环境管理体系内部审核的启动与准备

第七章环境管理体系内部审核的启动与准备本章的主要内容包括：——制定审核计划——组成审核组，进行审核组任务分配——审阅文件及资料——准备审核工作文件，编制检查表——传达审核计划，部门进行审核准备第七章环境管理体系内部审核的启动与准备一、制定审核计划1、年度审核计划按审核的方式可分为集中式审核和滚动式审核。——集中式审核的特点是：审核具有连续性、系统性，能够综合地分析体系的状况，并且可以节省大量的时间和人力资源。其缺点是由于统一占用时间，一方面难于召集到人，另一方面会给正常生产带来不便。因此，中小型企业多采用此方式。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备——滚动式审核的特点是：审核时间短且灵活，抽调人员方便，给部门的生产带来影响小。其缺点是缺乏系统性，每阶段审核之后很难进行综合分析。此种方式在大型企业中较为多见。下图给出了滚动式审核的案例。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备一个滚动式年度审核计划的截选，这是一个以部门滚动进行审核的例子。月份部门/车间１月２月３月４月５月６月７月８月９月１0月１1月１2月生产区化学品库区原料罐区分装站生产部质量部审核已计划计划纠正措施已完成纠正措施已有计划纠正措施已验证第七章环境管理体系内部审核的启动与准备2、审核计划一般包括以下内容：(1)审核目的；(2)审核范围；(3)审核准则；(4)审核的起止日期；(5)审核组成员名单及分组；(6)详细的审核日程安排及审核分组情况(其中包括会议安排)。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备３审核日程安排审核日程安排有两种方式：按部门审核和按要素审核：按部门审核：就是按公司组织机构中的部门为主，在某一集中时间段内，将该部门涉及到的所有过程/要素全部审核，不再重复部门。（适合于大中型组织）按要素审核：就是按标准的条款顺序，在某一时间侃大山人，将涉及到该条款的所有部门全部审核，不再重复条款，但某个部门可能要去多次。（适合于小型组织，只有几个部门）。内部审核计划案例以上海AB建筑公司环境管理体系内部审核计划为例，供参考。审核目的评价环境管理体系符合审核准则的程度及有效性。审核范围■上海市浦东区银桥路1号上海AB建筑公司■建筑装饰工程的设计、施工和服务及其相关的管理活动有关的区域、场所、部门。■国际商贸大厦装饰项目金圆综合管理大楼装饰项目审核准则■ISO14001:2004■公司环境管理体系文件■适用的法律法规及其他要求审核日期2008年5月16日至17日审核组成员姓名职责代号所在部门李云组长A工程技术部王芳组员B设计所白军组员C物资管理部田敏组员D工程技术部内部审核计划案例日程安排审核日期/时间受审核部门/审核条款人员受审核部门/审核条款人员2008年5月1608:00-08:30首次会议ABCD08:30/09:30最高管理层(含管理者代表)4.14.24.3.34.4.14.6CD工程技术部4.3.14.3.24.3.34.4.34.4.54.4.64.4.74.5.1AB09:30/10:30办公室4.3.14.4.24.4.44.5.5CD10:30/12:00物资管理部4.3.14.3.24.3.34.4.14.4.64.4.74.5.14.5.3CD设计所4.4.6及其相关要素AB13:30/17:00国际商贸大厦装饰项目4.3.14.3.24.3.34.4.14.4.24.4.34.4.64.4.74.5.14.5.3CD金圆综合管理大楼项目4.3.14.3.34.4.14.4.24.4.34.4.64.4.74.5.14.5.3AB17:00/18:00审核组内部沟通会议ABCD内部审核计划案例审核日期/时间受审核部门/审核条款人员受审核部门/审核条款人员2008年5月1708:00/12:00国际商贸大厦装饰项目(续)CD金圆综合管理大楼装饰项目(续)AB13:30/15:30审核组内部汇总沟通会议ABCD15:30/16:30与受审核方沟通ABCD16:30/17:00末次会议ABCD编制:李云批准:王齐2008年4月29日2008年4月29第七章环境管理体系内部审核的启动与准备二、组成审核组，进行审核组任务分配审核组长的要求：——具有较强的组织能力；——丰富的管理经验；——熟练掌握ISO14001标准及相关法律、法规；——具备较强的审核经验和技巧；——在环境管理体系中担当一定职务的人选。