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美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第1页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件合同管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第2页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第3页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件1.目的保证集团合同管理科学有效，防范经济和法律风险。2.适用范围适用于美林集团项目开发涉及的工程类合同和其他类合同的管理工作。3.术语和定义3.1.工程类合同：指项目开发过程中签订的监理、勘察、设计、总、分承包施工、材料、设备订购等合同或协议；3.2.其他类合同：指除上述工程类合同外的合同。4.职责4.1.成本管理部4.1.1.负责起草标准格式合同；4.1.2.负责组织合同评审和会签；4.1.3.负责本部门合同台帐的登记和管理；4.1.4.负责组织重要合同的合同交底。4.2.经办部门4.2.1.签署合同；4.2.2.合同执行；4.2.3.提出合同变更、解除、转让申请。4.3.相关部门4.3.1.负责参加标准格式合同的评审和会签；4.3.2.负责参加相关合同签订前的评审会签。4.4.风险管理中心4.4.1.负责标准格式或范本合同制定、发布和合同签订前的法律审核；4.4.2.负责合同履行过程中的审计监察和预警管理；4.4.3.负责乙方合同违约的经济索赔和赔偿办理；4.4.4.负责合同经济法律纠纷的处理。4.5.成本管理中心/财务管理中心4.5.1.负责标准格式合同制定和合同签订前的成本、经济、财务条款的审核；4.5.2.负责合同执行中的履约检查。美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第4页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件4.6.集团高层4.6.1.主管副总裁负责审核所分管部门标准格式合同；4.6.2.总裁负责审批标准格式合同；4.6.3.合同签订领导审核/审批的权限按照《合同审批权限表》执行。5.工作流程5.1.标准合同文本的编制5.1.1.成本管理部门组织编写标准合同文本，编写完成后与《合同标准文本审批表》先交成本管理中心审核，通过后交相关部门、财务管理中心、风险管理中心审核；5.1.2.标准合同审核部门在收到标准合同文本及《合同标准文本审批表》2个工作日内必须提出审核意见；5.1.3.业务部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合同文本经审核通过后由风险管理中心报送主管副总裁审核，总裁批准；批准后的标准合同文本由风险管理中公布使用，并交成本管理中心存档，投入使用；5.1.4.根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，标准合同文本应持续改进。标准合同文本改进由成本管理部门及时提出，按照本流程文件规定的程序进行修改。5.2.确定合作方5.2.1.合作方必须按照各类相应的供应商选择控制流程的规定来选择；5.2.2.政府行为、行业垄断的合作方可直接签订合同。5.3.合同草拟5.3.1.合同按以下原则草拟：已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本；营销类合同由营销部门起草，成本部门组织合同谈判，营销部门签约；设计类合同由设计部门起草，成本部门组织合同谈判，设计部门签约；工程类合同由成本部门起草、组织谈判和签约；战略采购合同由集团成本管理中心起草、组织谈判和签约。5.3.2.采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款；5.3.3.政府有关部门有强制性规定，可采用所要求的合同文本；集团尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同；美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第5页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件5.3.4.责任部门在拟订合同条款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确。适用时应包括：合同名称；甲乙方名称及地址，经办人联系电话；甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；合同签定日期；标的（内容）；数量、质量；价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；履约方式、地点、费用的承担；违约责任（甲乙方权利、义务）；生效、失效条件（诺成、践成合同）；解决争议的方法；合同的份数及附件；保密条款（如果有需要）。5.3.5.对方提供格式合同的，责任部门应首先检查是否与招标文件要求或投标文件等承诺一致，然后再参照5.3.4检查。5.4.合同谈判5.4.1.当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，责任部门按以下规定组织谈判；5.4.2.需要时责任部门应在谈判前对合同谈判对象的以下资质进行复核：签约对方的法人资格、资信情况、经营范围、过往业绩及代理权限进行调查和核实；属对方当事人委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核，以防委托代理人越权签订合同。5.4.3.采购部门组织招投标进行合同谈判交底时，就以下谈判准备事项进行安排：确定谈判的目标；确定必要时作出哪些让步；确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件；准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序；美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第6页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。5.4.4.成本管理部门组织相关部门与招标入围单位进行谈判；5.4.5.需要时成本部门组织相关部门就谈判的结果进行交底；5.4.6.成本部门整理谈判资料及结论，准备填写《合同会签表》，经相关部门会签。