文书电子文件元数据方案

文书电子文件元数据方案（发稿时间：2010-04-26阅读次数：32）【字号大中小】【我要打印】【关闭】ICS备案号：DA中华人民共和国档案行业标准DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案MetadataStandardforAdministrativeElectronicRecords2009-12-16发布2010-06-01实施目次前言引言1范围2规范性引用文件3术语和定义4元数据元素、结构及描述方法4.1元数据元素及其结构4.2元数据的描述方法5文件实体元数据元素的描述5.1聚合层次5.2来源5.2.1档案馆名称5.2.2档案馆代码5.2.3全宗名称5.2.4立档单位名称5.3电子文件号5.4档号5.4.1全宗号5.4.2目录号5.4.3年度5.4.4保管期限5.4.5机构或问题5.4.6类别号5.4.7室编案卷号5.4.8馆编案卷号5.4.9室编件号5.4.10馆编件号5.4.11文档序号5.4.12页号5.5内容描述5.5.1题名5.5.2并列题名5.5.3副题名5.5.4说明题名文字5.5.5主题词5.5.6关键词5.5.7人名5.5.8摘要5.5.9分类号5.5.10文件编号5.5.11责任者5.5.12日期5.5.13文种5.5.14紧急程度5.5.15主送5.5.16抄送5.5.17密级5.5.18保密期限5.6形式特征5.6.1文件组合类型5.6.2件数5.6.3页数5.6.4语种5.6.5稿本5.7电子属性5.7.1格式信息5.7.2计算机文件名5.7.3计算机文件大小5.7.4文档创建程序5.7.5信息系统描述5.8数字化属性5.8.1数字化对象形态5.8.2扫描分辨率5.8.3扫描色彩模式5.8.4图像压缩方案5.9电子签名5.9.1签名规则5.9.2签名时间5.9.3签名人5.9.4签名结果5.9.5证书5.9.6证书引证5.9.7签名算法标识5.10存储位置5.10.1当前位置5.10.2脱机载体编号5.10.3脱机载体存址5.10.4缩微号5.11权限管理5.11.1知识产权说明5.11.2授权对象5.11.3授权行为5.11.4控制标识5.12附注6机构人员实体元数据元素的描述6.1机构人员类型6.2机构人员名称6.3组织机构代码6.4个人职位7业务实体元数据元素的描述7.1业务状态7.2业务行为7.3行为时间7.4行为依据7.5行为描述8实体关系元数据元素的描述8.1实体标识符8.2关系类型8.3关系8.4关系描述附录A（资料性附录）文书类电子文件元数据表参考文献前言本标准由安徽省档案局（馆）提出。本标准由国家档案局归口。本标准起草单位：安徽省档案局（馆）、北京北大方正技术研究院有限公司。本标准主要起草人：李学香、黄玉明、周建武、胡华平、王学武、邓晓文、段丽琼、吴彬松、华婷、陈姗姗、朱霖露。引言元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据管理有助于保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子文件的证据特性，便于对电子文件的理解、管理、交换和利用，是电子文件管理中必不可少的一部分。随着电子文件的大量生成，有必要为创建、管理、应用元数据建立统一的方案，以系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，为电子政务、办公自动化、文件及档案管理系统的设计提供依据，并全面实现元数据的多种功能和用途。本标准参照ISO15489《信息与文献文件管理》、ISO23081《信息与文献文件管理过程文件元数据》、档案行业标准DA/T18-1999《档案著录规则》、国际档案理事会标准《国际标准档案著录规则(总则)》，并结合我国电子文件管理实际，规定了文书类电子文件元数据集以及元数据元素关系间的逻辑架构。文书类电子文件元数据方案1范围本标准规定了以文件和案卷形式的档案为对象的文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。本标准适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系统中直接生成的文书类电子文件（含纸质文件/档案数字化图像、文本）的管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T4880.2-2000语种代码名称第2部分：3字母代码（eqvISO639-2:1998）GB/T4881中国语种代码GB/T7156-2003文献保密等级代码与标识GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（idtISO8601:2000）GB11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T15418档案分类标引规则GB18030-2005信息技术中文编码字符集GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T14-1994全宗指南编制规范DA/T18-1999档案著录规则DA/T22-2000归档文件整理规则DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范ISO11179-3:2003信息与技术元数据注册系统(MDR)第3部分注册系统元模型和基本属性（Informationtechnology-Metadataregistries(MDR)-Part3:Registrymetamodelandbasicattributes）ISO15489-1:2001信息与文献文件管理第1部分通则(Informationanddocumentation-Recordsmanagement-Part1:General)ISO23081-1:2006信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分原则(Informationanddocumentation-Recordsmanagementprocesses-Metadataforrecords-Part1:Principles)ISO/TS23081-2:2007信息与文献文件管理过程文件元数据第2部分概念与实施(Informationanddocumentation-Recordsmanagementprocesses-Metadataforrecords-Part2:Conceptualandimplementationissues)3术语和定义DA/T1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1电子文件electronicrecords指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[GB/T18894-2002，定义3.1]3.2文书类电子文件administrativeelectronicrecords反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。3.3组合文件combinedrecords由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文档集合体。3.4文档document归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自然件的附件。3.5元数据metadata描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。[ISO15489-1:2001，定义3.12]3.6元素element通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。3.7简单型simpletype不具有子元素的元素所对应的元素类型。3.8容器型containertype具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。3.9复合型complextype本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。3.10捕获capture适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。3.11实体entity任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。[ISO23081-2:2007，定义3.6]4元数据元素、结构及描述方法4.1元数据元素及其结构本标准参考ISO23081，结合目前我国电子文件管理实际，将文书类电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下：表1文件实体元数据编号元数据编号元数据M1聚合层次M2来源M3档案馆名称M4档案馆代码M5全宗名称M6立档单位名称M7电子文件号M8档号M9全宗号M10目录号M11年度M12保管期限M13机构或问题M14类别号M15室编案卷号M16馆编案卷号M17室编件号表1文件实体元数据编号元数据编号元数据M18馆编件号M19文档序号M20页号M21内容描述M22题名M23并列题名M24副题名M25说明题名文字M26主题词M27关键词M28人名M29摘要M30分类号M31文件编号M32责任者M33日期M34文种M35紧急程度M36主送M37抄送M38密级M39保密期限M40形式特征M41文件组合类型M42件数M43页数M44语种（续）M45稿本M46电子属性M47格式信息M48计算机文件名M49计算机文件大小M50文档创建程序M51信息系统描述M52数字化属性M53数字化对象形态M54扫描分辨率M55扫描色彩模式表1文件实体元数据编号元数据编号元数据M56图像压缩方案M57电子签名M58签名规则M59签名时间M60签名人M61签名结果M62证书M63证书引证M64签名算法标识M65存储位置M66当前位置M67脱机载体编号M68脱机载体存址M69缩微号M70权限管理M71知识产权说明M72授权对象M73授权行为M74控制标识M75附注表2机构人员实体元数据编号元数据编号元数据M76机构人员类型M77机构人员名称M78组织机构代码M79个人职位表3业务实体元数据编号元数据编号元数据M80业务状态M81业务行为M82行为时间M83行为依据M84行为描述表4实体关系元数据编号元数据编号元数据M85实体标识符M86关系类型M87关系M88关系描述4.2元数据的描述方法本标准参考ISO11179.3:2003，采用表5所示方法对元数据元素进行描述。本标准所描述的元数据元素有四个属性相同：——注册版本：1.0；——注册机构：中华人民共和国国家档案局；——字符集：GB2312-1980、GB18030-2005；——语言：中文。表5元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据的顺序号中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该元数据元素必要性和作用约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定可重复性元数据元素是否可以重复出现元素类型元数据元素所属的类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型数据类型为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本标准数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型编码修饰体系对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称值域可以分配给元数据元素的值缺省值该元数据元素的默认值子元素该元数据元素具有的下属元素信息来源元数据元素值的来源相关元素与该元素有密切联系的元素注释对元素的进一步说明