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有限公司合同管理办法第一章总则第一条为明确公司的合同管理流程，加强合同管理，规范公司各部门在合同管理中的职责，控制风险，维护公司利益，特制定本合同管理办法（以下简称为“本办法”）。第二条本办法适用于公司及公司实际控制的其他公司全体部门及人员。第三条本办法所称合同是指以公司为一方主体所签订的各种类型的合同、协议，及以公司名义做出的担保、授权、招标、声明、承诺、证明等具有法律约束力的各类文件。第四条本办法所称合同管理是指合同立项、合同条款拟定、合同谈判、合同审批、签订、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全流程的管理。第五条合同管理原则（一）合法性原则：所有合同须符合相关法律法规及行业规定，确保合同权益依法受到保护。（二）事前签订原则：合同应在业务交易发生前签署，禁止未签署合同即先行交易的行为。（三）利益明晰原则：合同应明确界定各方的权利和义务，杜绝模糊、歧义现象；合同中应明确当事人的名称(姓名)、住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和履行方式、付款条款、验收条款、违约责任和解决争议的方法等主要条款。（四）先签合同后付款原则：财务部门必须依据审核通过后签署的合同文本办理付款手续，特殊情形除外。（五）业务部门负责原则：合同管理实行承办责任制，各业务部门对合同的发起、签订、履行和争议解决总负责；行政人事部下设法务专员和财务部门充分协作配合，履行各自在合同管理中的义务。（六）持续跟进原则：合同发起的业务部门对履行过程和问题，及时反馈至法务专员，持续跟进以掌握合同进程和控制法律风险。第二章合同管理部门及职责第六条公司总经理主持和领导公司合同管理工作，组织制定公司合同管理规章制度，其他高级管理人员负责其分工范围内合同管理的各项工作。第七条法务专员负责合同的归口管理。业务部门、财务部门在其职责范围内负责相应的合同管理工作。第八条法务专员履行以下职责：（一）起草和修改合同管理制度，并监督该制度的实施；（二）依据本办法审查合同；（三）制定合同示范文本；（四）参与重大合同的调研、谈判和审核工作；（五）配合业务部门对公司重大合同和风险程度较高的项目开展资质、资信调查工作；（六）监督和协调各业务部门对合同的全面履行；（七）参与合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼活动；（八）负责建立合同管理台帐（附件1）及合同的归档、保管；（九）接受和汇总各部门有关合同的法律咨询；（十）负责与外聘法律顾问的联系、沟通；（十一）协助公司各业务部门对合同资料进行统计汇总和综合分析。第九条业务部门负责合同立项、谈判、履行、变更、中止、解除、争议解决等具体操作，并指定一人为合同主要承办人，履行以下职责：（一）对合同相对人的主体资格、履约能力进行评估与选择；（二）根据本办法选用公司合同文本或要求法务专员、法律顾问根据实际需要起草合同文本；（三）落实合同商务条款和风险防范机制；（四）协调处理合同审批、签订、纠纷处理等相关事宜；（五）负责合同原件的阶段性保管及存档移交工作。第十条财务部门履行以下职责：（一）审查合同的财务事项是否符合国家财税法规和公司财务管理制度；（二）审查合同的付款、收款事项是否符合公司资金计划；（三）合同履行阶段，审核监督或执行合同款项的收支事项；（四）对合同的涉税问题提出意见和解决措施。第三章合同起草第十一条合同承办人应当先行对合同的下列事项进行调查和审查：（一）合同主体具有有效的营业执照，其登记内容与合同内容能相一致；（二）合同标的符合当事人经营范围，涉及资质要求的，应具备相应资质证书；（三）由代理人代办、代签合同的，应由代理人取得授权委托书；（四）合同当事人应具有相应的履约能力及良好的履约信用。第十二条合同承办人对合同主要内容提出要求，合同交由法务专员起草，必要时法律顾问予以协助。重大或复杂合同，可由合同承办人、法务专员、法律顾问共同协商起草。