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行政管理中心SOP标准化作业流程-1-目录章数文件名页码第一章行政管理中心组织架构和人力资源配置2第二章行政管理职责范围4第三章行政管理各岗位职责范围8第四章文秘管理31第五章人事管理48第六章劳资管理60第七章培训管理64第八章绩效考核管理95第九章行政事务管理97第十章车辆管理101第十一章物资管理103第十二章保密工作116第十三章行政监督管理120第十四章对内沟通协调工作143第十五章工会的管理151第十六章对外沟通协调工作152第十七章行政管理中心与公司各中心之间的工作关系159第十八章公司薪酬制度162-2-第一章行政管理中心组织架构和人力资源配置一、部门组织架构图二、人员组织架构图三、人员编制及规模确定-3-(一)根据不同阶段和企业的战略方向适时调整人员编制规模。具体方法�1、根据业务量分析法2、作业标准化计划法3、同业同类工作比较法�二�行政工作所涉及的后勤管理根据企业为员工提供福利情况来设定诸如采购和相关管理人员编制。�三�人力资源管理可根据企业的规模和战略来设定人力开发、培养、储备及信息化程度来设定人员编制。�四�员工培训及考核可根据企业的培训机制和考核体系的建立来设定相关岗位的人员编制。-4-第二章行政管理中心职责范围一、负责公司的文秘管理�一�负责公司各项规章制度的组织起草、印发。�二�负责公司重要文件、函件的起草、印发。�三�负责公司领导讲话稿件的起草、印发。�四�负责公司函、电、传真、电子邮件的收发、整理及记录。�五�负责公司报纸、杂志的订阅、收发和借阅。�六�负责公司文献资料的立卷、归档、保管及借阅。�七�负责组织公司各项会议�做好会议纪要的编写、印发�督促检查会议决议的执行情况。�八�负责公司大事记和史、志的编写。�九�负责公司印鉴使用、保管工作�保证公司印鉴的正确、合理安全使用。�十�负责接待来访的客人�安排公司领导的接见或会见事宜。�十一�负责公司日常打字、复印、传真收发及打字、复印、传真设备的使用和日常维护保养。�十二�负责完成公司领导交办的其它事宜。二、负责公司的人事管理�一�负责制定、贯彻执行公司的人事政策和制度。�二�负责公司的岗位设置、机构调整、岗位职责的制定。-5-�三�负责公司员工的招聘、聘用、上岗、调动、晋升、解聘等人事管理工作。�四�负责员工的培训、技能训练、素质训练工作及相关的政治思想工作。�五�负责公司员工业务素质考核和工作业绩考核管理及相关的奖罚管理。�六�负责协调公司与劳动用工管理部门、社会保障部门等政府相关管理部门的工作。�七�负责员工的考勤、劳动纪律考核、劳资管理及相关的奖罚管理。�八�负责公司员工档案的建立与管理。�九�负责公司员工工牌的制作与发放。�十�负责公司员工工作积极性的激励调动�劳资关系的协调以及相关的思想政治工作。�十一�负责公司的人力资源开发�后备人员的培养、选拔。三、负责公司的行政事务管理�一�负责公司日常办公秩序的组织和管理。�二�负责办公设施、办公用品、办公耗材、印刷品、员工工装、物业耗材等物资需求计划的制定�计划内的费用审核。�三�负责公司各类物资登记、保管、发放、回收利用等工作。�四�负责公司车辆使用、调配和维修。-6-�五�负责公司的福利政策的制定及员工福利的发放。四、负责公司的行政监督工作�一�负责公司各项规章制度、决定的落实、实施的组织协调、督促检查。�二�负责公司各中心工作计划完成情况、中心职责执行情况的监督检查。�三�负责公司员工岗位职责的执行情况的监督检查。�四�负责接待和查处各种行政投诉。�五�负责公司各类违法乱纪事件的核实及处理。五、负责公司的后勤保障工作�一�负责公司及门店的安保人员的配置、调遣及保卫工作。�二�负责各门店物业及设备的正常运转、维护、管理工作。�三�负责与各门店所在的物业管理公司的衔接�保证其水、电、通讯设备等费用的收缴等工作。�四�负责与各门店其水、电、通讯设备、物业设施的修缮工作。