00程序文件

编号：XYKNJC/B-2011发放号：15机动车综检、安检、尾气检测性能检测站（第A版、第０次修改）受控：□非受控：□二○一一年三月一日发布二○一一年九月一日实施地址：兴义市桔山镇峡谷大道中段电话：[phone]邮编：562400传真：[phone]编委会主编：毛副主编：龙编委：魏魏令狐关于发布《程序文件》的通知机动车综检、安检、尾气检测性能检测站（以下简称为“检测站”）依据“计量法”、“国家认证认可条例”等相关的法律、法规、《实验室资质认定评审准则》和《管理手册》(第B版)的要求，编制了《程序文件》(第B版)。经过本检测站办公会议审议、通过，现予以发布，并于2011年5月1日开始实施。《程序文件》是实施《管理手册》的操作性文件，每一位职工在工作中必须严格遵照执行检测站站长：20年月日第1页共67页程序文件目录序号编号程序文件1XYKNJC/B-2011-01保密管理程序2XYKNJC/B-2011-02文件控制管理程序3XYKNJC/B-2011-03检测的分包管理程序4XYKNJC/B-2011-04服务与供应品采购管理程序5XYKNJC/B-2011-05合同评审管理程序6XYKNJC/B-2011-06申诉和投诉管理程序7XYKNJC/B-2011-07纠正措施、预防措施及改进管理程序8XYKNJC/B-2011-11记录管理程序9XYKNJC/B-2011-09内部审核管理程序10XYKNJC/B-2011-10管理评审管理程序11XYKNJC/B-2011-11人员管理程序12XYKNJC/B-2011-12设施与环境条件管理程序13XYKNJC/B-2011-13检测方法管理程序14XYKNJC/B-2011-14仪器设备和标准物质管理程序15XYKNJC/B-2011-15量值溯源管理程序16XYKNJC/B-2011-16抽样和样品处置管理程序17XYKNJC/B-2011-17结果质量控制管理程序18XYKNJC/B-2011-18结果报告管理程序19XYKNJC/B-2011-19新项目评审管理程序20XYKNJC/B-2011-20检测工作管理程序21XYKNJC/B-2011-21现场检测管理程序22XYKNJC/B-2011-22计算机、自动设备数据保护管理程序23XYKNJC/B-2011-23安全作业和环境保护管理程序24XYKNJC/B-2011-24印章管理程序25XYKNJC/B-2011-25法定计量单位使用管理程序第2页共67页修改页程序文件编号修改内容修改日期修改人批准人文件名称保密管理程序版/次A/0文件编号XYKNJC/B-2011-01页码第3页共67页1.目的为保护客户信息机密和所有权特编制本程序。2.范围(1)客户送样和抽样的检测结果所有权。(2)保密资料和样品。3.职责3.1最高管理者签发公正性声明、批准保密资料借阅。3.2质量负责人(1)对各项保密措施的实施进行监督检查。(2)负责维护本文件的有效性。3.3文件管理员(1)按照本程序的要求做好技术文件的编号和保管。(2)对有保密要求的文件和资料实行专门保存。(3)防止保密文件丢失。3.4样品保管员(1)认真做好与客户的样品的接收工作，了解客户对样品的保密的要求。(2)做好样品和资料的传递交接记录，并对在检测过程中样品及资料的保密进行监督检查。3.5检测人员做好检测报告发送中的保密工作。3.6其他有关人员自觉遵守检测站的保密工作程序。4.程序4.1样品的流转(1)检测站在接受客户的检测任务时，接待人员应认真记录客户对样品的检测结果的保文件名称保密管理程序版/次A/0文件编号XYKNJC/B-2011-01页码第4页共67页密要求。(2)样品管理员接收样品，做好待测样品的保密工作。4.2保护客户的所有权(1)检测站出具的检测报告的所有权属客户，未经客户的同意不得公开检测结果。(2)检测站向客户出具的检测报告的著作权属检测站，职工根据需要可借阅，借阅时须向最高管理者提出申请，经过批准后，可在资料室阅读，不允许将资料带离资料室。