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复地（集团）股份有限公司流程手册文件编号：FT-CB-LC004版本：1.0合同管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人合同管理流程编号：FT-CB-LC004版号：1.0页码：第2页共9页1目标：为加强房产开发项目中对各类供应商的过程控制，减少经营风险，通过明确内部职责，提高解决问题的时效性和有效性，从而保证各项经营活动正常有序的进行。2适用范围：2.1集团成本管理中心或区域审算合约部组织招投标产生的各类工程合同（含部分配套工程合同）、设计、咨询合同、材料设备采购合同和其他合同（招标代理、物业管理等）。2.2项目部、其它非招投标产生的协议发包（含配套工程、设备、服务等内容）和其它发包。3术语和定义：无4部门职责：4.1经办部门作为对外洽谈拟订合同的经办人为第一责任人，对合同的真实性、合理性、可行性负有完全的责任，相关隶属部门（公司）的负责人为第一审核人，负有直接责任。4.1.1项目部：负责权限内采购合同的要约设计、拟定合同草案、合同报审报批、组织合同交底、签订合同等工作。4.1.2区域审算管理部：负责采购合同的要约设计、拟定合同草案、合同报审报批、组织合同交底、签订合同等工作；负责定期召开合同履行工作评审；负责权限内的合同结算。4.1.3集团成本管理中心：负责超区域权限的合同审核。4.1.4集团行政管理中心合同管理员：负责合同的流转、审批程序、流转时效、用印记录、合同资料的分发归档等工作。4.2审核部门4.2.1各级工程管理部门及设计管理部门：负责合同中技术要求的审核；负责对合同执行时间等信息的审核。4.2.2集团财务资金中心及区域财务管理部对合同的履约收支、付款方向、单据回笼等情况监督审核。4.3审批人4.3.1项目部负责人：负责对权限内的合同进行审批；合同管理流程编号：FT-CB-LC004版号：1.0页码：第3页共9页4.3.2区域公司负责人：负责对权限内的合同进行审批；；4.3.3集团总裁：负责对集团总部、区域公司、项目部进行合同管理授权，划定各级部门及人员的合同管理权限；负责对需由复地集团法定代表人的合同进行审批；负责代表复地集团与施工及材料设备供方签署重大采购项目合同及战略采购合同。5工作程序：活动步骤及说明负责部门/负责人输出1根据权限划分进行合同授权1.1根据《工程采购方式选择作业指引》，对于需要经过招投标、议标及直接委托形式进行采购的均需要在集团领导（主管副总裁、总裁）、集团总部（集团成本管理中心）、区域公司（区域审算合约部）及项目部之间设定不同的合同管理权限（主要是审批权限）：项目部权限为招标采购合同总额不超过50万；区域公司权限为招标采购合同总额不超过300万，议标及直接委托采购合同总额不超过50万；超出上述权限的，须由集团负责审批，具体请参考《复地集团权限审批表》；1.2合同审核将根据合同权限的不同分别不同部门进行审核：项目部权限内的合同，由区域审计监察部对涉及法务的内容进行审核；区域公司权限内的合同，由区域设计管理部、工程管理部对技术细节进行审核，由区域审计监察部对涉及法务的内容进行审核；集团总部权限内的合同，由集团技术委员会、产品研发中心、技术管理中心、工程管理中心对技术细合同管理流程编号：FT-CB-LC004版号：1.0页码：第4页共9页活动步骤及说明负责部门/负责人输出节进行审核，由集团审计监察部对涉及法务的内容进行审核。2拟定合同草案2.1合同经办部门/经办人根据招标文件、评标、询标或谈判记录、中标单位的审定意见以及公司有关规定起草合同文件，进行要约设计；2.2合同经办部门与项目部、有关职能部门、合作方进行沟通，对要约大致内容进行确认；2.3合同经办部门拟定合同草案。合同经办部门合同草案3合同稿流转及会签3.1合同经办人填写《合同会签单》，经部门负责人签字后，连同合同草稿及附件送交所在区域行政部门或集团行政管理中心合同管理员编号流转。3.2合同流转附件由招标形式确定承包商的合同，《定标表》及评标报告作为合同流转的附件。非招标形式确定承包商的合同，《协议发包审批表》及请示报告作为合同流转的附件。合同流转时须附供方投标报价清单或我公司核价单，合同签定时报价清单作为合同附件须清晰明白并加盖公章。总包、桩基、彩铝门窗、阳台栏杆、雨蓬、幕墙、外墙涂料工程须附安全协议。与物业维修有关的承包合同须附维修承诺书。超预算审批报告应在盖章前提交。补充协议的流转须附原合同。3.3会签部门审核内容成本管理中心或区域审算合约部审核合同价款、结合同经办人合同会签单合同管理流程编号：FT-CB-LC004版号：1.0页码：第5页共9页活动步骤及说明负责部门/负责人输出算方法、付款方式等。设计部门审核工程设计合同的收费标准、服务范围、付款方式等。法务部门审核合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任等。财务部门审核合同的付款方式、履约收支、单据回笼等。