××公司的电子人力资源解决方案

××公司的电子人力资源解决方案在当今的竞争环境中，公司必须提供一些工具和新方法，使员工能够高效工作并知晓公司信息。越来越多的公司领导把人力资源当成公司的战略伙伴，并通过他们开发出新的工具，把原来由人力资源部门承担的行政事务性工作转由员工自己完成，同时把人力资源管理人员解放出来，让他们关注于公司文化与价值观的建立，提升公司领导才能和管理才能，战略人力资源计划和培训及发展。为了提升组织效率及员工能力，有前瞻性的公司开始向基于Web的提高员工效率系统WOS投资。WOS包括一套综合的应用及解决方案以辅助员工作一些日常行政事务性工作，行使一些人力资源的职能，使信息易于使用，提高沟通效果以及学习。这些都能够通过集成的、安全的、全球网络完成。××公司的总裁兼CEO约翰.钱伯斯讲到：“我们一直把开发能够提升员工工作表现的在线工具和资源放在首要的位置，我们将尽最大努力向员工提供一个好的工作环境，使每一个人都有机会成功、发展、乐业。这一点也有很大的商业意义，因为科技使我们能够根据业务需求调整人员配置，使我们的雇员能够集中精力从事能够增加更多附加值的商业活动。”他还讲到：“我们的互联网和公司内部的商业应用软件使得我们每月节约几百万美元，使我们保持竞争优势并能够投资于未来。同我们的竞争对手相比，××公司的员工在网络行业中效率最高，人均产值为60万美金，差不多是第一大竞争对手网络公司的两倍。”如果你的公司使用这一解决方案，你们的效率将得到更大的提高，并能减少行政开支，更重要的是员工可以在行政事务工作理顺后，有时间关注更有价值的战略性问题，同时也提升了公司的商业影响。下面是几条令公司有兴趣投资于WOS解决方案的原因，它们都将有助于公司提高效率：1.高投资回报2.通过自动化及自助服务减少开支3.提高员工满意度4.利润增加但公司实施一个完整的WOS解决方案最有吸引力的原因在于激励员工，即在员工需要的时候，给他们提供工具和信息。受到激励的员工可以使你的公司在当今的竞争环境中具有强大的竞争优势。运用提高员工效率系统，提升组织效率及员工能力为提升组织效率及员工能力，HR部门应该从行政事务性工作中解脱出来，转变成为公司在建立企业文化与价值观及员工发展方面的战略伙伴。这一转换是提高整个组织效率和竞争力的转型过程中的催化剂，互联网和企业网的出现使公司得以实现这一转型。在这一进程中主要有两个方面的工作：通过建立基于沟通的系统，理顺基于事务的系统并使之自动化。下面的表格就这两方面做了一些对比，这两方面的行为可以并行，而其相对重要程度则取决于公司的商业目标。基于沟通的系统基于事务的系统·公司层面的沟通·福利：健康保障，保险等·员工指南·费用报销·人力资源导向·招聘雇佣·培训及提高组织管理·薪酬及考核·团队发展·经费管理转型的结果通过改变公司与雇员的沟通方式，××公司一直积极的推进公司转型，人力资源部门在这一进程中作为公司在IT方面的伙伴创建了一系列工具和方法，用以使行政事务工作自动化，并且把信息传递给员工，这些工具包括：·××公司新闻发布和查询－运用多层方法构造的系统，用以向全球员工过滤，发行，发布内部及外部新闻。·××公司MyYahoo－与雅虎公司合作，建立了××公司版本的MyYahoo,向员工提供个性化的新闻，股票，运动，天气预报等信息服务。·“专用仪表板”－通过Web链接，提供一系列与全球员工相关的信息和应用工具站点。除了沟通转型之外，××公司也理顺了网上招聘/雇佣系统，公司的目标是聘用、发展及保留业界最优秀的10％的人才，为达到这一目标，××公司实施了一个综合的，基于Web的招聘系统，以便使潜在雇员能够了解公司的文化和福利，查找职位空缺，申请职位，或者填写简历以供招聘人员进行初步筛选。这一系统的实施，提高了公司筛选的人数和合格候选人的人数，使公司能够找到更多的适合工作需求的候选人，除了完成公司聘用业界最优10％的人才的目标，这个系统为公司在每个职位的招聘流程中节省了4000美元的费用。