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基層干部的目標管理壹、前言P.3貳、工作前先裝備好你的思考能力一、以科學方式進行工作1..明確你的工作目標2..收集事實資料3..依事實做判斷4..計劃5..執行6..檢討二、秉持強烈的「目的意識」及「問題意識」三、任何小事都不要疏忽了創意P.4參、瞭解你的職務一、對自己的職務充分瞭解1.責任2.權限3.義務二、瞭解你工作的前手與後手P.5肆、完成你的指派工作命令接受方法一、主管呼叫你的名字時1..用有朝氣的聲音立刻回答2..不要悶聲不響地走向主管3..不要用”做什麼””什麼事”等同輩團體的用語回答4..帶著你的記事本，以便隨時記下主管的指示P.6二、記下主管交辦事項的重點1..MEMO具有核對功能2..日後工作進行中，可根據Memo記錄主管所提示的注意事項、協調事項，檢查你工作狀況3..可避免日後如”有交待””沒聽到”等紛爭發生P.7三、理解命令的內容1.不清楚的地方，詢問清楚為止2.儘量以具體化的方式，向主管確認命令內容3.要讓主管把話講完，再提出意見或疑問P.86WWhat－指要做的是什麼及描述達成命令事項後的狀態When－指什麼時候要完成，工作允許的期間或什麼時候要完成那一部分的工作Where－泛指各項活動發生的場所Who－指完成命令要接觸或關連到的對象，如擔當者、責任者、參與者Why－指理由、目的、根據、Why能讓我們更能洞悉我們為什麼這樣做而不要那樣做Which－指各種選擇可能及優先順位，Which能讓我們思考保持更多彈性，同時也讓我們知道什麼事情可以選擇，也提醒我們必須決定我們的選擇P.93HHow-指方法、手段、如何做Howmany-指需要多大、多少，以計量方式，讓事情更具體化Howmuch-指預算、費用P.10伍、如何進行你的工作一、瞭解二個類型的工作目標1.達成狀態的目標，是指維持公司營運或達成公司的年度經營目標，企業內的各個員工必須完成的目標。2.解決問題的目標是指我們在工作上碰到問題發生，使我們的目標與現狀產生差距、或和我們的預想與期望不一樣，因此必須採取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消失不再發生。P.11一、了解二個類型的工作目標3.評估問題性質的兩個步驟–問題的優先順位a.緊急性－不管問題的大小，必須立刻解決b.重要性－一些重要的問題，未必是很緊急的c.妥當性－指解決問題的目標本身是否妥當–區分問題的類別a.發生型問題－指現狀與目標或標準已發生差距b.謀求改善型問題－是指現有的目標或標準往上提昇c.潛在型問題－是我們預測未來環境的更動，可能會帶給我們那些問題4.面對目標的態度P.12如何進行你的工作二、以PDCA完成達成目標的手順1.P是計劃(plan)、D是執行(do)、C是檢查(check)、A是改正再執行(action)目前水準APCDAPCDAPCDAPCDAPCD改善後水準P.132.在做計劃時，若能把握住工作的順序、步驟，相信你對你的工作能做出有效率的計劃，這種依工作的順序、步驟做成的計劃，謂之「手順化」手順化計劃的五個步驟明確瞭解工作進行的目的及理由(why)?為什麼要做?確定要做那些事項(what)?誰來做?明確責任者及協助者(who)?什麼時候完成(when)?明確如何進行及進行的順序步驟(howto)?P.14三、以問題解決手順，達成解決問題的目標1.找出問題的真正原因2.找出解決問題的重點對策3.訂出問題解決的行動計劃P.15問題解決的九個步驟1.明確的目標、標準－知道自己想要達成的目的或狀態，你才能發現有什麼問題2.發現問題點－a.積極地秉持你的問題意識及改善意識b.掌握現狀、調查現狀、密切注意現狀、隨時注意可能的問題點c.特別問題的種類：如←與目標、標準規格的差異。↑策略執行不能達到預期的效果→外在環境變化所引起的3.要因分析－a.辨別問題的現象與產生現象的原因b.針對問題點，找出真正的原因c.