区域审算合约部及集团成本管理中心全面审核和备案。3.4流转程序区域权限内的合同：项目部或审算合约部申报，流转部门为审算合约部、法务部、财务部、区域主管副总、总裁。超区域权限的合同：审算合约部申报的，流转部门为区域主管副总、总裁、集团成本管理中心、法务审计中心、财务资金中心、集团主管副总、总裁；成本管理中心申报的，流转部门为集团成本管理中心、法务审计中心、财务资金中心、集团主管副总、总裁。补充协议的流转由原申请部门负责，因造价控制要求需签订增加费用补充协议的合同，由项目部、区域审算合约部或集团成本管理中心申报，流转部门同上。设计、装修合同除上述部门以外，还须相关的设计部门审核。各部门按表式要求填写意见，标注日期并签字。合同管理流程编号：FT-CB-LC004版号：1.0页码：第6页共9页活动步骤及说明负责部门/负责人输出项目部或相关部门的非招标紧急合同如需合约管理部协助流转的，必须通过工作联系单的方式通知区域审算合约部或集团成本管理中心，列明供方单位名称、合同价款、工期要求等主要内容。区域审算合约部或集团成本管理中心可先行流转合同，项目部或相关部门须在合同报批前完成申报。3.5每个部门的流转时间控制在两个工作日内，流转一般10天内完成。3.6区域审算合约部或集团成本管理中心负责人对会签的总体内容、时间控制进行检查并签字把关或采取必要的纠正措施。4合同修改4.1区域审算合约部或集团成本管理中心或其它职能部门经办的合同在流转的同时应将合同e-mail或传真至项目部经理审阅，项目部经理应在2天内提出回复意见。合同文本及时提供给对方单位，各方面的意见应在合同流转到区域主管领导或集团主管副总之前汇总。4.2合同经办人综合各方意见进行必要修改，部门负责人审核。4.3若合同修改较大或涉及关键事项，改动后须请个别部门反复流转批阅时，请相关部门更新签章及日期，以确保动态反映合同流转走向，保证时效性和对合同修改的认同。5审批、盖章、分发5.1超出某级授权权限的合同，会签后的《合同会签单》及附件须经该级别最高管理层审核后报相应级别管理层审批。合同经办人合同（订立、收尾）会签表归档目录表合同管理流程编号：FT-CB-LC004版号：1.0页码：第7页共9页活动步骤及说明负责部门/负责人输出5.2合同经办人将批准后的《合同会签单》交档案室签收，填写《合同（订立、收尾）会签表归档目录表》，将第一联“会签表”交档案室保存。5.3合同经办人通知合同签约单位按约定的合同份数进行复印、装订，并先行签字盖章。5.4合同经办人将签约单位送来的合同送委托代理人签字，填写合同订立日期，并由行政部盖章，将第二联“会签表”交行政部保存。5.5合同经双方签字盖章生效后，区域审算合约部或集团成本管理中心留存一份，其余分发给对方签约单位和项目部，并由项目部向档案室提交归档的正本合同。6合同备案6.1经办部门流转的合同应留存一份副本。6.2区域审算合约部或集团成本管理中心对项目部或其它职能部门流转合同的核心内容（乙方名称、合同价款、付款方式）进行备案，对合同条款进行一般性审核。6.3对于到政府部门备案用的合同，由项目部进行流转，合同采用政府标准文本格式。该类合同在签定之前，必须要求对方出具关于“本合同仅作为备案使用”的承诺书。6.4区域审算合约部或集团成本管理中心每月对合同流转情况进行一次统计，制作《合同流转一览表》区域审算合约部或集团成本管理中心合同流转一览表7合同履行的跟踪、收尾和评价7.1在合同履行过程中，区域审算合约部或集团成本管理中心应及时了解合同运行中所发生的问题，及时分析，采取措施，使合同履行过程得到控制。区域审算合约部或集团成本管理中心合同履行收尾会签表合同履行收合同管理流程编号：FT-CB-LC004版号：1.0页码：第8页共9页活动步骤及说明负责部门/负责人输出7.2区域审算合约部或集团成本管理中心根据各方面情况作最后汇总，对合同履行中的较大问题提出处理意见报区域或集团领导决议。7.3较重要的合同履行完毕，区域审算合约部或集团成本管理中心会同相关部门填写《合同履行收尾会签表》，须填写对合同供方的综合评价、对合同条款的经验总结和改进建议。7.4区域审算合约部或集团成本管理中心汇总各单位、部门意见后报区域或集团领导审核，并交档案室签收、归档、填写《合同履行收尾归档目录表》尾归档目录表6权限及标准7主要文档文档名称编制部门/人员主要内容接收部门/人员提交时限/频率合同会签单经办部门/经办人合同审核部门审核意见合同审核部门随合同流转合同（订立、收尾）会签表归档目录表经办部门/经办人统计用途档案管理部门随时更新合同流转一览表区域审算合约部或集团成本管理中心统计用途档案管理部门随时更新合同履行收尾会签表区域审算合约统计用途档案管理随时更新合同管理流程编号：FT-CB-LC004版号：1.0页码：第9页共9页部或集团成本管理中心部门合同履行收尾归档目录表区域审算合约部或集团成本管理中心统计用途档案管理部门随时更新8主要附件8.1《复地集团权限审批表》8.2《合同会签单》8.3《合同（订立、收尾）会签表归档目录表》8.4《合同流转一览表》8.5《合同履行收尾会签表》8.6《合同履行收尾归档目录表》