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连锁企业的采购组织与流程发布时间：2003-8-1213:47一、采购部门的功能在讨论采购组织之前，应先对采购部门在一个连锁体系中所必须扮演的角色与功能有所认识，而依据这些功能目标，考量公司特性及策略来设计部门组织。商品采购部门的功能概略如下：（一）协助贩售部门有关业务之处理。（二）商品销售情况之分析与检讨。（三）促销商品之安排。（四）日常采购业务，如询价、议价、订货等。（五）新厂商与新商品之开发与评估。（六）市场情报之搜集与反应，如商品资讯（价格、流行趋势等）、厂商情报等。二、采购组织依据上列之陈述，采购部门通常可划分为采购、市场调查及新商品开发等单位。（一）采购单位此单位为采购部门的核心，担负商品企划、采购等业务。采购单位又可依据各种标准细分组织，兹将较常见的标准简述于下：１．商品类别：依商品类别细分采购单位，如百货公司的商品采购部门可划分家用电器课、日常用品课、服饰课等。２．商品采购地区：依商品来源地区为基础划分，因为国内、外采购的手续、厂商地址、条件均大不相同，因此分别设立部门，以利作业与管理。如设国内采购课、国外采购课，或可依不同洲及国别更细分之。上列标准亦可合并使用，如分设国外服饰、国内服饰课等，或可加入其他标准（如商品价值、采购功能等）更细分组织。然无论采用何种标准，均应以效率及效能为前提，依实际状况考量决定。（二）市场调查单位负责企业内外部有关各种资料的搜集、分析、解读、建议等。为采购部门之智囊单位。（三）新商品开发单位负责新商品之开发、研究、导入等工作。上列叙述仅为通则，采购部门的组织还是必须依企业之业别、策略、规模等实际状况来设定，才能真正的切合需要，发挥功能。采购流程并非仅是单纯的询价、议价、订货等步骤，而是一个必须经历多种分析、考虑多种因素的精密过程。一个完整的采购流程依序应包含下列步骤。１．确认企业经营方针、策略，拟定采购政策。２．了解、分析企业内外部环境因素，含商品动态（原料供应状况及产能、原料成本变化）、竞争者分析、消费者动向、公司内部销售资料分析、库存状况以及未来销售计划等。３．拟定采购计划，依据上述两个步骤的结果拟定采购计划。计划要包括：采购条件（付款条件、最低送货量、配送方式、退货条件等）、进货厂商、进货时间、商品类别、商品金额、商品数量等。）４．采购计划再检视及修正。５．采购工作执行、控制。６．采购工作执行结果检讨、分析与know-how累积。日本鲜活农产品流通业发展新动向一、拍卖制面临挑战日本鲜活农产品在批发市场的交易主要采用拍卖制，基本做法是“货动人不动”(注：水产品如大型鱼类等则采取“人动货不动”的办法)。大宗农产品(如胡萝卜、茄子等)采取样品拍卖，高价农产品(如网纹瓜、松蘑等)则采取现货拍卖。通常，中间批发商及买卖参加者在开拍前会对被陈列于拍卖大厅内的农产品样品或货物本身加以观察，拍卖时则面对输送带上的样品(或现物)进行竞价，一笔交易的成交时间往往只需二三分钟，效率很高。如大田市场，水产、果蔬及花卉的开拍时间分别为早晨5：30、6：50和7：20，全场拍卖结束则在8：30-9：00左右。2001年大田市场平均每一开市日的受理量为果蔬3300多t、水产品120多t。近两年，日本鲜活农产品流通环境发生变化，日本的农产品拍卖方式受到严峻的挑战。目前日本全国无论是中央批发市场还是地方批发市场，交易方式都发生了很大变化。中央批发市场中拍卖、投标方式的比例，蔬菜由1985年的77.5％降为2000年的52.3％，同期，水果由72.4％降为50.3％。地方批发市场也一样，蔬菜由79.0％降为56.2％，水果由70.7％降为50.3％，这一变化的主要原因如下：1.