业务部工作流程

业务部详细工作流程业务部：SHIRLEY日期：12/06/2010一、样品开发流程1、客户要求打样，并提供样品相关信息。2、业务制作打样通知单给技术部，由技术部安排打样事宜。打样通知单见附表13、样品面料的采购A.客户提供面料B.利用库存面料，联系采购部C.由业务联系面料供应商订购样品所用面料。样品面料采购单见附表2面料的供应商信息、品名、价格、采购时间、数量、付款时间、到货时间都需要建表记录存档。样品面料采购信息表见附表34、业务提供样品给客户确认，如有修改及时通知技术部修正。5、业务根据技术部提供的样品的耗料表，制作核价表和报价表让总经理确认价格。核价表、报价表范本待确认(需更新这两张表）6、业务根据客户需要制作相应的样品报价单给客户。7、完成的样品需记录样品的详细资料并存档。样品资料需整理按年份归类保存。样品资料表见附表4（原始表格由技术部形成，业务部核实，技术/业务各留底）8、如客户需要，业务需安排样品出运、拍照、提供布样等事宜。9、如样品需直接出运给客人，出运后业务要做样品发票给客人用于付款。付款后业务需做到款通知给船务，由船务交给财务部。附表1：打样通知单附表2：样品面料采购单附件3：样品面料采购信息表附表4：样品资料表二、业务跟单流程•1、产前样/首件样确认流程•1-1.新款开发样品后，客人下订单。•1-2.业务同客人确认新款订单细节，联系采购部门确认新面料的交付时间。一般新款的交期为60-75天。业务根据订单的实际情况做PI.待客人回签PI后，业务同时做出货信息表和产前样通知单给技术部、采购部和生产等相关部门。•产前样通知单见附表5；出货信息表见附表6•1-3.业务督促技术部提供详细的产品技术资料给采购和生产的相关部门。若资料齐备，则由生产部门制作产前样，此时产前样等同于大货首件样。若资料不齐，需技术部先期制作产前样，确认并完善新款的技术资料，再由生产部门制作首件样。•1-4.业务需跟进产前样面料、木架、沙发套、成品的进度。•1-5.业务在产前样待客户确认之前需准备以下需签样的物件：•1-5-1.签样面料的准备•每款产前样确认时，需准备宽30厘米、长40厘米布样6份（客户2份，业务部1份，采购/仓库1份，品管1份，供应商1份）。布样要统一锁边，贴好产品信息的标签，以便于保存。客户确认后，在背面签字留底。•1-5-2.签样木脚的准备•木脚要准备6份（客户2份，业务部1份，采购/仓库1份，品管1份，供应商1份）。客户确认后，在底部签字留底。•1-5-3.签样油漆面板的准备•若新产品有油漆面板，需准备宽20厘米、长30厘米色板6份（客户2份，业务部1份，采购/仓库）1份，品管1份，供应商1份）。客户确认后，在背面签字留底。•1-5-4.签样木架的准备•新产品的木架要做2套，1套用于客户确认木架并签样，1套做成产前样成品。木架确认后，由客户在木架上签字，再交由品管部或采购部统一保管。•1-6.新款的木架、产前样成品由业务联系客户、技术部、采购部和生产部门的相关负责恩一起检讨产前样。待客户确认后，需签字留底，由生产部门保管。产前样需保留整套或单件，需根据不同客人的要求而定。•1-7.产前样的包装确认•技术部提供包装的相关技术资料，采购部门配合采购包装材料。待齐备后，由业务通知客户、技术部、采购部和生产部门的相关负责人一起检讨新款的包装。包装确认的同时，由样品开发部拍照做记录，并整理一份详细的包装流程图。制作好的包装流程图打印3份，1套生产留底、1套业务留底、1套客户留底。也有客户会自行制作包装流程图让技术部门或业务部门的相关人员确认并留底存档。•1-8.产前样/首件样确认后，业务制作产前样确认表格（图片并配以文字说明），并及时的将此表格下发给技术部、采购部和生产部门。业务需督促技术部门提供完备的产品工艺图，包括裁剪、扪制、包装等给相关部门安排大货生产。产品的技术资料，业务也需留底存档。•产前样确认表格见附表7附表5：产前样通知单附表6：出货信息表附表7：产前样确认表•2、正常订单的跟单流程•2-1.客人下订单，业务需同采购确认面料的交期和同生产计划部确认排单情况后，做PI给客人确认。待客人确认PI后，业务需制作出货信息表给采购和生产部门。•2-2.