�五�负责日常公务用车的调配、使用、维护、保养及交通安全工作。�六�负责公司各类物资需求的采购、定制及验收。�七�负责职工后勤保障和临时用工的管理工作。六、负责公司的内外协调沟通工作�一�负责公司内部各中心之间的协调沟通。-7-�二�负责传达落实领导各项批示和公司方针政策。�三�负责公司各中心相关情况的汇总上报。�四�负责公司与各中心沟通。-8-第三章行政管理中心各岗位职责规范一、行政管理中心总监岗位职责�一�上岗条件1、具有大本以上文化程度。2、熟悉行政管理环节、程序、标准和有关行政管理法规。3、具有较强的分析判断能力和应变能力。4、组织协调能力强�能协调和会同有关中心完成总经理布置的任务�统筹兼顾�合理安排全局性和综合性的工作。5、语言、文字功底扎实�表达能力较好。6、善于处理人际关系�能对外建立正常联系�有较强的公关意识。7、能精打细算�有较强的责任感和事业心。�二�岗位职责1、负责行政管理中心整体工作的把握和布置。2、负责拟订本中心各阶段的工作计划�布置和安排各项工作有计划开展。3、负责本中心员工业务的培训�指导和帮助本中心员工的工作�不断强化和提高员工素质。4、负责组织考核和考评本中心员工�调动员工工作积极性�加强本中心员工的凝聚力。-9-5、负责制订公司人事管理、培训管理、行政管理、物资管理的规章制度�并督促检查执行情况。6、负责为公司各项决策提供信息、方案和建议。7、负责危机公关及重大突发事件的处理。8、协助卖场营运中心组织全员有效树立和推广企业文化。9、负责组织公司各种会议的召开�并督促、检查会议决议的落实、实施。10、负责审核公司物资需求计划�并督促执行。11、负责公司行政印章的保管及印章的使用审批。�三�岗职规范1、根据公司下达的计划指标�结合公司的实际情况和市场的发展趋势�制定本中心工作计划�确定阶段工作目标�按计划、目标组织开展各项工作。2、督促人事经理、行政经理、后勤保障经理制定各种工作计划�确定阶段工作目标并组织开展工作。3、检查、指导人事管理、培训管理、行政管理、后勤保障等各项工作的开展。4、研究本企业的规章制度�借鉴其它企业的先进管理经验�做好本公司的制度建设工作。5、做好公司的文秘管理工作。监督做好文件收发、立卷存档工作。-10-6、组织安排好各项会议的会务工作。7、及时督促检查公司各项决议、决定的落实情况�检查公司各项规章制度的执行情况。8、落实检查员工绩效考核工作。9、每周召开一次中心员工工作总结报告会�与中心员工及时沟通、交流�做好中心内部员工的思想工作。10、及时与公司各中心沟通交流做好中心间的协调工作。11、协调各中心及公司的对外社会关系�做好沟通工作。12、组织有益的文化活动�搞好企业文化建设。13、做好公司各类设备、物资、印刷品、办公用品的计划审核、定购和发放管理工作。14、做好公司的各项后勤保障工作。15、日常检查�1�每天检查各岗位员工工作情况�随时进行监督、指导。�2�分周、月、季检查各种报表�随时发现和解决工作中存在的问题。16、处理突发事件时要沉着冷静。17、及时、准确地完成领导交办的其他日常工作。二、人事经理岗位职责规范(一)、上岗条件1、大本以上文化程度。-11-2、具有人力资源管理专业知识和人力资源工作经验。3、语言文字沟通能力好�有深刻的理解能力。4、具有正直的品格�能坚持原则�克已奉公�善解人意�待人诚恳。5、有较强的协调能力及组织协调能力和管理能力。6、做事认真细心�处理琐碎事情有耐心�具有较强的敬业精神。7、具备一定的计算机应用的理论知识和熟练的操作技能。8、具备一定的公文写作能力。(二)、岗位职责1、对中心负责人负责�根据安排管理人事部内相关事宜。2、负责员工的招聘、培训、考核、晋升、解聘等各项人事工作。3、负责公司各中心的定岗定编员工作的制定及审核。4、负责员工人事档案的建档及管理。5、负责员工的培训业绩考核。6、负责员工的劳资管理。7、负责员工的各项社会保障及员工福利政策制定、发放。8、负责与劳动主管部门和社会保障部门的协调。