货币资金内部控制管理规定

归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册文件编号：鹏润－财－资金002撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心版本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级：□机密■一般合计页数：14页正文页数：9页附件个数：4个制度正文目录：目录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项87、附件9货币资金内部控制管理规定总裁审批管理研究室审核撰写人1.目的：为加强我公司货币资金内部控制和管理，保证货币资金的安全，特制订本规定。2.范围：2.1适用范围：本规定适用于国美电器总部各部门及各分部财务系统。2.2发布范围：鹏润投资（国美电器）各中心、各部门；各分部。3.名词解释：3.1货币资金：本规定货币资金指公司拥有的现金、银行存款和其它货币资金。3.2网上银行：指银行通过互联网向客户提供金融服务的银行系统。4.职责：4.1分部总经理职责：各分部总经理对本分部货币资金的内部控制管理的建立、健全和有效实施以及货币资金安全、完整负责。4.2各分部财务部职责：各分部财务人员负责货币资金管理规定的执行。5.作业内容：5.1现金管理5.1.1各分部（门店）要按公司核定的现金限额控制库存现金数量，现金收入应于18小时内送存银行，不得坐支现金，超限额的现金须及时解交银行。当日因故未能送存银行的，须报告分部负责人，妥善保管。5.1.2各分部（门店）收取的现金应于收款当日上缴银行，因不按时上交所造成的损失由分部自行承担，并追究有关责任人的责任。5.1.3各门店现金收入应上缴银行，各门店不得私设“小金库”，任何人不得将公款以个人名义存入银行，不得挪用公司公款。5.1.4出纳人员应严格按公司的规定使用现金，认真审核各种原始凭证。每天日结后要核对结余数与实际库存数，做到帐实相符，日清日结，并填报当天的“现金流量表”，具体反映库存资金的流入、流出及库存余额。5.1.5出纳每日及月末必须按公司的库存现金盘点制度进行盘点，每月盘点后如实填写“库存现金盘点明细表”。门店月盘点明细表于次月1日12:00前上报各分部财务部，由分部财务部汇总后，于次月2日9：30以前上报总部财务中心资金管理部。5.1.6各分部总帐会计负责对分部的库存现金进行不定期的抽查盘点，各门店的主管会计负责对门店出纳库存现金进行抽查盘点，财务主管负责对以上工作监督管理。公司财务中心定期和不定期地对各分部的现金盘点进行抽查，各分部确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因作出处理。对于库存现金盘点表与现金流量表存在差异的分部汇总人员应将详细的差异说明上报公司资金管理部。5.1.7为了缩短公司资金在流转过程中停留的时间，减少资金滞留在门店的数额，切实降低资金的营运成本，保障资金的安全，根据公司的经营管理要求，公司对分部所属各门店金库留存资金实行限额管理。门店库存资金是指门店在银行上门收款后仍滞留在门店的现金部分，包括销售收入中的现钞部分、门店日常备用金（含用于市调借款留存的费用）、零钞等，不包括信用卡、支票、购物券、借条和其他以非现钞形式存在的资金凭证。5.2银行存款管理5.2.1各分部取得的资金须及时记入公司银行账，不得设立“账外账”。无论使用何种财务软件，银行出纳必须建立银行存款日记帐并按业务发生时间序时登记。5.2.2定期核对银行存款余额，按月编制《银行存款余额平衡调节表》，《银行存款余额平衡调节表》须由不相容会计人员编制，即管理该帐户的会计人员不得编制该帐户的余额调节表，经分部主管会计审核，报财务经理签字后，每月10日之前上报总部财务中心资金管理部，并与当月凭证一起保存。公司总部的《银行存款余额平衡调节表》，由公司财务中心主管会计审核，报分管副总签字后，与当月凭单一起保存。