第十三条法务专员选用合同文本时，应按以下顺序进行选择，顺序在先的合同文本优先适用。（一）公司制定的合同示范文本；（二）公司已签署过并经核准的合同文本；（三）政府或行业协会推广使用并经法律顾问推荐的合同示范文本；（四）合同相对方提供的合同文本。第十四条为保障公司利益，在合同谈判中能占据优势，除垄断部门或特殊行业的企业提供的合同文本外，原则上应选择公司提供的文本。第十五条对于涉外合同，原则上应用中文表述，且应约定适用中国法律，受中国法院或仲裁机构管辖。合同相对方如有要求，可附外文版，但应约定以中文版为准。如合同内容是在国外履行的，经公司特别批准,可用外文版,但仍应符合国家法律规定及相关政府部门的要求。第十六条起草后的合同至少应符合以下基本要求，否则合同承办人有权委托法务专员或者法律顾问重新起草。（一）合同相对方具有签约资格；（二）文字不存在表述混乱、逻辑不清、语法错误等现象；（三）合同商务内容已征得公司主管领导同意。第四章合同审核与签订第十七条起草后的合同应逐级递交合同承办人、业务部门负责人、财务部门、总经理线上审核，各审核人将审核意见在线上留痕。如合同涉及资金收付的，应先经财务部门审核。特别重大、复杂或者涉及公司商业秘密等不便于线上审核的合同，可按照本条第一款规定的流程进行线下审核，并签署《合同审核评审表》（附件2）。第十八条经审核人提出审核意见的合同，尽量按审核意见进行修改。属于公司内部问题的内部修改，属于外部问题的由合同承办人负责与合同相对方进行沟通，如需要法务专员/法律顾问进行条款释义、合同谈判等工作的，可要求法务专员/法律顾问参加。经修改的合同重新递交审核。第十九条合同的审核时间一般不应超过三个工作日，特别重大或复杂的合同经总经理同意后可适当延长审核时间。合同承办人与合同相对方的沟通、洽谈时间，不计入审核时限。如合同事项紧急，合同承办人欲在预期时间得到审核结果，应经业务部门负责人亲自发起，各部门应配合提前完成审核。第二十条法务专员/法律顾问负责审核下列合同内容：（一）合同主体、内容、形式是否合法、有效；（二）合同条款是否完备、严密、准确；（三）合同风险是否能规避或降低；（四）合同违约条款能否满足公司要求。第二十一条财务部门负责审核下列合同内容：（一）合同条款是否符合国家财税法规和公司财务规定；（二）合同支付条款是否符合公司资金安排。第二十二条合同经审核完成后正式签订前，任何人不得擅自修改合同文本，合同承办人应核对最终签署的合同文本，与经审批通过的合同文本保持一致，并将合同文本提交签字、盖章。第二十三条对预算内的经营管理事项合同、公司董事会审议通过的事项合同，由总经理或总经理授权业务部门负责人、合同承办人签订；预算外的经营管理事项合同以及涉及企业重组、投资、资产转让、处置、置换、借款、担保、抵押等重大投资或资产经营活动等重大事项合同，在董事会决策授权下，由总经理签订或采用总经理专项授权。第二十四条签订各类合同必须使用公司合同专用章，合同专用章印模需送登记注册的工商行政管理部门备案。第二十五条合同专用章由公司办公室专人保管，凭合同线上审核流程完成或《合同审核评审表》签批完毕方可使用。两页以上的合同必须加盖骑缝章，未加盖公司合同专用章的合同，财务部门不得办理结算、拨款手续。印章保管人员应当对印章使用时间、合同主要内容、批准人等相关情况进行登记；印章使用人员必须在登记册上签字确认。第二十六条原则上禁止在对外签订合同的空白文本上加盖合同专用章。对于不能在同一地签订的合同，应由对方先签字盖章。根据工作需要，各部门确需外出携带加盖合同专用章的空白合同的，须报经总经理同意，法务专员负责对空白合同编号。第二十七条合同到期需要续签的，合同承办人应当提前2个月提交审核。合同文本条款没有变动的，应结合当前市场实际对合同金额重新定价。第二十八条签署合同应确保公司持有合同正本两份，合同签订后一份合同正本由合同承办人交法务专员保存，一份合同正本交由财务部门保管，以协助监督执行。第二十九条合同承办人应对合同订立过程中与合同相对方往来的电报、电传、信函、图表等电文数据资料妥善保管；如有不同意见，要与部门负责人、总经理协商确定后立即书面回复对方，不得拖延，以避免纠纷和造成经济损失。