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前言为适应集团未来发展战略，进一步整合资源、优化配置，集团进行了组织架构的调整：成立地产总部及北京城市公司。天津、贵阳、重庆城市公司的组织架构也逐步明晰。为适应集团新的发展要求，建立正规的工作秩序，提高行政办公效率，更好地履行服务督办职责，总裁办特对本部门原有制度流程进行了修订、补充及完善，于2008年5月编订《****集团总裁办工作制度流程汇编》。本制度流程汇编共分两大部分，第一部分为“规则、制度及办法”。其中“规则、制度”的适用范围为全集团，要求集团总部各管理中心严格按要求执行，各子公司根据“规则、制度”要求，结合自身组织架构进行相应调整后执行。“办法”的适用范围为集团总部，即要求集团总部各管理中心严格执行，各子公司结合实际情况，可参照“办法”制定相关规章后执行（其中《企业邮箱管理办法》适用范围为全集团）。第二部分为“工作流程”，其适用范围及使用方法根据其与第一部分的对应关系执行。本制度流程汇编自2008年6月1日起执行，试行三个月，此前颁行的相关制度流程自本汇编颁布之日起废止。在试行期间如对制度流程有疑义或建议请与总裁办行政秘书部联系。****集团总裁办2008年5月目录第一篇会议管理一、总裁办公会议规则二、总裁办公会议规则附则：各管理中心、物业公司工作计划制度三、会议管理办法四、会议室管理办法第二篇文秘档案管理一、公文管理制度二、专职秘书管理工作办法三、印章管理制度四、档案管理制度第三篇信息化管理一、信息管理制度二、网络管理办法三、企业邮箱管理办法第四篇法律事务管理一、法律事务管理制度二、工商登记事务管理办法第五篇资产物品管理一、固定资产管理办法二、车辆管理办法三、车辆配备与使用管理办法四、办公用品管理办法五、计算机等办公自动化设备采购管理办法六、计算机配置与使用管理办法第六篇后勤总务管理一、办公区管理办法二、消防安全管理办法三、员工用餐管理办法四、员工宿舍管理办法五、总机话务工作管理办法六、邮件寄发管理办法第六篇综合管理一、办事规则二、保密工作管理制度三、制度管理办法四、统计管理办法五、出差工作管理办法六、出差事务管理办法七、接待工作管理办法第一篇会议管理和总规字（2009）第001号****集团总裁办公会议规则-1-****集团总裁办公会议规则第一条总则集团总裁办公会议是集团日常经营管理决策的机构，其主要负责讨论、审议年度经营目标、日常经营管理决策、高管人事异动、集团基本管理制度和流程等事宜，以及集团所属各管理中心、各下属子公司提交会议专题审议的事项。第二条会议组织集团总裁办公会议由集团总裁办负责召集，集团总裁办主任主持会议。总裁办主任不在位时，由总裁临时指定主持人。总裁办指定专职秘书负责总裁办公会议的组织筹备，包括会议通知、议案准备、会议纪录及决议发文等，并负责会议纪要及文件等资料的存档管理。第三条参会人员集团总裁办公会议参加人员由总裁、副总裁、集团各管理中心及物业公司高级管理人员组成，其它有关人员在获得总裁、副总裁批准后可列席会议。集团宣布重大决策、人事异动、基本制度和重要通知时，可扩大到集团部门主管以上人员参加。第四条会议形式：集团总裁办公会议分为例会和临时会议。例会为每周召开一次，具体议题、地点和时间由总裁办负责通知。有下列情形之一的，可以召开临时会议：（一）总裁认为必要时；（二）其他副总裁提议时；（三）其他高管人员提议，总裁批准时。第五条会议议题：总裁办公会议参加人员，均有权提出议案。总裁、副总裁提出的议案，由总裁、副总裁指定相关部门拟定议案草案。各部门、子公司以及高管提出的议案，由议案提出人拟定议案草案。总裁办公会议审议的事项主要包括以下内容：（一）集团日常经营管理决策（各部门周、月工作计划的审定）；和总规字（2009）第001号****集团总裁办公会议规则-2-（二）集团组织架构调整方案；（三）集团年度经营目标及年度预算；（四）集团高级管理人员人事异动；（五）集团基本管理制度和流程的审定；（六）集团总裁提议审定的其他事项。