新员工公文培训

二0一六年二月公文规范与语言表达——新员工公文培训公文的重要性公文的定义与分类一二是企业实现管理职能的重要途径公文是衡量员工综合素质的重要标尺公文是员工履行岗位职责的重要工具公文是体现企业形象的重要手段公文公文的重要性公文的定义与分类一二是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体。简称“文件”。公文的定义公文的特点办理公文的“基本法”1.鲜明的政治性2.法定的权威性3.体式的规范性《广州商业发展有限公司公文管理办法》命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、请示、报告、通知、函、会议记要公文种类（13种）上行文平行文下行文2907卷请示、报告4664件函500卷通知、决定、批复、通报按办文途径分类公司公文分类OA文件按公文性质分类纸质文件外签件内签件集团公司外签件投资企业外签件集团公司内签件投资企业内签件最终是否成文印发谁最终签发、审批由于通过邮件办文容易出现不利于层级管理、督办落实、留痕存档等问题，因此，公司内部邮箱、电子邮件等仅属办公的辅助工具，不能作为正式办文渠道使用。一、总体要求简明扼要观点明确庄重平实直书不曲表述紧凑逻辑关系正确用语礼貌得体数据计算准确体式规范规范简洁明了（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求13标题必须让读者大略知道—标题必须囊括全文的主要意思标题的组成：由发文单位+关于+事由+文种组成。公司内部发文，可不写发文单位。关于强运营安全管理的通知不能太窄/太宽你想干什么/要他干什么（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求广佛工程珠江三角洲城际快速轨道交通广州至佛山段工程（以下简称广佛工程）广佛线珠江三角洲城际快速轨道交通广州至佛山段工程（以下称广佛线）AFC自动售检票系统（以下称AFC）×原丛桂路147号（以下简称被拆迁房）（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求√根据广州市安全生产委员会《关于印发广州市2008年安全生产月活动方案的通知》（穗安﹝2008﹞9号）的要求，-------××根据广州市安全生产委员会（穗安[2008]9号）《关于印发广州市2008年安全生产月活动方案的通知》的要求，-------根据广州市安全生产委员会[2008]9号文的要求，-------（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求第四层第三层第二层一、（一）1.（1）第一层黑体字楷体字仿宋体字仿宋体字需要分章、节、条、款、项、目的行政规范性文件，章、节应当有标题，章、节、条的序号用中文数字依次表述；款不加序号；项的序号用中文数字加括号依次表述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求人名要用全称√陈韶章副总经理收文单位尽量用简称√陈鼎榕副总经理市建委、集团公司、设计院Χ陈总Χ陈总（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求在正文中，除部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语的数字必须使用汉字外，其它均须用阿拉伯数字。正文中数字的用法成文日期以单位负责人签发的日期为准。日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。一般右空四字编排。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。正文中，以下写法均不规范Χ二00七年Χ09年Χ壹仟叁佰捌拾元整√2007年√2009年√1380元关于金额的表示万元以下的，用“元”表示。3800元万元以上的，用“万元”表示。5万元亿元以上的，用“亿元”表示。8亿元（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求标点符号运用规则句号。逗号，顿号、表示一句话完了之后的停顿。如：广州集团公司是广州市大型国有企业。表示一句话中间的停顿。如：广州集团公司是广州市大型国有企业，现有员工21000多人。表示句中并列的词或词组之间的停顿。如：广州集团公司是广州市大型国有企业，现有员工21000多人，负责建设、运营管理和附属资源开发经营。一个主语用一个句号，换主语时用句号√集团公司办公室负责仪式的总体策划。运营总部负责仪式的具体会务工作。Χ为了加强计算机保密安全管理，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。总公司办公室对全司计算机保密情况进行了认真的检查。小标题后面，无需句号Χ根据《广州线网覆盖系统租赁服务协议》约定:“乙方(贵司)须按季度向甲方(我司)支付租赁费。”√《广州线网覆盖系统租赁服务协议》约定：“乙方须按季度向甲方支付租赁费。”√根据《广州线网覆盖系统租赁服务协议》的约定，贵司须按季度向我司支付租赁费。