5.2.3单位的“未达账项”要逐笔落实，及时处理。不允许出现长期的未达帐项。对于15天以上的长期未达帐项编制时作相关说明，并由财务经理负责从快清理。5.2.4支票的领用须建立支票使用备查登记簿和审批制度。领用时，经办人在登记簿、支票存根上签字。公司原则上禁止签发无收款单位、无金额的支票，特殊情况下，签发的空白支票需要财务经理在登记薄上签批并注明支付限额。5.2.5银行结算票据由出纳填写完整，交财务经理或财务经理授权人加盖银行预留印鉴或填写支票密码后，送开户行办理收、付款业务。银行票据存根粘贴在付款凭证后，送交会计记帐保存。5.2.6各分部应当严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款。5.3票据和有关印章的管理5.3.1出纳负责票据的管理，要设立备查簿分类记录银行票据的购买、保管、领用、背书转让和注销情况，防止空白票据的遗失和被盗用。5.3.2会计负责发票或收费票据的管理，会计要对发票或收费票据的购买、保管、领用和注销专设登记簿进行登记。5.3.3各类票据的填写应真实、准确、合乎规范。开具的票据应及时进行帐务处理或送交银行。作废票据要加盖“作废”章，作废发票或收费票据随存根保管，作废支票要按序号装订成册。5.3.4用完的发票或收费票据应及时登记注销。任何人不得随意销毁票据。作废支票应随同记账凭证装订成册。发票销毁要填写销毁发票登记表，报请税务机关同意后方可销毁。任何人不得出借、挪用任何票据。5.3.5各分部要加强银行预留印鉴的管理，出纳负责保管单位负责人印章；财务经理或财务经理授权的会计主管人员负责管理各分部财务专用章（支票专用印鉴）、支票密码。任何分部或个人不得将财务印鉴，特别是财务专用章、收费专用章、支票专用章等转借他人保管或使用。5.3.6公司总部撤销分部其独立核算权时，应向公司总部交回财务印章和空白发票、支票等。如不按时交回导致遗失等，造成的经济损失由责任人承担。5.4银行帐户的开立和使用5.4.1开户原则A：统一高效：首先是业务服务功能的统一，合作的银行能够提供全方位服务功能，如：上门收款、结算、网上银行、授信、POS机等，其次是合作银行与公司资金管理要求较一致的银行。B：实用精简：首先是公司相关业务发展需要，如货款结算、授信、网银、纳税等；其次是能在同一个帐户上处理的业务，不需要设置两个帐户。C：公司战略发展需要：即能够为公司提供融资需求和公司的战略发展需要而需设立的银行帐户。5.4.2帐户分类A：结算帐户：包括主结算帐户（即收款行），如销售及其他业务收入款项的回收、对外支付货款的银行帐户；辅助结算帐户（即授信行），指为开立、兑付银行承兑汇票的银行帐户。B：费用帐户（即基本户），主要指公司日常的经营、管理费用支出的帐户；C：纳税帐户（根据当地税务部门要求在有关银行开立）。5.4.3帐户管理具体要求A、分部根据业务的需要设立、注销银行帐户，必须上报总部财务中心资金管理部审批备案，严禁擅自设立、随意开户、任意销户。B、外勤出纳专门负责银行存款，实行钱帐分管的原则。收入的款项应及时存入银行，并认真审核收款票据凭证记载的内容事项。按公司的审批程序对外支付货款，支票应写明用途、金额、收款单位等，严禁开立空头支票、空白支票。及时取送银行单据，并进行相应的帐务处理。C、银行承兑汇票的保证金帐户、信用卡帐户视同普通帐户进行管理，必须保证每周从信用卡户向结算户划转的次数、到银行取送单据的次数均不少于2次。D、各分部的费用帐户的资金应根据总部核定的费用额度定期从结算户中划转，并按照实际支出支取。5.4.4新开分部开业前银行帐户的管理A、开发人员开立银行帐户后，应在2个工作日内将银行帐户明细传真到总部资金管理部备案（包括：公司全称、开户行、帐号）。B、财务人员到位前，非财务人员不得以任何理由使用该银行帐户。C、新开分部筹备期间，除基本帐户外，不允许再开立其他银行帐户，若有特殊情况需要开立或注销银行帐户的，应以书面形式向总部财务中心资金管理部提出申请，经批准后方可执行，并将新的银行帐户信息（包括：公司全称、开户行、帐号）传真到总部资金管理部备案。