大型连锁超市大量进入鲜活农产品零售业大型连锁超市基本上在上市之前就对需采购的品种(或等级)、数量等预先有所指定，非常强调确保采购。大型连锁超市的采购行为同一般零售店比，计划性更强，而弹性较差。批发市场上，大型连锁超市的采购行为在很大程度上是对中间批发商交易行为的约束。在拍卖中，中间批发商若要按大型连锁超市提出的等级、品种要求，确保预定数量，就必须叫出比其他买卖参与者高的价格，但大型连锁超市方面的采购理论则是“大量购买，应该便宜”。这与拍卖原则发生抵触。另外，大型连锁超市在开门营业之前必须要对货物进行小包装分拆包装、标价、附条形码，并予以陈列等，这使中间批发商的交货时间受到强烈制约。为了适应大型连锁超市方面有关“定时、定量、定质、定价”的要求，中间批发商仅通过拍卖方式予以采购就有很大的不确定性，于是就产生了包含“事先购买”在内的预约型交易方式，以便对预定数量等要求予以满足。2.生产者团体规模大型化近年来随着日本农协合并，农协呈广域化、大型化，这就使日本国内主要生鲜农产品的生产者团体也出现了大规模化及鲜活农产品上市批量大型化的倾向。在这一背景条件下，主要生产者供货团体的谈判能力增强，从而对批发市场与批发商有了选择的要求，希望能满足其所提出的价格要求。于是，产生了“五条件委托销售”向“有条件委托销售”转化的趋向。这一趋向也与拍卖所需的前提条件相抵触。这样，那些不能满足产地方所提要求(如交易批量、期望价格等)的批发公司，要继续从事由产地的直接集货就变得很困难，或根本不可能，于是，部分批发市场及入市的批发公司开始从事转送业务。这样，批发市场及批发公司出现结构性分化，这是涉及农产品转送的转出市场与转入市场上拍卖比率下降的主要原因。3.批发商与中间批发商各自展开“市场营销”由于鲜活农产品流通环境的变化，以及由此带来的流通方式的变化，使得批发商与中间批发商间原来各自分担的功能及作用越来越淡化了。二、市场外流通蓬勃发展市场外流通是指不通过批发市场，追求产销直接见面，以少环节获得低价格的交易方式。20世纪90年代以来，日本位于大城市的批发市场的中心作用越来越小，各类鲜活农产品通过批发市场的流通量占总流通量的比例有所下降。以蔬菜、水果、水产品为例，2000年同1980年比，分别下降了4.4％、31.1％、16.0％。这一变化明确地揭示了日本鲜活农产品批发市场外流通的存在且有所扩大的事实。同时通过产销一体化组织等市场外流通的农副产品数量占到很大的比重，农产品直销得到了蓬勃的发展，价格形成中心也相应由终端批发市场向产地市场转移。通过市场外流通，实行直接运销，由农民或农民团体，将生产的农产品包装处理后，直接运送供应消费地零售业者(超级市场)或连锁零售业包装配送中心及消费大户，达到减少所有不必要的中间环节，降低运销价差，使生产者和消费者都受益的目的。因此，以“早市、直销所”方式的直销发展迅速，其形式丰富多彩，不仅有个人(团体)，还有农协及政府机构参与。此外，随着日本进口新鲜农产品剧增，大型连锁超市与日本海外生产基地联手实行直销方式也日趋增多。日本鲜活农产品产地直销的具体形式很多，有通过设早市及直销所(有人、无人)销售的方式，也有采取农户庭园销售、地头销售、合同销售、特约店销售、超市附设专柜销售及直接向消费者家庭供货的销售方式。据日本琦玉县农林水产部食品流通课的调查，在不同的直销方式中，早市及直销所是主要方式，1997年占布点数的65.7％，占参加农户数的85.1％，占总销售额的82.1％。据了解，近年来日本各地早市及直销所的设置数在增加，从大阪府早市及直销所的分布情况看，大阪府内约2／3的市町村开设有早市及直销所，部分市的开设数目还不少。