第九章专用文书写作

第九章专用文书写作第一节、专用文书概述一、概述专用文书是指在一定专业部门或专门的业务活动领域内，满足人们某种特殊需要而专门使用的文书。不同系统、不同行业、不同用途都有与之相适应的专用文书。二、特点与分类（一）特点1、内容的专业性专用文书在内容上具有专业性，如经济文书、法律文书、科技文书、军事文书、外交文书、教学文书等。2、功能的专用性每个文种均专用于某一方面，如谋职书，请柬（邀请书）、起诉书、答辩书等。3、格式的多样性许多专用文书有特定格式和项目，如计划、统计和会计文书，除书面文字形式外，较多地采用数字表格形式。有些有其特殊制作程序，如国民经济计划、司法文书。（二）种类根据行业和用途，大致可分为：经济文书、法律文书、科技文书、军事文书、外交文书、教学文书、规章文书、礼仪文书、事务书信、会务文书等。三、写作要求1、掌握专业知识，了解行业政策，熟悉业务内容。每一行业都有自己的工作范围、工作性质、工作任务、工作程序，有本行业的政策、法规、纪律、职业规范、职业道德，有本行业的上下级关系，有本行业通用的术语和专用名词。2、熟悉格式规范专用文书的专用格式有三种情况：一是由行业行政管理部门、业务指导部门颁布，供遵照使用的规范格式，如合同格式、起诉状格式；二是约定俗成的习惯格式，如书信的格式；三是较特殊的情况，即应试文形式，它是由招聘、招考单位确定的格式，每位考生都必须遵守。3、明确写作目的，选择恰当文种专用文书文种众多，用途各异，写作专用文书必须依照写作目的，选择恰当的、合适的文种，文种选择不当，将直接影响专用文书实用效能的发挥。第二节入学申请书、自荐信和求职信一、入学申请书入学申请书是要到国外某学校进修或学习，从而事先同该校取得联系并提出申请批准的一种书信。（一）特点1、目的性只写自己请求入学的理由和有关内容，别的事情一概不谈。2、礼仪性作为下对上的文书，要礼貌而不谦卑。3、简洁性内容单一明确，不要节外生枝。(二)写作方法1、说明写信原因和目的在正文开头即开门见山写出自己是为了申请入学才写这封信的。有的还写出由谁推荐而想进该校学习。2、介绍自己的情况包括姓名、年龄、学历、工作经历、所学专业、进行的研究情况以及所取得的成绩等。另外，应向对方说明自己经济资助情况，写明是否准备申请助学金或奖学金等。3、提出自己的希望和要求将具体要求，希望对方给予的帮助写出。同时要事先对对方将给予的帮助表示感谢。若随信附有个人学历证件、个人简历、著作摘要、文章或别的推荐信等要在该部分写出，并说明附件总数量。（三）写作要求理由充分，要求具体明确语言准确，文字朴实语气谦虚、态度平和二、自荐信是推荐自己担任某项工作或从事某种活动，以便对方接受的一种信件。（一）特点1、自荐目标。必须表述清楚，不含糊其辞。2、自荐缘由。介绍自荐某岗位的理由。解释语言要简洁明了，让人觉得实在可信。3、自荐条件。扬长避短，充分表现自己主要学习成绩、工作实绩和优势。4、附件。包括自荐者简历，所学专业课程一览表，各课成绩登记表，各类褒奖证书，发表论文或论著，别人的推荐信等。（二）写作方法1、标题正文正上方居中写“自荐信”2、称谓另起一行顶格书写。可有“单位+职务+称呼”“职务+称呼”“单位+称呼”等。最多用“尊敬的××”相称。3、正文另起一行空两格书写，一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头：介绍自己的基本情况，包括姓名、性别、年龄、学历、政治面貌、职称、现任职务等情况。主体：说明自荐理由，包括工作经历、业务专长；适合干什么性质、岗位的工作等。结尾：申明决心，被接受后的态度；同时，不要忘记告诉对方自己的通信地址、联系电话等。祝颂语与落款均与普通书信相同。4、附件。要随自荐信一起交给对方。（三）写作要求内容具体、礼貌自信、体现个性、积极热忱三、求职信求职信是求职者向用人单位介绍本人有关情况，表明求职意图，希望对方予以任用的一种书信。它以让对方了解自己、相信自己、录（聘）自己为目的。