知识目标：本章主要讲解秘书在单位内部行政管理中各种办公室日常

　　知识目标：本章主要讲解秘书在单位内部行政管理中各种办公室日常事务工作。●充分认识信息在管理工作中的重要性，认识信息在秘书辅助管理中的重要意义。●掌握调查研究的基本知识和基本方法。●通过办公室事务工作进一步认识秘书工作程序和事理。●进一步理解秘书工作所要求的悟性。—321—能力目标：●熟练掌握信息工作的各个环节，具备独立调查研究的能力。●具备独立处理办公室日常事务的能力，熟练地使用现代办公设备。●培养从容办事的能力和沟通协调能力。●培养秘书的全局意识和细致入微的工作作风。导引案例一家有着８０多年历史的医院面临扩建，在要拆去的一些老旧建筑中，有一间是病历档案室，里面全是几十年来积累的病历卡、病历本。因为尘封已久，纸张已经发黄，有的已经霉变，病历中的大部分病人早已不在人世。医院总务处联系了废品收购站来处理。一位商人知道了，称自己是造纸厂的，愿意自行运输买下废纸再造纸浆。于是，一手交钱一手交货，总务处很满意这样顺利快捷的处理方法，还节省了自己的人力物力。其实这家医院治疗呼吸系统疾病很有成绩，但是有些顽疾到目前还没有特效药，国外也在研究这一问题。后来，一种新药自日本进口，治疗呼吸道疾病不仅见效快，而且几乎没有副作用。只是与所有进口药品一样，这种药特别贵。经有关业内人士的技术分析，发现该药品居然都是中药成分，但是难以获得配方。不久，又一个信息传来，研制这种新药的药厂，组织了上百名专家，对上百万份相关病史与治疗史进行研究，研制出了最新特效药。那上百万份病历，就是那个商人，用废纸的价格从医院买出后，转手卖给日本药厂的。医院的专家们听到此事很愤怒，说那个商人真是个汉奸。病历是什么？保存的意义是什么？从信息工作的角度看，信息链的断裂会产生什么结果？那商人说不上是汉奸，比那商人更让人愤怒的是什么？我们曾经无意中丢失的何止是病历？病历是医院档案中最重要的组成。病历作为档案，保存的意义就是利用，是它的查考作用。在上百万份病历档案中，蕴涵着８０多年来病人临床病症的第一手信息；蕴涵着历年各位医生对不同病症的诊断、治疗和观察结果；也蕴涵着各种用药的单一药效、相互作用以及综合疗效。在那些貌似没用的废纸中隐蔽地存贮着珍贵的疗效信息，而这些信息价值就在于漫长的历史时间和庞大的规模范围。卖了废纸，其实就是断了信息链，无影无形的信息链就像电流，停电了，整个电路中哪还有电存着？因此，了解信息和信息工作的特点，对秘书非常重要。第一节　信息工作　　　　　　信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。这可以从三个方面来认识。第一，在当今竞争日益激烈的社会中，信息已经成了一种特殊的政治资本、战略资源和物质财富。信息与物质、能源并列，成为现代社会的三大经济支柱的说法，已经被世界认同。在这样一个充盈着信息的环境中，秘书的工作必然围绕信息展开。第二，从秘书所服务的领导者的角度认识，今天的领导应是知识渊博、经验丰富、决策果断的一代管理者。无论政坛，还是商场，领导者的成败得失已—421—经逐步表现为判断速度和选择准确率的较量，而领导决策的关键是要“耳聪目明”，要保持充分准确的信息量。秘书要为这样的领导者辅助管理，信息工作必当放在首要位置。第三，从秘书自身的工作角度认识，“办文”、“办事”、“办会”是秘书工作内容最凝练的概括。公文也好，会议也好，都是信息的载体。文书是记载信息的，会议是发布、交流信息的。可以说，没有游离于信息之外的秘书工作。认识到信息工作在秘书工作中的重要地位，是做好信息工作的第一步。一、秘书信息工作综述人们在开展对秘书史的研究时，除了以文字、文书工作来确定秘书的起源和沿革外，就是自然地将历史上的智囊、师爷、幕僚、佐臣视为古代的秘书。不管这样的追溯是否完全有道理，它却说明了人们对秘书出主意、想办法、拾遗补阙职能的认识。这实际上已经认识到秘书在信息工作中的重要作用。将信息工作融于其他工作中，又以信息工作推动其他工作的开展，是秘书在当前开展工作的一个特点。过去有人说秘书有耳目作用，就是善听善看。这还不够，秘书在工作中把听的、看的经过加工整理变成对领导决策管理有帮助、有价值的参考，而且这种价值体现越来越高，这才是对秘书信息工作的要求。