早市及直销所设置数增加的原因如下：①近年来消费者对安全与健康更为关心，人们对于有机农产品及本地产品(即几乎能看到生产者生产状况的农产品)有更多的期待；②农村及山村的交通条件得到改善，为吸引城里人来访，促进城乡交流，各地方自治体都设置了土特产中心、农林畜产品加工设施、旅馆等，在这些设施中一般都同时配套建有直销所；③在高龄化、兼业化的背景下，仅促进传统的农协共同销售的发展，不能阻止产地生产力低下势头，农协把直销作为多样化流通渠道之一，视为产地市场营销的一项手段。三、流通信息化发展迅速从20世纪80年代起，日本开始进入了信息化时代，电脑和网络技术的进步，使鲜活农产品的流通信息化发展迅速。以加工食品为中心的POS系统，在日本已以方便连锁店和大型零售店为中心迅速普及开来。利用POS系统的零售店，能迅速掌握每种商店的畅销、滞销情况，每种商品的需求对象和需求时间段，从而大大提高了进货、库存周转的效率。目前日本的大规模零售店都已引进了EO$系统(自动定货系统)，与交易对方联机，并有VAN(附加值通讯网)将食品工业和批发业联结起来，从而大大提高了流通效率。同时日本的批发市场也已装备了完善的信息设备，实现了全国乃至世界主要批发市场的联网。批发市场已能发挥集中市场信息的信息中心的功能，不必实行现场看货、实物交易，而实行只看样品的信息交易，实物则由产地直接向超级市场等集配中心运送，做到商物分离。在鲜活农产品的零售服务上，利用电子网络销售近年来在日本十分盛行，消费者可以在网上定货，运输公司能及时送货上门，保证质量。四、冷藏、加工、包装、运输规范配套为了提高鲜活农产品的附加值，使鲜活农产品销售过程合理化，提高效率，日本建立了一批加工厂、预冷库、冷藏库、运输中心，并在全国大中城市的中央批发市场建立了分支机构。目前，日本已普遍采用鲜活农产品采后从预冷、整理、储藏、冷冻到运输的规范配套的流通方式，产后的商品化处理几乎达到100％，农产品加工比例在60％以上，加工转化后产值至少可增加2-3倍。在鲜活农产品销售包装上，日本十分注重产后产品的品牌、品质、分级、包装等方面的问题，以适应市场化运作要求。根据鲜活农产品不同的类型、品质，都有不同的分级标准，出售到市场的最终农产品都已经过分级加工，因而规格统一、包装精良、标签说明完整，给消费者提供了极大的消费便利。五、消费者更加关注鲜活农产品的安全性日本在经济高速增长时期，由于农药的不正确使用，曾出现多起食用生鲜食品而中毒的事件。因此，进.3,20世纪70年代以后，消费者对鲜活农产品安全性的要求大为提高，同时，也有部分农户对农业生产中大量使用农药、化肥的“现代农业”表示不信和不满，愿意提供减农药、减化肥的农产品。因此，日本的生协等流通组织顺应消费者的要求，对鲜活农产品的评价标准开始由降低消费成本的价格取向转为保证身体健康的安全取向。同超市比较注重外观不同，生协等流通组织在组织鲜活农产品、实行农产品配送时对鲜活农产品的要求，首先是安全，其次是价格，再次是外观。如和歌山县生协与生产者、农协在使用农药方面达成协议，即不用禁用农药、添加剂，减少农药使用总量，生产能让消费者放心的农产品。生协的品质管理部商品检查室对鲜活农产品的虫害、农药残留等负有检查责任。同时，不少大型超市也对健康食品、有机农产品给予关注，有机农产品受到市民的青睐。六、结语发达的全国交通网，有效的保鲜设施，快速的信息处理网络，为日本鲜活农产品实现货畅其流创造了良好的条件。中国的鲜活农产品流通与日本相比还存在较大的差距，因此，应特别要在鲜活农产品的销售形式、冷藏加工包装、电子信息物流等方面借鉴日本的成功经验，为我所用，并从国情出发，依照中国实际制定鲜活农产品流通发展战略和政策措施。同时，在经济全球化大趋势下，中国的鲜活农产品流通发展必须融人国际经济大循环，因而应进一步加快改革流通管理体制，最大限度地发挥本国的比较优势，以他人之长补自己之短，分散风险，促进鲜活农产品业尽快走上持续发展之路。