怎样当好办公室主任

怎样当好办公室主任办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位置，具有十分重要的作用。面对新形势、新要求、新挑战，如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色？在此，本人谈一些看法和体会。一、多谋办公室主任作为一个单位上传下达、沟通各方的桥梁和纽带，要立足发展了的新形势和变化了的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，发挥好参谋和助手作用，不断提高参与决策的能力，为全面贯彻落实领导的指示和要求，确保各项工作的圆满完成，参在关键处，谋在点子上。一要有超前意识。办公室主任要努力贴紧领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑。要做到这一点，就要求办公室主任有较强的政治意识、责任意识，尽可能增强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策、拾遗补缺，与领导“同频共振”：要注重研究政策、吃透上情，搞好调查研究，掌握下情，善于捕捉信息，了解外情，做领导的数据库、资料库、信息库；要认真研究领会组织意图和领导思路，围绕领导关心的重大问题进行广泛深入的调查研究，为领导决策提供真实情况和可靠依据；要广泛搜集资料，研究各地的新情况、新经验、新做法，借“它山之石”来攻玉，为领导提出决策预案，供领导借鉴和参考。二要有全局观念。办公室主任要胸怀全局，善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，做到知上、知下，知左、知右，知内、知外。既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作；既要了解上级和领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部职工的意见和建议。要善于从纷繁复杂的事务性工作中解脱出来，理清思路，明确目标，出谋划策。三要有服务理念。办公室是单位的综合办事机构，协调服务越来越显得重要。办公室主任一定要树立服务理念，义不容辞地做深、做好为领导服务，为基层一线服务，为其它科室服务的工作，充分发挥各方面的积极性，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务，增强办公室的整体合力。搞好服务首先是要明确目标，围绕全局的中心工作开展服务，这样的服务才是有为的服务，背离中心的服务肯定称不上到位的服务和优质的服务。其次是要以协调、配合作为服务的主要手段和方法，办公室毕竟不是业务部门，在协调和服务中，做到服务不越位。再是要围绕解决难点和热点问题开展服务，切切实实地通过服务和协调把大家普遍关心，关注的热点难点问题解决好，以实际行动取信于大家，维护单位和领导的形象。二、善行办公室主任“善行”主要体现在三个层面上，即；会干事、干该干的事，干好事：一是会干事。要加强学习，更新知识，具备作为办公室主任所必要的能力。如办文办事能力、最基本的专业知识能力、领会领导意图的能力、语言表达能力、处理复杂事务的能力以及社会交流能力等，都是会干事所不可缺少的条件。所以办公室主任，要加强各方面的修养，全面提高自身素质，做一个办公室工作上的行家里手，在关键时刻，能够为单位、为系统独档一面。二是干该干的事。办公室主任要明确自己的职责范围，明白哪些可干、哪些不能干，摆准位置，做到工作到位但不越位。办公室主任的领导职能是通过服务领导来实现的，办公室主任的参政职能是通过办理具体的事务性工作来实现的，办公室主任的地位和作用更是通过为领导、为系统干部职工的服务来确立和发挥的。办公室主任的工作特点，决定了工作的兼容性和复杂性，从而要求其在履行职责时，要找准位子，扮好角色，干该干的事。干该干的事，关键是要给自己定好位：办公室主任的主要任务是传信息、提建议、搞协调，而不是定决策、下命令、当指挥；是决策的执行者，不是决定者，要尽力当好服务员，多干为他人作嫁妆的活，少干替别人用权的事，拾遗补缺的活要积极去做，指手划脚的事要尽可能不做。三是干好事。办公室主任要发扬老黄牛精神，任劳任怨，无私奉献，求真务实，扎实做好每一件事。干好事：一是做到帮忙不添乱。办公室主任要尽自己的努力，多干一点，多累一点，为领导减少一些事务性工作，让领导从日常事务性工作中摆脱出来，去从事更重要的工作。在办理具体事务工作时，要严格按领导的意图办，做到少动嘴，多动脑，事必躬亲，不乱表态，乱办事，帮忙不添乱。二是做到解难不添忧。办公室主任要做到遇事不推诿，不扯皮，尽心尽力，尽职尽责，发挥自身优势，协调各方关系，多为基层、为干部职工排忧解难。四是服务不误事。服务工作尽管平凡、琐碎，但非常重要，直接关系到领导和系统的形象，办公室主任必须切实做到大事不误、小事不漏，服务要实事求是、周到细致，不惹事、不误事、办实事。三、诚恳办公室主任要注重培养自身的人格力量，通过卓有成效的工作、公道正派的为人、诚恳踏实的作风、严于律己的品行，兢兢业业干事，堂堂正正做人，以德服人，以诚服人。一要公正。公平处事，诚恳待人。办公室主任在协调各种关系、处理各种事务中要始终坚持从事业出发，从大局出发的原则，不能存有任何偏见，不从个人恩怨出发，不以个人好恶为准，始终摆平心中的秤杆，做到客观、公正。这不仅仅是一种美德，更应成为一条纪律。二要廉洁。办公室主任接触面广，工作繁杂，因此，一定要有坚强的党性原则和法制观念，要严于律己，奉公守法，品行端正，志存高远，时刻绷紧廉洁自律这根弦，在思想上、行动上筑起拒腐防变的坚强防线，经得起各种诱惑和考验。三要务实。要据实情、讲实话、干实事、创实绩、求实效，扎扎实实，不慕虚荣，不图虚名。办公室主任一定要实事求是干工作，实事求是反映情况，具备求真务实的精神，从基层听取意见，向领导反映情况，都要注重全面、真实，有喜报喜，有忧报忧。工作中，要一步一个脚印地到角到边，不蜻蜓点水，不做表面文章，以扎实的工作和诚实的作风，赢得领导和干部职工的肯定。四要谦和。俗话说“谦受益，满招损”。谦虚是一种美德。办公室主任在思想和行动上，既要尊重领导，又要关心干部职工，对上不曲意奉迎，对下不傲慢骄横，以诚心换真心；工作和服务上既要大胆、果断，坚持原则，敢于有所作为，又要时时保持清醒头脑，处处谦虚谨慎；与人交往上，要以诚相待，敬人一尺，决不能以领导自居，盛气凌人，得理不饶人，同志间要这样，单位间要这样，熟悉人要这样，陌生人特别是对来办事的人更要这样，努力做一个谦逊的人。办公室主任职责直接上级；总经理下属岗位：文秘部、物资采购部岗位性质：负责主持办公室所有的管理工作管理权限：行使公司行政办公秩序、物资供应指导、指挥、监督、管理的权力，并承担执行公司各项规程、工作指令的义务管理责任：对所分管的工作全面负责办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。