（一）特点自我举荐：针对用人单位的要求，具体介绍自己专业、学历、特长、优势、能力、工作经历等，让用人单位录用自己。充满信心：必须自信，胸有成竹，语气肯定。（二）写作方法由标题、称呼、正文、结尾、落款、附文六部分组成。1、标题第一行正中写“求职信”或“致×××的求职信”等字样，用大号字体2、称呼第二行顶格写收信人名称或领导人姓名，为示尊重，可加敬词3、正文一是在开头向招聘方表示问候或致谢，表明求职意图。二是介绍本人基本情况，包括：姓名、性别、年龄、政治面貌、学历、职称等。三是陈述求职理由和求职目标。四是表明态度与决心。4、结尾再次强调求职的愿望和要求，用恳请的语言，希望对方能给自己一次面试的机会，然后写感谢、致敬的惯用语。5、落款在正文右下方写姓名：“求职者×××”，下一行写上写信时间。有的求职信有附件，附有学习成绩、奖励、成果证明书等。6、附文写明联系地址、邮编、联系电话、联系人。（三）写作要求一是实事求，不弄虚作假；二是措词得当，语言朴实无华，措词要有分寸，不要夸夸其谈；三是字迹工整，书面整洁，无错别字。思考与练习一、简答1、什么是求职信？它的写作要求是什么？2、比较求职信和自荐信的异同二、写作拟写一份求职信。第三节、申论一、申论的含义、特点与写作要求1、含义“申论”一词，出自孔子“申而论之”。“申”为引申、申述，“论”为议论、论证，“申论”指针对特定话题提出观点，并展开论述。申论是一种议论性公文，从2000年开始，成为公务员录用考试的一门基本科目。申论涵盖策论和作文两种形式。“读”是申论的基础，“点”是申论的重要环节，“对”是申论关键，“证”是申论核心。2、特点（1）测试形式灵活多样除所给材料部分外，其答卷一般由三部分组成：一是概括部分，二是方案部分，三是议论部分。（2）背景资料涉及面广注重对考生分析、判断、解决问题能力等综合素质测试。背景资料涵盖政治、经济、法律、教育等方面，且表述比较准确。资料所反映问题大部分已有定论，也有一些尚无定论或存在争议，需要考生自己理解、分析和判断，并做出结论。（3）测试目的针对性强主要考查考生阅读、分析、概括、解决问题的能力。（4）测试标准具有先进性和国际性按国际标准设计，内容体现中国特色。（5）没有标准答案作文的评定是综合的、全面的、等级式的。（6）测试具有前瞻性3、写作要求准备：事先积累社会热点问题，除全局性热点，还要考虑所在省区的特殊性，公招方向的特定性。立场：站在政府角度；综合全面地思考问题，学会换位思考，避免学生腔。表达：除立意清楚、结构明晰、语言顺畅外，用词要符合行政系统的表达习惯。二、申论的试卷结构《申论》试卷一般分为三部分，答题时间为150分钟。第一部分：提出注意事项给答卷提出指导性建议，如“参考时限：阅读资料40分钟、作答110分钟。”第二部分：给定资料长度一般1500字—10000字左右，主要是现实内容，特别是社会热点，如突发公共事件问题，食品安全问题，贫困家庭子女上大学难问题。材料一般是“半成品”：头绪往往不很清楚，前后顺序未必合理，究竟反映哪些问题也不太分明，目的是考查考生梳理并归纳、概括能力。第三部分：作答要求一般是对所给材料进行归纳、综合、概括、判断；对主要问题提出见解、对策、具体的可行性解决方案并论证。这些要求一般体现在三个题目中，但数量时有变化，可以是两个或四个题，题目样式也有变化。三、申论的答卷流程1、阅读资料基础环节。读懂读通全部资料，把握资料所反映的事件性质。阅读时间约40分钟。2、概括主题概括资料所反映的主要问题，字数限定在150字，弹性约10%。答案应覆盖全文主要内容，语句简明扼要，一般不直接引具体事例或数字。范围限定在材料中，不随意发挥。轻重权衡，反映主要问题，统观全局。分值20-30分。3、提出对策针对主要问题，就资料所涉范围和条件，提出可行的对策和方案。提出对策是申论考试的关键环节，重点考查考生思维开阔程度、探索创新意识、应变和解决问题的能力。要重视对策的针对性，紧扣主要问题，前面概括什么问题，后面就给出什么解决办法。主要问题包括几个方面或层次，对策也须对应。