第六条议案提交议题草案起草后，应将议题草案连同相关材料，送总裁办初审，报总裁、副总裁审阅同意后，方可上会讨论，总裁办至少应在开会前两天将相关议案或议题内容发给各参会人员，并通知确认。第七条决议形成会议议案有三分之二以上参会人员意见一致时，应当及时形成决议。个人对会议所形成的决议有不同意见，可以声明保留，但在决议改变之前，必须坚决执行。对会议内容不得以任何形式向外泄露。集团总裁拥有最终裁定权。第八条决议执行在总裁办公会议上形成的决议，总裁办应以会议纪要形式下发给各参会代表。对于集团重大决议，提请总裁、副总裁签署后，以集团红头文件形式下发各单位贯彻执行。总裁办负责会议决议事项的督办工作。第九条本规则由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。附件：集团总裁办公会参会人员名单（略）和总规字（2009）第001号****集团总裁办公会议规则-3-****集团总裁办公会议规则附则：****集团各管理中心、物业公司工作计划制度第一条为加强集团总部自身建设，建立正规有序的工作制度，提高总裁办公会效率，特制定本制度。第二条集团各管理中心、物业公司的工作周报/月报为总裁办公会的固定议题。第三条集团各管理中心、物业公司于每月第一周总裁办公会上汇报本单位上月工作完成情况及本月工作计划（《月度及每周工作计划、完成情况》模版见附件）。第四条总裁办将各单位月度工作计划整理汇总为《****集团各管理中心及物业公司月度计划一览表》，经与各单位负责人核对签字确认无误后，上报集团总裁、副总裁。第五条集团各管理中心、物业公司于每月第二、三、四周总裁办公会上汇报本单位上周工作完成情况及本周工作计划。第六条总裁办将各单位每周计划中的增项内容补充到《****集团各管理中心及物业公司月度计划一览表》中，保证月度工作计划的完整性，对于有时间节点的工作及时跟踪提醒。第七条总裁办于月末根据各单位当月历次办公会上汇报的工作完成情况填写《****集团各管理中心及物业公司月度计划完成情况表》，经与各单位负责人核对签字确认无误后，存档备查。第八条本制度由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。附件：《月度及每周工作计划、完成情况》模版（略）和总规字（2009）第002号会议管理办法-4-会议管理办法第一章总则第一条为加强集团各类会议的组织与管理，提高会议效率，加强集团内部的沟通与协调，促进集团各项工作的整体推进，特制定本办法。第二条本办法适用于以集团或各中心、各公司名义召开的各种工作会议。第三条为避免会议过多或重复,集团正常性的会议尽可能纳入例会,原则上按规定的时间、地点、内容组织召开。第四条各种会议应当本着“务实、高效、节俭”的原则，严格控制时间、规模、层次和人数，尽量开短会，不召开没有准备、没有主题、不解决实际问题的会议。第二章例会管理第五条集团半年、年度总结、表彰、规划大会由总裁办公会商定具体议题、时间、地点及其它事项，总裁办负责组织实施。第六条集团总裁办公会（一）会议时间和地点每周一召开集团总裁办公会议，具体时间和地点由总裁办负责通知；（二）参会人员详见《总裁办公会议规则》，会议由总裁办主任主持。（三）会议内容1、集团日常经营管理决策（各部门周、月工作计划的审定）；2、集团组织架构调整方案；3、集团年度经营目标及年度预算；4、集团高级管理人员人事异动；5、集团基本管理制度和流程的审定；6、集团总裁提议审议的其他事项。第七条集团专业管理委员会例会和总规字（2009）第002号会议管理办法-5-集团因工作需要成立的各种专业委员会例会，如投资决策委员会、预算管理委员会等，由委员会的秘书机构负责组织召开，时间根据委员会需要确定，相关委员会成员参加，会议讨论、研究相关的专项工作。第八条系统专题例会（一）系统按集团相互关联的管理中心或部门所划分。专题例会可以是业务专题会议或管理专题会议，如运营管理系统、人力资源系统等。（二）各系统根据实际情况和运作模式，制定本系统的例会管理办法，内容包括季度、年中和年度会议以及一些专项会议。