第三十条合同签订后，合同承办人应在7日内将合同文本与该合同相关的审查、批准等全部原始资料交法务专员归档，并留存复印件或扫描件以跟踪管理合同履行情况。第三十一条补充合同的签订适用本章的规定。第五章合同履行、变更与解除第三十二条合同签订后应全面履行。合同履行应明确合同履约人，跟踪掌握合同履行过程，及时细致地收集、整理、保管合同履行记录及证据材料，并确保记录、证据在法律上的有效性。第三十三条法务专员、财务部门等要定期对合同履行情况进行检查，对合同履行中出现的问题应督促责任部门及时予以解决。第三十四条在合同履行中，合同承办人或合同履约人发现合同相对方有经营严重恶化、转移财产抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉、丧失履行债务的能力或其他违约可能情形的，应立即向本部门负责人及法务专员报告，由法务专员会同相关部门及法律顾问拿出解决方案，报公司决策。第三十五条合同签订后，对合同的任何变更或解除，合同履约人须说明原因、提出意见，逐级向本部门负责人、总经理上报。在经合同变更或解除审批程序前，任何人不得以实际履行的方式变更或解除合同。对合同的变更或解除，应以书面方式确认，并妥善处理合同变更或解除的善后问题。第三十六条公司依据法律法规或合同约定需单方面终止(中止)或解除合同的，应书面通知合同相对方，并以特快专递的形式寄发，其凭证应作为合同组成部分妥善保存。第三十七条合同履行期限超过1年的，由合同履约人会同财务部门与合同相对方对帐一次。第三十八条合同履行完毕或合同的权利义务终止后，合同履约人应将合同履行中产生的文书、传真、书面签证、结算文件、来往信函、电子邮件等相关文件资料及时完整地整理归卷，并按规定填写《合同履行情况统计表》（附件3），报送本部门负责人审查；本部门负责人审查、签字、盖章后，1个月内移交法务专员与合同文本原件统一编号归档、保管。第六章合同纠纷的处理第三十九条合同中争议解决条款应尽量约定在公司所在地人民法院或仲裁机构解决。第四十条合同发生纠纷时，先通过协商、调解等方式解决。协商、调解达成一致的，应形成书面协议，协议签订前应按照本办法第十七条、第十八条审核、修改；协商、调解未成的，可按合同约定申请仲裁或提起诉讼。第四十一条合同履约人应将合同纠纷情况及时报告部门负责人及总经理，并协助法务专员做好仲裁或诉讼的证据收集工作，必要时可委托法律顾问协助处理争议。第四十二条以公司名义进行仲裁或诉讼的，公司委托代理人的代理手续由公司法务专员审核并经总经理批准后办理。调解书、协议书、裁决书、判决书、裁定书正本应与合同一并由法务专员归档。第七章合同档案管理第四十三条合同履行完毕，在合同订立、履行过程中形成的合同文本及全部材料，由法务专员整理完毕，以合同编号顺序排列，按年度归档，要求合同分类准确、立卷合理、严格管理。每年度的各类合同，应在次年3月31日前完成归档工作。第四十四条合同文档应包括纸质资料和电子资料，内容包括：（一）合同文本及份数、合同补充协议、变更和解除协议、授权委托书；（二）合同承办人及合同履约人情况登记；（三）合同附件、《合同审核评审表》及其他有关文件；（四）与合同有关的往来文书、函件、图表、电子邮件等材料；（五）合同履行原始证据材料、《合同履行情况统计表》等履行情况记载；（六）纠纷的处理情况记载及有关材料。第四十五条法务专员应建立合同管理台账。合同台账的主要内容应包括：合同编号、合同名称、合同双方当事人情况、合同标的、合同金额、合同签约时间及履约期限、合同变更情况、履行情况及备注等内容。第四十六条使用合同及有关资料，应履行严格的借阅审批手续。借用已经签订、正在执行的合同及有关资料，一般只提供复印件或扫描件；需要借用合同原件及有关资料的，必须报经业务部门负责人及总经理签字批准后方可借用。借阅合同档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料，未经业务部门负责人及总经理同意，严禁复制、摘录、拍摄档案内容。第四十七条凡接触和持有合同文件的员工均应严格遵