如何审核最高管理者

2019/8/30北京大陆航星质量认证中心1如何审核最高管理者2008年04月北京HXQC技术委员会柯章勇2019/8/30北京大陆航星质量认证中心2审核中审核员要和最高管理层打交道,即：邀请他们参加首、末次会议，在审核中安排充分的时间与最高管理层交谈,坦诚地和他们讨论审核发现,寻找他们的承诺的证据等等。重要的只是把关注质量转移到注意组织的最高管理层。审核员应把最高管理层的活动看作为过程,因此就应该注重对他们的审核。2019/8/30北京大陆航星质量认证中心3策划阶段：审核员应识别最高管理过程,并：a)通过审核诸如组织结构图、年度报告、业务计划，公司平面图、出版物、媒体报道、网站等了解组织及其管理结构。b)在审核计划上规定直接从最高管理层或通过与其交谈收集承诺的有关信息。c)了解组织及其最高管理层的文化、习惯,以确定其对审核计划的影响，并作适当的调整。d)通过确定组织的衣着规定，审核员自己考虑职业着装。e)安排与最高管理层交谈的时间,确保方便和严守时间。f)不应安排审核经验有限的审核员去与最高管理层交谈。2019/8/30北京大陆航星质量认证中心4审核计划举例管理过程-持续改进过程管理承诺的实现：企业战略规划，经营宗旨（一体化方针）；主营业务策划；目标体系的建立、开展和测量；资源策划；管理体系的建立策划；关注客户的需求，内外部沟通机制的建立（客户投诉的处理、客户满意的测量)；自我完善自我改进机制的建立（管理评审；纠正预防措施建立、落实及跟踪；内部审核）；守法性评价。涉及条款：E/S:4.1、4.2、4.3.3、4.4.1、4.4.3、4.5.5E/4.5.4S、4.6涉及条款：Q：4.1,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5,5.6,6.1,8.1,8.2.1,8.2.2，,8.2.3，8.5.1,2019/8/30北京大陆航星质量认证中心5实施审核评价最高管理者承诺的常用方法是：1、与最高管理层交谈审核员可以使用对最高管理层适宜的业务术语提问有关问题，以：a获取最高管理层质量意识、质量承诺以及与组织的总目标和管理体系的联系等方面的证据。b确定与ISO9001中有关管理职责的要求的符合性（特别是质量相关的法律、法规职责）2019/8/30北京大陆航星质量认证中心6最高管理层审核过程举例总经理：×××，副总：×××（分管安全、工程），管理者代表：×××。通过交谈：总经理、管代的职责基本清楚。在《建设法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全管理条例》规定的法定职责基本可以回答、《职业病防治法》规定的职责不太清楚。公司的组织机构是：办公室（劳动人事部）、经营管理部（财务室）、工程管理部、质量安监部、工会；职责：,各类工程技术人员156人，其中高中级技术职称人员48人。现有起重、混凝土搅拌等各类施工机械设备548台，其中大型施工机械120台，可以满足多项大中小型建筑工程的施工需要。本公司凭借雄厚的技术实力和精湛的施工技艺，2002－2008年间荣获省、市“先进建筑施工企业”、“建筑施工十强企业”、“红旗单位”、“安全生产先进单位”、“质量优胜单位”、“AA信誉企业”等荣誉称号。公司的外包过程：专业分包：装修、抹灰等。2007年计划实现产值8100万元，目前完成8120万元，税收300万，利润440万元。2008年预计1.亿元；目前资产负债率为：90％。比较高，有流动资金周转断链的风险，已经提示。但被告知公司目前财务状况基正常，在多种渠道融资。2007年公布的环保、安全健康费用40－50万元。11份在××市体检。公司总体工程、检修质量稳定，依据市场的需求，建立了一套严格质量、安全环保、进度工期管理，通过良好的售后服务，公司的市场份额在逐年扩大，并得到客户的认可。在公司的环保上，公司1年来累计投入达20万元余万元，用于消防、粉尘、噪音治理、绿化；在安全健康管理上，公司进行了隐患整改。用于安全防护和改进；在职业病防护方面，到目前为止，未发现有职业病患者。2019/8/30北京大陆航星质量认证中心7公司的经营宗旨：“以人为本，质量为先、信誉至上、开拓进取、求实创新”的；公司的企业文化：目前未制定；公司的愿景：目前未制定；公司的Q/E/S方针：一、质量方针：科学管理，精心施工，创建筑行业精品工程；信守合同，不断创新，保证顾客永远满意。二、环境方针：绿色施工，实现污染预防，遵守法规，降低能源消耗，实施控制，提高环境绩效。三、职业健康安全方针;以人为本，珍爱生命，居安思危，防微杜渐。体现了标准要求的2个承诺、1个框架、1个适合。5年规划，公司中期规划纲要。在手册内有：×××批准签字。绩效考核，10月份岗位绩效考评表。