整理歸納各項原因d.找出幾項最重要的原因P.16解決問題的九個步驟4.確定要解決的問題－a.根據要因分析，發現要解決的課題很多,，如無法同時解決，就要選出幾項重要的課題解決。b.有些要因來自客觀的環境，不是憑自己主觀的力量就能消除要因，例如：匯率、利率、關稅的變動。5.擬定對策－a.思考出針對要因的解決問題點的對策b.針對客觀環境產生的要因，找出減低影響或規避的方法c.提出多項對策，以便選擇最適合的因應之道P.17解決問題的九個步驟6.做出行動計劃－明確作業項目、擔當者期限及行動進行的順序7.執行行動計劃－a.注意執行時，是否確實依據行動計劃的內容進行b.隨時瞭解實施的狀況8.效果確認－a.調查執行的結果，是否能有效地將問題解決b.若問題仍無法解決，要調查執行行動計劃是否有偏差9.標準化－a.訂定標準化作業的方式，要能簡單、淺顯易懂，每個人都能夠實施b.宣導標準化作業方式，讓每個人都能遵守P.18陸、基層主管的四大職責一、執行任務–１．品質管理２．交期管理３．成本管理４．生產管理５．安全管理６．士氣管理二、改善問題三、做好人際四、培育部屬P.19柒、基層主管的基礎守則一、比上司期待的工作成果做得好二、懂得提昇工作效能與效率的方法–１．依工作的重要性，決定完成工作的優先順序２．依工作的重要性，決定投入工作的時間３．同性質、同種類、類似性高的工作分門別類進行４．不斷思考是否更有效率的工作方法５．請教有經驗的老前輩６．備齊以往的做法、相關資料、相關的訊息，當做工作的參考７．隨時訂出完成工作的期限８．準備好必要的工具、材料、器材９．避免用過大的手段，達成較小的目的造成浪費１０．避免用過小的手段，達成較大的目的螳臂擋車P.20基層主管的基礎守則三、一定在指定的期限完成工作四、工作時間集中精神，專心工作五、要有防止錯誤的警覺心1．使用一些未經確認的資訊２．工作上的專業知識或技巧不充分３．疲倦、不能集中心力４．情緒低潮、不穩定５．連絡錯誤、協調不足６．把一知半解當做全部知道７．不注意、草率、馬虎８．成見、專斷９．無責任感、推綏責任１０．不遵守作業規定P.21柒、基層主管的基礎守則六、做好整理、整頓、清潔七、秉持工作的改善意識–１．簡單化２．代替化３．統合化４．分散化５．廢止化P.22柒、基層主管的基礎守則八、養成節省費用的習慣–１．合理的使用電話２．有效率的使用辦公用具及事務機器３．節省電費、水費４．不要不當加班５．做好避免不良品的措施６．做好機械、維護，並正常操作機器７．做好預算、控制預算８．要有成本意識９．愛惜公司的資產P.23捌、有效的報告方法一、報告的對象二、報告的時機–１．做好計劃時２．中間報告３．緊急報告４．工作完成時P.24捌、有效的報告方法三、報告的原則–１．口頭報告原則先說結論－a.結論b.經過c.理由簡潔、正確事實與主觀的感想、臆測需區別不要遺漏重點成功、失敗都要明言P.25捌、有效的報告方法2．書面報告的原則–遣詞用語要簡單易懂–標題清楚–儘量用圖表、數字說明–報告順序要合邏輯–利用添附資料說明P.26玖、結語－知己、知彼、整合一、信賴你的部屬二、相信自己有無限的潛能三、顯露你的企圖心四、支持上司或組織所訂目標五、訂定目標，應就部屬能力、水準與達成任務的難易度做合理公平的考量六、因人而有不同的激勵方式七、容許無心、穩惡揚善P.27科學的步驟進行工作科學的步驟進行工作工作主題完成期限STEP1目前工作目標STEP2收集事實資料STEP3依事實做判斷STEP4計劃STEP5執行STEP6檢討P.28徹底完成職務的CHECKPOINTS職務覆行的checkpoints是否做到１．是否充分瞭解您的職務？２．是否充分瞭解主管對您的期待？３．是否充分瞭解您工作後手對您的期待？４．是否能主動積極地進行您的職務？５．是否能和他人協同合作完成您的職務？６．是否對您的職務負責到底，讓別人能夠信賴？７．是否能全力以赴，不斷改善提昇您的職務績效？