Office办公软件培训资料

WeBuildYourTrustinSolar办公软件培训教材IT部/舒进良2012-6-142Excel使用技巧Office办公软件Excel函数运用3Excel—快捷键快捷键在工作表中移动到当前数据区域的边缘：Ctrl+箭头键移动到行首：Home移动到工作表的开头：Ctrl+Home移动到工作表的最后一个单元格。：Ctrl+End向下移动一屏：PageDown向上移动一屏：PageUp向右移动一屏：Alt+PageDown向左移动一屏：Alt+PageUp移动到工作簿中下一个工作表：Ctrl+PageDown移动到工作簿中前一个工作表：Ctrl+PageUpF4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。4Excel-使用技巧在输入数值时如果开头是0如何让它显示出来当我们在输入数值时，如编号如果开头是0的话，往往是显示不出来的。例如：输入009527显示出来是9527,0是显示不出来的。这里只要在前面加上一个单引号“’”就可以显示出来（如身份证号码也是相同办法）5如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部选中的工作表，不管是设置页眉和页脚还是打印你的工作表。Excel-使用技巧6在不同的单元格连续输入多个值我们有时需要在不同单元格内连续输入多个数据，但每次输入一个数据后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。方法:单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定其他单元格按回车键，光标自动停留在第一个选中单元格，再输入数据，敲回车键。光标会自动移动到下一个选中单元格。Excel-使用技巧7快速换行我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行。简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。Excel-使用技巧8通过一次按键创建一个Excel图表这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按下“Alt+F1”，你将得到相同的结果。但是按下“F11”和“Alt+F1”键，区别如下：F11键生成图表存放在新的工作表中Alt+F1生成的图表直接存放在当前工作表中Excel-使用技巧9禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令(ctrl+G)，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。Excel-使用技巧10快速给数字加上单位有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入#立方米，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。Excel-使用技巧11按笔划排序在默认情况下，Excel对中文字的排序方式是按照“字母”顺序的，以中文姓名为例，字母顺序即按姓的拼音的首字母在26个英文字母中出现的顺序进行排列，如果同姓，则依次计算名的第二、第三字。图中显示的表格包含了按字母顺序排列的姓名数据。然而，在我们的习惯中，常常是按照“笔划”的顺序来排列姓名的。这种排序的规则是：按姓字的划数多少排列，同划数内的姓字按起笔顺序排列（横、竖、撇、捺、折），划数和笔形都相同的字，按字形结构排列，先左右、再上下，最后整体字。如果姓字相同，则依次看名第二、三字，规则同姓字。1、单击数据区域中任意单元格，如A2。2、单击菜单“数据”→“排序”，出现“排序”对话框。3、在“排序”对话框中，选择“主要关键字”为“姓名”，排序方式为升序。4、单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在出现的“排序选项”对话框中，5、单击方法区域中的“笔划排序”单选按钮，如图所示，单击“确定”按钮6、单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框。Excel-使用技巧12在工作日历中突显周休日很多用户喜欢使用Excel制作工作日历，如图所示的是公司人力资源部的工作日历的一部分。如果能把所有的周休日都醒目地标识出来，就能够避免一些时间安排上的问题了。方法如下：1、单击A2并拖动光标到A17以选定区域A2:A17，单击菜单“格式”→“条件格式”。在“条件格式”对话框中，单击“条件1(1)”的下拉箭头，在列表中选择“公式”项，在右边的文本框中输入公式：=WEEKDAY(A2,2)52、单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“字体”选项卡中选择“字形”为“加粗”，颜色为红色，单击“确定”按钮。单击“条件格式”对话框的“确定”按钮，如图所示。上述公式使用了函数WEEKDAY计算活动单元格的星期，如果大于5即是周六或周日。Excel-使用技巧13自动醒目的小计在实际工作，常常需要在表格中使用小计行或小计列来汇总某类数据，如图所示。使用条件格式功能，能够快速地为所有小计行与小计列设置醒目的格式。1、单击A1并拖动光标到H11以选定区域A1:H11，单击菜单“格式”→“条件格式”。2、在“条件格式”对话框中，单击“条件1(1)”的下拉箭头，在列表中选择“公式”项，在右边的文本框中输入公式：=($A1=小计)+(A$1=小计)03、单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“字体”选项卡中选择“字形”为“加粗”，颜色为蓝色，单击“确定”按钮。