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2005年3月Word文档的页码编排、文档自动目录的编制2005年3月1、Word文档的页码编排本课件培训内容如何插入分页符如何插入分节符（设置文档结构)如何插入页码如何在文档中插入横表在准备进行文档编排前，需要按研究生学位论文要求的顺序将封面、声明、目录、摘要、前言、正文、参考文献等合并成一个文档。封面声明中英文摘要前言正文参考文献后记（表格）Word文档编排要解决的问题之一是在文档中对不同部分(如封面、文摘和正文等)进行不同的页码设置和页面设置。而要进行这些设置，首先要在文档中插入分页符和分节符。插入分页符在什么情况下需要插入分页符？在希望文档的某一部分从新的一页开始时，有些人对未写满的页面用回车符来开始新的一页。建议不要用这种方法，而是在需要从新的一页开始的字符前插入分页符，以保证光标的跨页定位。如：封面后插入分页符，就保证了“声明”总从新的一页开始。“声明”前、“目录”前、各章节前和“参考文献”前都可以加分页符。在希望从新的一页开始的分界处插入分页符如何插入分页符（设置文档结构)本例的文档结构：第一节：封面、声明与目录页，页码设置：无页码；第二节：中英文摘要，页码设置：大写罗马数字，Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ…；第三节：前言、正文、结束语、附录、参考文献与致谢，页码设置：阿拉伯数字，1、2、3、4…。在目录页下插入第一个分节符，使封面、声明与目录页形成第一节，其后的内容形成第二节。第一节摘要Abstract在中英文摘要的最后一页插入第二个分节符，使中英文摘要成为第二节，其后的内容成为第三节。Ⅰ第二节Ⅱ前言个人介绍参考文献致谢⒌第三节各章节附录点击此处打开“视图”菜单点击此处将文本转换为普通视图模式1、将合并好的文档切换为普通视图word工具条（放大）点击这里打开“插入”菜单点击这里光标放在准备插入分页符的位置选择分页符点击2、在普通视图下插入分页符插入分节符在什么情况下需要插入分节符?封面、声明、目录页一般不标注页码。在需要和不需要页码的分界处插入分节符。在需要设置不同的页码格式（如：阿拉伯数字和罗马数字）或分段页码（如，各章的页码都从1开始）的分界处插入分节符。在需要进行不同页面设置(如插入的表格需要页面由纵向变为横向，而表格结束后又需要将页面恢复为纵向)的分界处插入分节符。在不设置页码和开始设置页码的分界处插入分节符在需要设置不同数字格式页码的分界处插入分节符在需要进行不同页面设置的分界处插入分节符(纵向—横向,页码调整)在需要进行不同页面设置的分界处插入分节符(横向—纵向,页码调整)如何插入分节符光标放在准备插入分节符的位置点击这里打开“插入”菜单点击这里选择分节符点击3、在普通视图下插入分节符插入页码的方法点击这里打开“视图”菜单点击这里打开设置页码工具条找到第1节和第2节的分界处点击此处将光标切换到页脚设置页码的工具条（放大）点击这里取消与上一节相同的链接点击这里进行页码格式设置点击II点击这里插入页码点击这里可以使页码居中找到第二节和第三节的分界处，把光标切换到页脚后用与上面同样的方法进行页码插入操作注意页码数字格式的变化11在文档中插入横表找到第3节和第4节的分界处后进行不同的页面设置操作操作后的页面效果：第四节为横向点击这里将光标切换到页脚找到第4节和第5节的分界处，将光标切换到页脚后进行连续页码的设置操作注意：用有些Word版本编辑时，第5节会成为与第4节相同的横向页面。这时可以点击“页面设置”按钮将第5节恢复为纵向页面。2、Word文档自动目录的编制使用自动目录的两大优点：1.避免手工编制目录的繁琐和容易出错的缺陷；2.当文档修改使得页码变动时，可以实现目录的自动更新。说明：1.本课件所用学位论文示例仅作教学之用，所以隐去了作者的真实姓名；2.为方便说明自动目录的生成过程，学位论文示例中的正文部分只保留了第一章的一、二两节。推荐方法：通过设置大纲级别生成自动目录。主要操作步骤：操作步骤1：设置标题级别操作步骤2：插入自动目录操作步骤3：更新自动目录操作步骤1：设置标题级别在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。