徹底完成職務的CHECKPOINTSP.29交辦事項具體內容確認What要做什麼When何時完成Where使用場所Who相關人員Why理由、目的Which選擇方案How方法、手段Howmany多大、多少Howmuch預算P.30我接受命令的方式是否留意１．主管呼叫時，是否立刻有精神地回應？２．是否攜帶筆記用具及memo用紙至主管處？３．是否用6W3H的方法記下命令內容？４．是否耐心聽主管把話講完？５．是否向主管重複確認命令的重點？６．不清楚的地方是否問明白？７．是否就自己的能力、完成期限、命令的難易度檢討自己執行的可能性？接受命令的CHECKPOINTSP.31我進行工作時的自我檢點是否留意1.我進行工作前是否都先做好schedule?2.對於交辦的工作是否都清楚它的目的?3.是否會使用好的工具進行我的工作，如電腦、參考書藉…等?4.是否能找出完成工作的關鍵因素及限制條件?5.是否估計完成各項作業所需的時間?6.是否估計完成各項作業所需的經費?7.是否充分考慮各項作業的順序?8.是否注意到那些作業較容易出問題而特別留意?9.是否考慮突發事件或問題發生時的對策方案?10.是否先請教前輩及相關部門的工作的同仁?11.若工作需要他人共同完成，是否能做到目標共有?12.是否評估自己的能力、經驗、體力後，請求主管支援?工作進行的CHECKPOINTP.32工作主題STEP1目的及理由STEP2做那些事項STEP3責任者STEP4何時完成STEP5進行步驟工作手順化計劃表P.33問題解決九步驟STEP1找出與目標、標準的差異STEP2發現問題點STEP3要因分析STEP4確認要解決的課題STEP5擬定對策STEP6做出行動計劃STEP7執行行動計劃STEP8效果確認STEP9標準化解決問題九步驟P.34查核事項查核欄對策概要關於產品方面是否產生突發性的品質異常現象?品質異常現象的時間是否連續發生?品質異常現象是否週期性地發生?偏離規格的產品是否過多?瑕疵情形是否過大?是否在產品的某個部份整修的情況特別多?平均值這個數據資料是否有問題?顧客對於產品的抱怨是否呈報到生產部門來?關於機械方面機械的作業能力是否減低了?同型的不同機台作業能力是否差距甚大?所有的機械都順利運轉嗎?故障現象是否過多?故障的處理是否得當?對於機械是否充份地維護及保養?在開機作業前是否做過週全的檢查?有沒有需要更換零件的?機器的雜音是否過大?機器的操作是否過於複雜?是否需要更換新的機械?關於工具方面是否按照工具的用途正確地使用工具?工具是否受損?工具的精密度或銳利度是否己經大為減低?工具的準備或補修是否齊全?防止不良現象的查核要點一覽表P.35查核事項查核欄對策概要關於原物料方面原物料的質地是否有問題?原物料是否有瑕疵或品質參差不齊?是否有異樣或不良的材料混入?原料供應廠商有問題嗎?原物料的保管或處置夠週全嗎?關於作業員方面是否人手不足?是否老練的技術員為數不足?是否遵照作業標準或指示去作業?作業的分配妥當嗎?是否作業員之間的能力差距過大?是否造成錯誤的現象過多?是否作業的品質不一?是否過於勉強地作業?從業員是否具有品質至上的意識?員工之間的人際關係有問題嗎?關於作業方法方面員工的健康狀態有問題嗎?作業的順序有問題嗎?作業現場的配置序列有問題嗎?作業現場的溫度、濕度是否適當，空氣是否流通?作業現場的照明是否恰當?噪音現象是否過於嚴重?作業現場是否整理得秩序井然?作業環境是否準備週全，合乎標準?作業環境是否時時都斟酌留意使其確實合乎標準?防止不良現象的查核要點一覽表P.36評分標準共得分生產作業現場巡查表工作單位名稱()查核日期(年月日)查核項目評分因應對策或指導事項整理、整頓方面原料或零件是否擺放在標準的定點位置?作業用的工具是否擺放在標準的定點位置?工作檯上是否整理得條理井然?工作環境是否整理就緒，走道通暢無阻?工作態度方面工作中是否有人偷懶閒聊?員工是否保持正確的作業姿勢?是否按規定的服裝穿著整齊?處理道具方面是否按照說明正確地操作機械?是否正確地使用工具?機械、工具是否擺放在妥當之處，易於利用?工程進度方面沒有停工待料的