4、单击“条件格式”对话框的“确定”按钮上述的公式中使用的是相对引用，目的是判断A列与第1行中是否会出现“小计”字样，如果出现，则在相同的行、列中应用醒目的格式。根据逻辑值与数值的转换关系，以及逻辑值计算的原理，上述公式也可以写为=($A1=小计)+(A$1=小计)或者=OR(($A1=小计),(A$1=小计))Excel-使用技巧14快速比较不同区域的数值（一）Excel-使用技巧Excel的多窗口特性能够帮助用户比较不同区域的数据，但是当需要比较的区域较大时，人工比较不但费时而且准确率不高。此时如果利用条件格式功能，则能快速而又准确地完成对比工作。在如下图所示的工作表中，源数据和校验数据分别位于A2∶B21和D2∶E21，如果希望标记出与源数据不匹配的校验数据，方法如下：1、单击D2并拖动光标到E21以选定区域D2:E21，单击菜单“格式”→“条件格式”。2、在“条件格式”对话框中，单击“条件1(1)”的下拉箭头，在列表中选择“单元格数值”项，运算符选择“不等于”，在右边的文本框中输入：=A23、单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中选择单元格底纹颜色为淡蓝，单击“确定”按钮。4、单击“条件格式”对话框的“确定”按钮，关闭对话框。15快速比较不同区域的数值（二）Excel-使用技巧上页中介绍了利用条件格式快速对比不同区域中的数值的一种方法。然而在实际工作中，需要对比的数据可能并不是位置一一对应的。例如，如图所示的表格中，需要把与账号二不匹配的账号一标记出来，但两列账号的排列顺序并不相同，对于这种情况，条件格式的设置要相对复杂一些。1、单击A2并拖动光标到A11以选定区域A2:A11，单击菜单“格式”→“条件格式”。2、在“条件格式”对话框中，单击“条件1(1)”的下拉箭头，在列表中选择“公式”项，在右边的文本框中输入公式：=OR(EXACT(A2,B$2:B$11))=FALSE3、单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中选择单元格底纹颜色为淡蓝，单击“确定”按钮。4、单击“条件格式”对话框的“确定”按钮。在上述公式中，EXACT函数用于比较两个文本字符串是否完全相同，如完全相同则返回TRUE，否则返回FALSE。使用以下3个公式，也能够实现同样的功能：=ISNA(MATCH(A2,B$2:B$11,))=ISNA(VLOOKUP(A2,B$2:B$11,1,))=NOT(OR(A2=B$2:B$11))如果使用公式=COUNTIF(B$3:B$12,A3)，会得到错误的结果。因为当字符型数字的长度超过15位时，COUNTIF函数会把从第16位开始的数字都当作0计算。可以按下面的方法来创建公式：=COUNTIF(B$3:B$12,A3&*)=0这样就可以强制COUNTIF使用文本方式进行计数。16数据有效性Excel-使用技巧在我们日常操作Excel数据时，可以借助数据有效性的功能来验证我们输入数据的有效性。1、单击功能区“数据”，单击“数据有效性”根据我们实际需要进行设置。如图函数的种类按照函数的来源，Excel函数可以分为：内置函数：只要启动了Excel，用户就可以使用它们。如：sum;average……扩展函数：必须通过单击“工具→加载宏”菜单命令加载，然后才能像内置函数那样使用。当你发现你某些函数不可用时，请执行这一步骤。如：iseven函数的使用必须执行“工具→加载宏→分析工具库”方能使用Excel-函数运用函数参数中的单元格引用根据公式所在单元格的位置发生变化时，单元格引用的变化情况，我们可以引用分为相对引用（如A2）、绝对引用（$A$2）和混合引用三种类型混合引用有“绝对列和相对行”（如$A3:$E3）；或是“绝对行和相对列”（如A$3:E$3）两种形式。前者不论公式怎么复制,列都不变。后者不论公式怎么复制，行号不变。绝对符号的添加:用F4放在公式中的单元格引用中进行切换几种单元格引用表示法：A2:B7（某一单元格区域）；1:1（第一行）；1:5(1至5行)；F:F（F列）；A：N（A到N列）Excel-函数运用函数参数中标志的使用方法由于Excel工作表多数带有“列标志”。例如一张成绩统计表的首行通常带有“序号”、“姓名”、“数学”、“物理”等“列标志”(也可以称为字段)，如果单击“工具→选项”菜单命令，在打开的对话框中单击“重新计算”选项卡，选中“工作簿选项”选项组中的“接受公式标志”选项，公式就可以直接引用“列标志”了。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，而B1单元格已经输入了“物理”字样，则求物理平均分的公式可以写成“=AVERAGE(物理)”。需要特别说明的是，公式引用“列标志”时的限制较多，它只能在当前数据列的下方引用，不能跨越工作表引用。从本质上讲，名称和标志都是单元格引用的一种方式。因为它们不是文本，使用时名称和标志都不能添加引号。Excel-函数运用EXCEL函数的结构Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。Excel函数结构:也有一些函数是没有参数的,如ROW()左右括号成对出现单一结构嵌套结构参数与参数之间使用半角逗号进行分隔Excel-函数运用函数参数常用符号或表示方法函数公式中的文本必须用半角引号，如：〝东南汽车〞;而非直接输入东南汽车或“东南汽车”连接符:&如：〝东南〞&〝汽车〞的值为东南汽车空值/空格的表示法:空值：〝〞空格：〝〞相关数学符号:（不等于）;=（大于等于）;=（小于等于）单元格引用表示法:A2;$A$2;$A2;A$2;A2:B7；