体系文件基础知识培训

1体系文件基础知识培训文控部2012-3-17****（深圳）有限公司2目录一、文件管理二、记录管理一、文件管理3文件的定义“文件”：信息及其承载媒体。注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。4文件的架构5宗旨，方向与目标描述体系结构---纲要阐述部门间运作程序阐述某项具体操作体系运作----证据ManualProcedureWorkInstructionRecord外来文件6体系文件的架构目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构分为四个层次,即:•一阶文件:手册•二阶文件:程序•三阶文件:作业指导书•四阶文件:表单和表格7体系文件的架构•手册•对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必要依宪法的要求来拟制，而对于一间公司业说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求。8体系文件的架构程序文件•程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。9体系文件的架构工作指导书•工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。表单•格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。10文件的内容一份完整的文件应有以下部份组成：•1.目的•2.范围•3.职责•4.定义•5.运作程序•6.附件11文件的内容现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述:•1.目的•应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了什么”?•2.范围•规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围,所以编写时应注意它的涵盖性.12文件的内容•3.职责•即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责,一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述,但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的.•4.定义•亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文缩写的做明确说明,会令文件内容更清楚明白.13文件的内容5.运作程序即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为两部分.•(1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序,会更容易了解文件内容,但是并非每份文件都需流程图,完全视乎文件的类型.•(2)文件内容:在编写文件内容时,一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)结合,即由谁(WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W或H,都有可能使文件的内容不易理解.14文件的内容参考文件资料•用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文件版本附上.附件•一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也不可以附版本.以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依循此固定的结构,鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目,但是为了整齐亦可统一文件结构.文件的内容一个完整的文件还应该包括:公司名称、文件名称、文件编号、版本号/修订状态、正文、页码/页数、编制、审核、批准、日期等内容。15文件的分类16客户资料国家标准国际标准行业标准外部文件受控文件参考文件电子媒体书面文件硬件拷贝内部文件暂时有效参考使用用完即废受版本版次更改限制。由文控中心负责体系文件文件管控的目的1、有章可循2、照章办事3、有案可查4、利于追踪17按章作业，有据可依18作业时，按文件规定佩戴防护设施19ISO9001:20084.2.3文件控制的要求2021体系文件的重要性•体系文件在ISO9000、ISO14000及OHSAS18001体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：•符合标准要求在ISO9001和ISO14001的标准条文中,均要求组织“建立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”.•工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚.体系文件的重要性22提升管理技术水平的基础•当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.防止经验的流失•书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难.体系文件的重要性23改善人际关系•用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会.增加员工的责任心和荣誉感•执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.体系文件的重要性分工明确，各司其职2425编写文件的六忌忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。忌过于弹性化，失去可操作性。忌理想主义化，导致无法实施。忌部门主义化，导致其他部门无法配合。忌咬文嚼字，理解困难。忌语言口头化，导致文件内容模糊，不严谨。青梅煮酒论英雄－谁与争锋26要善于模仿2728文件的审核、批准权限****有限公司文件核准权限文件类别编写审核批准手册管理者代表总经理程序文件部门相关人员部门最高管理者管理者代表作业指导书部门相关人员部门主管部门最高管理者质量检验标准品质部相关人员部门主管部门最高管理者工程图纸相关人员生产跟单厂长记录表格部门相关人员部门最高管理者厂长新增的文件管理当需要新增文件时，由相关部门的负责人填写《文件制定、更改、作废申请单》说明新增原因，交由相关部门最高管理者审核，管理者代表或厂长批准。申请批准后，由申请人实施新增文件编写。编写完成后按权限签批再交文控部受控发放。29更改文件的管理当文件需要更改时，由相关部门的负责人填写《文件制定、更改、作废申请单》说明更改原因及更改内容，由相关部门最高管理者审核，管理者代表或厂长批准。文件更改申请批准后，由文控员实施更改，更改完成后按权限签批再交文控部受控发放。30作废文件的管理当文件不适用需作废时，由相关部门的负责人填写《文件制定、更改、作废申请单》说明作废原因及更改内容，由相关部门最高管理者审核，管理者代表或厂长批准。文件作废申请批准后，由文控员对文件进行回收，并在回收文件上盖红色“作废文件”章。31文件的版本控制文件的版本以英文字母和阿拉伯数字表示，文件初始版本为A0。如文件修订,则该文件版本递增A1版，如修订次变更超过04次时，则整份文件版本上升一级，即从A4版升至B0版，原版次文件作废，换发新版本，并更新生效日期。32使用部门的文件管理分发的各类文件，由使用单位应进行分类、编目和标识并妥善保管；文件如发现有破损、缺页、字迹模糊不清等，应交文控部申请更新重发；任何人不得在受控文件上涂画或作任何标记。33使用部门的文件管理当需使用文件的人员未领到文件或文件份数不够时，不得随意借用他人的文件复印，由部门向文控部提出申请，得到文控部负责人批准后，由文控员按要求发放。当发现文件丢失时，应及时主动向文控部重新申请办理领用手续。34要遵守规则，不要轻易出轨35二、记录管理36记录的定义记录是文件的一种形式，是过程结果的记载，是对过程的证实。记录所提供的信息作为采取纠正措施和预防措施的依据。记录是体系实施的证据之一，但证据不一定必须是文字记录，也可以是观察的、测量、试验的结果。记录的载体不一定是纸张，可以是磁盘、光盘、胶片或其他方式。37记录管理记录应清晰、可辨,不应存在模棱两可之情况,在填写表格时,需填写完整(包括签名与审核确认栏)，不适用部份应有“NA”或“/”表示,不可用铅笔填写表格,用铅笔留下的记录易涂改;记录之编号方法按各文件相关规定执行或部门自定方法执行,目的要便于查找。38记录填写应遵循的原则必要性真实性可追溯性规范性39记录的保存年限所有表格记录的保存年限必需参照《表格/记录总览表》所规定的时间。《表格/记录总览表》中没有规定的，应最少保存三年。40记录的贮存环境各部门负责本部门产生的质量和环境及职业健康安全等方面记录的储存。记录必须保存在通风、干燥的地方,以免被损坏、变质。储存的记录要有标识储存资料封面以便于查找。4142