:必須是總經理或管理代表任命,經過教育訓練并考核合格的內部审核員.2.業務範圍:审核組長應與被审核部門無直接責任關系,但]對被审核部門的業務要有一定了解.3.工作經驗:审核組長比起审核員來要有較多的审核經驗.4.組織能力:审核組長應有組織管理整個审核工作的能力.2019/8/30鄭記顧問Page12內部管理体系审核人員的資格及條件(二)审核員1.必須是由總經理或管理代表任命,經過教育訓練并考核合格的內部审核員,特殊情況下,审核組可以吸收業務專家、見習內部审核員或觀察員參加审核組、但需經管理代表核准.2.業務範圍:其專業最好與被审核部門業務相適應,但不強求專業一致.3.專業知識:內部审核員對被审核部門業務知識應有一定了解,但不強調一定要是這方面的專家.2019/8/30鄭記顧問Page13內部管理体系审核人員的資格及條件4.工作中的協調:如果审核組規模較大,有好幾名审核員,則應考慮他們在工作中能否協調配合、團結合作.5.為被审核部門接受,任命時,要征得被审核部門同意.2019/8/30鄭記顧問Page14内部审核查檢表的作用1.明確與审核目標有關的樣本.2.使审核程序規範化.3.按查檢表的要求進行調表研究可使审核目標始終明確.4.保持审核進度.5.作為审核記錄存檔.6.減少重復或不必要的工作量.7.樹立审核員在被审核方眼中的職業形象.2019/8/30鄭記顧問Page15内审查檢表的設計1.要按照標準、法律法规的要求和管理体系文件的要求.2.選擇典型的問題(業務忽視合約審查).3.結合被审核部門的特點.4.抽樣應有代表性(分类、重要性,樣本量3-12個為限).5.時間要留有餘地.6.查檢表應有可操作性.7.接部門編制的查檢表要考慮涉及的要素,按要素編制的查檢表應考慮涉及的部門.8.要注意逻辑顺序,如目标-策划-实施-测量与监视-改进2019/8/30鄭記顧問Page16內部审核查檢表部門(單位)标准條文對應公司程序文件审核項目审核結果備注YESNO核準:審核:制定:2019/8/30鄭記顧問Page17內部审核查檢表之製作1.請你說明法請受审核人員說明某機能的程序,從中再抓問題,例如:請說明貴部門採購的作業流程?2.5W1H法用5W1H來切入,在方向上會比較簡單,舉例如下:2.1WHAT:請問你IQC這個部門在做什麼?2.2WHY:請問為什麼要做進料檢驗?補充:它的目的何在?2.3WHEN:請問你在什麼時候做進料檢驗?以下類推………..2019/8/30鄭記顧問Page18內部审核查檢表之製作3.以上往下法:以進料檢驗程序而言,從收料、檢驗、抽樣計劃、記錄、判退或判收、入庫、記錄存檔,依從頭到尾順序一步一步追問.4.由下而上法:同樣,以進料檢驗程序而言,則先從記錄問起,再追溯到檢驗規範、抽樣計劃、驗收單、訂購單等,確認是否有一致性.5.主表切入法:例如進料檢驗的主表為檢驗報告表,借此表可向前或向后問.6.水平交互法:跨部門平行之作業則可往橫向切間,如確認檢驗報告之分發.2019/8/30鄭記顧問Page19內部管理体系审核實施的步驟1.召開一次簡短的首次會議.2.進行現場审核.3.確定不符合項並編寫不符合項報告.4.匯總分析审核結果.5.召開末次會議,宣佈审核結果.6.編寫审核總結報告.2019/8/30鄭記顧問Page20首次會議議程(或目的)1.向被审核部門的主管介紹审核組成員.2.重申审核的範圍和目的.3.簡要介紹實施审核所採用的方法和程序.4.在审核組和被审核方之間建立正式聯繫.5.確認审核組所需要的資源和設施是否齊備.6.確認审核組和被审核部門主管之間末次會議和中間數次會議的日期和時間.7.澄清审核計劃中不明確的內容.2019/8/30鄭記顧問Page21現場审核(一)現場审核應注意之處1.审核組長應控制审核的全過程.(1)控制审核計劃(不宜改動).(2)控制审核進度(不拖延太長)(3)控制氣氛(對抗情緒出現時)(4)控制客觀性(公正與客觀)(5)控制紀律(审核員有違反紀律的行為或傾向時)2.要相信樣本.3.選擇樣本要有代表性,應由审核員隨機抽樣.2019/8/30鄭記顧問Page22現場审核4.要依靠查檢表,若要偏離查檢表,必須小心謹慎.5.要從問題的各種表現形式去尋找客觀證據.6.當發現不符合時,要調查研究到必要的深度.7.與被审核部門主管共同確認事實.8.