这个系统的另外一个应用领域就是在报销方面，××公司创建了一个基于Web的应用系统，使报销流程从四个星期缩短到四天，节省开支250万美元，把每一个报销流程的费用从25美元降低到3美元，并且避免了原来需要增加的10个全职雇员。在其他方面节省的可计算的开支为340万美元。结论Ernst&YoungLLP公司曾应邀对××公司的WOS进行过考查，结果表明××公司是运用这一引以为荣系统的最佳应用实例，该系统关注外部，从而在质量和数量方面都提升了内部的体系和流程。这些系统还帮助公司减少了行政开支，提高了员工满意度，减少员工流失，提高了员工效率。××公司的解决方案公司受益可计算价值·员工满意度提高·通过转型使用基于Web的沟通模式，公司每年在员工效率提升方面获得1600万美元的收益·报销流程优化·整个项目到2000年为止，节约开支610万美元，报销流程缩短80％至4天·招聘费用降低·高效的Web简历系统每年为公司节省300万美元开支·员工流失减少·员工流失率从11.5％降至8.6％（降低幅度为27％），部分原因是公司改进了招聘办法，员工沟通和员工满意·合理配置现有人力资源·由于自动化程度的提高，人力资源部避免了增加27名雇员，每年为公司节省开支270万美元·培训·在线培训使销售及技术支持人员能够更快适应市场变化速度·在线员工手册及公司查询目录·在线员工手册及公司查询目录使公司通过提高信息发布的准确性和效率，每年减少开支300万美元提升组织效率及员工能力提升组织效率及员工能力使公司每年节约开支3500万美元，××公司主要取得了如下效果：·通过使用基于Web的报销系统，每年节约开支250万美元，该系统只需两个人操作，每月处理11000分报销单据。·通过对公司与员工的沟通转型，每年在提高员工效率方面获得1600万美元的收益，同时信息效度提高100％。·提供基于Web的员工福利登记，该系统98％的使用率使公司不必再使用原来基于电话的IVR系统。·通过连接所有办公室的现有网络直播公司的录像及经理会议，每年节约30万美元，而参与的员工是原来的二倍。挑战当今的人力资源部随着公司业务的提速以及市场更加活跃，公司正在寻求新的有创意的方法以建立竞争优势，而他们经常发现的未开发的力量即是自己的员工。仅仅是理顺内部人力资源流程和减少操作成本已不能满足需要，××公司的资深人力资源副总裁BarbaraBeck讲到：“我们的愿景已不局限于使人力资源更有效，而是使公司的业务更有效。”作为与所有员工打交道的部门，人力资源部应致力于向员工提供更加清晰，激励，有效的信息。多数的人力资源应用系统不能完全满足这种挑战而只是强化以公司为中心的高强度事务处理的架构，××公司基于Web的WOS解决方案则在提高人力资源和员工效率方面取得了很大的提高，同时也强化了公司核心价值观，并逐步形成了信息富集文化，而这些成就已被高速增长的人均年产值（60万美元）证明。××公司运用Web与其雇员建立了互动的基于知识的关系，提高了雇员在基础人力资源工作操作方面的能力，同时人力资源部的员工也成为网页内容专家，通过Web，每一个雇员都和其他雇员及人力资源部相联系。通过对核心人力资源流程的自动化，减少不比要环节，提高精度，××公司降低了营运成本。背景在过去几年里，××公司的产值每年平均增加70％，公司现有员工15000多人，在全球设立了230多家销售办事处。由于每季度公司要新雇佣1500员工，定期的沟通和知识传递变得十分关键。在这一增长速度下，公司需要合理调整以满足新员工在加快反应速度时的信息需求。××公司同时也期望从人力资源方面降低成本，提高生产力，实时交换信息，提高效率和效度。××公司的人力资源系统的解决方案开始是作为一个独立的应用系统，员工利用这个系统来访问或更新福利情况或查看以前被认为是人力资源工作范围内的一些信息。随着这些成功的实施，将人力成本发展成为一个竞争优势的想法也开始成形。××公司的人力资源部在运用网络来巩固核心价值观和建立企业文化时就遇到了挑战。