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备审核组长的职责：——制订审核计划，包括明确审核目的及范围，——进行审核组任务分配，——组织审核组审阅文件及资料，预先检查审核组成员编制的检查表及其它工作文件；——组织审核实施工作；——确定不符合项；——编制审核报告；——组织对不符合项的纠正及验证工作。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备审核组成员的职责：——服从审核组长领导，接受审核组长分配的工作，协助组长完成审核任务；——编写准备工作文件，充分收集与分析审核证据；——编写不符合报告，保管好与审核有关的文件及资料，协助编写审核报告；——进行不符合的纠正及验证工作。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备三、审阅文件及资料文件审阅的要求及内容具体为：1、审阅环境管理体系文件是否符合ISO14001标准的要求及相关法律、法规的要求。2、检查文件部门间、要素间接口是否明确，内容是否协调且具备逻辑性，导引衔接是否合理。3、考查其适用性，即是否适用于组织及相关部门的实际运作。4、考查其可行性，是否便于操作。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备5、通过查阅相关的法律、法规内容了解具体的法规要求，通过查阅相关记录了解组织的具体情况及背景。6、在以上要求的基础上将文件中涉及的环境管理职责和要求以及产生的疑问细化成检查项目，编制现场审核检查单。7、考查文件控制的情况；8．文件审核应形成结论。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备四、准备审核工作文件，编制检查表1、检查表的作用(1)明确受审核部门所需审核的主要要素及要求(2)明确审核目标，确定审核样本(3)作为重要的审核记录存档第七章环境管理体系内部审核的启动与准备2、现场审核检查表主要内容可包括：(1)表头列出受审核部门、审核时间，表底为审核员及审核组长的签字。(2)表内审核依据栏：标明本次审核内容所依据的ISO14001标准中的要素要求；或受审核方的程序文件/作业指导书中规定的编号或要求。(3)检查事项及检查方式栏：在该栏填写检查的内容及检查方式，如：是采用提问方式、检查记录及文件还是现场观察。(4)审核发现及跟踪记录栏：在现场审核中作为审核结果的记录或跟踪审核的记录。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备3、如何编写现场审核检查表(1)根据标准的要求和受审核方体系文件的要求，按照职责的规定，逐项检查受审核部门的职责及这些职责的履行情况。(2)认真阅读体系文件，了解体系文件对受审核部门的各项要求特别是程序中的具体运作，据此检查这些要求和操作的执行情况。(3)审核应当重点突出而非避重就轻一味追究枝根末节，所以编制检查表时也应抓住重点，即关注重要环境因素的控制过程及结果，关注职能部门中各要素归口职责的落实，关注重点环境岗位的控制情况以及相关的培训及监控工作等。(4)检查表中应明确审核方法，即采用查阅文件(如现场作业指导书)，查阅记录、与员工或领导交谈、会谈或现场观察等方式。同时检查表也应确定抽样量，例如：抽取三份个人培训记录，针对某部门的五个不符合项，现场抽取两个进行再次验证。第七章环境管理体系内部审核的启动与准备案例：以下分别是按部门（污水处理站检查表）和按要素审核的检查表（应急准备和响应检查表）。污水处理站检查表受审核部门污水处理站部门负责人张三审核员李云审核日期2008.1.28序号审核要素审核内容及方法14.4.1与污水处理站负责人交谈，询问污水处理站的人员分工及环境职责24.3.11.