办公自动化的现状及发展趋势

办公自动化的现状及发展趋势办公自动化的现状：办公自动化，于20世纪50年代提出，在80年代至90年代得到了飞速的发展。办公自动化是以先进的科学技术、信息技术、系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，综合运用信息技术（包括微电子技术、计算机技术和通信技术等)完成各种办公业务，充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率、工作质量、辅助决策、促进办公活动规范化和制度化，以达到既定的目标，获得更好的效果。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物；通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作；通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率，其中，自动化系统的基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、电子邮件、电子报表、数据处理、信息管理、决策支持等。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息、提高工作效率和工作质量的目的。办公自动化由70年代未在我国提出到目前，大致经历了三个阶段，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等，办公告别了“刀耕火种”阶段；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等，姑且称为办公的“机械化”或“半自动化”阶段；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件信息共享、网络打印共享、网络数据库管理等无纸化办公。此为现代高新技术条件下真正意义的“办公自动化”或称为“数字化办公”。没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利。但是对现代的办公自动化而言，其目的已经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。在这种办公模式下，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化已经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。办公自动化的发展趋势：随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式已经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率、规范化管理的必然趋势。新模式下的办公自动化系统应该为工作人员提供一个集成化的、多功能的办公桌面环境，解决办公人员因处理不同事务而需要使用不同工作环境的问题。首先，办公自动化可以明显减少重复劳动，提高工作效率；其次，办公自动化可以实现工作程序流程化，内部文档流转无纸化，加快办公文档的周转和处理速度，降低文档传递中的失误率，使各项工作基本达到规范化、标准化；再次，办公自动化可以有效提高信息的综合利用能力，增强办公自动化系统的综合分析能力；最后，办公自动化可以通过对文档流转中的监控，能够及时发现和掌握工作环节中的瓶颈，为领导的科学管理提供可靠的依据。从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代发展。从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息裁体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从20世纪90年代中期开始，随着以LotusNotes为代表的工作流群件技术的问世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进；第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃；第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理；第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时、随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。办公自动化经历了由数据为中心到由信息为中心，现在正过渡到以知识为中心，本文依据此为线索重点阐述了办公自动化发展的群件方向、移动办公自动化方向、知识管理发展方向。由于目前正在广泛被使用的办公自动化系统仍然有大部分是属于以工作流为核心的第二代办公自动化系统，所以研究如何使现有系统做最少的改动，如何采用最方便有效的途径而直接过渡到第三代的办公自动化系统平台是我们应该研究的重点；同时必须提供完善的衔接模块使得办公自动化系统能够和相关信息管理系统的功能模块之间平滑地传递信息从而提高企业整体的办公效率和领导的决策能力。