企业邮件使用规范

培训大纲OUTLOOK设置邮件标题邮件正文邮件签名回复技巧邮件控制收件人管理常用OUTLOOK技巧设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第一步：点击“工具”—“账户设置”设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第二步：选中“电子邮件”选项卡，点击“新建”第三步：选中，点击下一步第四步：选中，点击下一步设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第五步：选中点击下一步第六步：按下图进行配置配置完成后点击“其他设置”设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第七步：进入“Internet电子邮件设置”界面，选中“发送服务器”选项卡，选中第八步：选中“高级”选项卡，在“传递”框中设置，确定退出否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮件设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第九步：点击“测试账户设置”若测试结果如下图所示，则表示设置已成功邮件使用规范一、写二、收三、管理邮件标题一定不要空白标题，这是最失礼的邮件标题标题要简短（不要让OUTLOOK用···才能显示完你的标题）如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（EOM:endofmessage)邮件标题其他注意要点标题要真实反应文章的内容和重要性一封信一个主题注意字符和错别字回复邮件不要“答复RE”一大串邮件正文称呼和问候邮件的开头要称呼收件人XX先生/XX小姐DearMr.XX收件人不清楚的先生/小姐DearSir/Madam开头简单得写个“您好”或“大家好”即可，使用“你”的时候注意语气HiJohn/Hiall称呼要前后文统一，不要一会“您”一会“你”邮件正文结尾问候语正文内容结束后，先谢谢别人通用：BestRegards!/祝您顺利！对外：祝一切顺利/Haveaniceday!邮件正文使用便于阅读的字号和字体中文用宋体或新宋体英文Eagle统一用Corbel字号用五号或11号字邮件正文其他注意事项一次把内容表达清楚，条理清晰合理使用符号及图片合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字体等，尽量少用）邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档第一步：点击“工具”----“选项”；邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档第二步：选中“邮件格式”选项卡，点击“签名”按钮，进入“签名和信纸”界面；邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档第三步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮；邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档第四步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮；第五步：在弹出的“新签名”窗口中输入签名的名称，点击“确定”；邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档第六步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存”邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档第七步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存”邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档第八步：在“选择默认签名”框中设置将“新邮件”和“答复/转发”都选用刚才创建的签名，点击“确定”设置完成。回复技巧及时回复Email，Eagle倡导24小时回复针对性回复回复不要少于10个字不要就同一问题多次回复讨论区分“答复”和“全部答复”注意使用“！”仅供参考，无需回复收到请回复请于……之前答复请尽快处理收件人管理收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见密件抄送：收件人和抄送人无法看到思考站在收件人的角度：技巧附录：技巧创建规则，把邮件分类邮件太多？找邮件太麻烦？都是垃圾邮件？是不是想达到图片中的效果，发送过来的邮件自动进入分类文件夹？技巧创建规则，把邮件分类第一步：创建分类文件夹第二步：右键邮件，点击“创建规则”12技巧创建规则，把邮件分类第三步：进入“创建规则”界面，按图所示，进行操作第四步：点击确定后弹出对话框，勾选“对当前文件夹”中的现有邮件立即运行此规则”，确定完成技巧让OUTLOOK成为你时间和任务管理的利器后续标志和待办事项列表日历功能任务功能、提醒功能会议功能标记分类定时删除内容回顾配置OUTLOOK邮箱邮件标题的要点称呼和问候邮件正文简明扼要注意语气一次表达完整意思注意格式使用多个适当的签名档回复技巧发送，抄送和密送的区别分类文件夹管理邮件标记日历功能的使用任务功能的使用英文邮件常用缩短语URG-Stopeverything,readmefirstHOT-NeedimmediateattentionRSP-Needyoutorespond,eitherwayMTG-New/modifiedmeetingsFWD-Forwardtoyourrespectivegroup(s)HLP-Needinformation,assistancewithaproblemFYI-JustforyourinformationACT-NeedsactionThankyou!