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第八章档案的检索一、档案检索概述二、档案检索语言三、《中国档案分类法》简介四、《中国档案主题词表》简介五、档案检索工具六、档案著录七、档案标引一、档案检索概述1、档案检索的含义和一般过程含义档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。档案检索的一般过程著录标识编制检索工具确定查找内容查找存储查检2、检索效率含义检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性的程度。这是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。指标设置检索效率通常采用查全率查准率和两个指标来衡量。1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档案之间的百分比。查全率=x100%2、漏检率：未检出相关档案与全部档案之间的百分比。漏检率=x100%3、检准率：检索出的相关档案与检出的全部档案之间的百分比。检准率=x100%4、误检率：检索出的不相关档案与检出的全部档案之间的百分比。误检率=x100%全部相关档案检索出的相关档案检出的相关档案检出的全部档案未检索出的相关档案检索出的相关档案未检出的相关档案检出的全部档案某利用者要求查阅党纪党风方面的文件，机关档案室保存相关专题文件40件，检索时检出30件，有10件漏检，那么这一过程的检全率=30∕40x100%=75%漏检率=10∕40x100%=25%某一利用者要求查找有关离退休干部待遇方面的档案，机关档案室共检索出30件，利用者查阅后认为其中20件是相关的，10件是不相关的，那么这一检索过程的检准率=20∕30x100%=67%误检率=10∕30x100%=33%例检（查）全率和检（查）准率之间存在互逆关系：放宽检索条件、限制检全率高检准率低限制检索范围检准率高检全率低二、档案检索语言含义根据检索的需要而创制的一种专门语言。也称标引语言、标识系统。也称标引语言。与自然语言不同，它是一种人工语言。特征单义性专业性作用作为概念的依据揭示检索标识之间的逻辑关系衡量检索效率三、《中国档案分类法》简介1、分类的原则与用途分类原则：以职能分工结合事物属性为原则。主要作用：据此对档案文献进行分类标引和组织分类目录。2、结构与使用方法G文化、教育、卫生、体育GA323摄影3231新闻3232人像3233建筑……K财政、金融KB金融1金融管理13利率管理1311人民币利率13111差别利率3、符号体系、编号方法、附注符号符号体系档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个大类，以字母的顺序反映大类的顺序。LA商业二级类目1国内商业三级类目11商品购销四级类目111工业品购销五级类目1111五金六级类目1112交电编号方法八分法GC8医学科学81基础医学82临床医学……88神经病与精神病学891皮肤科与性病学892耳鼻喉科学……双位制NK电子11电子材料12电子元件13电子器件附注符号（辅助符号）1、“+”并列符号：用来把两个或三个互相排列的类号组配起来“A251+B325”表示整党和干部审查两个并列概念2、“：”关联符号：用来把两个或三个相互关联的类目组配起来，表示两个或三个相交概念。石油化工机械为NJ37：NR7，农业机械为NJ37：NA73、“—”综合复分号。用于对主表格类目进行复分。农业工作会议为MA—25，全国档案学术会议为GA93-244、“/”起讫符号：用“/”号预留一些类目，供扩充类目时使用。5、“《》”民族复分号。依中国民族表多民族事物进行复分时用。例如：西藏地区经济为B44《04》5、“（）”世界各国和地区复分号。依世界各国和地区表对有关类目进行复分时用。例如：日本首相对我国进行国事访问为E214（113）6/“〔〕”中国地区复分号。依中国地区表对有关类目进行复分时用。例如：河北省政协主席会议为FAB〔13〕四、《中国档案主题词表》简介《中国档案主题词表》是档案主题标引和主题查检的工具。主要由主表和范畴索引组成。主表示例《中国档案主题词表》词间关系表词间关系含义简称符号等同关系正式主题词用项Y非正式主题词代项D属分关系下位词分项F上位词属项S族首词族词Z相关词相关关系参项C等同关系：指两个或几个概念相同或相近的主题词之间的关系。精简机构————正式主题词D紧缩机构————非正式主题词紧缩机构————非正式主题词Y精简机构————正式主题词属分关系：是指概念上具有隶属关系的一系列主题词之间的关系。属概念词即上位词，分概念即下位词。统一战线属概念（上位词）F爱国统一战线国际统一战线民族统一战线爱国统一战线分概念（下位词）S统一战线属概念（上位词）相关关系：是指主题词之间不存在等同关系和属分关系，而具有其他密切的关联，在标引和检索时需要参考的一种相互参照关系。民主人士C民主党派工作民主党派工作C民主人士档案的著录标引含义：档案著录时档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。《档案著录规则》简介著录项目：10大项23小项题名与责任者、文本、密级与保管期限、时间、载体形态、丛编、附注、标准编号及有关记载、提要、排检与编号等标识符号1、.—各大项（稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体项、附注项）。2、＝并列题名。3、：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、规格等。4、/第一责任者。5、；多个责任者之间、多个文件编号之间。6、+附件。著录内容识别符1、（）责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项、2、〔〕自拟著录内容、载体类型标识、3、？推测的不能确定的著录内容，与〔〕结合使用。4、□每个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用5、·外文缩写。6、…用于节略内容。著录标准格式：分类号档案馆代号档号电子文档号缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件.—稿本：文种.—密级：保管期限.—时间.—载体类型：数量及单位：规格.