GBT118222008科学技术档案案卷构成的一般要求

ICS01.140.20A14_圖中华人民共和国国家标准GB/T11822—2008代_GB/T11822—2000科学技术档案案卷构成的一般要求Generalrequirementsforthefileformationofscientificandtechnologicalarchives2008-11-13发布_____________________________________________2009-05-01实施領、中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局龙布^中国国家标准化管理委员会$$GB/T11822—2008—i—刖s本标准代替GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。本标准与GB/T11822—2000相比主要变化如下：_-标准的总体编排和结构按GB/T1.1一2000进行了修改；——增加了前言；一组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称，•在组卷方法上除在用词上进行调整外，还增加了插卷方法、建设项目的组卷方法；一增加了一般性文件的排列要求、科研类“成果和知识产权申报”和建设项目类“后评估”；——增加了“案卷目录编制”，强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编；案卷封面删除了档案馆号;案卷脊背取消了色标;卷内目录将页号改为页数；——装订方法改为以卷装订和以件装订两个方法;档号章改为盖在首页空白处；提出超出卷盒幅面的科技文件应折叠，图纸折叠按标准执行。本标准的附录A是规范性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局》本标准主要起草人:姜延溪、方强、吴苏闽、郑辉、肖云、王冰、王红敏、陈秀菊、马忠魁。本标准于1989年10月25日首次发布，2000年12月11日第一次修订。GB/T11822—2008科学技术档案案卷构成的一般要求1范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1科学技术文件材料scientificandtechnologicalrecords记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。科学技术档案scientificandtechnologicalarchives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。3.3案卷We由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。3.4卷内文件目录inner~fileitemlist登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。3.5卷内备考表filenote卷内文件状况的记录单。3.6档号archivalcode以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。3.7案卷目录filelist登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。GB/T11822—20084案卷组织4.1组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。4.2组卷要求4.2.1案卷内科技文件应齐全、完整，签章手|4.2.2案卷内科技文件的载体和书写神灌料应符合档案保求。4.3组卷方法人所针对的项中，按1备仪器方面的科技文件，应按其项目、】4.3.14.3.2组卷。4.3.34.3.4针对具体项目的管3科研课题、产品、；t或分年度组卷。碑、阶段或台（套）等分别乏通用阇、标准图的项目，应成册、成套的保持其原有形态。通用图、标准^可相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这2在卷内备考表中注通用图、标准图的图号和档号。4.3.5底图以张管单位进行整理。4.3.6产品局部#零件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成+技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中单独组卷排列在rf'案卷之后，并在原^卷的备考表中予奴说和标注。3.7产品升级建设项目后评估扩建或重建所形成的科技文件应单独粗卷排列。5案卷和案卷内補兹麩件排列I成套性•进行案卷或卷内文押排/(I。卷内文件一般庳文f材料在前，图样5问题结合时间（阶段)或重要程度排列。:文在后3般应印件在前為稿在后；正件在「行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、；《识产权申报、推广【含初步设计、基础设计、技术设计）、工&j造、定型等工作程序，丨设计、项目施工、项目工、项目验收及项目后评估5.1科技文件宜在后;译文在前,115.2案卷内管理前，附件在后；复文5.3科研类案卷宜应用等阶段排列。5.4产品类案卷宜按或按其产品系列、结构等5.5建设项目类案卷宜按等阶段排列。5.6设备仪器类案卷应按设备仪器外购设备仪验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设;备收播运府、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。6案卷编目6.1卷内科技文件页号编写6.1.1案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。6.1.2已有页号的文件可不再重新编写页号。6.1.3卷内目录、卷内备考表不编写页号。6.2案卷封面编制6.2.1案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式(封面式样见图A.1。虚线内为提示项，下同）。6.2.2案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备GB/T11822—2008仪器名称或代字(号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。6.2.3立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。6.2.4起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间一年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。6.2.5保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。6.2.6密级，应填写卷内科技文件的最高密级。6.2.7档号，由全宗号、分类号(或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号:需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；分类号:应根据本单位分类方案设定的类别号确定；项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；目录号:应填写目录编号；案卷号:应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。6.3案卷脊背编制6.3.1案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A.2。6.3.2案卷题名、保管期限、档号，填写方法同6.2。6.3.3案卷脊背项目可根据需要选择填写。6.4卷内目录编制6.4.1卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A.3。6.4.2序号，应依次标注卷内文件排列顺序。6.4.3文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。6.4.4责任者,应填写文件形成者或第一责任者。6.4.5文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。6.4.6日期，应填写文件形成的时间——年、月、日。6.4.7页数，应填写每件文件总页数。6.4.8备注，可根据实际填写需注明的情况。6.4.9档号，填写方法同6.2.7。6.5卷内备考表编制6.5.1卷内备考表式样见图A.4。6.5.2卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。6.5.3立卷人，应由立卷责任者签名。6.5.4立卷日期，应填写完成立卷的时间。6.5.5检查人，应由案卷质量审核者签名。6.5.6检査日期，应填写案卷质量审核的时间。6.5.7互见号,应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。6.5.8档号，填写方法同6.2.7。6.5.9卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后,或直接印制在卷盒内底面。6.6案卷目录编制6.6.1案卷目录式样见图A.5。6.6.2序号，应填写登录案卷的流水顺序号。6.6.3档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2。6.6.4总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。6.6.5备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。GB/T11822—20087案卷装订脊背厚度可根据需要氏板双裱压制。^nX2207.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。7.2以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见图A.7。档号填写方法同6.2.7，序号填写方法同6.4.2。7.3案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T10609.3。破损的科技文件应修复。8卷盒、表格规格及其制成材料1卷盒式样见图A.6。2卷盒规格和制成材料2.1卷盒外表面规格2.2卷盒宜采用223表格规格和制3.1案卷目录、3.2表格宜采表格字迹应#晰COGB/T11822—2008附录A(规范性附录）案卷编目式样单位为毫米比例1:2案卷题名保管期图A.1案卷封面式样GB/T11822—2008单位为毫米D|保管期限jg档号§案卷题名10o比例1:2D=10nun、20nnn、30mm、40mm、50mm、60mm(可根据需要设定）。图A.2案卷脊背式样比例1:2GB/T11822—2008单位为毫米210卜O'.eg8S1----------------------------------------------：IIllsSBJr■■■I图A.3卷内目录式样GB/T11822—200825档号:互见号:说明:210卷内备考表立卷人：年月Q单位为毫米年月曰图A.4卷内备考表式样GB/T11822—2008单位为毫米21025m.案卷目录序号档号案卷题名总页数保管期限备注比例〗：2图A.5案卷目录式样GB/T11822—2008单位为毫米比例1:2D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。a)卷盒式样图A.6卷盒及其展开式样10单位为毫米GB/T11822—2008比例1:4b)卷盒展开示意图图A.6(续)GB/T11822—2008单位为毫米3515档号序号oo比例i:i图A.7档号章式样版权专有侵权必究*书号=155066•1-35823GB/T11822-2008定价：16.00元