引用有关人员讲话、法规条文时，如果用“”，则须按照原文一字不改地引用（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求附件—对正文所提及的事项进行详细说明或对正文中的论点形成支持的文件主要内容、事项放在附件中表述附件的标注方法不正确如有附件说明，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（二）简称的运用规则—先繁后简(三）文件名与文号的运用规则—先文后号（四）序号的运用规则—先横后竖（五）称谓的使用规则（六）数字的用法（七）标点符号的运用规则（八）附件的使用规则（九）行文规则（一）标题的规范要求二、具体要求不得越级行文（包括上行文和下行文）各部门起草的公文，须经综合部文整、提出送审意见后，报公司领导阅批除上级领导直接交办的事项外，不得向上级领导个人报送公文房产总部-----集团公司----市政府部门员工拟稿各部领导审核综合部文整送审公司领导阅批公章不盖在白纸上计划、总结、方案、制度、合同、财务报告等不能直接作为公文工作联系单不得主送上级和本部门----对外的公文必须打印在文头纸上•你明白的事情，读者不一定明白（一）为别人而写的原则•拟文的直接目标是“四好”：好读、好懂、好记、好处理执行•让你自己明白很重要，但让读者明白最重要三大原则•公文“四宜”：宜短、宜实、宜准、宜平和•一份公文只有一个落款（二）不重复原则（一次原则）•每个问题只在公文中讲述一次，并且讲透，不在其它地方再讲•在正文标题中已提及的文件名称，无需再在附件中进行标注三大原则•不要在相邻的句子中重复使用同一个字、词与该项目（事项）有关的，不一定与该公文有关（三）不一定相关原则三大原则与该公文不相关的，不要写进公文（一）（二）（四）（三）（五）（六）（七）力求简短准确明了保持一致注意词语搭配注意顺序不犯语法错误不犯逻辑错误法方大七◆一份公文只解决一个问题◆“复文”切忌不厌其烦地引述“来文”◆不向上级大讲方针政策和“革命道理”◆大刀阔斧猛砍废话只要是不影响词义或主旨表达的字、词、句，就可以大刀阔斧、毫不留情地删去2010年5月1日~5月5日8月1日下午14：002010年5月1~5日8月1日14:00或8月1日下午2:00Χ√Χ我司工作人员分别于2009年2月23日下午2：30；3月4日上午11：30；3月5日下午2：45；3月9日上午10：23和下午3：07、12日上午10：38；以及15日下午4：50多次拨打号码为13610051412的电话，但无人接听。◆少讲过程和细枝末节的事情√我司工作人员近期曾多次拨打投诉人的电话，但均无人接听。√我司近期多次联系投诉人未果。（一）（二）（四）（三）（五）（六）（七）力求简短准确明了保持一致注意词语搭配注意顺序不犯语法错误不犯逻辑错误法方大七◆公文用语必须准确得当，不得用容易引起歧义的词句◆直接表述事由或要求，不要转弯抹角◆多用偶数词，少用奇数词◆内容复杂、篇幅较长的公文，要分段描述跳轨----坠轨1.9元----2元◆区分几组容易混淆的词需要、必需Χ外单位人员借出孤本档案，需交纳押金500元以上。须要、必须---来自于人或事物内部的需求---来自于外部的要求，带有强制性◆区分几组容易混淆的词鉴此——考虑到这些原因（情况、困难）运用规则：原因（情况、困难）+鉴此+请求（建议）——为了实现这些目标（达到这些目的）运用规则：目标（目的）+为此+请求（建议）为此Χ----由于夏南二村地块未最后完成征地手续，无法交付使用，车辆段工程至今无法展开，影响了广佛线工程建设的进度。为此，请求贵委尽快与佛山市政府沟通协调，-------。（一）（二）（四）（三）（五）（六）（七）力求简短准确明了保持一致注意词语搭配注意顺序不犯语法错误不犯逻辑错误法方大七◆概念必须稳定同一个事物的名称/名词必须保持不变◆标题与内容表达必须一致◆语言规模、韵律必须保持一致（一）（二）（四）（三）（五）（六）（七）力求简短准确明了保持一致注意词语搭配注意顺序不犯语法错误不犯逻辑错误法方大七注意词语的固定搭配注意词语特性召开会议举办培训落实制度履行职责堵塞漏洞杜绝现象建设运营管理用在报告中，表示“过去”的词：已、了、情况用在请示中，表示“将来”的词：拟、将、事宜（一）（二）（四）（三）（五）（六）（七）力求简短准确明了保持一致注意词语搭配注意顺序不犯语法错误不犯逻辑错误法方大七思想在先，行动在后字、词、句放在不同的位置，会产生不同的语言效果，因此，须注意字、词、句的先后顺序原因在先，结果在后综合在先，具体在后铺垫在先，运用在后大事在先，小事在后优点在先，缺点在后上级在先，下级在后别人在先，自己在后八先八后讲依据时的顺序如：根据国家法律、省市法规和公司规章制度，制定本办法。自上至下从大到小如：建设广佛，对于满足广佛两市人民出行需要、加快珠三角地区城市化进程、促进中国轨道交通事业发展，有着重要的意义。自下至上从小到大讲作用、意义、目的时的顺序原总公司总经理卢光霖请广大乘客予以支持、理解和配合2005年8月4日上午，在总公司第一会议室，新线验交办主任李鸿兴主持召开了新线各商业网点消防验收和移交问题讨论会。资源总部、安全监察部、设计院、运营总部、建设总部和新线验交办有关人员参加了会议。（一）（二）（四）（三）（五）（六）（七）力求简短准确明了保持一致注意词语搭配注意顺序