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2010年财务培训方案2、送货流程各销售部门填写提货申请单开票处（任亚飞）开票处开机打票送货人仓库（第三.四联）客户确认签字（四联）交回仓库（第四联）由仓库保管注：仓库见出库票方可发货为规范公司日常业务及票据流程，提高工作效率，便于日常财务管理,特做如下规定:一、业务流程图收足货款或定金客户签字准确编码色号、送货时间导购(业务员)填写订单申请表任亚飞审核并录单责任机制：开票员未收到“提货申请单”或经办人签字认可私自开票的，处以开票员每单50-100元的罚款。无收银员，开票员相关责任人签字的送货单仓管员予以发货的处以仓管员每单50-100的罚款。.送货人员未按约定收取货款并未经提货部门主管同意卸货的，发生的损失由送货人承担。未经信控专员同意而发生的应收（或损失），由开票员和相关负责人共同承担无法收回的应收帐款，转个人借款。二、订单及送货单管理1、订单填写要清晰明了，字迹工整，按编号顺序依次填写。客户资料必须详细填写，商品编码、单价、数量、金额、有无促销、哪期促销、促销赠品、送货日期、客户签字、经办人签字为保证货源在七日内送货的一定要写清，收款情况等要一一注明。订单要素不全，财务结算组按照不规范票据处理，给予经办人每单10元罚款。（注：必须有客户和订单人签字才能生效录入订单系统。）2、订单形成后，先由内勤整理后，在当天或次日上午，依据订单内容逐一录入K3系统，在7日内送货的要及时通知锁库。订单及送货单管理3、客户要求送货时，店内根据订单填写提货申请单（如无变化则用原订单，如有变化则须全部重新拉出新订单），内勤必须确认审核填写编码（必须按库存表编码填写）、色号、是否录订单还是新现订现销，是否清晰、核对完毕后签字（经办人如为原订单送货则将自己手里的订单在内勤审核签字后传至结算员处，如货物全部更换则要重新和客户签订新订单及时交到内勤处审核签字录入K3系统），由经办人传至结算员处依据录入K3系统的订单下推销售出库（送货单），开票后必须有相关责任人（或经办人）签字，仓管员凭有开票员和相关责任人签字的票据提货送货。内勤要分业务员分是否送货来整理编号归档整理订单。4、如果一张订单货物为分次送货的，要单独分类整理，每次送货填写只需填写送货部分的提货单（发货单）提货记录，待全部送完货再一并归集，所有后续补货需注清，打电话或口头要求财务结算员开票的给予经办人每单20元罚款。订单及送货单管理5、客户订单退货，在没有录入K3系统时，店面自行作废即可，但一定要将客户手里的订金（全款）收据、销售合同全部收回，在收回后与原单据对应装订，然后注明作废字样，如已经录入K3系统，需要收回客户手中的订金收据后再退订金，书面通知结算组将原订单关闭，如不能通知开票中心，产生废订单按照每单50元罚款，当事人承担。6、形成订单，就要按照公司规定足额收取订金（最低为总货款的30%）；订单所收订金（尽量），在规定缴款期内足额上缴财务。7、订金不足公司规定比例的处理：所有订单必须收订金。如总货款大于300元，订金最少不低于100元。订金不足30%可以录入订单，但1、不能享受促销政策；2、不能锁库留货；3、不能参与计算订单任务；如未收订金不予录入订单。8、订单考核：执行公司相关：送货率考核、废单率考核、送货日期准确率考核。订单及送货单管理9、订单及送货单（市场的、公司的）不得涂改、不得撕毁、不得丢失。顺序使用；同一份合同不能缺少任一联。必须完整，以上任一行为发生，每份按照20元罚款。如有作废的合同注明作废字样，全联收回。不得重复传递订单，如发现处每单10元罚款。10、实行人单合一的店面，由各导购员，根据各自所管客户，将已经送货、未送货及部分送货的票据要分开客户归档。不得混乱堆放。不符合规定，已形成销售的单据，除客户联外，其他联必须与公司发货单、销售票、订金收据或全款收据，单单对应，整理归档。不能对应的，按照每单20元分别给于经办人及店长罚款。