业务管理流程优化原则

安徽海螺水泥股份有限公司业务管理流程优化咨询报告德勤咨询(上海)有限公司北京分公司一九九九年十一月目录报告概要3业务管理流程概述7业务管理流程优化方法11业务管理流程诊断分析16(及采购管理流程的优化方案)3企业管理系统概况报告概要支持因素：知识、人才、技术、产品开发、工艺、质量、资本运作、服务₅供给信息/物流/增值流/工作流需求信息/工作流供应市场企业分销商销售市场采购生产销售资金财务与成本控制资金流出(资金流/工作流)流入4流程诊断的主要工作方法对各流程进行穿行测试和系统测试设计调查问卷收集流程的基本资料总结流程描述及初步绘制流程图对各级主要领导及业务骨士进行广泛深入的访谈得出诊断结论报告概要5业务管理流程主要问题控制效率组织环节监控流程未设具体的管理主体管理主体应具备的功能不完全流程管理主体职责不清流程中组织结构不完整流程环节设置与公司总体战略不匹配各流程环节设置不匹配合理授权不够不同类型业务审批手续相同，不能体现监控的重点监控手段不够细化，起不到监控作用审批手续重复、繁琐各流程手工操作较多管理信息系统没有全面使用，也未集成报告概要6业务管理流程优化的基本方法删除过度控制重叠环节等待时间简化形式程序沟通渠道处理过程集成任务部门客户供应商自动化数据收集数据传输数据分析报告概要7业务管理流程概述企业管理系统概况支持因素：知识、人才、技术、产品开发、工艺、质量、资本运作、服务₅供给信息/物流/增值流/工作流需求信息/工作流供应市场企业分销商销售市场采购生产销售资金财务与成本控制资金流出(资金流/工作流)流入8采购管理销管售理生产核算、合并及财务报表管理资金管理预算管理业绩评估财务管理流程是业务管理流程的核心体现业务管理流程概述财务管理流程采购生产销售9•资本•技术•设备•人员•原材料•信息输入•产品•服务•利润•技术•人员•信息输出控制法律、法规、国家政策、公司内部制度等技术支持人员、系统、工具等影响业务管理流程的主要因素业务管理流程业务管理流程概述10企业管理流程的评价标准控制效率组织健全环节完整监控独立合理授权最短时间最低成本业务管理流程概述11业务管理流程优化的基本方法删除简化集成自动化业务管理流程优化方法12删除流程优化的基本方法介绍(一)删除所有无附加价值的步骤。过度控制重叠环节等待时间业务管理流程优化方法13简化流程优化的基本方法介绍(二)简化所有过于复杂的环节。形式程序沟通渠道业务管理流程优化方法14集成流程优化的基本方法介绍(三)集成功能，理顺流程过程：职责部门客户供应商业务管理流程优化方法15自动化流程优化的基本方法介绍(四)运用先进的信息技术加速流程运转，提高流程运行质量：数据收集数据传输数据分析业务管理流程优化方法16采购管理流程-描述付款给供应商应付帐款管理接收商品/服务采购商品/服务提出采购申请管理活动涉及部门•用料单位•供应部门•供应部门•仓库管理部门•技术支持部门•供应部门•审计部门•技术支持部门•财务部•供应部门•财务部•供应部门•收货•实物计量•实物检验•入库•生成报告•选择供应商•询价•比价和技术确认•签订采购合同•重大合同审计•记录往来帐•定期与供应商对帐•申请付款•付款审批•付款•相应的帐务处理•提出用料计划•汇总形成采购计划•预算审核•批准采购业务管理流程诊断分析⁼采购流程17采购管理流程-最佳实务付款给供应商应付帐款管理接收商品/服务采购商品/服务提出采购申请目的技术手段最佳实务保证申请的真实性和适当性，申请应有适当的审批手续保证采购物品与请购物品一致保证应付帐款的真实性和合理性在确保企业财务状况安全的前提下，及时支付防止采购过程中的舞弊行为•采购申请相应生成采购定单•设定审批的权限和途径•将“采购卡”应用于用料单位低值易耗品的采购•与供应商建立战略联盟•大宗物资采购宜集中，一般性采购宜分散•产地分散的通用物资采购适用统一的购销合同•建立企业统一的验收制度•将推动供应商的品质保证流程