本例设置如下三级标题：本例中的标题级别：第一级：摘要、ABSTRACT，前言、正文中的章名（如：“第一章高职教学创新与网络探究”）、结束语、附录、参考文献、致谢；第二级：正文中每一章下的节名（如第一章下的“第一节信息技术条件下的高职教学改革”）、附录下的附录1、附录2；第三级：正文中每一节下的各点（如第一章第一节下的“一、当今高职教学领域的改革”。标题级别的设置方法：1.将页面视图切换到大纲视图；1．打开视图下拉菜单，选择“大纲”视图；2.将光标移到将要设置的标题前，打开大纲级别选择框，确定标题级别；将光标移到“摘要”前，打开大纲级别选择框，将“摘要”确定为“1级”标题级别；1级标题依上述方法将“ABSTRACT”、“前言”、“第一章”、“结束语”、“附录”、“参考文献”、“致谢”均设为“1级”标题；1级标题将光标移到“第一节”前，打开大纲级别选择框，将“第一节”确定为“2级”标题级别；依照此法将第一章下的“第二节”、附录下的“附录1”、“附录2”均设为“2级”标题。2级标题将光标移到第一节下的第“一”点前，打开大纲级别选择框，将第“一”点确定为“3级”标题级别；依照此法将第一节下的第“二”点、第二节下的“一”、“二”点均设为“3级”标题。3级标题3.所有级别的标题设置完毕，打开“显示级别”下拉框，显示所有级别的标题，检查是否有未设置的标题；本例中共设置3级标题级别，因此选择“显示级别3”；1级标题2级标题＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋3级标题如果设置的标题较多，也可逐级显示和检查各级标题。操作步骤2：插入自动目录各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。打开视图下拉菜单，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图。将光标移到准备插入自动目录的位置，打开“插入”下拉菜单以及“引用”下级菜单。注：有些Word版本的“索引和目录”就在“插入”下拉菜单中。打开菜单中的“索引和目录”，即弹出“索引和目录”对话框。利用上下箭头可以重新设置目录中要显示的标题级别。本例中的标题级别为3级。点击“修改”，弹出“样式”对话框。可以在这里选择目录的样式、修改字体等。点击“确定”后生成自动目录。自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，可直接到达标题所在页。操作步骤3：更新自动目录如果因为修改文档内容，使得页码发生变化，就需要相应地更新目录。例如，本例中因为正文内容减少，使得结束语提前到第3页，这时就需要更新目录。将光标置于目录中的任意位置，单击鼠标选中目录。目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。点击“更新域”，弹出“更新目录”对话框。选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录更新。更新目录的操作更新前的目录更新后的目录自动目录的生成除了推荐的设置大纲级别这种方法外，还可以通过设置标题的样式等方法来生成。•第1步，首先选中需要设置为标题的文字，或者将光标定位到需要设置为标题的段落中。•第2步，按下“AltShift←”组合键，则可以把选中的文字或段落设置为标题样式“标题1”。•然后按下“AltShift→”组合键，可以将样式标题1修改为标题2、标题3……，一直到标题9。设置标题图的自动编号•第一步，选中图片，右键，选插入题注，弹出如下对话框；•第二步，在该对话框中，选择新建标签，然后输入图1.或是图2.或是图3.等，或是图1-，图2-，图3-，具体如何看各个学校的规定和自己的爱好，•第三步，输入好后，就可以看到自动编号的样子了，一般图的自动编号选择在图片的下面，表的自动编号，选择在表的上面。第四步，点击确定，对插入的图进行命名，排版（一般采用黑体，五号，居中），自动编号的图片前面有个黑点，这个黑点就是以后图表索引位置。