11、在客户退补完货物，该客户销售完全完成后，(退补货完成\无应收)由店长指定专人定期将此类客户的所有销售资料归档整理，业务完结的当月，移交财务以便查询。财务管理的责任人：任亚飞。从第一次提货日算起，超过90天，未移交财务的，每单按照50元罚款。订单及送货单管理12、客户订货发生价格变更，必须将订单收回，重新签订订单。杜绝在原订单上更改价格。如属于品种、数量变更，可再签订补充订单。13、导购人员必须保证合同、定单、送货单、交账明细表的客户统一。不得出现同一客户使用不同的客户名称，表单填写必须工整、清晰。开票人员维护客户资料时必须认真审核，不得出现同一部门的同一客户出现两个客户名称；财务需每日核对当日缴款单客户名称与电脑录入客户名称，出现异常及时调整。14、订单录入部门未将订单按时录入的，处每单50元罚款，销售结算员订单录入错误，处每单20元罚款。订单及送货单管理日常店面收款,退款收据必须要有店长和客户签字,店长休息由代理人签字.店长退货由店面同时签字,留下客户联系方式,以后如发现有一单无这两人签字,算无效,给于当事人20元的罚款.客户到不了的,写清”**代**”,由财务打款.家装退货,要有客户和王总或姜总签字,如果客户到不了的,由财务统一打款.收款也要有客户和当事人签字,如客户到不了的,业务员要写清”**代**”.以后所有机打票据,要有开票员和仓库管理员签字,开票处不要打出价格,送货时要有收货人的签字.以后所的单据不得写如:王总不在或钟凯丽休息之类的字,如果发现开票处不于开票,低于正常价要不王总签字,当时签不了的,要写王总电话同意,王总回来后补签订单及送货单管理以后开票要以实际价格开票,提货申请单要写明促销活动的内容,包括退货补货,由开票处审核,如以后出现应收,由个人承担中豪店面要设立专业收银员,下班后交到财务,添写缴款单,大店由任亚飞办理,现金当天要交于财务,不得当天滞留。店面和散单装饰挂应收的,包含退补货,必须通知王总和财务,王总同意后方可挂应收,如果未上报的,一单罚款50元,收不回的应收由当事人承担三、收据管理1、收据由财务统一配发，顺序使用，采取以旧换新制，有作废的收据必须保证该收据编号的完整，即：收据的四联缺一不可，并注明作废字样，不可出现断号、缺号现象。各部门自行购置收据视为违规操作。2、收取客户款项收据，加盖各自营店的业务章，用于收取客户订金及货款时给客户开具的收款证明，如果收取客户加工费或运费款项不得与货款收据开在同一份收据之上，此类款项要单独开收据，交款时将此收据与款项一并交至财务。3、财务发放收据要准确登记，领取人签字，收回的旧收据由财务集中核销。4、财务收据管理人刘伟曦，使用部门收据责任人为各部门主管5、收据丢失，每份按照50元罚款。每份联次不全或调号1次使用视同丢失一份；6、我公司收款，必须给客户开具公司配备预收还款收据。7、收据上所列的客户名称，必须与订单上客户名称一致收据管理8．收款收据上，必须有客户和业务员，开票员签字；退款收据上必须有客户，店长，业务员与开票员字，若缺少任何一个人的签字，视为无效，财务不于录入电脑，产生应收由退货人承担8、刷卡客户必须由经办人填写刷卡客户登记表，一联店面保存一联交结算员作为内部缴款单的附件，店长须指定专人计算得出每日的刷卡合计数、手续费等四、促销管理1、促销期收取客户订金不得少于促销政策规定比例；政策没有说明的，按全部货款30%收取，促销当日的订单每日要由内勤整理传至财务结算组，以便结算员能及时录入系统，不影响给客户送货.2、促销期订单必须真实，如有虚假订单每发现一单罚款50元。促销期所有销售的价格均按促销方案的价格直接开票，不允许将折扣、差价挂应收，不得以报销客户返利的形式冲减客户的应收账款。3、各种促销方式的计算规则；严格按照财务部规定的计算方法执行；五、价格管理1、销售价格必须符合公司价格政策管理，低于底价销售，需经总经理签批。因总经理不能当时签批的；可授权财务部主管代为签批（需事后补签）。