建立职业健康安全、环境管理体系的步骤

建立职业健康安全/环境管理体系的步骤对于不同的组织，由于其特性和原有基础的差异，建立管理体系的过程不会完全相同，但总体而言，组织建立管理体系一般采取如下步骤：一、领导决策组织建立体系需要领导者的决策，特别是最高管理者的决策。只有在最高管理者认识到建立体系必要性的基础上，组织才有可能在其决策下开展这方面的工作。此外，体系的建立需要资源的投入。这就需要最高管理者对改善组织的职业健康安全管理和环境管理行为作出承诺，从而使得体系的实施和运行得到充足的资源。二、成立工作组当组织的最高管理者作出建立体系的决策后，首先要从组织上落实和保证决策的贯彻实施。为此，组织通常需要成立一个工作组负责建立体系。工作组成员一般来自组织内部的各个部门，他们将成为组织今后体系运行的骨干力量。工作组组长最好是将来的管理者代表，或者是管理者代表之一。根据组织的规模、管理水平及人员素质，工作组的规模可大可小，其成员可专职或兼职，工作组可以是一个独立的机构，也可挂靠在某个部门。三、人员培训在工作组开展工作之前，工作组成员应接受有关体系的标准及相关知识的培训。同时，未来拟承担组织内部的体系审核工作职责的内部审核人员，也要进行相应的培训。三、初始状态评审初始状态评审是建立体系的基础。组织可建立一个评审组承担初始状态评审工作。评审组可由组织的员工组成，也可聘请组织外部的咨询人员，或者两者兼而有之。评审组应对组织过去和现在的职业健康安全/环境信息、状态进行收集、调查和分析，识别和获取现有的适用于组织的职业健康安全/环境法规和其他要求，执行危险源和风险评价、环境因素辨识和评价。这些结果将作为建立和评审组织的职业健康安全的环境管理方针、制定目标/指标和职业健康安全管理方案、确定体系的优先项以及编制体系文件和建立体系的基础。四、体系策划与设计体系策划阶段主要是依据初始状态评审的结论制定职业健康安全和环境管理方针、目标/指标和职业健康安全管理方案，确定组织的机构和职责，筹划各种运行程序等。1、制定管理方针1)制定管理方针的依据方针是组织在职业健康安全和环境管理方面总的指导思想，实施与改进组织职业健康安全和环境管理的推动力，是组织开展职业健康安全和环境管理工作的准则。职业健康安全和环境管理方针应体现在组织各级管理的目标和计划中，从而具有保持和改进职业健康安全和环境表现的作用。制定方针的依据一般应考虑以下几点：初始状态评审的结果。作为组织在制定方针时，应首先清楚本组织可能导致事故的危险源及风险、重要环境因素和指标，组织自身职业健康安全和环境管理活动的特点。组织的经营战略及战略方针，职业健康安全和环境问题给组织带来的风险和机遇，内部及外部的制约条件，企业的资源与能力等。法规和其他要求，组织做过的承诺。组织的类型、规模及现有水平。组织现有的其他方针，如组织总的经营方针、质量方针等。利益相关方(如股东、员工)以及其他相关方的观点。2)制定职业健康安全/环境管理方针的原则方针应反映组织的类型、规模和特点，应体现组织在一定时期的奋斗目标。方针应与组织自身和区域环境相适应，要有针对性，不要写成口号式。方针是动态的，将随着科学技术的进步，职业健康安全和环境法规和其他要求的变化，制定方针的变化等客观情况的改变来更新方针，不断地提出更高、更新的奋斗目标。制定方针时，文字要简练，易于使组织全体员工及相关方理解。2、明确组织机构和职责组织建立体系，是为了有效地开展职业健康安全和环境管理工作，而实现有效的职业健康安全和环境管理，需要通过一定的并赋予相应的权限的组织机构来实现。建立体系，应针对组织各职能和层次的人员，明确作用，赋予职责和权限。1)明确组织机构和职责的主要内容任何一个组织为实现其方针、目标要求所设立的组织机构应包含合理分工、加强协作、明确定位、赋予权限几点内容。(1)合理分工为某种需要而建立的管理体系，如按GB/T19001建立的质量管理体系，按建立的环境管理体系，以及按GB/T28001建立的职业健康安全管理体系，其中包含有若干相互关联的体系要素，这些体系要素都要借助于一定的职能部门，合理的分工，才能有效地实施这些体系要素的基本要求，才能使这些体系要素构成一个能自我约束、自我调节、自我完善的运行机制，才能形成一个完整的管理体系。因此，依据体系要素的基本要求，合理分工是明确组织机构和职责的第一个基本内容。(2)加强协作GB/T28001和GB/T24001中所规定的体系要素不是孤立的，是相互联系、相互制约、相辅相成的关系。任何体系要素都包含有预防、控制及监督等多种功能。体系要素的实施需要由多个相关部门互相配合，既有实施部门，又有监督部门；既有体系要素的主管部门，又有配合实施的相关部门。总之，在合理分工的基础上，又要加强协作，这是明确组织机构和职责的第二个基本内容。(3)明确定位按GB/T28001、GB/T24001要素的要求，确定了主管部门和相关部门，分别赋予以不同的管理功能，进一步就是明确定位，将岗位职责落实到人，这是明确组织机构和职责和第三个基本内容。(4)赋予权限依据GB/T28001、GB/T24001中体系要素的要求，实施了合理分工，加强协作，确定岗位职责，按管理工作的需要，尚需针对不同部门，不同岗位的分工，赋予相应的职责和权限，以便于监督检查，便于职工业绩的考核，便于调动全体员工的敬业精神，这也是明确组织机构和职责的第四个基本内容。