5.5.合同会签和审核5.5.1.与合作方洽谈一致后，成本管理部门经办人员按照合同审批表的要求，将草拟好的合同分别报相关部门审核，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面或者口头修改意见，经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门根据最终的合同文本在合同审批表上签署是否同意的意见；5.5.2.如审核部门对合同提出修改意见，成本部门必须重新组织与供方的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方取得一致后进行修改；5.5.3.不同性质、类别和内容的合同，审核程序可以有差异；所有非标准合同及标准合同修改条款均需有法务人员审核；5.5.4.所有合同均需成本管理中心、财务管理中心审核。5.6.合同审批和签署5.6.1.风险管理中心负责跟踪相关部门和领导在审批时提出相关调整修改意见的落实情况，并在合同盖章前作条款终审；5.6.2.合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章；5.6.3.合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行；5.6.4.法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续；5.6.5.合同按集团规定统一编号，由行政与人力资源管理中心负责存档、分发、报送；各经办部门应及时在本部门的《合同管理台帐》内登记；5.6.6.合同审批过程中的合同拟稿、修改审核意见、合同会签表以及合同原件一并交行政与人力资源管理中心归存保管。5.7.合同履行和检查5.7.1.合同订立之后，经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；5.7.2.合同订立之后，成本管理中心对合同的履约情况进行检查；美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第7页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件5.7.3.合同的履行过程中，审计与法务人员对合同执行情况进行审计监察，其中法务人员应加强对合同重要风险条款的监控，定期向有关经办部门提出风险预警；5.7.4.在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，合同执行部门经办人员须及时向部门经理报告并知会法务人员，并请示主管领导决定依法采取何种措施；5.7.5.合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，按相关流程执行；5.7.6.合同履行过程中的工程类的各项付款按《项目动态成本控制流程》执行。5.8.合同变更和转让5.8.1.合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者对方提出变更要求的，合同执行部门经办人员应及时向部门经理请示，经集团主管领导同意变更的，始得变更；双方应书面对变更内容进行确认，由集团总裁书面授权的人员签字确认。对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同；5.8.2.合同订立后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由合同执行部门经办人员按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或者补充合同；5.8.3.法律、法规规定变更、转让合同应当办理批准、登记等手续的，合同执行部门经办人员应当及时办理有关手续。5.9.合同解除5.9.1.合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同；5.9.2.合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门经理并知会法务人员，以决定解约条件是否成立或解约方式是否有效。5.10.合同归档5.10.1.集团应至少保存四份合同原件，原件分发为经办部门一份，财务管理中心一份，行政与人力资源管理中心一份，成本管理中心一份；其他相关部门均为合同复印件。6.支持文件6.1.营销供应商选择控制流程MLJY-YG-QP-YXG-0016.2.工程供应商采购管理流程MLJY-YG-QP-CGG-0016.3.材料设备供应商采购管理流程MLJY-YG-QP-CGG-004美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第8页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件6.4.设计供应商选择控制管理流程MLJY-YG-QP-SJG-0016.5.项目动态成本管理流程MLJY-YG-QP-CBG-0027.相关记录7.1.《合同会签表》MLJY-YG-QR-CBG-003-017.2.《合同履行情况反馈表》MLJY-YG-QR-CBG-003-027.3.《项目工程合同一览表》MLJY-YG-QR-CBG-003-03美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第9页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件合同会签表7.1合同会签表表格编号:MLJY-YG-QR-CBG-003-01日期：合同编号：合同名称合同金额归属项目名称预算签约单位通过招标确定属于倒签合同是否验收合格是否履行情况说明经办部门经办人：部门负责人：审核人：部门负责人：相关部门成本部审核人：部门负责人：成本管理中心审核人：部门负责人：财务部审核人：部门负责人：财务部门财务中心审核人：负责人：初审法务负责人：风险管理中心复核法务负责人：主管副总经理总经理副总裁总裁美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第10页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件合同履行情况反馈表7.2合同履行情况反馈表表格编号:MLJY-YG-QR-CBG-003-02合同编号：第页，共页工程名称乙方单位问题描述处理意见改进意见备注合同履行部门负责人：美林基业房地产业务流程管理手册编号：MLJY-YG-QP-CBG-003版号：A/0页码：第11页共11页美林基业地产业务流程管理体系文件项目工程