始終保持客觀、公正和有禮貌.2019/8/30鄭記顧問Page23現場审核(二)审核證據定義1:与审核有关的并且能够证实的记录、事實陳述或其他信息(审核證據可以是定性的或定量的)定義2:通過觀察、測量或試驗獲得的並且能被驗證的,與產品和服務有關的或與某一管理體系要素的存在和實施有關的定性或定量的資訊,記錄或事實述.(ISO19011)2019/8/30鄭記顧問Page24审核證據的辨別1.存在的客觀事實可以成為审核證據,而主觀分析、推斷、預測要發生的事不能成為审核證據.2.被訪問的,對被审核的质量/环境/职业健康活動負有責任的人的談話可以成為审核證據,而傳閱、陪同人員或其它與被审核的品質/环境/职业健康活動無關人員的談話不能成為审核證據.但還應注意,對於面談獲得的資訊應通過實際觀察、量測和記錄等其它渠道予以驗證.2019/8/30鄭記顧問Page25审核證據的辨別3.現行有效的质量/环境/职业健康文件中的規定和記錄可以成為証明當前發生的品質/环境/职业健康活動的审核證據,而已作廢的文件中的規定和經擅自修改過的記錄不能成為証明當前發生的品質/环境/职业健康活動的审核證據.2019/8/30鄭記顧問Page26审核的路線和方法1.自上而下和自下而上的方法2.正向和逆向的审核方法3.按要素审核和按部門审核的方法2019/8/30鄭記顧問Page27不符合項的確定和不符合項報告的編寫(一)不符合的定義和類型1.定義:沒有滿足要求(明示的、通常隐含的或必须曆行的需求或期望)2.三類不符合:(1)體系性不符合(2)實施性不符合(3)效果性不符合(二)不符合項報告的內容1.被审核部門及主管姓名2019/8/30鄭記顧問Page28不符合項的確定和不符合報告的編寫2.审核員姓名3.审核依據4.不符合事實的描述5.不符合類型6.建議采取的矯正/預防措施及完成日期7.矯正/預防措施完成情況及驗證2019/8/30鄭記顧問Page29不符合項的確定和不符合報告的編寫(三)不符合事實的編寫1.不符合事實的描述應力求具體(wherewhenwhowhathow).2.不符合問題的性質是要用一兩句話點明此事哪一點(或哪幾點)做得不對.3.违反標準或質量手冊或程序文件的哪個具體條款應力求判斷得比較確切,如果判斷不確切,矯正/預防措施的方向就會產生偏差.2019/8/30鄭記顧問Page30不符合項報告审核部門部門主管审核日期审核員审核依據(程序文件及其編號)不符合說明:不符合類別□主要缺點□次要缺點□建議事項□觀察事項矯正措施建議:矯正措施改善期限□1星期□2星期□3星期□1個月□1.5個月□2個月□2個月以上原因分析:分析人:矯正措施:部門主管:日期:年月日矯正措施的驗證:审核員:日期:年月日核准結案2019/8/30鄭記顧問Page31审核結果的匯總分析1.從發現的不符合項來匯總分析,如不符合項的總數、其中體系不符合、實施性不符合、效果性不符合各有多少項;不符合項之分布狀況.2.從發展的歷史和趨勢來分析(上次內审與這次內审的比較).3.從兩次內审之間、各部門對最終質量/环境/职业健康的影響來分析.4.總結各部門工作上的優點,不能只找缺點,不談優點.2019/8/30鄭記顧問Page32召開末次會議1.現場审核的上述工作完成,可以召開末次會議以便結束現場审核.2.(ISO19011)規定,在审核結束時,起草审核報告前,审核組應同被审核部門主管舉行一次會議,這次會議的主要目的是向被审核部門的主管說明审核发现,以使他們清楚地理解审核的結果.3.末次會議應由审核組長主持,參加者應簽到.末次會議應有記錄並歸樑保存.2019/8/30鄭記顧問Page33召開末次會議4.在末次會議上,审核組長應就被审核部門在整個組織的管理體系的有效運行,實現總的目標和各部門目標的有效性方面提出結論.結論應全面總結各部門工作的優缺點.5.在末次會議上,审核組長應澄清或回答被审核部門提出的問題,並告訴被审核部門報告發送的日期.6.在末次會議上、审核組長應說明不符合項報告的數量和分類,並按重要程度依次宣讀這些不符合項報告並要求部門負責人認可事實.2019/8/30鄭記顧問Page34审核報告的編寫1.审核的目的.2.审核的範圍.3.审核組成員和被审核部門名稱及主管.4.审核的日期.5.审核所依據的文件.6.不符合項的觀察結果(全部不符合項報告作為附件附於审核報告之后)7.管理體系運行有效性的結論性意見.8.审核報告的分發清單.2019/8/30鄭記顧問Page351.圍繞主題依內审查檢表之明細逐一問