5S管理在办公室的运用

5S管理在办公室的运用目录◆一、认识5S◆二、5S的重要性◆三、将5S运用到办公室◆四、5S推行中常见的问题5S起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。现已被世界各国管理界认同及应用。1955年,为了确保作业空间和安全,日本开始推行2S(整理、整顿),宣传口号为“安全始于整理，终于整理、整顿。”一、认识5S1、5S的起源后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，即清扫、清洁、素养。1986年，日本的首本5S著作问世，对生产现场管理模式起到了冲击作用，并掀起了5S的热潮，5S运动从此成为日式企业工厂管理的基础。1、5S的起源一、认识5S西方国家一般将5S定义为分类、定位、刷洗、制度化和标准化，这五个英语单词的首个字母也是S开头。后来，有人在5S基础上增加了[安全]就变成了6S，加上[节约]就变成7S，加上[服务]就变成8S，再加上[顾客满意]就变成了9S。西方和日本的说法虽然不同，但5S本质的意义是一致的。5S不是文字上的东西，而是一种思想，一种意识。1、5S的起源一、认识5S整理Seiri整顿Seiton清扫Seiso清洁Seiketsu素养Shitsuke5S的日语发音都是以“Si”开头，所以称为5S。5S2、何为5S？一、认识5S(1).整理定义：区分要用和不要用的，不要用的清除掉。目的：把“空间”腾出来活用,防止误用。(2).整顿定义：要的东西按规定位置摆放整齐，明确数量，明确标示。目的：不浪费“时间”找东西。(3).清扫定义：清除职场内的脏污，并防止污染的发生。目的：消除“脏污”，保持职场干干净净、整整齐齐。2、何为5S？一、认识5S(4).清洁定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果。目的：通过制度化来维持前3S成果。(5).素养定义：对于规定了的事情，都按要求去执行，并养成一种习惯。目的：遵守规章制度，培养良好素质习惯人才，铸造团队精神。2、何为5S？一、认识5S确定什么是必要的，什么是不必要的各得其所、各就其位识别不清洁的来源执行过程以维持/改善前3个S的标准工作场所中保持、自律的5S文化1SSeiri（整理）2SSeiton（整顿）3SSeiso（清扫）4SSeiketsu（清洁）5SShitsuke（素养）归纳2、何为5S？一、认识5S整理是整顿的基础；清扫在整理整顿之后；三项工作的保持即为清洁；要把以上工作做好，还要依靠人的素养。素养整理整顿清扫清洁3、5S之间的关系一、认识5S制度化形式化素养清洁清扫整顿整理创造基础得心应手维持以上习惯化态度行为3、5S之间的关系一、认识5S只有整理没整顿，物品真难找得到。只有整顿没整理，无法取舍乱糟糟。整理整顿没清扫，物品使用不可靠。3S效果怎保证？清洁出来献一招。标准作业练素养，安全生产最重要。日积月累勤改善，公司管理水平高。3、5S之间的关系一、认识5S改善作业环境；提高作业效率；提高作业质量；鼓舞人员士气；二、5S的重要性1、为什么要推行5S？5S活动是一套行之有效的管理方法，是其他管理活动有效开展的基石之一。(1).5S是最佳推销员（Sales）清爽、明朗、洁净的工作环境，员工工作时心情愉快，能提高企业的知名度和形象，还会吸引优秀的人才到这样的公司工作，全员参与的5S活动，能塑造出良性的企业文化。(2).5S是节约专家（Saving）可减少很多不必要的材料以及工具的浪费；可降低采购时间，节省很多宝贵的时间；还可节省工作场所。2、推行5S有哪些好处？二、5S的重要性(3).5S对安全有保障（Safety）全体员工遵守作业标准，不易发生工伤事故；危险点有预防措施和警告标识；5S活动强调源辨识及风险评价和应急预案响应演练，安全得以保障。(4).5S是标准化的推动者（Standardization）5S强调作业标准的重要性，员工能遵守作业标准，服务质量提高而且稳定；通过目视管理的运用与标准化，能防止问题的发生。2、推行5S有哪些好处？二、5S的重要性现场检查：对工作现场进行全面检查（看到的看不到的）；区分必需品与非必需品：使用频率在每小时、每天、每周的物品即为必需品；清理非必需品：将必需品留下,非必需品移出工作区域。