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资深HR教你使用Excel前言第一次接触EXCEL，便被它的魅力折服，那时被它折服的理由居然是它能自动计算。参加工作后，随着处理数据越来越多，也愈发的发现EXCEL功能的强大。刚参加工作，便记住了两句话：“EXCEL很强大；百度很强大”，这两句话到现在我也经常对他人说起。我做事比较爱偷懒，处理数据时更是如此，正是因为“EXCEL很强大；百度很强大”这两句话，碰到数据处理的问题就想着EXCEL肯定能解决，然后去百度上各种搜索，大多时候会找到简便的处理方法。在学习EXCEL的过程中，愈发认识到EXCEL强大。EXCEL有多强大？我只能告诉大家的是平时我们用到的只是EXCEL很小的一部分功能。好了，抛开“偷懒”这个词不说。EXCEL能提高工作效率，让你的工作事半功倍。我们要把时间花费在考虑工作如何做的更好，而不是把时间和精力放在数据处理上。举一个例子：1000名生产员工晋级考核，综合成绩在90分以上、80分以上、60分以上和60分以下，工资增长比例分别为10%、8%、5%和0，作为HR你要把每个人的考核成绩和工资增长比例汇总好给老板看。第一种人会根据成绩，逐个的将10%、8%、5%和0四个数据敲进表格，第二种人会先把总成绩降序（升序）排列，填写数据，再恢复到原排序，第三种人想到用IF嵌套，编辑好公式直接下拉完成，第四种人还是用公式，不过他想到的是用VLOOKUP或者LOOKUP，比IF公式还简短。老板看过成绩后，告诉你本次实作考核成绩不达标的，工资增长比例比原定标准降一个等级。现在好了，第一种人会再慢慢的找数据改数据，第二种人再把实作考核成绩排序改数据，第三种人修改IF公式，最终又嵌套了一个IF公式，第四种人同样也嵌套一个IF公式，不过原公式几乎不用改动。这只是举一个例子，不过是根据现实情况举例的。有的人可能会想怎么还会有第一种人，难道不知道用别的方法么？实际情况确实是，在用EXCEL处理数据的过程中，第一种人这样的人还是很多的。大家可以计算一下这四种人用多长时间完成这工作。第一种人的方法我没试过，不过我想没几个小时是完不成的，这还要忍受看数据看的眼累，而且还存在把数1据填错的风险；第二种人手快的在半小时以内会很轻松的完成，不过也有数据弄错的风险；第三种人和第四种人用的时间相差不是太多，编辑一个公式完成，最多不超过五分钟，不过第四种人的方法简便，而且考虑的比第三种人要少一些。第一次把汇总表给老板后，他让修改数据，HR完全可以在老板的电脑上给他把公式重新编辑一下，老板直接看到了结果，工作效率提高了，老板也会对你刮目相看。在有些人的观念中，把函数、VBA等用的好才算是把EXCEL用好。我们没有那么多时间去系统的学习EXCEL，把函数、VBA等都吃透，而且作为HR，EXCEL的一些功能我们用不到或者很少用到，所以没有精力去全面学习EXCEL的朋友们可以选择性的学习对自己有用的功能。而要把EXCEL学好，我认为是先要养成一种习惯--EXCEL规范操作的习惯，然后再学习函数、图表等。我没有系统的学过EXCEL，也没有去好好的看任何一本关于EXCEL的书籍，因为有一些功能在我HR从业生涯中会用不到，甚至到现在用到一些功能时我需要查看帮助或者问百度。为什么要写这篇文：一是把自己以前所学的总结一下，因为学的都是片断，没有好好总结过；二是打算教我手下的专员学习EXCEL，已给她们讲过一课了，后续的还需要再讲。EXCLE高手看到此文可以略过，另外我讲到的方法可能不是最简便的，大家可以提出来一起交流。（注：部分资料来源于网络）（另注：本文的讲解都是依据EXCEL2007进行）2目录CONTENTS前言一、我们该怎样学习EXCEL„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„二、善亍学习„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„三、规范化表格„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„一、表名重复、位置不对„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„二、标题多余„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„三、小计、合计、计算出现„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„四、合并单元格„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„五、人为产生隔断„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„六、隐藏行或列„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„七、关键数据排在后面„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„八、加入空格„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„九、格式不规范„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„十、加入批注„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„十一、小结„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„四、善用快捷键、常用功能和小技巧„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„一、快捷键„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„二、常用功能„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„三、小技巧„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„四、熟悉常用函数„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„五、小结„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„五、熟悉常用函数公式„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„一、什么是数据透视表„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„二、数据透视表基本操作„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„三、小结„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„附实操案例：工资表设计„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„学无止境040609101213141616171819212224243449507374747591943一、我们该怎样学习EXCEL首先我们要明确一个目的：我们为什么要学习EXCEL。