（三）系统例会管理办法中需明确例会的名称、会议时间（地点）、参会人员、会议内容、会议的组织以及会议方式等。（四）系统例会议定的问题，如事关重大，应根据集团会议程序提交集团总裁办公会讨论决定。第九条各管理中心、子公司内部例会（一）会议时间每周召开一次工作例会，每月召开一次总结和计划例会。并按集团要求按季度、半年和年终召开相应的总结规划例会。具体时间由各管理中心、子公司根据实际情况自行确定。（二）参会人员各管理中心、子公司根据会议议题自行确定。（三）会议内容1、传达和贯彻落实集团的重要会议、文件和制度精神。2、各部门各时间段（如周、月、季、年）的工作总结和下个时段工作安排。3、协调解决工作中存在的主要问题。4、讨论相关专题内容或工作。第三章临时会议管理第十条各类临时会各管理中心、子公司讨论、研究、协调工作中的专业问题、技术方案或专项管理工作会议，会议由专项工作的牵头部门负责组织召开,集团领导视情况需要和总规字（2009）第002号会议管理办法-6-参加。第十一条临时会议各部门或系统根据工作的进展情况、存在的问题等临时决定召开的各种协调、讨论会，会议的时间、地点、参加人员以及会议内容等由牵头部门根据需要确定并组织召开。第四章会议管理程序及要求第十二条会议的确定（一）需要两位或两位以上集团领导同时参加的会议需提前三天向总裁办申请，填写《会议申请表》。（二）对不定期的大型或重要会议，会议组织部门应提出会议企划报告，该报告包括：（1）会议名称；（2）会议主旨和目标；（3）会议议题；（4）会议时间；（5）会议地点；（6）会议议程；（7）会议主持人；（8）出席人员（名单）；（9）会议财务预算；（10）接待工作说明；（11）现有筹备情况及进展；（12）（可能）存在的问题、解决方案及要求；（13）筹备时间进度表等，经部门负责人和主管副总裁批准后执行。（三）会议采用电话或视频会议的形式时，会议组织部门应提前一天向集团总裁办申请使用电话或视频会议设备。第十三条会议的组织会议组织部门可根据所组织召开会议的级别、规模以及形式等决定开展相应的会议组织和会务工作。（一）会议准备：1、明确会议议题：相关部门应于会前向会议组织部门提交需研究解决的问题，报会议主持人审定；一次会议讨论的问题不宜太多，对中心议题一定要预先作充分的调查研究。2、确定会议时间、地点、主持人、参会人员、议程、会议大致时间等内容，并指定专人负责会议准备工作。3、下发会议通知：会议通知至少提前一天下发，需提前发放的材料应一并发放，对重要会议须通过电话等方式确认将出席会议的重要或主要人员是否能如和总规字（2009）第002号会议管理办法-7-期出席，并做相应安排。4、会议材料的准备：包括会议文件的收集、撰写、打印、装订、发放等。5、如有特殊原因需要变更、取消会议的，须提前通知各参会人员。（二）会务工作1、预订会议室，对于在外召开的会议需提前联系、协调会议宾馆。2、确定食宿标准，安排参会人员的用餐和住宿等事宜。3、确定会议前和会议期间车辆使用和调度的责任人。4、会场的布置，包括安排会议格局、座位与座次，准备并悬挂横幅，调试音响设备，摆放座位名卡、会场指示牌等，必要时安排录音、录像或照相等。5、准备会议用仪器、用品及用具，包括投影仪、笔记本电脑、教鞭、签字笔、本、文具、签到登记表、奖品、纪念品或礼品等。6、所有大型、中型会议都要实行签到，由会议的组织部门负责签到工作，及时统计到会和缺席人数，并向会议主持人反馈。7、会间会后应及时清理会场，回收多出的礼品、资料、文具，收存会议用仪器、文件，保持会场整洁。8、安排好外地参会人员的返回服务工作。9、其它会务工作。第十四条会议的要求（一）会议汇报发言应紧扣议题，简明扼要，以确保会议有较多的时间充分讨论决定问题；各种沟通协调和讨论会必须形成决议。（二）参加会议人员必须严格遵守会议纪律，不迟到、早退，如出差在外或遇紧急事项确实不能参加，须提前向会议的组织部门请假，根据需要指定代理人参加；召开重要会议时，各相关人员必须按要求参加，不得随意指