的建设作为企业与供应商合作关系的一部分内容•使用条码技术，缩短验收时间并自动更新库存•对一定金额以下的采购定单，自动批准/付款•应付帐款管理与采购过程紧密衔接•按供应商、经办人、申请人追踪/报告采购定单的进展•对一般性的重复采购物品，自动支付•依据重要性原则合理授权，简化费用报销程序•对往来频繁的供应商的付款采用电子支付手段•电子数据交换•集成化的业务处理系统(如SAP，Lawson等)•接收货物的条码管理•统一银行帐户•电汇划转业务管理流程诊断分析⁼采购流程18采购管理流程-问题与建议(一)组织方面•采购执行主体分散，造成采购信息在各主体间的传递时间长，易产生失真•物资调剂功能缺失调整经营管理结构•将装备部的采购职能划入供应部，统一管理，保留进出口部的进口采购职能•将子公司物资供应部门的行政和业务管理职能并入供应部，由供应部统一管理，逐步实现由采购部统一负责公司的总体供应。•建立中转库，仓储功能管理由供应部负责业务管理流程诊断分析⁼采购流程优化后的影响•将各分散主体执行的采购功能集成，可以提高效率，缩短时间，降低采购成本，实现资源共享。•加强了供应部的调剂职能，和内部物资的使用效率，保持合理的存货水平，降低流动资金占用量。19采购管理流程-问题与建议(二)环节方面•采购流程的各环节的衔接不够顺畅，时常脱节•对供应商的管理比较薄弱，没有一个完整的供应商管理系统•采购的资金计划和应付帐款管理缺乏前瞻性和计划性完善各环节的功能，搞好衔接•减少流程的参与主体，集成功能，“合并同类项”•明确供应商管理政策，建立供应商管理系统•开发会计电算化系统的功能，完善采购付款的动态管理，实现应付帐款的逐笔核销业务管理流程诊断分析⁼采购流程优化后的影响•明确责任，有效控制质量和时间，提高资金周转率；•及时掌握/追踪采购业务的状态，降低采购成本；•加强了资金的计划性，降低了资金风险及资金管理成本。20建立有效的监控系统•严格按照合同审批程序执行。•合同评审要以监控过程为主，财务部参与计划制定，资金审核，应付帐款管理及支付的全过程；审计部应切实履行重大合同的审计职能；专业委员会参与合同的技术评审，共同构筑安全的监控体系•对采购定单分类管理，合理授权，抓大放小•加强对子公司采购处的宏观监控，制定定期信息报送制度。采购管理流程-问题与建议(三)监控方面•采购合同评审会签制度未起到应有的控制作用，流于形式，存在合同先生效后评审的现象•公司供应部不能全面掌握公司整体的采购活动信息，对子公司的采购行为管理不够•不能区别对待不同类型的采购采用不同的审批程序和权限设置，结果是“大的没管住，小的管不好”业务管理流程诊断分析⁼采购流程优化后的影响•真正发挥监控作用，降低经营风险，避免给公司造成损失•提高管理效率，降低管理成本•加强对子公司采购业务的管理、监控，使公司整体利益最大化21采购管理流程-问题与建议(四)建立完整的采购信息系统•通过对公司的采购活动进行分类分析，合理授权，明确职责，减少不必要的审批手续:•建立统一完整的采购信息处理系统，实现采购信息的即时处理和传递，逐步替代手工处理。效率方面•审批手续繁杂，浪费大量的人力物力•公司财务部与子公司财务处之间重复核算，降低了效率，进而无法执行财务管理职能•物资管理信息系统尚未完善，管理手段落后，信息传递时间长业务管理流程诊断分析⁼采购流程优化后的影响•减少不必要的审批环节，提高流程运行效率，降低机会成本；•实现信息共享，降低数据处理成本和人力、资金、物资的占用。