5.5网上银行的管理5.5.1网上银行的功能：适用所有用户的功能有：信息窗、更改密码、帐务信息查询、转帐、发放工资、授权、支票挂失、帐务控制设置、常汇户管理等；适用集团公司的功能有：集团帐务查询、集团内部转帐、分公司帐户余额录入、发出支付指令等。5.5.2开立网上银行的目的：为贯彻公司总部对资金集中管理、计划管理、合理调度的原则，发挥资金使用的整体优势，建立高效快捷的结算体系，进而实现规模效应，缩短资金在途时间，提高资金使用效率。5.5.3开立网上银行的条件：各分部只能在主结算户、授信户或因业务发展需要，按总部要求在指定的银行开立网上银行帐户。5.5.4申请开立网上银行的程序：A、因业务发展需要，各分部相关帐户需要开立网上银行的，需向总部财务中心资金管理部提交书面申请，经总部审核批准后方可开立。B、申请开立网上银行的分部，需向相关银行说明申请集团帐户(即：以集团公司下属子公司的名义申请)。C、网上银行正式开立后，申请分部需向总部财务中心资金管理部报送《网上银行资料明细表》（见附件7.3）备案。D、为确保资金安全，所有网上银行的开立必须具备以下三级授权管理，即：每一笔资金的支付，必须经三人之手方可划转成功：Ⅰ、操作员：分部出纳权限：制单、基本帐户维护Ⅱ、复核员：结算主管权限：复核（以操作员的工作进行监控）、基本帐户维护Ⅲ、授权人：分部财务经理权限：转帐（具备对前两级操作员所操作的款项是否支付的权利，同时对前两级操作人员起到监控的作用）、基本帐户维护E、各分部在网上进行支付时必须按照以上规定，经以上三级财务人员（缺一不可）的确定之后方可支付，三名网银操作人员必须互相监督。F、网银操作人员必须加强登录网银所必备证书（IC卡）及密码的管理及保密工作，不得将密码或证书泄露或交与他人代为操作或保管，支付密码要做到随时或定时更新。G、各分部必须在遵循公司相关的付款审批及授权规定的前提下，方可在网上支付。5.6资金报表的管理5.6.1分部开业前报表管理。A、总部同意新开分部的资金需求申请且申请资金到帐后，该分部每周应定期上报《国美新开分部资金使用状况汇总表》，该表应如实反映本分部的使用状况及收支情况，不得存在隐瞒或欺骗行为。B、分部在申请拔付资金未到帐前，严禁许诺或开空头支票等。C、总部拔付所有资金各分部应做到专款专用，不得借任何名义挪做他用。如遇特殊情况报总部批准后方可执行。5.6.2分部开业后报表管理。分部正式开业后各单位应上报《现金流量表》，即：取代开业前上报的《国美新开分部资金使用状况汇总表》。现金流量表是总部掌控现金流动状况、进行资金调配、投资等决策的重要依据。A、编制需遵循的原则Ⅰ、本表所填数据一律精确到万位，并保留小数点后2位；Ⅱ、本表所有数据的填列以收付实现制为准，遵循现金流入流出的概念；Ⅲ、本表所称现款形式均包括以现金、支票、信用卡、电汇、信汇等形式即时流入、流出或随时划转的款项；Ⅳ、本表中的期初和期末余额、当日流入和流出发生额均为财务软件系统帐面的实际金额，每日期末余额应同银行存款的帐面余额、现金的帐面余额和其他货币资金的帐面余额相等，各分部在上报现金流量表的同时应将当日银行存款帐面数在表下的备注中分别列明上报。月底应同资产负债表中货币资金对应科目的余额一致；Ⅴ、本表中的数字必须横向数字与纵向数字合计一致，汇总数字与明细数字的相加数一致；（如现金合计数=门店现金期初余额小计+分部现金期初余额小计），本日期初余额与上日期末余额一致，本日期末余额=本日期初余额+本日流入-本日流出；Ⅵ、可动用额=期末余额+已收未入帐-已付未入帐-不可动用资金；Ⅶ、所有数字的填列及表格样式必须以此文件为准，不得自行根据理解填列和变动，如与实际操作有冲突的，应先请示总部待批准相关意见后方可填列。B、具体编制说明Ⅰ、期初余额、本日流入、本日流出、期末余额根据当日帐面实际数额填列；Ⅱ、已收未入帐填写已经收到的但尚未进行帐务处理所有货币资金的流入。Ⅲ、已付未入帐填写已经支付的但尚未进行帐务处理所有货币资金的流出。Ⅳ、分部不可动用资金