(3)客户交足检测费后获得的检测报告的所有权属客户。4.3发送检测结果的保密要求(1)如客户要求用传真或电子邮件方式传送检测报告时，经办人，应详细询问并记录对方的电话号码、传真号码、地址、联系人、检测项目和其它检测信息，以确保发送报告的安全和可靠。(2)检测站用以检测和处理检测结果的计算机应实施保密和隔离措施，避免将其检测活动和检测结果通过网络向外界传播。4.4监督和违章处罚(1)检测站全体职工必须自觉执行为保护客户机密信息和所有权制定的全部规定和要求。(2)检测站的保密工作由质量负责人负责日常监督，质量监督员予以实施监督检查。(3)对有违反上述规定的，应采取纠正措施，情节严重者将行政处罚或诉讼司法处理。5.主要相关程序文件记录管理程序结果报告管理程序检测工作管理程序实验室内务管理程序文件控制程序6.记录借阅资料申请单文件名称文件控制管理程序版/次A/0文件编号XYKNJC/B-2011-02页码第5页共67页1.目的；对管理体系文件（含外来技术文件、法规性文件）进行有效控制，保证现场和相关场所使用文件有效。2.范围适用于检测站管理体系文件，内部和外来的法规性文件、技术文件（含技术标准、规范、方法）、作业指导书、记录、报告等资料的控制。3.职责3.1最高管理者负责组织会审和批准质量手册、程序文件的实施。3.2文件管理员负责内部和外部文件的编号、标识、登记、发放、控制、收回、销毁以及跟踪更新等工作。3.3技术负责人审批技术性作业指导书、技术标准、技术规范、技术性记录等技术文件的审批、跟踪更新。3.4质量负责人审核管理手册、程序文件、管理性作业指导书的编制，负责质量管理记录等管理性文件的审批、跟踪更新。4.程序4.1文件的分类及代号管理体系文件分为四个层次，采用不同的编号方式。参见作业指导书《质量体系文件和技术文件编号规定》。4.2文件的编制和审批：文件发布前需审查其适用性，并经授权人进行审批，必要时召集办公会议进行会审。各级文件编制职责及审批权限如下：(1)管理体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书、记录与表格）由质量负责人组织编写。(2)质量手册由质量负责人组织办公会议会审，最高管理者批准。(3)程序文件由质量负责人组织办公会议会审，最高管理者批准。(4)技术性作业指导书、技术文件记录与表格由技术负责人审核并批准。(5)管理性作业指导书、质量活动记录与表格由质量负责人审核并批准。文件名称文件控制管理程序版/次A/0文件编号XYKNJC/B-2011-02页码第6页共67页4.3文件的更改4.3.1当实际情况发生变化，导致文件的内容不适用时，应对文件进行更改。4.3.2提出修改意见部门向原编制部门提出“文件更改记录”，原部门对更改的要求进行调查分析，决定是否进行更改。4.3.3原编制部门对文件进行更改后，提交原审批人进行审批后，方可发布实施。4.3.4质量手册和程序文件的更改可采用换页或在文件修改处直接划改，并在更改记录页签署修改人姓名、日期、注明更改内容、审批人，若更改次数较多，则需更改版号，如B、B、C…。4.3.5技术文件标准的更改，由使用部门提出申请，报技术负责人审核，方可发布实施。4.3.6技术性和管理性的作业指导书的更改与质量手册和程序文件的更改相同。4.3.7更改后的文件由文件发放部门按原发放范围和发放方式发放，同时收回作废文件。4.4文件的管理4.4.1文件管理员负责文件的编号、登记、发放、控制、收回、销毁等工作。建立“文件归档登记表”，记录所管文件的名称、编号、修改状况、有效状态等，并及时更新记录，保持最有效状态。4.4.2现行文件应为有效版本，编制发放号，封面加盖“现行受控”印章。4.4.3文件管理员在文件审核后，将文件分发到使用部门，并收回作废文件，防止使用作废文件。文件的发放和回收应填写“文件分发登记表”。