无审批手续，财务部结算组不得开票。财务结算组可以接受电话同意字样的审批开票(但事后让王总补上)。2、所有特价销售，需在开单前办理审批手续。财务部不接受结算差价报票的方式冲应收。更不接受先以底价开票，事后再调票的方式调整应收。3、店面操作工程：按总部应收帐款管理规定，需签订工程供货合同，低于底价，必须经过价格授权人审批。非现款结算，需要办理工程授信。六、应收账款管理1、零售业务不允许出现应收账款（加工出库的除外），在店内交订金，送货收余款的在送货后24小时内必须全部交回。店面收款，超过规定缴款期一个工作日没上缴公司的，按照滞留货款处理。处罚标准为：“滞留货款额*3%*滞留天数”。欠款时需要财务部同意或王总批总，非集成家装收款性质与零售部一样。2、每月终了，应收专员依据应收表（期间1个月），对当月出现的零售业务应收账款视同经办人个人借支，转入个人应收，从当月工资中扣减。3、如有客户退货出现破损导致的应收账款，在客户发生退货开始的一个星期内，持仓库出具得破损反馈单（必须经总经理签字），到仓库办理退货及破损手续冲减应收账款应收账款管理4、客户在全部销售结束后，如果应收账款出现负数，店面不得随意支取现金，实属客户余款，必须持原销售合同、原订单到财务办理退货款手续属于退货款，只有系统显示退货才能办理退货款支出，客户能到现场的要求客户本人签字，到不了的由店面开退款收据，交与财务打卡，但要有当事人与店长签字与联系方式5、应收混淆调整：应收账款明细表中出现重名但字不相同而造成的正负应收可以写调账申请，随每日缴款单交给财务出纳，由收款录入员在一个工作日内调整处理，非同名的客户不得对调应收（如有特殊情况耐写说明）。6、促销差价返还：客户在公司正常价时，签单，送货。但过后，发现公司有促销活动。要求退还促销差价。退差价时必须满足如下条件：1、送货日与促销开始日，期间不超过7日。2、必须持原合同客户联办理退差价手续。如客户已经开具发票，差价部分税金予以扣回应收账款管理7、各部门需每日依据财务提供应收表核对所负责客户的应收帐务，各类调整申请需在当月月底前全部完成，逾期财务不予办理，造成的损失由经办人承担。月底前未核对清帐务的责任人，当月工资不与发放。8、集成结算的家装业务应收帐款由业务员负责；非集成家装业务应收帐款明细表仍然按业务员制作，金额确认由业务员负责与店面落实；9.日常店面收款,退款收据必须要有店长和客户签字,店长休息由代理人签字.店长退货由店面同时签字,留下客户联系方式,以后如发现有一单无这两人签字,算无效,给于当事人20元的罚款.客户到不了的,写清”**代**”,由财务打款.应收账款管理.10.客户退货仓管员按实际入库,正常原因的,差异由当事人报票处理应收.12、欠条管理：赊销送货收款的送货人需按照应收回款项金额填写公司欠条，如数收回货款撤销欠条；未按时撤销欠条的按未收回欠款挂个人欠款处理。销售结算组负责欠条的管理，并及时跟踪处理，发现异常及时向财务经理汇报。月底将欠条移交财务作相关处理。附：1欠条格式：欠条今欠沧州销区华耐建筑陶瓷货款元对应销售票号号。对应客户名称。经办人：欠款人：部门主管：年月日欠条今欠沧州销区华耐建筑陶瓷货款元，对应销售票号号对应客户名称。经办人：欠款人：部门主管：年月日七、缴货款、退货款管理1、退订金需收回客户原订单收据，并经客户签字。未收回收据不得退回订金，退货款或必须经财务审核；审核的依据为账面应收余款。账面无余额不得退款。因退货不能够及时返库，账面不能反映余额的，可通过借款先支付。要求一定要客户本人签字，如发现店面代签，视为违纪。2、支票的管理：家装部、工程部的客户和营业厅零售客户支票提货的必须经财务确认款到帐后（不得以远期支票来承诺送货）方可发货（或卸货）；否则必须经总经理同意，由于支票不能到帐而形成的应收（或损失）由责任人负责跟踪收回（或赔偿）。八、舍零管理1、店面自己收款的，随每次缴款，有零头未收回的直接舍零。一个订单，让零额度在20元范