Good 外贸英语函电书信格式

外贸英语函电EnglishBusinessCorrespondence主讲人：AmySunUnit1IntroductiontoBusinessLetterThebusinessletteristheprincipalmeansusedbyabusinessfirmtokeepintouchwithitscustomers.Englishbusinesscorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.Thepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpressionsinthesimplestpossiblelanguage.Ⅰ.TheStructureandFormofaBusinessLetter一.商业信件的结构1.信头Heading2.编号Ref.No.3.日期Date4.封内地址InsideAddress5.主办人Attention6.称呼Salutation7.事由Subjectline8.信文Bodyoftheletter9.结尾语ClosingSentence10.结尾敬语Complimentaryclose11.签名Signature12.附件Enclosure13.抄送Carbonnotation14.附言PostscriptChiwanPetroleumSupplyBaseChiwan,Shenzhen,China（1）信头(letterhead)Tel:[phone]Fax:[phone]E-mail:[e-mail]Yourref:12-5-35AOurref:a245May8,2008James&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourE.C.3AustraliaAtt:ImportDept.DearSirs,Subject:OilTools（2）编号(reference)（3）日期(date)（4）封内名称和地址(insidename&address)（5）主办人(attention)（6）称呼(salutation)（7）事由（标题）(subject)ContinuedThankyouforyourletterofApril24,2008.Asrequested,weareenclosingacopyofourlatestpricelistforyourreference.AllpricesareunderstoodtobeCIFMelbour,subjecttoourfinalconfirmation.PaymentistobemadebyL/Cavailablebydraftatsight.Asthereisaheavydemandforthegoods,wewouldsuggestthatyouadviseusbye-mailincaseofinterest.Wearelookingforwardtoyourorder.(8)正文(body)(Continued)Yourssincerely,WangLeiManagerWL/hbEncl.:PricelistC.C.:Bobwood,GeneralManagerP.S.YourletterofApril28hasjustcometohand.Asrequested,wewillairmailyoutwosamplestomorrow.（9）结尾敬词(complimentaryclose)（10）签名(signature)（11）TheIdentificationMarks(备忘署名)（12）附件(enclosure)（13）抄送(cctoXX)（14）附言(postscript)PartsofthebusinessletterBasicpartsofabusinessletter:1.TheLetterhead信头2.TheDateLine日期3.TheInsideNameandAddress封内地址4.Thesalutation称呼5.TheBodyoftheLetter正文6.TheComplimentaryClose结尾敬语7.TheSignature签名Optionalpartsofabusinessletter:1.TheReferenceLine信件编号2.TheAttentionLine主办人或经办人3.TheSubjectHeading事由行4.TheIdentificationMarks备忘署名5.TheEnclosureNotation附件6.TheC.C.Line抄送7.TheP.S.Notation附言Basicpartsofabusinessletter(一)TheletterheadAbusinessletterheadisusuallyprinted.Itaimsatgivingsomeinformationaboutthewriter’scompany.Itcontainsallorsomeoftheessentialparticularsaboutthewriter’scompany’sname,address,postcode,telephonenumber,faxnumber,telexnumber(nowreplacedbyfax),emailaddress,website,etc.AlcanAlesaEngineeringLtd.＃18EastStreet,Plainfield,Vermont05687,AustraliaTel:0802-5551234,Fax:[phone]Website::[e-mail]信头（LetterHead):信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：RichardThomas&BaldwinsLtd.151GowerStreetLondon,SCT6DY,EnglandTel:63216260Fax:[phone]注意：1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。如：P.O.BoxNo.1079London,England（二）ThedateItshallbelocatedtwolinesbelowthelastlineoftheletterheadiftherearenoreferencelines.ThemonthshouldbespelledoutinwordbutnotinArabicnumbersincethedateandmonthmaybemisunderstood.Twoformatofdatearerecommended:AmericanStyle:April10,2007EuropeanStyle:10April,2007日期（Date):应据信头右下角三至六行处。注意：1）日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15Jan.,2012（国际通用）也可按“月、日、年”的次序排（美国）如，Jan.15,20122）年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）3）月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。4）月份名称可用缩写，如Aug.代替August;Oct.代替October，但May，June，July本身很短，不再减缩。5）日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词基数：3November,2000（3Nov.,2000）November3,2000(Nov.3,2000)序数：3rdNovember,2000November3rd,20006）月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开.例如，Oct.1,2000(或October1,2000)30Nov.,2000(或30Novermber,2000)日期的几种常见写法：June5,2000(5thJune,2000)1stOctober,2000(1stOct.,2000或October1,2000)30Nov.,2000(30November,2000)（三）InsidenameandaddressThenameandaddressofthereceiveristypedattheleft-handmargintwolinesbelowthedate.Theyshouldbethesameasthosetypesontheenvelope.Forexample:Mr.GeorgeChapman,PresidentJocomackCompany5678BerryAvenueMinneapolis,MN55106USA封内地址和行名（InsideNameandAddress):这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。写上封内地址的益处：1）对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。2）对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。3.写封内地址时对公司行名的称呼：1)一般用公司全称LondonExportCorporationChinaChemicalCo.2）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气Messrs.JohnSmith&Co.Messrs.Black&WhiteCo.3)即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如a.写给公司中某一个人的信，例如Mr.CharlesSnowRobinson&Co.b.公司名称中已包括其职衔Dr.Haris&Co.c.公司名中有定冠词theTheGraysonElectricalCo.（四）TheSalutationItisthegreetingwithwhicheveryletterbegins.这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行。DearSirorMadam:(orToWhomitMayConcern)DearSir:DearSirs:(TheAmericansusuallyuseGentlemeninsteadofDearSirs.HereGentlemenshouldalwaysbeinthepluralform.)DearMadam:Theabovesalutationcannotbefollowedbyaperson’sname.DearMr./Mrs./Ms./Miss…(shouldbefollowedbyaperson’sname)Dear…(aperson’sfirstname),Afterthesalutationacommaorcolonisalwaysused.Courtesytitles:Mr.Mrs.MissMs.Messrs.(pl.formforMr.)e.g.Messrs.MacDonald&Evans(apartnership)Messrs.J.Harv