(三)、岗位规范1、制定、贯彻执行公司的人事政策和制度�在总经理、行-12-政管理中心负责人的领导下努力完成工作任务。2、协调公司和劳动用工部门、社会保障部门等政府相关管理部门的关系。3、根据公司的经营发展战略�制定公司人事年度工作计划和员工年度培训大纲�并制订出切实可行的措施�组织、落实对员工的培训和考核。4、检查、督促公司各中心的考勤�加强考勤管理。5、坚持定岗定编的管理原则�从总体上控制公司员工的数量�实现中心之间余、缺人力资源的合理调配。6、加强公司劳资管理�从总体上控制公司的工资总额。7、检查、指导人力资源程序管理体制及其电脑管理软件的开发。8、负责组织建立、健全员工人事档案。9、负责执行劳动纪律�实施奖惩措施。10、制定、完善、落实各项绩效考核政策和考核制度。11、根据各岗位变化的情况及员工流动情况及时作好人事分析工作�为领导决策提供依据。三、档案管理员岗位职责规范�一�、上岗条件1、大专以上文化程度。2、具有一定的人力资源管理专业知识和相当的人力资源工-13-作经验。3、语言文字沟通能力好�有深刻的理解能力。4、具有正直的品格�能坚持原则�克已奉公�善解人意�待人诚恳。5、有较强的公关意识和协调能力。�二�、岗位职责1、对人事部经理负责�根据安排协助经理管理部内相关事宜。2、负责员工的招聘、考核、晋升、解聘等各项人事工作。3、负责公司各中心的定岗定编员工作的制定及审核。4、负责员工人事档案的建档及管理。7、负责员工的各项社会保障档案的建档及管理。8、负责协助经理与劳动主管部门和社会保障部门的协调。�三�岗位规范1、制定、贯彻执行公司的人事政策和制度�在人事经理的领导下努力完成工作任务。2、协助经理处理好和劳动用工管理部门等政府相关管理部门的关系。3、根据公司的经营发展战略及各门店的人员配置分门别类作好人员档案归类工作。4、根据公司的经营发展战略及门店分级原则为人事经理提-14-供各门店人员配置标准的基础数据。5、坚持定岗定编的管理原则�从总体上控制公司员工的数量�实现中心�门店�之间余、缺人力资源的合理调配。6、负责组织建立、健全员工人事档案。7、根据各岗位变化的情况及导购员流动情况及时作好人事分析工作�为领导决策提供依据。8、完成领导交办的其他工作。四、劳资管理员岗位职责�一�上岗条件1、专科以上文化程度。2、品德优秀�具有公正廉洁�克已奉公的工作作风。3、做事认真细心�处理琐碎事情有耐心�具有较强的敬业精神。4、具备一定的计算机应用的理论知识和熟练的操作技能。5、具备一定的公文写作能力。6、具有一定的组织协调能力和管理能力。�二�岗位职责1、负责公司的日常考勤管理�认真执行公司的考勤制度。2、负责公司各部考勤记录的审核、汇总。3、负责公司员工每月工资的计算�填制和报审《公司员工工资表》。-15-4、负责公司新入职员工工资存折的办理、建档、发放。5、负责公司离职员工工资的计算。6、负责起草公司劳资工作的各类文件。7、负责与政府相关劳动管理部门、社会保险事业单位的协调�进行劳动政策咨询相关手续的办理、审批。8、负责与公司财务信息中心共同开发公司劳资工作的电脑化、自动化管理。�三�岗职规范1、每月5日前依据上月考勤卡、请假单、各中心上报的考勤记录及电脑的考勤数据�审核员工的实际出勤�填写员工《考勤表》�作为计算员工当月应发工资的依据。2、每月6日前依据各中心员工前月的考勤记录�调薪通知单�奖励报告、罚款单及时计算员工当月应发工资。3、每月8日前填制《公司员工工资表》并上报公司领导审批。4、每月13日前将公司领导审批的《公司员工工资表》送交财务信息中心。5、工资发放完毕�按月把《公司员工工资表》、福利、奖励、罚款等各项通知分类装订成册�妥善保管。6、按月把员工调薪、调职、降职报告转交档案管理员存档。7、遵守国家政策、法规�灵活与政府相关劳动管理部门、-16-社会保险事业单位沟通交流�维护公司的社会形象。8、统计、核算的各项数据要求及时、准确无误。9、遵守职业道德�作风严谨、廉洁�不徇私舞弊�弄虚作