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Unit1函电的写作原则和格式《函电》的内容体系注重基础理论知识的应用和实践能力的培养，基础理论,以应用为目的，以必须、够用为度；广泛参照了国内外同行业的书籍、国际贸易的一些新的成果和案例，结合新的社会需求和学生的实际情况，来构建本课程教学内容体系，突出教学内容的实用性和针对性；紧密结合我国外贸业务的实际，通过大量的实例和个案介绍国际商务英语书信的格式与结构、专业英语术语、常用业务词汇和短语以及有关业务的英语表达方式和句型结构，并涉及相关的合同及各种单证，通过大量的技能训练把基础英语技能和外贸英语知识有机地结合起来，使学生具备撰写国际商务英语书信的能力，以满足企业对该类专门人才的需求。1、英语基础知识：通过课程中出现的商务英语的语法特点，抓住英语语言的知识点，让英语专业的学生在熟悉掌握英语核心与通用语汇、语法与语言结构的基础上，扩展语言应用技能，语言知识与相关对外贸易知识，具体目标是加强理论的教授，同时加强外贸函电实践操作的演练，提高学生的撰写函电的语言组织能力和双语的运用能力，如口头表达以及书面表达的技巧，外贸英语函电的写作与英汉互译等能力2、国际贸易知识：通过讲授对外贸易的每个基本流程，如建立贸易关系、询盘与答复、报盘和递盘、还盘与反还盘、订货、接受与签约、包装、装运、支付与结算、保险、商检等，掌握最基本的贸易理论、基本专业贸易术语，相关的经贸知识，了解相关的对外贸易的政策和技巧，基本的理论与实务，使学生较准确地翻译和运用相关商务电函3、实践操作知识：以培养实际函电写作能力为主，实践性教学主要包括采取课堂仿真模拟、国际贸易仿真模拟教学实验室实习、上机实习以及校外实习相结合的方法进行，真正实现专业教学的实用性目的。课堂仿真模拟教学包括口语和笔头练习相结合，口语要求学生分别扮演商业对手进行商务谈判，笔头要求当场写出相关的若干函电；并能够根据来往函电制作外销合同以及恒根据合同来审核信用证。Mainpointforletterwriting1.Studyyourreader’sinterest.2.Writenaturallyandsincerely.3.Adopttherighttone.4.Writeclearlytothepoint.5.Avoidwordiness.6.Becourteousandconsiderate.7.Avoidoldcommercialjargon.写信要点：1、研究收信人的兴趣2、诚恳而自然的写3、使用适当的语气4、清楚地写出要点5、避免字句累赘6、礼貌且体谅人7、避免使用陈旧的商业术语1.Completeness完整Businesslettershouldincludeallthenecessaryinformation.Anythingleftoutmaycausemisunderstandingorambiguity.Thus,itisveryimportanttocheckwhetherthemessageincludesallthethingsyouwanttoconveybeforesendingitout.Anincompletemessageisworsethannone一封信写得是否完整，可以用五个Ｗ来检验Who,What,Where,When及Why(包括How)例如在定货的信中，必须明确说明需要什么商品(Whatyouwant)何时需要(Whenyouneedthegoods)货物发到何地何人收(toWhomandWherethegoodstobesent)如何付款(Howpaymentwillbemade)如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由为什么(Why)2Consideration体谅Considerationmeanstakingtheother’spositionintoconsideration.Beingconsiderateisagoodstrategyinbusinessdeals.Sometimesconsiderationwillchangethewholesituation.Likecourtesy,considerationemphasizesyou’attitude,notwe-attitudeDoyouknowtheword……BusinessBusinessWeattitude”Youattitude”Weallow2percentdiscountforcashpayment（如付现款，我们给九八折。）Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash(您付现款时，可打九八折。）Wearepleasedtoannouncethat…………（我们高兴地宣布。。。）Youwillbepleasedtoknowthat…………（你们将愉快地得知。。。）Wewantyoutodoit.（我们要你们这样做。）Youwillnodoubtdoit（毫无疑问，你们将这样做。）3Courtesy礼貌Tobepoliteisabasicprincipleforbusinessletters.Whenevernecessary,donotforgettosay“thankyou”,“wouldyouplease”,“wewouldappreciateit”…etc.Acourteouslettershouldbepolite,considerateandtactfulCOURTESY是“客气而又体谅人”的意思。若把COURTESY和POLITENESS这两个同义词做比较：POLITENESS的客气只是表现在文章的语句上，而COURTESY则表现在对对方的体谅，例如：不礼貌较礼貌Yououghtto……Perhapsyoucould……Yourletterisnotclearatall;Ican'tunderstandit.IfIunderstandyourlettercorrectly...