向污水处理站负责人了解污水处理站的环境因素的识别和评价情况；2.查环境因素和重大环境因素清单,抽3-5项环境因素的评价证据,看其评价是否适宜、准确;3.现场确认重大环境因素有无遗漏34.3.21.询问负责人及重要岗位员工是否清楚有关法律、法规、排放标准及其他要求?2.查法律和其他要求清单，看是否将有关的法律和其他均列入其中？抽3-5份，查是否为有效版本。污水处理站检查表受审核部门污水处理站部门负责人张三审核员李云审核日期2008.1.28序号审核要素审核内容及方法44.3.31.查污水处理站的目标指标文件,查目标指标规定的是否合适?2.询问负责人污水处理站制定了哪些环境管理方案或管理程序?3.请负责人提供环境管理方案,看是否针对目标指标均制定了相应的环境管理方案?抽3-5份管理方案看其内容是否充分适宜,是否为有效文件?查这些管理方案的实施证据;如管理方案有修订情况,查修订的原因,查其更改证据及对修订后的管理方案的实施情况.54.3.21.向负责人了解培训情况,抽查部分人员的培训记录及操作人员的上岗证;2.询问重要岗位人员是否了解本岗位的环境因素和环境影响?是否了解本岗位工作的重要性及其具体的工作操作/控制方法污水处理站检查表受审核部门污水处理站部门负责人张三审核员李云审核日期2008.1.28序号审核要素审核内容及方法74.4.61.请负责人提供污水处理站使用运行控制程序文件,抽3-5份程序文件看其内容是否适宜,是否为经批准的有效文件?查看程序文件中是否规定了相应的运行标准?2.询问负责人在污水处理活动中是否有对外分包活动（如污泥的处理等），有哪些外包活动？如有，请其说明这些活动中的环境因素及相应的控制方法，并请其提供相应的控制程序，抽查这些程序的内容是否充分？询问负责人如何将有关的程序和要求通报给供方或承包方？请其提供通报证据，抽查3-5份以确认通报有关程序和要求得有效性。3.观察现场操作/控制状况，并按操作/控制活动分别抽查3-5份近期运行相关的控制记录，确认是否这些运行控制活动是否符合有关程序或作业指导书。4.观察设备的运行的状况，并分别抽查3-5份对设备的运行/维护/检修记录，确认运行设备是否能够正常工作？污水处理站检查表受审核部门污水处理站部门负责人张三审核员李云审核日期2008.1.28序号审核要素审核内容及方法74.4.71.询问负责人污水处理站可能会出现哪些异常和紧急情况?是否有针对性地制定相应的应急和响应的程序?2.请负责人提供应急准备和响应程序文件,查其内容是否充分适宜,是否为经批准的有效文件?3.询问负责人是否对有关人员进行应急准备和响应方面的培训?当发生紧急情况时应如何处理?查看对员工进行应急准备和响应培训的记录.询问重要岗位的操作人员是否明确其在应急准备和响应过程中的职责和方法.4.询问负责人(或从运行控制证据中)是否发生过事故或紧急情况?如发生过,查对紧急情况的处理证据,同时查看对应急准备和响应程序的评审和/或修订证据。5.现场查看是否配备了相应的应急设备及这些设备的充分性、有效性和适用性。污水处理站检查表受审核部门污水处理站部门负责人张三审核员李云审核日期2008.1.28序号审核要素审核内容及方法74.5.11.询问负责人应对哪些环境因素的运行特性进行监测和测量的内容和方法?2.查看测量和监测程序是否明确规定测量和监测的内容、方法和频次?3.查近3个月的监测和测量记录,根据不同的监测活动从中分别抽查5-7份监测和测量记录,查看是否按要求实施了监测和测量活动?从监测结果中了解是否有超标排放的情况?4.从不同的监测设备中分别抽查3-5台(个)监测设备仪器/仪表查其校准记录和维护记录;现场查证监测设备是否能够正常工作?污水处理站检查表受审核部门污水处理站部门负责人张三审核员李云审核日期2008.1.28序号审核要素审核内容及方法84.5.31.询问负责人如何出现的不符合?如何针对不符合采取纠正、预防措施？请其提供相应的程序文件，查程序文件的内容是否充分，是否经批准的有效文件？2.根据对运行控制和监测活动有关证据的检查，了解自体系运行以来出现的不符合情况；3.抽查3-5份对不符合进行调查和处理的证据，看其是