Project管理项目的一般流程

1第2章Project管理项目的一般流程2.1流程概述2.2灵活运用项目模板和向导2.3综合案例——Project管理项目的流程2.4用好Project的帮助2第2章Project管理项目的一般流程根据项目的生命周期理论，项目需要经历五个阶段——启动、计划、执行、控制和收尾，项目管理工作也围绕这些阶段依次展开。所以，使用MicrosoftProject管理项目时，无论项目的规模和种类如何，通常都要遵循特定的程序。本章的主要内容是：MicrosoftProject管理项目的一般流程、掌握并能灵活运用项目模板和项目向导、学会使用帮助解决问题。32.1流程概述1根据项目生命周期确定管理流程项目阶段项目管理需要完成的工作MicrosoftProject能完成的工作启动确认项目可以开始并付诸行动。包括：选定项目、建立项目团队、项目核准、立项、准备工作等确定项目目标收集准备资料计划编制项目计划用MicrosoftProject制定项目计划，并保存为比较基准执行将书面的项目计划转化为实际成果按照项目计划实施项目，并及时记录项目的实际进展控制监测项目的实际进展，及时发现并调整偏差跟踪项目，将项目实际状态与比较基准进行比较，找出问题收尾正式接收项目成果，将项目有条不紊地结束整理并保存项目资料，进行总结4MicrosoftProject管理项目的基本流程52MicrosoftProject的管理流程准备阶段准备阶段与项目生命周期中的项目启动阶段相对应。主要工作为：收集相关资料。确定项目目标、约束条件。62MicrosoftProject的管理流程项目计划阶段本阶段中Project能够充分发挥作用，具体工作包括：用Project编制一份完善的项目文件，文件的后缀名为mpp。项目计划的内容包括工作程序、日程安排、资源分配等。使用Project创建项目计划初步完成后，要将计划保存为“比较基准”，以便与执行情况对比。（关于比较基准）72MicrosoftProject的管理流程项目实施与控制这两个过程总是同时进行的，控制是保证实施的基本手段。具体工作包括：项目实施就是要将制定的项目计划不折不扣地落实到行动中。在项目实施的同时，需要用MicrosoftProject将项目进展状况及时地记录到项目文件中，以便跟踪和控制。将实际进展与原定计划（比较基准）进行比较，找出差异发现差异后，还要进行分析。8项目信息报告管理者常常需要以合适的方式浏览项目信息Project提供了丰富的表、视图、报表和筛选器等工具，条理清晰地将项目信息展示在用户面前。Project提供的信息报告包含以下几类：范围报告、进度报告、成本报告、资源报告以及综合报告。有的教材称之为“信息提取技术”。项目收尾项目的收尾阶段往往会被忽视，但使用MicrosoftProject管理项目，就会使收尾工作变得简单轻松了。例如，资料的汇总和整理工作，MicrosoftProject可以将项目中涉及到的文档以附件形式保存起来（也是保存在mpp文件中），项目收尾时，只要将这些文档统一归类即可。92.2灵活运用项目模板和向导【例2-1】利用模板着手全新的项目Stephen刚刚接到了一个全新的项目，公司让他负责拓展一项新业务。可是Stephen手头没有这类项目的资料可以参考，而且以前也没有经历过类似项目，可以说这个项目对他是一个全新的领域。象这样一个全新的项目应该如何着手呢？这时，MicrosoftProject提供的项目模板就大有用武之地了它正好提供了一个名为“新业务”的模板，对缺乏这方面经验的管理者具有很大的启示作用和参考价值。10Project自带的项目模板项目类别模板个数所占比例模板举例IT类项目16个69.6％部署MicrosoftOffice2003、MicrosoftWindowsXP、MSF应用程序开发等房屋建设开发3个13.0％工程、商业建设、住宅建设公司运作与事务3个13.0％新产品、新业务、办公室搬迁日常生活1个4.3％搬家合计23个100％11获得更多的项目模板除了MicrosoftProject自带的模板外，Microsoft公司的网站上就提供了最新的模板供用户免费下载。【例2-2】下载Microsoft公司提供的最新模板选择菜单【文件】/【新建】，在窗口左侧出现新建项目的小窗口单击“模板”栏的“OfficeOnline模板”选项，系统就会自动进入Microsoft公司的Office模板主页，如下图，这里有Microsoft公司创建和收集的最新项目模板(完全免费)。下载项目模板文件将文件另存为项目模板。方法是：在Project中选择菜单【文件】/【另存为】，弹出“另存为”对话框，选择底部的“保存类型”为“模板”12【讨论】项目模板保存到本地以后，用户可以随时使用它，方法与【例2-1】相同。在另存为对话框中，选择保存类型为“模板”后，MicrosoftProject会自动转到保存项目模板的文件夹下（文件夹名称为“Templates”），用户无需修改保存位置。其实也只有保存在这一位置，下次打开MicrosoftProject才能自动找到它。13建立自己的模板库在公司或者组织环境下，已经完成的项目是一笔宝贵的经验，很可能对以后或者他人的工作大有帮助，所以建立个人或公司的模板库是值得推荐的。【例2-3】建立公司的模板库将公司的每一个项目都保存为项目模板(文件后缀名为mpt)，方法同【例2-2】，这样MicrosoftProject就会将这些模板集中保存在“常用”模板库中。将所有模板文件发布到公司的服务器上，项目组成员下载后用【例2-2】同样办法添加到本地计算机的模板库中。使用模板库。在MicrosoftProject中，选择菜单【文件】/【新建】，在工作区的左侧出现新建项目的小窗口，参见图2-2(a)，单击“模板”栏下的“本机上的模板”，出现“模板”对话框，参见图2-2(b)。