4.4.4收回的作废文件应加盖“作废”章进行标识，除非作为参考作用保留的作废文件外，其余作废文件应及时销毁，做好销毁记录。如需作为资料保存，应加盖“作废”印章，归档存放。4.4.5各部门和使用人员应采取有效措施如防潮、防虫，保证文件清晰、完整，不受损坏。4.4.5受控文件若丢失应该向发放文件的部门说明原因，经质量负责人批准后补发新文件，补发文件使用新的分发号，同时注明丢失文件的分发号作废。4.5外来文件的管理4.5.1外来文件包括相关的国家法律法规、行业规范、国际、国家、行业、地方技术标准、上级下达的质量管理文件、外部顾客提供的有关资料等。文件名称文件控制管理程序版/次A/0文件编号XYKNJC/B-2011-02页码第7页共67页4.5.2文件管理员应对部门外来文件进行编号、登记、签发、标识和控制管理。4.5.3各部门相关人员要及时收集外来文件的最新动态，提交文件管理员及时更新。5.主要相关程序文件保密管理程序检测方法管理程序6.记录文件归档登记表文件分发登记表文件更改记录文件名称检测分包的管理程序版/次A/0文件编号XYKNJC/B-2011-03页码第8页共70页1.目的检测站若无条件承担一少部分检测工作时，可以将这部分工作分包给有资格的实验室，但是必须实施有效的管理。2.范围针对已经分包的检测工作。3.职责3.1最高管理者负责检测工作分包合同的签订工作。3.2技术负责人负责检测分包工作的审批、资格审查工作。3.3检测人员提出分包的参数或项目，相关管理人员对其进行审实，并进行日常的监督、管理。4.程序4.1分包参数的条件和确定分包的参数比例要予以限制，只限于使用频次低、价格昂贵或特种专业的设备。检测人员提出分包参数以及分包的实验室申请，相关管理人员对其进行核实。4.2分包检测站的考查与确认技术负责人组织相关技术、管理人员对分包的参数和分包的实验室进行考查与确认。分包的实验室应该已经取得分包参数的“实验室资质认定（计量认证）”的证书，检测站应该按照《实验室资质认定评审准则》的要求，从设备、人员、环境、方法以及管理体系、分包业务等确认分包实验室的资质和能力。4.3分包方案的审批相关管理人员将分包实验室的所有考查资料、分包申请表以及分包方案一并报技术负责人审批。4.4分包合同的拟定相关管理人员负责拟定分包合同，应该包括以下内容：分包实验室的名称、地址、机构代码、联系电话、联系人、最高管理者名称、分包参数、检测方法、设备、环境条件、人员、分包有效期、定期审核方式以及有关合同法的其他事项等。文件名称检测分包的管理程序版/次A/0文件编号XYKNJC/B-2011-03页码第9页共70页4.5分包合同的签订合同起草后交付双方负责人审阅，一式两份。在双方没有异议的情况下，交双方最高管理者签字、盖章按期生效。4.6分包的实施有关实施分包的参数检测必须事先征得委托方的书面同意。交给分包方的样品必须办好书面交接手续。分包方检测的原始记录或复印件必须收回且归档保存。分包方的检测数据在检测报告上要给委托方加以明示。分包方对检测站负责。检测站对委托方负责。4.7所有有关分包的资料以及合同、记录等资料必须登记、归档保存，以便备查。5.主要相关程序文件记录管理程序检测报告管理程序服务与供应品采购管理程序抽样和样品处置管理程序6.记录分包实验室考查记录表分包申请方案表分包档案登记表文件名称服务和供应品采购管理程序版/次A/0文件编号XYKNJC/B-2011-04页码第10页共70页1.目的为规范并有效控制对检测质量有影响的外部服务和供应品，确保采购的标准物质、仪器设备、消耗品以及外部协作与服务符合检测工作的质量要求。2.范围2.1对来自外部供应商的资质与外部服务质量进行有效的控制。2.2对标准物质、仪器设备、设施、消耗品等的采购、验收、储存、保管及其它使用的控制。3.职责3.1最高管理者负责外部服务和供应工作提供资金上的支持和签署有关合同。3.2质量负责人负责外部服务和供应工作的过程受控和管理。3.3技术负责人对外部服务实施监督，对供应物品的予以验收，进行技术把关