非必需品的处理：无使用价值：折价变卖、转移它用；有使用价值：特别处理、分类后出售。每天循环整理：日日做、时时做。4.5.杂×三、将5S运用到办公室1、整理阶段怎么要区分对待?马上要用的暂时不用的长期不用的1、整理阶段三、将5S运用到办公室类别使用频率处理办法备注必需品每小时放工作台或随身携带每天工作区域存放每周工作区域存放非必需品每个月定点存储三个月定点存储定期检查半年定点存储定期检查一年定点存储（封存）定期检查两年定点存储（封存）定期检查未定有用定点存储定期检查不需要用变卖/废弃定期清理不能用变卖/废弃立即废弃（1）.区分必需品和非必需品1、整理阶段三、将5S运用到办公室（2）.如何处置“不要”的物品不要的物品将来是否有用放入待处理区丢弃归还或转赠出租或转卖是否公司内部是否对他人有用是否经常用放在现场附近放入仓库否否否否是是是是不清楚1、整理阶段三、将5S运用到办公室将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按要求废弃；将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中；将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉中；将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面或文件筐内，做到需要的文件资料能快速找到。（3）.办公室文件整理标准：1、整理阶段三、将5S运用到办公室清理前清理后1、整理阶段三、将5S运用到办公室分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。物品分类：根据物品特征进行分类。决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。实施：按照决定的储存方法，对物品进行存放。乱×2、整顿阶段三、将5S运用到办公室2、整顿阶段三、将5S运用到办公室彻底整理，只留下需要的物品合理利用空间，100%定位放置根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法科学布局，取用快捷。一物一位，物归其位，定点，定容，定量并标识。2、整顿阶段三、将5S运用到办公室物品分类存放记录类别序号物品名称存储位置备注（1）.物品的分类存放及登记2、整顿阶段三、将5S运用到办公室将电脑放置于桌面中央，主机箱放置于电脑桌面下方；以电脑中心位置为分界，电脑左侧位置为未处理文件，右侧为已处理文件；水杯、电话、鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内，放置成水平直角；留言条、记事贴位于电脑左下方处；下班后，将待处理的文件与已处理文件收集至右边最上层抽屉内，保证桌面剩余物品仅为电脑、文件筐、水杯、办公用具（电话、对讲机、鼠标、鼠标垫）。（2）.办公室个人区域物品摆放标准：2、整顿阶段三、将5S运用到办公室•地面、窗台、箱柜及办公设施上无水渍、印痕、杂物、灰尘及非必需品；•办公设施（打印机、复印机、传真机、碎纸机）周围区域整洁有序；•办公室墙面无过期张贴物；•展示板要保持整洁、规矩、展示与工作相关的信息，并要及时更新；•材料不随意堆放在办公桌上或椅子上；•所有相关的物品都要集中放置；•书柜、抽屉、办公用品区域要有适当的标识；•电话线、电源线、网线布置安全、整齐、得当。（3）.办公室公共区域物品摆放标准：2、整顿阶段三、将5S运用到办公室资料整理将所有资料柜明确责任人；将文件夹按照编号、责任人、名称、保管期限进行定位。资料柜整理粘贴规范的标识；柜内区域标识；柜外表面进行标识。分类管理物品定置粘贴标识（4）.办公室资料柜摆放标准：2、整顿阶段三、将5S运用到办公室整顿前整顿后简单的目视化管理体系，清楚显示了归属及是否遗失什么东西；目视化管理使你能进行“例外管理”。（4）.办公室资料柜摆放标准：2、整顿阶段三、将5S运用到办公室文件的取用非常少（如果有）；将这些文件移至远距离存放；按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃。（5）.