22采购管理流程-现状(一)用料部门提出用料审请分厂计划部门供应处领导(和分管厂领导)签字采购计划表上报给股份公司供应部综合平衡，批准询价、签订合同股份公司供应部按合同要求发货有无不当之处合同审计股份公司审计部YES修改合同NO分厂供应处验收入库采购合同验收单、入库单填制申请汇款单申请汇款单财务部合同付款会签，并借记分厂往来帐供应商开具销售发票给分厂发货票股份公司代购大宗原材料流程用料计划表合同审批填制采购计划表和资金计划表分厂各部门汇总，厂领导审批询价、签订合同按合同要求发货，并开具销售发票取得货物，验收入库采购合同验收单、入库单填制付款申请单,经部门领导和厂领导审批签字付款申请单财务处审核付款供应商分厂零星采购流程采购计划申报表资金费用归口管理月计划审批表货运发票销售发票业务管理流程诊断分析⁼采购流程23根据年度采购计划，提出采购申请分厂委托股份公司进出口部代购供应部委托代购书比价和技术确认(工艺委员会)签订合同股份公司进出口部按合同要求发货股份公司财务部报关、商检、验收入库采购合同验收单、入库单通知财务付款付款通知信用证承兑供应商开具销售发票给分厂发货票股份公司代购进口原材料流程办理信用证股份公司供应部银行签发的进口付款通知书开证申请通知股份公司进出口部验收合格根据年度固定资产或零部件采购计划，提出采购申请分厂装备处装备处领导和分管厂领导签字上报给股份公司装备部询价，招标总经理审批报告股份公司装备部按合同要求发货合同审计股份公司审计部分厂装备处验收入库采购合同验收单、入库单填制付款申请单付款申请单财务部审核付款，并贷记分厂往来帐供应商开具销售发票给分厂发货票股份公司代购设备流程签署合同采购管理流程-现状(二)业务管理流程诊断分析⁼采购流程24采购付款的数量化分析在采购流程的诊断过程中，我们从财务的角度，对公司月度付款的情况进行了统计分析，以了解公司支付的特点及其对采购流程效率的影响。采样月份：1999年2月分析：在支付活动的各种类型中，费用报销占付款笔数的48%，但其每笔金额仅为9000元；水泥款支付仅占总笔数的3%，每笔金额平均为350万元，远高于每笔平均额20万元。其他月份也呈现类似特点。结论：目前，公司对每笔款项的支付的审批手续一般为三级审批，即业务部门领导，财务部及公司领导，过于繁杂，未能突出重点，应区别对待，抓大放小，设置审批权限体系，以提高流程的效率。不同类型支付笔数分布图每笔平均付款金额分析图每笔付款平均金额业务管理流程诊断分析|采购流程3,500,00025采购管理流程-改进后的流程提出采购申请采购商品/服务接收商品/服务应付帐款管理付款用料部门供应处财务处供应部进出口部审计部财务部原材料及设备采购流程建议提出用料申请汇总/审批用料申请询价/签订采购合同零星采购物资审计室合同审计采购合同执行采购协同仓储部门进行验收通知财务付款用料计划审核/应付帐款分析/进行资金安排支付综合协调与平衡/批准大宗采购及设备采购询价/签订合同(设备购置需技术部门的配合)进口物资，签订委托协议内贸物资合同审计执行采购执行采购/办理信用证供货商按合同要求发货供货商开具销售发票按合同要求发货/出具发票取得验收/入库合格通知报关、商检，取得验收/入库合格通知验收单/入库单通知财务付款通知财务付款信用证承兑发票付款申请单银行付款通知付款帐务处理询价/签订合同(设备购置需技术部门的配合)平衡资金计划重组后的采购流程凸显了供应部的承上启下的协调职能，强调由其主导，避免了多头采购的问题，并融入了财务部的管理职能--平衡资金计划，实现了和其他流程的有机衔接。业务管理流程诊断分析⁼采购流程26收回货款应收帐款管理发出货物及收款通知安排生产销售管理流程-描述管理活动涉及部门•销售部•市场部•销售部•各子公司•财务部•财务部•销售部接受订单信用授权接受询价•销售部•审计部•各子公司•销售部•市场部•财务部•财务部•销售部•与客户进行接触•报价•草签合同•审查客户信用•确定信用额度•合同会签•合同审计•合同确认•确定生产能力•制定生产计划•生产日程安排•装运•开票•帐龄分析•监控并报告信用风险•催收•所收款项登记入帐业务管理流程诊断分析⁼销售流程27销售管理流程-问题与建议(一)组织方面•各粉磨站各自独立经营，公司未将其纳入公司整体销售系统统一管理，导致总公司销售部对地销情况缺乏信息收集、了解及统筹规划•公司财务部和集团财务部职能交叉•由进出口部负责安排国