用户添加的所有模板都被存放在“常用”页内，如图2-9为作者本地计算机上收集的模板库。【讨论】MicrosoftProject将系统模板和用户模板分开管理。打开模板时（如图2-9），系统自带的模板放在“Project模板”页内，用户保存的模板则存放在“常用”页内。14使用项目向导项目管理工作往往是琐碎的，但项目管理者必须按照一定程序、无一遗漏地逐步展开工作，这对于MicrosoftProject的新用户来说往往具有一定难度。针对这一情况，MicrosoftProject设置了“项目向导”功能。可以这样比喻，项目向导就像一幅地图，指引着用户如何达到目的地。打开和关闭项目向导15项目向导内容项目向导内容:任务向导——指导用户制定项目计划、编辑任务列表、安排任务日程等。这是项目管理的第一步工作。资源向导——规划好项目任务后，需要设定项目资源，并为任务分配资源，资源向导可以帮助用户完成这些工作，另外还能管理资源。跟踪向导——规划好项目的任务和资源后，项目开始实施，在实施过程中需要不停地跟踪项目的实际执行情况。跟踪向导能够帮助用户有条不紊地展开跟踪和管理工作。报表向导——查看和报告项目状态和信息。每个向导都由若干项相关的工作组成，这些工序已经按照项目管理程序一步一步排列好了，用户可以按照向导中所列工作的次序展开管理工作，这样就不会发生遗漏或混乱16定制自己的项目向导【例2-4】为公司“量身定做”项目向导单击菜单【工具】/【选项】，然后单击“界面”选项卡。在“项目向导功能和版式页面”下，单击“使用自定义页”，然后在“URL”框中键入页面位置或单击“浏览”按钮以浏览该页。172.3综合案例——Project管理项目的流程【例2-5】用Project管理项目的一般流程本例以【例2-1】为背景继续深入讨论。Stephen刚刚接到拓展新业务这一项目。本例探讨他用Project管理项目的一般流程。（1）打开“新产品”模板，Stephen将以它为基础创建项目计划。修改项目的开始日期为需要的时间。（2）保存项目文件，命名为02_01.mpp（第1、第2步参考【例2-1】）。（3）修改项目计划。针对公司的实际情况，Stephen主要针对项目任务的划分及时间分配作了调整，并保存了新的项目文件。例如对“第一阶段：制定战略计划”中的任务作了简化，并根据公司的情况调整了任务时间，如图2-14，其中图(a)为项目模板的内容，图(b)为修改过后的结果。1819（4）根据公司的实际情况修改项目的资源。这一步在“资源工作表”视图下进行。20（5）将初步完成的项目计划保存为比较基准，以便与日后的实际执行情况比较。到此为止，初始的项目计划就基本完成了，下一步将进入实施阶段。（6）执行项目。定期将项目的实际进展信息记录到项目文件中，例如：更新项目的实际进度（如图2-17）、更新项目的实际成本（如图2-18）。21更新项目的实际进度22更新项目的实际成本23（7）将项目的实际进展情况与原定的项目计划（比较基准）进行对比，找出差异。以进度管理为例，下图为项目的比较基准和实际进度的对比情况。在右侧的图表显示区域中，每个任务都有两根线条，上面的线条表示实际进度，下面的线条表示比较基准，从中可以很清楚地看出计划与实际在日程、工期方面的诧异。如果想了解某个任务的详细情况，只要将鼠标悬停在任务的线条上就会出现信息提示。24将实际进度与比较基准对比25（8）报告项目状态信息。选择适合的视图和报表将需要的信息按照预定格式输出。下图为项目日历视图，它将每一天安排哪些任务全部列出，并能直接打印。（9）项目收尾——项目文档的整理。Project可以将相关的项目文档（例如Word、Excel文档等）都统一保存在项目文件中，项目收尾时只要将一个项目文件（*.mpp文件）保存起来即可，也可以刻录成光盘永久保存。262.4用好MicrosoftProject的帮助在使用MicrosoftProject的过程中，用户难免会遇到各种各样的问题。除了查阅相关的参考书以外，最常用的解决方法就是使用MicrosoftProject自带的帮助功能。与其它的MicrosoftOffice软件相比，Project的帮助不仅功能更为强大，而且设计更人性化，便于用户使用。用户要想成为MicrosoftProject的高手，用好帮助是必由之路。271使用MicrosoftProject帮助目录首先，选择菜单【帮助】/【MicrosoftProject帮助】，在工作区左侧即出现“Project帮助窗口”，如图2-21所示。接着，单击“”超链接，Project就会通过互联网下载MicrosoftProject的帮助主题，如图2-22所示（注意：在Project2003版本中，首次使用帮助目录时，计算机要与互联网相连）。28【例2-6】查阅帮助主题用户想查阅有关保存项目文件的相关信息，请通过帮助主题找到相关的帮助内容。（1）打开帮助目录。（2）单击帮助目录中的“使用项目文件”主题，该目录下又出现3个子目录，分别是“创建和打开项目”、“保存和关闭项目”和“查找文件”。（3）单击“保存和关闭项目”，Project提供了十几条帮助主题，用户选择自己需要的内容，例如“将项目另存为模板”，单击该主题即弹出帮助的内容292使用索引如果希望针对某个关键词搜索相关的帮助主题，那就需要使用索引功能了。如图2-25，在搜索框内输入搜索关键字，例如“保存”，单击按钮或者直接回车，Project就会到OfficeOnline搜索相关的帮助主题、并列出结果303使用Office助手与其它Office软件一样，MicrosoftProject也提供了“Office助手”功能。Office助手可以根据用户的当前操作提供动态的提示信息列表。如果您不习惯使用Office助手，也可以让他隐藏起来。方法是在助手身上点击右键，选择“隐藏”。314智能标签在MicrosoftProject中，有些操作具有歧义性，即某一