怎样通过各种语言形式来表达COURTESY呢？1.把命令变成请求的常用形式：经典句型：Willyouplease……例：Willyouplease(kindly)giveusmoredetailedinformationonyourrequirement?2.虚拟式如：Wewouldaskyoutoshipthegoodsbythefirstavailablevessel.Weshouldbegratefulifyouwouldhelpuswithyoursuggestion.3.运用被动语气。有时，运用被动语气，比主动语气客气，如：Youmadeaverycarelessmistake.AverycarelessmistakewasmadeYouarekindlyasked(requested)tosendthegoodsASAP4.避免（或力争避免）使用语气强烈或容易引起不快的词汇;使用高兴，遗憾，感谢等词汇及表达法4Clearness清楚Abusinessletteriseffectiveonlywhenitcommunicatesthenecessaryideastoitsreaderwithclarity.Thisseemstobeasimplequality,butitisoftenignoredinactualpractice.意思表达明确，用最容易的语言，清楚，直接地表达自己的想法是普遍受人欢迎的，收信人看了以后不会误解写信人所要表达的意思。适当的分段使内容条理清楚。比如要避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇例句AstothesteamerssailingfromShanghaitoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(从上海到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明一个月两次还是两个月一次：（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoSanFrancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromShanghaitoSanFrancisco.（每半月一次直达船）（c）WehaveadirectsailingfromShanghaitoSanFranciscoeverytwomonth.（每两个月一次直达船）5Conciseness简洁Tobeconciseistoexpressamessagecompletelyinasfewwordsaspossible.Inbusinesscorrespondence,thismeansincreasedeffectivenessanddecreasedcosts.Wordyexpressionsarethemajorblunderstocommunicateconcisely怎样做到简洁呢？首先要避免废话连篇（避免使用陈旧的商业术语，要长话短说，避免罗嗦），其次避免不必要的重复，最后要注意单词、短句的运用例如：不简洁Weexpressourregretatbeingunabletofulfillyourorderonthisoccasion.较简洁Wearesorrywecannotmeetyourpresentorder.要使用简洁的语言，有可能的话，尽量使用单词来代替某些娇柔做作的短语如：Willyoubegoodenoughto---PleaseCometoadecision-------------decideExpressapreferencefor-------preferForthereasonthat--------------becauseUseawordinsteadofaphraseandaphraseinsteadofaclauseforthesamethingA.GettotheheartofthemessageandsticktothepointB.Deleteextrawordsandomitwordsthatrepeat6Concreteness具体Concretenessrequiresthewritertobemoreandspecific.Itissimilartocompleteness信要写得具体，明确而不要含糊，抽象和笼统。比如，商品的质量和特征要有准确的数字，避免使用“好”和“短”、“长”这样的字眼，时间要具体，用年月日表明，不要使用诸如“昨天”、“下个月”、“马上”等表达用语。Vivid生动Specific具体Definit明确Vague模糊General一般Abstract抽象分析TheABCCo.isoneofourbigbuyersTheABCCo.placedUSD15,000.000worthofbusinesswithuslastyear.Fast/largeHowfast/largeisfast/large?7Correctness正确Correctnessrequiresthewritertobegrammaticallycorrect.Youshouldusecorrectpronouns,verbs,conjunctions,capitalletterandaccuratenumbers.Ofcoursecorrectnessofthethingsstatedshouldbeveryimportant.Atthesametime,oneshouldtrytoavoidoverstatementsandunderstatements广义的说，商业书信的正确性表现在：（一）运用正确的语言水平（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解和运用商业术语（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的6个Ｃ。不要说过头overstatement不要说得不