公司资料档案整理方案

XX公司资料档案整理方案为了公司资料方便查找，不遗失，特制定该方案。一、分类1.1档案设置六个大类，即：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、工程档案类、综合档案类。1.2根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目，不设置三级类目（详见附表）。1.3录音、录像、照片、计算机软盘和其它非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有不可分割的联系，不单独设置类目，视其内容特征同纸质档案对应分类编号。二、分类标识方法2.1档案标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。2.2档案排架和编号要反映六个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。2.2.1文件档案类（A）：分为外部文件类、内部文件类两类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。2.2.2人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。2.2.3会计档案类（C）：原则上由财务部保管，如需有资料放到资料室的，按年度一属类进行排列。2.2.4经营档案类（D）：分为招标文件类、投标文件类、合同协议书类、相关影像类四类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。2.2.5工程档案类（E）：工程竣工验收资料类，以工程类别分类归档，一个工程项目的所有资料归为一类，不能拆分，其编制代号规则为：取类别拼音首字进行编号。该档案类全部属永久保存。案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。2.2.6综合档案类（F）：统计报表类、审计报告类、资质相关资料类、重合同守信用证件类、其它类五类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。三、归档案卷的质量要求总的质量要求：遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点。1.归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数，均应齐全完整。2.遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映公司各面活动的真实内容和历史过程，尽量做到一事一卷。3.卷内文件的排列：卷内文件材料应保持文件之间的有机联系，区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列，会议文件要按文件的重要程序顺序排列，重要的在前；一般工作形成的材料，结论性的文件在前，依据性的文件在后；招投标及合同书资料按照时间先后顺序排列；工程竣工验收资料按照工程类别进行排列。4.区分不同价值：各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。5.跨年度材料的处理：以落款日期为准。6.具有长期保存的案卷，卷内文件首页右上角盖上“永久保存”字样，复印一份连同原件一同归档。7.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件序号自设流水号。每份文件内有页号的按原页号，无页号的用铅笔编写页号，并在目录中记上页数。8.装订与装盒：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、综合档案类等卷内文件以“年度”装订成册；工程档案类以“每个工程项目”装订成册。经营档案类的中标工程的招标文件、投标文件、中标通知书及合同协议书只是短暂的放在经营档案类，等该工程开工后都要归到工程档案类。9.卷内目录的填写：凡是组成的案卷，都应填写卷内目录，卷内目录表的各项要填写齐全。（1）序号：每册流水号。（2）文号：填写文件制发机关的发文字号，合同可填写合同号。（3）责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。（4）标题：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加[]；会议记录应在卷内目录的文件标题下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。（5）日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年月日”，用“.”表示。没有责任者、年月日的文件要考证清楚责任者和年月日。（6）备考表的填写：每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明，都应填在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人姓名填上。（7）案卷封面的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写封面，主要包括案卷内文件主题（文件中心内容）、年代等。（8）归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容，摄制人。照片要连同底片一起归档。（9）归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。10.文件盒的填写：需清楚填写类目编号，年代，内容等，并用铅笔标上保存期限。附：档案分类编号表一级类目名称二级类目名称基本范围(除工程项目外，都按年度归档)保存期限文件档案类（A）外部文件类(A01)水利局文件、住建局文件、市政府文件、工商局文件、统计局文件、工程方面文件、招投标方面文件永久内部文件类(A02)机要文件、工作总结、会议纪要、报告、通知、函、影像、磁盘资料永久人事档案类（B）人事管理类(B01)局人事任免通知、内部人事任免通知、职工人事档案、劳动合同、社保、医保、公积金、招聘、聘用、聘任、职称评定、奖惩、离退休管理、企业涉外活动等相关资料永久考试类(B02)各种类型考试文件及报名资料10年培训类(B03)各种外出培训和内部培训相关资料和文件10年会计档案类（C）帐本、帐簿、原始凭证等永久经营档案类（D）招标文件类(D01)分年度各种招标文件5年投标文件类(D02)分年度各种投标文件5年合同协议书类(D03)分年度各种合同协议书永久相关影像资料(D04)分年度各种影像资料、磁盘永久工程档案类（E）竣工验收资料(E01)工程竣工验收资料类、相关影像资料、图纸永久综合档案类（F）统计报表(F01)分年度各种报表永久审计报告(F02)分年度审计报告永久资质相关资料(F03)分事项资质相关资料永久重合同守信用证件(F04)分年度重合同证件永久其它(F05)其它重要资料根据具体情况整理档案资料人员安排为了公司档案资料更快更好地整理好，安排人员如下：组长：刘志祥副组长：杨湘华、肖绿成员：余红、贵娟娟、王珍、龙琳机动人员：公司办公楼未出差和未上工地人员从2月10日开始，到2月29日整理完毕。要求每天打卡后到防汛楼2楼整理资料。肖绿和王珍负责手工和电脑登记；杨湘华和贵娟娟负责ABCF类、余红和龙琳负责DE类。