关于印发《吴江市人民政府办公室档案管理制度》的通知

1吴江市人民政府办公室文件吴政办[2003]25号关于印发《吴江市人民政府办公室档案管理制度》的通知本办各科室：为了更好地贯彻《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》，加强机关档案管理的制度化、规范化、标准化和现代化建设，使档案工作更好地为全市经济建设和各项社会事业服务。现按照市档案局的要求，结合本机关的实际，重新修订了《吴江市人民政府办公室档案管理制度》，现予印发，望遵照执行。二○○三年四月二十四日主题词：文秘工作档案管理制度通知抄送：苏州市档案局，吴江市档案局，存档。2吴江市政府办公室档案管理制度第一章总则第一条为了加强对本机关档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为机关领导决策和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》等有关规定，特制定本制度。第二条本制度是指“档案机构的职责范围”、“档案人员岗位责任”、“文件材料整理归档”、“档案保管”、“档案保密”、“档案利用”、“档案统计、鉴定和移交”、“档案安全保卫”等制度。第三条本制度适用于本机关各科室及所属职能部门的档案工作。第二章档案机构的职责范围第四条本机关综合档案室，集中统一管理本机关在工作活动中形成的全部档案（文书档案、科技档案、特殊载体档案），积极提供利用，为机关各项工作服务。第五条制定本机关、本系统和所属单位关于档案管理的中长期规划、工作计划、管理办法及规定。对本机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和指导。第六条按规定向市档案局移交应进馆的档案。第七条办理领导交办的其他有关的档案业务工作。第三章档案人员岗位责任第八条档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。第九条认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和档案3主管部门的各项规定、办法。第十条负责统一管理本机关的全部档案。做到平时收集、平时整理、平时鉴定、随办随归。其它门类和载体的档案的接收，按有关规定执行，并严格接收手续，把好质量关。第十一条严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护工作，定期检查并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。第十二条熟悉室藏档案，编制必要的文件目录和汇编资料，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极提供利用，做好平时信息反馈的记载和利用效果典型事例的收集、整理、选编工作。第十三条按照档案保管期限及档案鉴定工作的规定，定期鉴定档案，做好档案的存毁和向市档案局移交进馆档案的工作。第十四条维护本机关档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反本制度的行为必须予以制止，直到拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。第十五条根据档案工作发展需要，对各项制度及档案室设备的添置、维修提出建议、意见、计划和办法。第十六条机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。第十七条本机关档案员的工作纳入本机关岗位责任制考核范围。在档案的收集、整理、保管和提供利用等方面成绩显著，由本机关给予奖励。第四章文书处理第十八条文书工作，就是承办和整理本办正在办理的，或已办毕尚未归档的文件材料的工作。文书处理程序包括发文处理程序和收文处理程序。第十九条发文。发文处理程序包括：拟稿、核稿、签发、登记、编号、缮印、校对、用印、装封、发送、归卷等。4（一）机关上报下发的各类文件、材料，根据工作职责或机关领导指示由有关科室负责起草。草拟的文件应观点明确、实事求是、条理清楚、文字精炼、标点符号正确，力求简明扼要。拟稿人要在文稿上签名并标明主送、抄送单位，机密等级，缓急程度，分发范围等。文件拟稿要用规定的稿纸，用钢笔书写，字迹清楚。（二）拟的文件由办公室分管主任核稿签字，送办公室主任签发后方可登记编号打印。所有打印的文件材料，应先打出样纸，由拟稿人负责核对无误后，再印制文件。（三）凡用印，市政府章须经政府领导审核批准，办公室章须经办公室领导审核批准，否则不予盖章。私用公章将根据情节轻重给予严肃处理。第二十条收文。收文处理程序包括：签收、启封、登记、分办、传送、拟办、批办、承办、主办、归档等。（一）凡寄送本办的各种文件电信函，均由文书统一拆阅，分类登记，并送呈本办领导阅批；凡各类会议下发的文件，参加会议的同志应及时交文书处理。如工作需要可另行办理借阅手续；凡上级重要来电，应作详细记录并及时向有关领导报告。（二）本办领导批办的文件，文书对其负有检查、传递、协调、催办的责任；负责承办的科室和同志应按照文件精神和领导指示的要求，及时办理并将落实情况、处理结果简要填写在文件办文单中。重要事项的办理情况应及时向分管领导汇报。（三）各类文件材料由文书负责直接传递，不得自行横传他人；凡属传阅的文件材料，要按规定的范围、对象、时间、方式和要求进行传阅；急件要随传随阅，重要文件当天阅完，一般文件两天阅完，因公外出而不能及时阅完的，文件应交文书保管；文件阅后均应签字，以示负责并备查考；文件不得擅自带回家中，不得擅自外借他人。第五章文件材料整理归档第二十一条文件材料的归档范围：凡是反映本机关工作活动、具5有查考利用价值的文件材料，以及与本机关业务工作有关的资料均属于归档范围。具体按《吴江市人民政府办公室文件材料归档和不归档的范围（见附件一）》及其它档案管理办法的有关规定执行。第二十二条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值加以保管和利用。贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作。第二十三条按市档案局核准的归档范围和保管期限表，确保应归档文件收集齐全完整，价值鉴定准确。第二十四条整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件、热敏传真纸应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。第二十五条归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交通格式》（DB32/505—2002）要求。第二十六条归档文件的整理程序：确定件、装订、分类、排列、编制归档号、编目、装盒。第二十七条归档文件以件为整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议纪录以每次会议记录为一件（用记录本记录的，一本为一件）；介绍信存根一本为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件，正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。6第二十八条归档文件应按件用不锈钢订书钉在文件左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的方式装订。装订成册不便拆封的，可保持原貌。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。第二十九条本机关档案采用“保管期限——年度——问题”的分类方法。分类方案应保持相对稳定。跨年度的文件，以文件签发日期（即落款日期）为准；跨年度形成的会议材料归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。第三十条归档文件应在分类方案的最后一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、问题的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并在备考表中加以说明。第三十一条归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编写归档号，填写在归档章内。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。第三十二条归档文件应依据分类方案和定编件号顺序编制归档文件目录。编目应做到准确、全面、详细，以适应档案管理现代化及计算机检索的要求。第三十三条将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒背和备考表项目。不同保管期限的不得装在同一盒内，不同问题不得装在同一盒内。有盒内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，应将整理人、检查人的姓名和日期填上。第三十四条归档文件整理完毕装盒后，上架排列应按本单位归档文件分类方案，自上而下，自左向右排列。7第三十五条声像档案、电子文件档案、科技档案应用文字标明内容，并加以编号。第六章档案保管第三十六条文书档案的保管期限定为永久（51年以上）、长期（16年—50年）和短期（15年以下）三种，专门档案按有关规定执行。第三十七条凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。第三十八条凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。第三十九条凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关的同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。第四十条档案保管，应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专用库房和铁柜。并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。要根据工作需要增置温湿计、复印机、照相机、去湿机、吸尘器、消防设备等必要的保护设备。特殊载体档案要配备专用的管理、保管和利用设备。第四十一条库房控制的标准温度为14—24℃之间，相对湿度在850—60%之间。第四十二条档案盒多柜存放的应绘制存放示意图。第四十三条建立全宗卷，积累存储本机关档案整理工作方案，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。第四十四条定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查。对破损褪变的档案，要进行修裱、复制和其他技术处理。录音带、录像带，要根据需要，每隔一段时间重新缠绕一次，如出现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救，发现照片、底片发黄、发霉、变质等现象时，要及时进行清洗和技术处理。第四十五条本机关档案管理现代化应纳入本机关办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。第七章档案保密第四十六条建立健全本机关档案保密组织，做到领导落实，组织落实，人员落实，对机关的文件材料做到及时登记、及时传阅，及时催（承）办、及时收回，不积压、不错漏、不遗失、不泄密。非本机关档案工作人员不得擅自开启档案箱柜取档案。第四十七条档案人员必须做到：不该说的机密不说，不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存放机密文件和资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事宜；不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。