档案文件：2、整顿阶段三、将5S运用到办公室姓名：xxx（负责人名字）柜子材质：xxx（表明此柜子的材质）档案标签：（6）.整顿档案柜：2、整顿阶段三、将5S运用到办公室库柜层位档案编号档案名称归档年度保存期限数量档案柜标签（6）.整顿档案柜：2、整顿阶段三、将5S运用到办公室标签系统分为：资产类标签、抽屉类标签、文件类标签、警示类标签、状态类标签。要用的办公用品按规定位置摆放整齐，明确数量，明确标示。2、整顿阶段三、将5S运用到办公室用于标识资产的管辖责任人以及资产相关信息的标签，标签必须包含的信息有：公司LOGO、公司名称、责任部门、资产名称、资产编号、责任人（可2名）；规格是长4.5cm，宽3.7cm；制作要求：彩色打印后过塑处理后按要求裁剪；粘贴部位：a.文件柜：正面右下角办；b.办公桌（台）：台面右侧边上部靠近前沿处；c.办公椅：靠背中部。（7）.资产标签2、整顿阶段三、将5S运用到办公室用于对公司放置物品的抽屉、文件柜、文件架、货架以及其他物品放置场所进行小区域分类的标签，标签包含的信息有：公司LOGO、公司名称、分类名称；规格是长7cm，宽1.2cm；制作要求：彩色打印后过塑处理后按要求裁剪；粘贴部位：a.办公抽屉：正面右上角；b.柜架区域：区域正前方。（7）.抽屉类标签2、整顿阶段三、将5S运用到办公室用于明确各类文件夹、文件盒信息的标签，包含信息有：公司LOGO、公司名称、文件夹（盒）名称、所属部门、文件编号（各部门自行编号）等信息；a.文件栏标签:规格是长5.5cm，宽5cm；制作要求：彩色打印后按要求裁剪；粘贴方式：直接插入文件栏标签插入处；b.文件夹标签:规格是长19cm，宽2.8cm,粘贴部位：直接插入文件夹标签插入处。（7）.文件类标签2、整顿阶段三、将5S运用到办公室用于警示、提醒涉及到消防、安全、重要流程或工序等通过视觉来提醒操作者的标签，标签包含的信息根据具体实现需要而定；规格:A4纸大小；制作方式：由公司行政部门统一制作并过塑；粘贴部位：消防设备放置正上方墙面醒目位置。（7）.警示类标签2、整顿阶段三、将5S运用到办公室包括:灭火器责任标签、消防栓责任标签、大型设备责任标签、备件库标签系统、工具房使用标签系统等。2、整顿阶段（8）.其他标签三、将5S运用到办公室从工作岗位扫除一切垃圾灰尘：自己亲自动手，不留死角；清扫后检查：工作区干干净净，每天均要保持；整修：清扫中发现问题及时整修或保养；查明污垢的发生源：从根本上彻底解决；实施区域：实行区域卫生责任制，责任到人；制定相关的清扫标准：明确清扫的对象、方法、周期、使用工具、责任人等。脏×3、清扫阶段三、将5S运用到办公室（1）.办公室门要里外清洁，门框上无灰尘；（2）.地面及四周踢角干净，要显露本色，无灰尘、污迹；（3）.室内墙壁做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网；墙上不许乱贴乱画、乱挂、乱钉；（4）.窗玻璃干净透明，无水迹、雨迹、污迹；窗框洁净无污迹窗台无杂物灰尘；门玻璃干净透亮，不挂贴报纸和海报；（5）.窗帘整齐洁净、无灰尘，悬挂整齐；（6）.暖气片、暖气管道上无尘土，不搭放任何物品；（7）.灯具、电扇、空调、微机、打印机等电器，表面洁净，无灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。3、清扫阶段三、将5S运用到办公室（8）.文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹；（9）.更衣柜内物品分类摆放，要求工作服、毛巾等个人用品叠放整齐，柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物；（10）.办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹；（11）.电话要擦拭干净，整齐放于办公桌横板处或办公桌面，电话线要整齐有序，不凌乱；（12）.垃圾筐及时倾倒，不能装的太满，门后禁止存放垃圾，条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后，抹布可叠好放于盆架上，或整齐搭挂于门后。3、清扫阶段三、将5S运用到办公室整理、区分工作区的必需品和非必需品；撤走各个岗