应注意避免：概括问题失误；方案理想化、简单化。4、进行论证就资料所反映的主要问题，用1200字左右篇幅，自拟标题进行论述。要求中心明确，内容充实，论述深刻，有说服力。应充分利用给定资料，切中主要问题，全面阐明、论证对资料反映的主要问题的基本看法以及解决方案。分值约40分。四、编写申论写作提纲1、拟制标题。（1）分析材料的含义，自行命题。仔细分析资料重心，如材料：爱因斯坦给一位美国自学成才的实习机械师回信说：“我认为你对我们社会的见解是颇有道理的。……你的来信还使我认识到，智慧并不产生于学历，而是来自于对知识的终生不懈的追求。”重心是爱因斯坦对智慧、学历和追求的看法，不是说他的贡献。有的材料有两个以上意义，要从不同角度分析。如圆明园兽首拍卖流拍事件，一是竞拍者的爱国心，二是无忘国耻。题目可用：《举起民族的尊严》《历史不会忘记》（2）确定主题即立意，写一个判断句。主题是自己的一个鲜明认识，要符合命题要求，正确而又深刻。如爱因斯坦材料，主题可用：“智慧来自于对知识的终生追求。”（3）标题类型（1）直接标明主题标题是一个判断句，如《天下无难事》、《不要畏惧困难》。（2）指出内容范围如《论……》或者《……论》，有的可省去“论”字。（3）设问、反问、感叹，显示主题倾向如《中国人失掉了自信力了吗？》。（4）标题的要求确切。一是与内容符合，不能跑题。二是含义大小与作文一致，如《谈困难》不能写成《谈人生》。三要与文体风格一致，如一般不能写成公文或者记叙文标题。精练。无特殊需要，标题不要长。醒目。一要形象，二要新颖。2、写主题句。主题具体表现为一个逻辑判断句（10个字左右），也称中心论点或基本论点，如标题《实践是检验真理的唯一标准》。（1）主题句本身的提炼基本层次是客观层次，即准确反映作文中心内容的本质真实。更高一层的认识是具有深广度。再高一层是有哲理意味，即普遍性。（2）议论文中主题句的位置标题：一般写出主题句即中心论点。开头：一般在段尾写出主题句，或写出与主题句相关的论题。中间：主要采用分析法——分出二三层来，说明主题为什么和怎么样，行文中兼用论证方法，如例证法。在中间部分的靠后处突出主题句。结论：重申主题句，可以在字句上变化，或更深入一步。作文不但要围绕着而且要穿插着主题句来写作，要有一个“提出——强调——重申”主题句的三段式过程。这是提高学生作文水平的一个切入点。3、简述内容（包括关键词）。包括主题和层义以及要点，30字左右。4、选择结构并列式。如第一、第二、第三。好处是概括面广，条理性强。递进式。各部分层层递进，每一部分不可缺少，前后顺序不能颠倒。两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分用另一种方法。做提纲结构选择时，用几个字提示。5、标明层义全文的纲。层义提纲的主要部分有两种写法：一是标题写法，结尾没有标点符号，几个至多十来个字，简明扼要。二是句子写法，写完整一句话。最好两种方法交替，在简明的地方用标题写法，在复杂难记的地方用句子写法。这样，层义具体表现有两种，一是居中排列的小题目，二是项目。以下，提纲要用序码。序码一般分四层：一是汉字小写的一、二、三、四等，后面用顿号（小标题的层次顺序不用顿号，空一格）；二是半圆括号和汉字，如（一）；三是阿拉伯数字1、2、3、4等，后面用点号；四是半圆括号的阿拉伯数字，如（1）。以下还可以有第一，第二，第三等。要保持一致，不能混乱。6、写出段义及要点提纲举例：《生日》主题句：生日应当过得有意义。内容简介（考试不必写）：反映为孩子大操大办生日的社会现象，指出这是关系到民族美德的思想问题，主张生日应当过得有意义。结构：并列式。分析论证：一是写关系着民族美德和思想腐化。（可以改作规范段的主句）二是写奢侈的效果和正确的途径。7、结论照应开头，突出论点；讲辩证。8、提纲的修改修改是总－分－总的综合分析过程。先从总体上把握，去分析部分，再在分析部分时放在总体中把握。提纲编写应该适应考场特殊情况，即详细和简明两种方式来编写。有时限于时间