搜索
文书档案的整理日照市档案局2018年5月目录一、档案概述二、三、档案整理规则档案的收集一、档案概述1、档案的概念《档案法》对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文件成为档案有三个条件：办理完毕；即完成了文书处理程序有查考利用价值；按一定规律保存，履行了归档手续原始性孤本性继承性一、档案概述2-1全宗的概念一、档案概述2-2构成全宗的条件一、档案概述2-3全宗卷何谓全宗卷？定义全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。内容包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。简言全宗卷就是档案之档案。换言之，就是管理档案形成的档案。一、档案概述全宗卷排列顺序件号全宗卷名称备注1全宗指南全宗（馆藏）介绍类2大事记全宗（馆藏）介绍类3组织沿革全宗（馆藏）介绍类4档案管理制度汇编全宗（馆藏）介绍类5档案移交、接收文据档案收集类6历年立卷说明、归档说明档案整理类7档案机构文件（成立档案室、档案工作领导小组、鉴定小组的通知）、销毁请示、批复、分析报告等档案鉴定类8档案销毁清册（如有，归入全宗卷）档案鉴定类9温湿度记录簿（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）档案保管类10库藏档案状况检查记录（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）档案保管类11档案库房防虫药物投放更换记录（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）档案保管类12档案管理台帐（含档案数量、设备设施、档案人员情况、档案人员名册、档案图书资料利用情况的统计表等）、年报表、或上报有关报表档案统计类13档案利用效果登记簿（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）档案利用类14档案利用实例档案利用类15基础数字汇编档案利用类16档案软件系统使用指南等、档案软件系统升级记录等新技术应用类一、档案概述3、档案的种类文书档案科技档案（基建、科研、产品、设备等）专门档案(人事、会计、照片、审计等)一、档案概述一、档案概述三、档案与学生单位工作的查考依据生产建设的丰富资料科学研究的可靠依据宣传教育的生动素材维护权益的法律书证等等一、档案概述之作用一、档案概述一、档案概述一、档案概述2011年8月3日，“光辉历程档案留珍—纪念中国共产党成立90周年档案资料展暨中国档案珍品展”在日照市开幕。一、档案概述市城建档案馆在全省率先完成了被喻为“城市生命线”的地下管线普查工作，探测管线长度4268公里，建成并运行市区综合管线信息管理系统，经过日常动态更新，目前系统内累计管理的管线总长达4900余公里，该系统运行6年来为城市管网规划设计、重点工程、道路施工、应急抢险、隐患排查等提供管线图5870余幅，发挥了重要作用。一、档案概述2015年1月1日开始，五莲县对年满60周岁且离开村卫生室岗位，按照工作年限每满1年每月20元的标准向他们发放生活补助。档案与你相伴档案是不可更改的历史二、档案的收集归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。二、档案的收集收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各处、科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录、人事类文书档案的收集。二、档案的收集收集方法上要注意两点一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；二是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来。二、档案的收集机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、档案的收集机关文件材料非归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；二、档案的收集（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。目前现行的档案归档方式有两种：一是按件整理归档，标准执行《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）；二是按卷整理归档。标准执行《文书档案案卷格式》。三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。档号按照以下要求编制：a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。三、档案整理规则①全宗号：档案局给所管理的各单位的代码②年度：填写文件形成年度③件号：同一年度同一保管期限同一问题从1开始编流水号④机构或问题，即指的档案分类⑤保管期限：永久，30年（长期）或10年（短期）；⑥页数：一件档案的所有页数。从第一页开始，有字的页面都要编页码，单数页右上角，偶数页左上角。三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则①序号：填写归档文件顺序号。②档号：档号按照二中第五步的要求编制。③文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。④责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。⑤题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。⑥日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。⑦密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。⑧页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。⑨备注：注释文件需说明的情况，如破损、修改、补充、缺少等情况。归档文件目录序号档号文号责任者题名日期密级页数备注①②③④⑤⑥⑦⑧⑨1Z109-WS·2011-Y-BGS-0001日档发[2017]1号市档案局关于报送分类方案的通知201701013三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则三、档案整理规则掌握了档案整理的规则，会看会用《文件材料归档范围和档案保管期限表》就会整理文书档案。文书档案的整理分八大步：第一步：根据归档范围挑选文件。同时确定件，装订加固归档文件。件的确定，其中：正本与稿本为一件；正文与附件为一件；来文与复文为一件也可各为一件；转发文与被转发文为一件。装订加固，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后。请注意：文件处理单，发文稿纸与档案同等重要，放文件稿本前与文件装订在一起。第二步：划分保管期限，确定每份文件的保管期限。三、档案整理规则第三步：简单分类第四步：排序，在分类最后一层文件按时间大流水顺序排序。第五步：盖归档章。编号，由档案室将归档章的各个项目统填写，室件编号按文件排列顺序大流水逐渐编号第六步：编制文件级目录，逐件填写目录表格的项目，一年一册。第七步：装盒，按顺序将文件依次装人档案盒内，盒满另装；打印本盒文件目录，放盒内文件前；填写备考表，放盒内文件后；填写档案盒封面，盒脊的项目。第八步：按档案盒顺序依次排架。分类和排序均按归档范围和保管期限表上的来确定三、档案整理规则四、档案管理档案管理，亦称档案工作。广义上是指档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。狭义上来说是指档案实体安全和信息安全的管理，同时提供利用服务的业务。四、档案管理四、档案管理四、档案管理四、档案管理四、档案管理四、档案管理提问环节