（一）“信息”的概念最初，不少人将一般音信、消息、指令、情报等等都统称为“信息”。后来发现信息的含义要比消息、情报的含义广泛得多，不仅消息、情报是信息，指令、代码、符号语言、文字等，一切含有内容的信号都是信息。作为科学技术术语，信息一般是指接收者收到的预先不知道的消息、报道或知识。比如在自然科学研究领域，人们常常把物质借助能量发出的信号称为信息；在计算机领域中，人们也常常把人与计算机交流的内容称为信息。随着社会的进步和科学技术的发展普及，人们对物质世界中普遍存在的“信息”认识越来越明确，也越来越重视，不仅把它提升到社会经济发展的三大支柱之一，而且在科学研究方面加大了对信息作用的研究。今天，对信息的研究，已经成了一门专门的“信息论”。此时人们对信息意义的理解，远远超出了消息的意义。从秘书工作的角度说，优秀的秘书工作者就认为充沛的信息量是秘书辅助领导科学决策的重要保障。因此，在秘书学研究领域，对信息的研究也有了新的认定。１畅信息的几种认定（１）秘书学界的老前辈王千弓先生在他主编的枟企业秘书枠中认定“信息是事物存在的方式或运动状态，以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表达。”（２）徐瑞新、李欣、李登柱主编的枟中国现代秘书工作基础枠中提出：“世界是物质的，物质是运动的，运动着的物质是互相联系互相作用的。运动着的物质及其相互联系的变化的最新反映（反应），都有可能在另一事物的特征中再现出来，产生痕迹、标记，即表征。这表征就是信息。因此，是不是可以这样简单地说：所谓信息，就是客观事物及其联系的变化的最新反应的表征。”“就是事物的新变化通过各种形式给予人的一种感知。”（３）朱传忠、叶明主编的枟秘书理论与事务枠中，认为：“所谓信息，是指客观世界中客观事物及其联系的变化的最新反映的表征，对于接受者来说是一种有用的知识。”（４）侯玉珍主编的枟秘书学枠和其他一些秘书学专著中，都引用了美国著名的哲学家、数学家、控制论和信息论的创始人之一诺伯特·维纳（Ｎ．Ｗｉｅｎｅｒ）关于信息的论述片段。他认—521—定：“信息是人们在适应外部世界，并且使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”，“接收信息和使用信息的过程，就是我们适应外部世界环境的偶然性变化的过程，也是我们在这个环境中有效地生活的过程”，“要有效地生活，就要有足够的信息。”以上诸家对信息的认定，是有相当的代表性的。而且他们有一个共同的认识，就是认为“信息”“迄今尚无统一的定义”或“目前尚无一致公认的定义”。而且有人认为这有助于深化对信息的认识。但是为了从事秘书工作和开展信息工作的便利，我们是不是可以从秘书工作的角度，将信息归纳为这样几个要点：第一，信息反映的是外部客观世界；第二，信息反映的是外部客观世界的变化；第三，这种变化是最新的；第四，这种最新的变化对我们应当是有用的。这四点应该是秘书关注的“信息”。２畅信息的特性（１）普遍性。信息的普遍性表现在它客观地存在于自然界和人类社会的一切领域。即“无时不在”、“无处不有”。信息在时间上和空间上充满我们的工作领域。（２）时限性。因为信息是反映最新变化的，随着时间的推移，必将有更新的“变化信息”替代前一时间的信息。所以任何一则信息，都是有时限的，或者说是只能保证在一定时间内有价值。（３）开发性。这是信息的内容和形式两方面兼具的特性。在内容上，信息的合成不是简单的数学加法，一则信息和另一则信息合成，就有可能生成第三则更有用的信息。在形式上，信息依赖于载体，但信息的载体是可以转换的。人们可以按照自己的存贮、传输和利用的需要来开发信息载体形式。（４）非消耗性。这是信息作为物质的非常特殊的性质，实质是可以使信息的接收者共享信息内容，而信息本身并不衰减。（二）秘书的信息工作我们认识信息的目的，就是要围绕信息的利用开展秘书工作范围内的信息工作。１畅秘书的信息工作研究信息的学者认为，人们在开发信息中的活动总和都是信息工作。我们可以认为秘书对信息的发布、收集、筛选、集中、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。随着人们对信息的重视，信息工作在秘书工作中占据着十分重要的位置。邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决策的人。对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策者判断的正误和水平。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。有人估计，２１世纪将是中国在世界崛起的世纪，中国的政治、经济、文化等等一切今后必将在世界这个更大的舞台上活动。“知己知彼，百战不殆”，秘书的信息工作，也必将以世界为范围。所以，载体和手段的现代化，就是秘书信息工作的一个新课题。２畅秘书信息工作的特点秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的信息的特点决定的。（１）普遍性。信息的“无时不在”、“无处不有”，决定了信息工作的普遍性特点。对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的—621—收集对象；在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关的信息。所以对于秘书，信息工作是存在于时时处处的。（２）紧迫性。这是由信息的时限性和非消耗性决定的。信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快又准。同样的信息，别人比我们利用早，信息对我们就可能失去了价值。甚至同样的信息，由于人们可以共享，我们就失去了时间上的优势。所以又快又准地向领导和决策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。（３）开拓性。这是由信息的可开发性的特点决定的。信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。更进一步说，是秘书是否是勇于开拓和善于开拓的人。早在２０世纪８０年代中期，中共中央办公厅在北京召开的部分省区市和中央部门秘书长、办公厅主任座谈会上，温家宝同志第一次提出了“高层次信息”的概念，他在枟进一步做好信息工作，充分发挥办公厅的参谋助手作用枠的讲话中指出：“信息的开发和处理，可分为两个层次；初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工，领导机关可以用它了解动态，但不能仅仅据此决定政策。高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析，并在此基础上提出的对策意见和处理方案，也包括经过调查研究对其中的问题写出的有深度的材料。初级信息是信息工作的基础；高层次信息是初级信息的开发和深化，有更大的参谋咨询作用。在实际工作中，两者相辅相成，不可偏废。”努力开发并及时向领导提供高层次信息，是秘书信息工作的重要特点。它包括两方面含义：一个是秘书对信息内容的开发，即初级信息转化为高层次信息；一个是信息载体的现代化和信息加工手段的现代化，是秘书开拓性信息工作的重要保证。［相关链接］　老周在提办公室主任之前，曾在新疆挂职锻炼。回到单位，他多次给下面的秘书讲一件使自己遗恨终生的事情。老周认识一位维吾尔马车夫基戈尔，性急、性直，而且做任何事都十分投入，丝毫不肯马虎。那年南疆下了场罕见的大雪，寒冷的雪天，厚厚的积雪，让平时适应了温暖干燥的南疆人又兴奋又惊恐不安。那天，喝了酒的基戈尔一趟趟地把满车的雪拉到干涸的涝坝上，然后把雪倾倒进几十米深的坝底。一车的雪不重，但是天冷地滑，四套马的车走得抖抖瑟瑟。基戈尔每次把车赶到坝上，再让马车倒到坝边，把雪准确地倒进涝坝。马不仅精壮，还很聪明，每每离坝边不到一米时，辕马就坚持不再退后。基戈尔追求完美，又很固执，喝了酒的他就更气急，每每倒车时又是吆喝又拼命扯辕马的辔头。辕马一次比一次难以驾驭。老周说那天他跟车，他喜欢基戈尔做事有板有眼的投入，但是也担心他的固执甚至较劲。老周说，他早想劝基戈尔，上坝的路已经被一趟趟来往的马车压得又硬又滑，马也又冷又累，把车倒到坝边固然好，但每一次都越来越危险。老周说其实他当时说了