—附注提要主题词或关键词第一段第二段第三段第四段齐头著录、各词间空一格空两格，回行时与一、二段齐头例：GE5·754110102-53-107-846-94转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告的通知的通知：京政发[1989]56号/北京市人民政府+国务院通知+国家教委报告+市计委、市高教局、市人事局实施意见．—副本：通知．—内部：永久.—19890702．—8页：260mm×184mm．—教委报告不全，市计委市高教局、市人事局实施意见全无国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见毕业生分配高等院校教育改革制度正题名文号责任者附件稿本、文种密级、保管期限时间数量、规格附注著录项目说明题名与责任说明项1、正题名：一般指单份文件的题目或案卷封面的题目名称。须照原文著录。2、并列题名以第二种语言文字书写的与正题名并列的题名。与正题名一并著录，前加“=”号。3、副题名及说明题名文字副题名是从属于正题名的另一题名，照原文著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不必著录。说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文字，副题名及说明文字前加“：”。2、并列题名以第二种语言文字书写的与正题名并列的题名，与正题名一并著录，前加“=”号。3、副题名及说明题名文字副题名是从属于正题名的另一题名，照原文著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不必著录。说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文字，副题名及说明文字前加“：”。4、文件编号包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范文件的统编号、图号等。除年度号用“〔〕”外，其余照原文抄录。其前加“：”；若著录多个文件编号，用“；”隔开。5、责任者即作者。只有一个责任者时，照原文著录，其前加“∕”；多个责任者，著录居首责任者，被省略的用“〔等〕”表示。6、附件只著录附件题名，其前加“+”号；多个附件的，应逐一注明，各附件前均加“+”号；附件过长，可节略，节略部分用“…”表示；自拟附件题名前加“〔〕”。7、稿本与文种项1、稿本*依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“.－”。2、文种*依实际情况著录为命令、决议、指示、通知等，其前加“：”。8、密级与保管期限项（1）、密级*根据“GB7156-1987文献保密等级代码”：名称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级0GK公开国内级1GN国内内部级2NB内部秘密级3MM秘密机密级4JM机密绝密级5UM绝密对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国内级可不著录。密级前加“.－”（2）、保管期限*分永久、定期（30年、10年）。其前加“：”，若已改，应著录新的保管期限。9、时间项分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.－”。（1）、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文著录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。（2）、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出时间著录，并加“〔〕”（3）、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分以“口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。（4）、考证不出时间的，著录为“.－口口口口口口口口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在附注项中说明。（5）、起止时间注法：用“—”连接。10、载体形态项（1）、载体形态*分为甲骨、金石、简牍、纸、唱片、胶片、磁带、磁盘、光盘等。纸张载体不予著录，其它载体据实著录。其前加“.－”。（2）、数量及单位*数量为阿拉伯数字，单位如“页”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。（3）、规格*指载体的尺寸和型号等，其前加“：”。11、附注和提要项（1）、附注*此项著录需要解释和补充的内容。依各项目顺序著录。每一条附注均以“—”分隔。（2）、提要*对文件和案卷内容的简介，应反映主要内容和重要数据。附注后另起一段写，一般不超过200字。12、排检与编号项（1）、分类号依据《中国档案分类法》和GB15418—1994的有关规定著录。（2）、档案馆代号*依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》的代码著录。（3）、档号档号中各号之间以“—”相隔。（4）、电子文档号为管理电子文档所设的一组符号代码。（5）、缩微号是档案馆赋予档案缩微制品的编号。（6）、主题词或关键词按照DA/T19—1999、《中国档案主题词表》及本专业、单位的规范化词表进行标引。另起一行，齐头著录；各词之间空一个汉字位置；一个词不得分两行写。示例GE5.15410102-53-107-846–94转发国务院批转国家教委关于改革高等院校毕业分配制度通知的通知：京〔1989〕56号/北京市人民政府+国务院通知+国家教委报告+市计委、市高教局实施意见.—副本：通知.—内部：永久.—19890702.—8页：260mmx184mm.—教委报告不全，市计委、市高教局、市人事局实施意见全无国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区部门制定改革措施。北京市有关单位提出实施意见。毕业生分配高等院校教育改革制度通知1、文件级条目的著录：12.5cm7.5cmI108042D0011212-6-34576-2江口市各县干部教育情况报告.—永久.—19821205—19830201为提高干部文化水平，1982年市属各县教育局举办业余大学5所，业余学校10所，技术学校7所，入学人数达53000人。干部教育业余大学业余学校技术学校2、案卷级条目著录：档案标引含义：指在档案著录中，赋予其规范化检索标识的过程。赋予主题词的过程为主题标引，赋予分类号的过程为