方针通过：场内张贴标语、板报、会议和专题培训等形式予以传达。抽查有2007年11月25日赵承伟在办公会议上对环保方针的讲话笔记。外部方针的获取渠道在办公室，可以提供文本，在公司的宣传册予以印刷，扩大影响。2007年12月份学习了***市建委组织学习“安全生产法规”。项目部通过日常的班前会的形式予以传达，相关方通过发放《相关方告知书的方式》传达。2007年7月15日，组织员工代表讨论方针，查有袁胜利等7人的会议讨论记录。结论：方针是适宜的。最高管理层审核过程举例2019/8/30北京大陆航星质量认证中心8实施审核评价最高管理者承诺的常用方法是：2、收集和证实证据审核员/审核组应不断地寻求机会，来证实与最高管理层交谈时，给最高管理层得到的回答，这包括：a方针和目标的可达性及其之间的关系；b方针和目标之间的联系的建立；c获取方针和目标是有效的并在整个组织内得到理解的证据；d确定方针和目标对QMS的持续改进以及实现顾客满意是否适宜；e确定最高管理者是否介入管理评审。为提供必须的证实，可能会需要补充交谈并收集证据。审核组应确保还收集了最高管理者承诺的补充证据。审核员/审核组应评审所收集到的证据，以确保信息的完整性和准确性，并为所做结论提供信任。2019/8/30北京大陆航星质量认证中心9实施审核评价最高管理者承诺的常用方法是：审核报告审核员应编制审核报告，使之适宜于提交给组织的最高管理层。提交一份审核报告的摘要给最高管理层和组织的重要相关部门是适宜的。摘要应突出关键的（重要的）审核发现（正反两方面的），并识别改进的机会。2019/8/30北京大陆航星质量认证中心10实施审核评价最高管理者承诺的常用方法是：审核报告审核员应编制审核报告，使之适宜于提交给组织的最高管理层。提交一份审核报告的摘要给最高管理层和组织的重要相关部门是适宜的。摘要应突出关键的（重要的）审核发现（正反两方面的），并识别改进的机会。2019/8/30北京大陆航星质量认证中心11审核报告举例最高管理者履行管理承诺和管理职责情况评价：通过：与最高管理者的座谈，沟通，了解组织的战略规划，经营状况，工程项目结构，主要顾客群，财务状况，资源配置状况；查阅内审和管理评审资料及其他相关资料。审核组认为：最高管理者能够持续履行其管理承诺，领导团队具有良好的顾客意识和战略意识，三管理体系运行以来，公司贴近市场、注重关注重点顾客需求，注重工程质量和相关服务，企业发展壮大，房屋建筑工程施工总承包贯标以来持续增加。在经营管理活动中能够严格执行与工程质量相关的法律、法规和强制性标准，有提供满足顾客和适用法律法规要求的能力；企业经营状况和财务状况基本正常，上缴国家的税收连年增长；组织结构设置基本合理，管理职责基本明确；公司制定的结合管理方针（质量方针）和3项质量目标能够按照各部门分配的职责展开实施要求，并按照规定对目标的实现情况进行考核检查，注重通过内审、管理评审、数据分析、顾客满意、纠正和预防措施、守法评估等活动推动体系的持续改进。审核组提出需改进的过程：目前资产负债率较高，需提请组织关注；公司对项目部和外包劳务队的管理还存在监督不到位的现象，公司应进一步明确公司质量管理部门和工程管理部门对项目部的质量监督管理、施工现场的关键施工过程的控制监控职责。加强与项目部日常的质量管理体系各项工作的沟通，进一步推进和引导项目部按照质量管理体系的要求来开展工作；进一步树立项目部的守法意识和客户意识，遵循并努力实现公司制定的质量方针和最高管理层的管理层管理承诺。2019/8/30北京大陆航星质量认证中心12审核报告举例质量方针和目标的适宜性和实施情况评价：通过：与公司管理层、各职能部门、项目现场的关键过程/岗位人员的座谈，沟通，审核了质量体系的顾客导向过程（COP过程）：支持过程（SP过程）、管理过程（MP过程）的文件、记录、原始数据凭证及其他相关资料。审核组认为：目前公司依据公司经营宗旨制定结合管理方针（质量方针），具有一定战略性和前瞻性，明确了组织经营宗旨和方向，能够通过多种渠道向公司的员工和顾客予以展示，宣传质量方针的涵义；公司依据质量方针制定了具体的质量目标，并按各部门的承担的职责和主要控制过程进行了目标分解，公司的目标体系基本建立。审核组提出需改进的过程：目前部分基层员工还存在对质量方针和质量目标不清楚的现象，公司需进一步加强对员工的质量意识的培训；公司质量目标关键岗位还有分解不到位，目标考核不及时，对目标的数据分析不充分现象，对关键岗位目标分解需进一步细化，加强考核力度，加强对目标的数据分析力度，为组织的决策提供依据；应加强自身的企业文化（质量文化）建设，加强公司的团队意识的训练；积极推行QC小组活动；建立现代人力资源管理模式和能力评价机制，建立有效的激励机制和绩效评估机制。推动总体质量方针和目标的实现。