这个在前言中我也有提到，就是偷懒。当别人为数据处理搞得焦头烂额的时候，你早早的把汇总好并EMAIL给BOSS；当BOSS对数据提出疑问时，你在他电脑上编辑几个公式，达到BOSS想要的结果，BOSS对你做事相当满意，在考虑是不是给你晋升职位或者上调薪资；当别人还在为数据处理烦恼的时候，你已经做好表格，喝着茶水打开QQ和朋友商量晚上去哪嗨，或者打开三茅学习专业知识为自己充电„„看吧，用EXCEL来偷懒能给自己带来多少好处。好了，我们暂且放下EXCEL能给自己带来升职的幻想，先算一笔账，你每个月需要花费两天时间来汇总各种表格给老板汇报，当你把EXCEL操作熟练后，你仅需要一个小时就完成，节省了15个小时，一年下来你节省多少小时？180个小时！超过一个月的标准工作时间了。也许有人认为节省这么多时间有些夸张，我可以明确告诉你，完全有可能。你不试过怎么知道它不可能。要记住：EXCEL很强大。有的人盲信软件，以为软件能实现便利的数据处理，如果让我选择，大多数还不如用EXCEL来处理，软件毕竟不可能随心所欲的实现自己想到的功能，它毕竟是有限制的。如果我是一个公司的BOSS，我会考虑先把大家的EXCEL水平提高上来，这样不仅能提高工作效率，而且各部门的数据可以实现便利的衔接，能节省很多时间甚至是减少人员实现工作的正常完成。可惜我不是BOSS，只是一名HR。说了这么多，究竟要怎样学习EXCEL？也就是说我们怎样掌握“偷懒”这个法宝：一、善于学习；学无止境4二、规范化表格；三、善用快捷键、常用功能和小技巧；四、熟悉常用函数公式；五、善用数据透视表。分这五部分也是学习EXCEL的五个阶段，前一部分为后一部分的基础（第五部分除外）。这五部分在后面我会给大家一一展开来讲。我会给大家讲到方法，但是不会去一一教大家怎么把EXCEL玩熟练了，那是你们自己的事了。俗话说的好“师傅领进门，修行在个人”，要是把常用的每一种操作每一个函数都讲出来，累死老师也教不好学生的。学无止境5二、善亍学习我们从小到大，一直在灌输学习的方法，学习EXCEL也是如此，要有自己的学习方法，每个人的可能都不一样，适合自己的是最好的。但是最关键的一点是要去学，不能教你什么就学什么，不教就不学。学习EXCEL我认为最重要的一点是自己要多动脑思考，不思考是不能把EXCEL玩熟练的。还拿前言说的那个事说事，第一种人为什么不去想着找简便的方法？我问过类似情况的人员，他们告诉我不知道怎么去学，不知道怎么去找简便的方法。也问过第二种这样的人，他说他感觉这样就够省时间了，一般也不会出错，还费半天劲学那个函数做什么？我会教第一种人用第二种人的方法，第二种人用第三种和第四种人的方法，但是不会去教第一种人用第三种和第四种人的方法。为什么？因为曾经有一个人，我教会了他用公式处理一些情况，他很好学也记得很清楚，但是用公式也经常出错，因为他学习EXCEL的基础没有打牢，表格不规范，没有处理表格的意识，导致套用公式的时候经常会出错，得不到正确的结果。看到他这个情况，我才发现自己犯了一个很大的错误，没有引导他从基础开始学习或者说在处理表格的过程中要注意一些事情。什么才叫善于学习呢？其实说白了，就在乎一个“心”。如果我告诉大家，我教大家善于学习就是要善用百度、专业论坛、微博微信、独立思考。大家会不会很失望，感觉我在忽悠大家？首先说百度。“凡事不决问百度”，这个在我是一个EXCEL菜鸟的时候（当然现在是一个比初级菜鸟强一些的菜鸟），我所在公司一个计算机水平特别高的人告诉我的，他不是教我怎么学EXCEL，而是教我怎么处理计算机的各种软硬件问题，他的口头禅就是这句话。每次碰到数据处理，我都要到百度上问一下有没有简便的方法，可以说我的EXCEL知识是靠百度学会的。还拿前言的举例说事（为什么总是拿前言举例，因为懒，人懒了想的方法就多了），学无止境6老板安排你做这项工作，你想用简便的方法，去百度上搜索该如何搜索？很多人知道百度能搜索很多东西，但是不会用关键词，也没有耐心去慢慢寻找正确的答案，这样他们得到正确答案的机率会减小。如果我不会简便的方法，我会用“EXCEL+成绩”关键词搜索，通过搜索可以得到用IF函数处理方法，耐心些找一下还有LOOKUP的方法；在“EXCEL+成绩”关键词搜索的过程中我看到有一些是要统计成绩及格、不及格„„，我把关键词改一下，改成“EXCEL+成绩+统计+及格+不及格”，我会很容易的找到了LOOKUP的方法。这样，我用在两个函数中选一个函数把数据处理一下，交给BOSS——工作完成！当然，交给BOSS不是事情的结束，我们还要去学习IF函数和LOOKUP函数的用法，争取用到一个学会一个，在通过学LOOKUP函数的过程中，我们还会碰到VLOOKUP函数，把它也搞定，这样你就掌握了三个函数，这才是你工作告一段落。有没有感觉学习EXCEL很简单？其实，专业论坛。专业论坛我是通过百度学习EXCEL的时候搜索到的，因为有时候会搜索到一些解决方案是在论坛中，所以慢慢的在专业论坛中也扎下根来。不过去专业论坛会被打击信心，感觉别人很强大，自己很渺小。在专业论坛中，你不懂的可以发贴去问，也可以经常看其他人的解决方案，EXCEL水平在无形中会提高很多的。第三，微博微信。我想两个都不用的人应该很少。在我的圈子里，微博控和微信控是很少的，我的手机上装了这两个软件作用不是太大。当我看到专业论坛的微博和微信账号以后，就开始关注，在这上面学习一个知识点用很短的时间就可以掌握。每天晚上睡觉前和早上起床前，我会习惯的打开微博微信，看一下关注的账号更新情况。每天花上十分钟，能掌握不少知识，日积月累，所掌握的知识量是很大的。第四，自己摸索。为什么把这一项也列入，因为在我学习EXCEL的生涯中，我是靠着百度和自己摸索来掌握很多知识点的。曾经有不少人说，他们掌控EXCEL函数是没事的时候就打开EXCEL中的函数库，再加上EXCEL的帮助来学习的。我有时候也这么做，但是不多，最喜欢的是没事