（一）承办职责承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看，大体有三个方面：1.承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项领导决策有时是统一研究，分头落实，有时是领导个人决断。作为负责本机关、本单位综合办事机构的办公室主任，对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。即使是领导同志交由其他部门或其他人办理的事项，办公室主任亦有协助办理的责任；有时，一些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项，则须由办公室主任具体承担、落实。2.承办上级部门主办的事项办公室既是本级党政机关的综合办事机构，是独立存在的个体；又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分。各级办公室之间通过加强联系，既各自为阵，又协同作战，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能，以便更好地为各级领导服务，这是不少地方总结、创造出来的成功经验。上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情，办公室主任应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办理。3.承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请示工作，往往不直接去找领导同志本人，而是先找办公室主任。办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。例如，某部门要兴办一项事业，须专题行文报请领导机关批准；行文经领导机关的办公室登记后，工作人员要交由主任批办，办公室主任要负责与领导联系，商讨是否召开会议研究，要开何种会议，让哪些人参加等等。待领导指示后，办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位和部门具体贯彻执行。办公室主任承办的具体形式，主要有主办、会办、转办、催办等。主办即直接负责具体办理；会办即会同有关部门和单位联合办理；转办即转由其他有关部门和负责人办理；催办作为会办、转办的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。无论是主办、会办，还是转办、催办，办公室主任都应严肃认真，切不可敷衍塞责，草率从事。（二）参谋职责参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。决策是指导者的基本职能，社会主义现代化建设的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化。科学化，这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外，还需要各级办公室成为卓有成效的智囊团参谋部，办公室主任应当理所当然地成为参谋长，积极主动地辅助领导决策，认真地履行自己的职责。这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。办公室主任履行其参谋职责，有其独特的便利和优势：（1）办公室主任工作与领导层的工作同步运行与操作。由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性特点，领导层确定要抓的工作，也多是办公室主任着力要办的事情，正是由于这种思维共振，使得办公室主任的工作能力与领导的工作合拍，从而为办公室主任辅助领导决策提供了便利。（2）办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。（3）办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询服务，当好领导的参谋提供了便利条件。为正确履行参谋职责，办公室主任要依据党和国家政策，紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，积极主动地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛选、传递工作，把调查中获得的大量第一手资料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从而提出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。要正确发挥办公室主任的参谋职责，应当注意如下两点：1.在一定情况下与领导唱对台戏办公室主任是一个双重性的角色，他既是秘书班子的大班长，又是协助领导决策的参谋长。作为大班长和参谋长，他是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标；作为参谋长，则要依靠独立的科学研究成果为领导服务，以提出多少真知灼见作为评价其工作优劣的根本标志。办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导兼听而明。2.领导决策前多参谋，领导决策后多反馈在领导决策前，办公室主任要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种信息，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为领导提供选择的方案；在领导决策过程中，办公室主任要通过调查研究，收集和整理方方面面的意见反馈，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据，坚定领导决策的信心和决心；在领导决策后，办公室主任要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，协助领导搞好跟踪反馈，保证决策顺利地贯彻落实，或根据变化了的客观形势及时进行调整。在领导决策的全过程中，办公室主任的参谋职责是十分重要的。从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室主任的参谋职能可以分为三种类型：一是顺向参谋，即紧随领导决策的方向所进行的辅助性参谋；二是逆向参谋，