2)明确组织机构和职责的基本要求(1)调整和明确组织原有管理机构和职责以满足GB/T28001、GB/T24001的要求体系是组织全面管理体系的一部分。在建立体系过程中，组织的原有管理机构可作为实施体系的组织保证。按照GB/T28001、GB/T24001的要求，调整组织各职能部门的管理功能，使其相互协调，切实做到有一个合理分工、加强协作、明确定位，赋予相应职责权限的管理机构。(2)设置体系运行的管理部门为使体系有效实施，应结合组织的类型、规模和特点，设置体系运行的管理部门，其主要职责是负责体系的建立、运行、协调及监督管理，不断地发现体系运行中的问题，及时调整、改进。(3)明确组织各个岗位人员的职责为便于有效的职业健康安全和环境管理，组织内各个岗位人员的作用、职责和权限都应被界定。组织的最高管理者应承担组织在职业健康安全和环境方面的最终责任。组织还要在最高管理层任命一名成员承担确保体系正确实施和运行的特定职责。(4)落实和完善开展职业健康安全和环境管理的组织结构关系落实和完善开展职业健康安全和环境管理的组织结构关系包括：①明确各职能部门的职业健康安全和环境管理功能所涉及到的体系要素；②明确体系中各体系要素的主管部门及相关部门；③指明各职能部门在实施相关体系要素中的主要职责和权限；④在体系的体系要素职责分配中应包含有监督机制。除在体系要素实施过程中，加强自检、自查之外，还应健全体系运行中的监督机制，并提供组织保证。(5)文件要求依据GB/T28001和GB/T24001，组织的机构与职责要形成文件。作为实施体系的组织可以结合自身的特点及管理惯例编制机构与职责文件。①体系职责分配从明确组织最高管理者的职责开始，分层次，从部门到人员落实组织实施体系的职责和权限。②体系组织结构图同样从组织最高管理者为起点，以倒置的树型结构，分层次、分部门展示出各部门在组织实施体系的管理功能及在相关体系要素中的职责。这种职责分配图的特点一目了然，易于理解。③体系部门职能分配表这是以矩阵分配表的形式来展示各部门在体系中的管理功能，即纵坐标列出体系的各体系要素及各要素所对应的程序文件，横坐标列出组织的各个部门，在交叉的网络中分别以不同的符号标记，以区分体系要素在实施中的主管部门和相关部门。3、制定职业健康安全和环境管理目标/指标管理方针是组织对职业健康安全和环境总的意图和原则的陈述，它表达了组织整体的职业健康安全和环境管理目标。尽管组织的管理方针的制定结合了组织的特点，有一定的针对性，但整体职业健康安全/环境目标还过于原则和宏观，不具体，没有指明具体操作的内容。组织要实现管理方针所阐述的整体目标和持续改进的承诺，就需要确定组织的具体职业健康安全和环境目标/指标。4、程序文件的策划标准要求的组织在运行控制时需要的5、作业文件的完善相对更为具体和可操作的管理制度、操作规程、作业指导书等可作为三级文件分列、支撑。当然，在建立体系过程，原有的三级文件不完全满足要求，要进行补充、修改、完善。五、体系文件编制由于体系具有文件化管理的特征，编制体系文件是组织实施GB／T28001、GB／T24001，建立并保持体系的重要基础工作，也是组织实现预定的职业健康安全和环境目标/指标，评价和改进体系，实现持续改进和风险控制必不可少的依据和见证。体系文件还需要在体系运行过程中定期、不定期的评审和修改，以确保其完善和持续有效。编写管理体系文件的原则与要求写你要做的，做你所写的,记你所做的要结合组织活动、产品或服务的特点要努力做到管理体系文件的一体化管理体系文件编写的资料依据职业健康安全/环境管理体系标准相关法律、法规及其他要求企业现行的操作惯例、规章、制度，包括规范和作业指导书等现有其他相关管理体系标准的手册、程序文件及第三层次文件六、体系试运行体系试运行与正式运行并无本质区别，两者都是按所建立的体系手册、程序文件和作业规程等的要求，整体协调运行。体系试运行的主要目的是在实践中检验体系的充分性、适用性和有效性。在体系试运行过程中，组织应加强运行力度，努力发挥体系本身所具有的各项功能，及时发现问题，找出其根源，纠正不符合，并对体系加以修正，以便尽快渡过磨合期。七、内部审核内部审核是体系运行必不可少的环节。体系经过一段时间的试运行，组织应当具备了检验体系是否符合GB／T28001、GB／T24001要求的条件，应开展内部审核。管理者代表应亲自组织内部审核。内部审核员应经过专门知识的培训。如果需要，组织可聘请外部专家参与或主持审核。内部审核员在文件预审时，应重点关注和判断体系文件的完整性、符合性及一致性；在现场审核时，应重点关注体系功能的适用性和有效性，检查是否按体系文件要求去运作。八、管理评审管理评审是体系整体运行的重要组成部分。管理者代表应收集各方面的信息供最高管理者评审。最高管理者应对试运行阶段的体系整体状态作出全面的评判，对体系的适用性、充分性和有效性作出评价。依据管理评审的结论，可以对是否需要调整、修改体系作出决定，也可以作出是否实施第三方认证的决定。九、申请认证审核十、接受认证审核并整改存在问题十一、体系维持与提高1、通过定期开展的内审及管理评审，维持和不断改进体系；2、在体系日常运行中加强协调监督工作。