随着基础行政工作链的形成，人力资源部就已经将工作扩展到提高经营效率方面，通过营建适应信息变化的合适环境以满足需求。××公司力求最优的组织结构和员工能力以便于：·通过信息传递和管理提高员工工作效率·人力资源方案和系统更加灵活和有效·减少耗费在无价值工作上的时间下面的案例演示说明了思在在同意最佳化组织和员工能力上的主要方法和积极性。它们包括了几乎所有人力资源领域的工作，例如：员工薪酬、福利、招聘及录用技巧和培训更新等。这些努力可分成两个积极方面：基于联系的和基于任务的。基于沟通的系统基于事务的系统·企业内部沟通·福利：健康保障，保险等·员工指南·费用报销·人力资源导向·招聘雇佣·培训及提高组织管理·薪酬及考核·团队发展·经费管理图3××公司信息分配方法向用户提供目标总结文档××公司为了掌握各个不同部门的情况，以前每一个季度都要投入4万五千美元用于资料复制。随着组织的迅速扩大，这些资料很快就会变的过时，而如果更新或再次印刷投资巨大。解决方案：员工的交流是塑造组织文化，发展组织雇员一个必不可少的环节。但是，员工交流并不仅仅是在传递及时、准确、有效的信息，他们在交流的同时也在进行着信息共享，经验交流，然后把获取的知识应用于业务决策。××公司利用Web向员工发布信息，Web是一个既节时又省钱的交流方式。通过信息自动化和信息整合，××公司估计每年节省费用1千5百万美元。有一个健康的电子平台联系每一个雇员，××公司只通过一次性10万美元的投资即得到了如此丰厚的回报。以下几个方面的开发为公司带来了员工生产效率的提高和公司效益的增长。·通过××公司的IP/TV软件播放公司所有的会议和特殊事件，使员工能够在电脑桌面观看。·自动内容递送，是每一个员工都可以随时随地递送新闻，建议和意见和问题。·自动行政公告，包括一张公告决策人的照片和组织结构图。·自动存档系统·每周两次e-mail发送重要新闻的题头，摘要和信息定位信息。·专门的“冲浪板”社区，基于不同的级别、地区、功能，工程师，管理层设置不同的社区，聚焦公司的一些重大话题。雇员目录挑战随着公司员工队伍的不断扩大，保持员工目录的更新要花费巨大的才力物力，纸张目录既笨重又不方便调用。他的问题不仅仅在于目录中员工的名字全不全，还在于有关员工的信息是不是准确。同时也很难记录到会议室的位置，办公台和办公室。解决方案现在××公司所有员工都可以利用一定的工具找到其他员工的联络信息和确定上下级关系。一个员工查找另一个员工的信息，不必知道他的姓或名的确切拼写也可以找到。他可以键入一个范围为然后搜索。该工具同时也使员工查找会议室，查看不同楼栋、不同楼层的办公区地图。这样××公司的员工就可以很快锁定其他员工的电话号码、部门信息、和办公间号码。××公司D的前台接待人员就用它来确定员工的位置，转接打进来的电话。有了网上办公地图，很容易找到会议室。此外，网上目录取代为公司节省了至少18万美元的费用。组织管理的发展和培训挑战作为一个学习性的组织，××公司在员工的在职培训和职业发展上投入了大笔资金。员工也需要便利有效的培训以跟进时刻都在变化之中的市场和技术要求。××公司原来的培训过程投入大，收效慢，效果差，例如：培训内容和安排等资料的复印成本高，淘汰快，因为不同版本的发布容易产生混淆。有限的培训系统要求更多的HR专业人员参与进来。自己的员工参加了培训，而部门经理不知情或未批准，却要为此支付费用。参加培训课程的人员是否出席没有准确记录，培训投入的收效无法估量。绩效评估的过程又慢又烦琐。解决方案××公司的劳动力优化方案解决了几个培训问题。员工现在可以在网上查看关于培训课程的最新信息。这些课程可以通过名称、日期、地区等路径取得。当员工选中了一个课程，他们能够查看到关于该课程的另外一些信息，如培训人数要求、课程大纲、地点、条件、日程安排、费用等。员工也可以查看到自己培训的历史记录，需要的时候可以删除。当一个员工报名参加培训后，有关该课程的信息和费用情况会通过邮件自动传诵到他的部门经理的手中。经理有权否决。如经