业务需跟进了解面料、木架、沙发套和成品的完成进度。若订单因突发状况导致不能按时交付，业务需及时和客户沟通。•2-3.业务每周需提供订单的进度给客户，具体时间和要求按客户的不同要求而定。•2-4.业务需及时更新订单管理，内容涉及到订单的具体内容、完成情况、出运情况、付款情况等内容。订单管理表格见附表8•2-5.业务需根据客户的要求，在和生产计划部门确认生产进度之后，提供PI、订舱和文件的相关信息给船务，督促船务安排订舱事宜。•2-6.待船务安排拖柜事宜后，业务需检查生产部门提供的唛头、法律标、条码等相关信息是否正确，并监督装柜事宜。每个柜子的装柜都需要拍照留底，如遇问题需联系相关部门及时解决。待成品仓库管理完善后，业务需监督生产部门将包装好贴好唛头和相关标识的成品按订单分别摆放。•2-7.业务需整理并提供完整的产品资料信息给采购和生产部门，包括产品资料、唛头、法律标、吊牌、条形码、特殊标签等信息。产品信息表见附件9•2-8.业务需将客户QC验货时发现的问题及时反映给采购、质检和生产的相关部门。如客户提出的更改要求，需由业务统一通知工厂的相关部门予以配合。•2-9.补件的操作流程•2-9-1.客户下补件订单，业务制作补件通知交由业务经理审核后，由业务经理统一通知采购和生产的相关部门。•2-9-2.补件的细节也需要提前通知船务，以便船务能及时制作正确的商检报关资料。•2-9-3.生产部门准备好补件，业务需督促补件包装，并贴好相应的补件唛头，安排补件的出运。完成的补件及出运也需拍照留底。•2-9-4.客户要求的补件出运后，业务也需记录相关的出运信息，完善补件的订单管理。补件订单管理见附表10•2-10.扣款的操作流程•2-10-1.客户提出扣款要求，并提供相关的照片或费用明细。•2-10-2.业务需业务经理或总经理确认后，方可确认扣款给客户。•2-10-3.扣款的问题如果涉及到采购或生产部门，业务需及时反映给相关部门负责人。由部门负责人确认相关的责任人，并提出处理方案。•2-10-4.所有扣款，业务需有记录以便随时查询。年底，业务需统计各自所负责客人的扣款明细和金额。扣款明细统计表见附表11•2-11.未出订单的统计和已出运订单的统计•每月初需提供一份工厂未出订单的统计和一份已出运订单的统计给总经理、副总、采购和生产部门负责人。•2-12.收汇的操作流程•客户付款后，提供相关的付款明细给业务。业务核对后，制作到款通知单给船务和财务部。到款通知单见附表12附件8：订单管理表格附表9：产品信息表附表10：补件订单管理附表11：扣款明细统计表附表12：到款通知单三、船务的操作流程•1、船务在收到业务的订单PI和相关订舱的信息后，根据业务的要求提供货运委托托书给货代，由其代为订舱。货运委托书见附表13•2、船务在收到货代提供的配舱信息表后，同生产计划部门确认订单的完成情况。得到计划部门的确认后，船务通知货代具体的装柜时间和地点。•3、船务提供出货计划表给采购、生产、业务和装柜的相关人员。出货计划表见附表14•4、确认出货后，船务需先在网上进行商检申报。申报成功确认后，船务需准备好合同、发票、装箱单和商检局需要的资料前往商检局办理商检事宜。•5、船务从商检局取得商检凭条后，转交给货代或商检局指定的代理，由其安排拉通关单。船务需提供发票、装箱单、报关单、报关委托书等报关资料给货代，由其处理报关事宜。•6、订单装柜后，船务提供正确的出货文件给客户。根据客户的不同，出货文件也有可能是由船务提供给业务，由业务统一提供给客户。•7、订单出运后，船务需确认提单的确认件后，再通知货代出正本提单、海运单或者电放提单等相关事宜。•8、根据客户的需要，船务也需提供相应资料申请C/O、FORMA或者熏蒸证书等。•9、在业务提供到款通知单后，船务需提供相应的核销单号给银行，提供收汇需要的相关信息。在拿到货代提供的核销单后，船务需核对无误后转交给财务部门。•10、货代的费用为月结，船务需仔细核对货代提供的费用清单和发票后，通知财务部门安排付款。附表13：货运委托书附表14：出货计划表四、业务部门的绩效考核•拟定将对业务部门的人员每月进行绩效考核，同工资和奖金挂钩，以提高业务部人员的工作积极性。将于下周一12/13提供初步的绩效考核方案。