会议管理制度

温州盟宇五金制品有限公司公司会议管理制度文件编号：MY/SMP/XZ0051.目的：为了规范会议的召开，提高会议的有效性，确保各项工作正常开展，特制订本制度。2.适用范围：本制度规定了会议的管理职责、会议的种类、内容、参加会议的部门和人员。3.职责：3.1各种会议的组织部门，负责组织召开会议、记录、贯彻实施及检查会议决议实施情况，并汇总上报行政人事部。3.2各参加会议人员负责积极讨论事项、认真执行决议事项。4.文件内容4.1会议分例会和临时性会议。4.2例会召开的时间、内容、主持人、组织召开部门、参加部门，见附录A和附录B。4.3会议组织部门的职责。4.3.1会前准备工作会议组织部门会前应作好调查，准备好会议研讨的主要文件和资料，决定参加会议人员名单、时间和地点并提前以《会议通知》形式发出通知，例会时间需更改的一般应提前24小时通知与会人员。临时会议一般应提前2小时通知与会人员。4.3.2会上应作好的工作会议组织部门，开会时按规定做好会议签到、文件和资料发放（为了提高会议效果可提前发放文件和资料），作好记录、收集讨论意见和建议。会议必须做到“会必议”、“议必行”、“行必果”。4.3.3会议结束后的工作①会议组织部门会后应作好文件整理，编写《会议纪要》后印发各有关部门；2②各部门将《会议纪要》、文件和资料，包括研讨的发言资料，整理分类并保存。③会议组织部门负责检查和跟踪会议决议事项的实施；对未认真贯彻执行会议决议的部门、人员，提出考核意见，填制《会议决议实施情况检查表》，经主管批准后执行扣罚。其中，对部门月度例会《会议纪要》及其《会议决议实施情况检查表》须交行政人事部备案。行政人事部每月抽查部门月度例会总数的20%，依据检查表进行监督抽查，对上报检查表与事实不符时，每项对部门主管扣20元。④公司级例会，由行政人事部作《会议纪要》并对决议完成情况进行全面检查，报上级主管批准后执行考核。4.4参加会议人员的职责4.4.1参加会议人员会前作好准备，应使用普通话发言，以保证信息传递准确。4.4.2会议发言人员应事先做好准备工作，可以在会下协调解决的事项不应在会上再提出。发言应条理清晰，围绕主题，内容简洁明了。4.4.3当有人发言时应认真倾听，注意思考，不能随意打断，更不能开小会。4.4.4发表意见时要实事求是，客观公正，就事论事，避免因情绪而影响团结合作的氛围。4.4.5每位参会人员要认真作会议记录，会后传达会议精神并认真执行会议决议，接受检查与考核。4.4.6参加会议人员应于会前安排好自己的工作，准时参加会议。若确因工作原因或其它特殊情况不能按时或不能参加会议，必须提前向会议主持人请假，委托代理人参加，并应获得同意。4.4.7参加会议的人员应避免走动，手机须调为振动，不应发出铃声，影响会议秩序。4.5违纪考核4.5.1参加例会迟到罚款20元/次，临时性会议迟到罚款10元/次，无故不参加罚款50元/次。34.5.2对公司级会议决定之事不按时完成且未上报主管经理批复的罚款50元/项，负直接检查监督责任的部门领导罚款20元/次/项，行政人事部未执行抽查时每次扣责任人20元。4.5.3部门内例会、临时性会议布置的每项工作没有按时完成且未经主持人批复的，对责任人处以20元/项的扣款。部门月度例会及其检查结果未及时（会议全部决议执行完一周之内）上报行政人事部时，每次对部门主管扣罚20元。4.6检查与考核4.6.1本标准由行政人事部组织各部门贯彻实施。4.6.2本标准的实施，由各系统领导会同行政人事部检查与考核。5、附录与附表附录A质量会议一览表附录B例会一览表《会议通知》《会议签到表》《会议纪要》《会议决议实施情况检查表》4质量会议一览表附录A会议名称频次召开时间会议内容主持人组织部门参加部门（人员）会议纪要签到年度质量会议每年一次年初或年终总结和安排全公司的质量工作总经理行政人事部小会讨论：各部经理大会讨论：班组长以上全体干部发：总经理、副总经理、总经理助理、总监、各部门经理有月度质量会议每月10日上旬报告公司质量现状，分析形势研究决定质量问题，检查上次会议决定执行情况。副总经理行政人事部各部门经理发：总经理、副总经理、总经理助理、总监、各部门经理有专题质量会议不定期有重大质量问题时召开专题分析质量问题，讨论纠正措施。副总经理或品管部经理品管部经理有关部门领导和责任工艺员、检验员、操作者发总经理、副总经理、总经理助理、总监行政人事部、各与会部门无注：各类质量会议视情况可和有关部门例会合并进行。5例会一览表附录B部门日期主持人参加部门（人员）会议内容会议记录会议签到备注公司例会每周五16：00总助各部门经理上周工作总结、下周工作安排、其它需协调的事项发总经理、副总、与会各部门有行政人事部每月一次经理副总、科级以上人员通报上月质量体系运行情况，现场管理情况及纠正和预防措施落实情况发总经理、副总、与会各部门有技术部每月一次经理工艺员及应邀人员通报上月工作情况，落实下月工作任务发总经理、副总、行政人事部，应邀人员有品管部每周一次经理全体检验员及应邀人员通报上月工作情况，提出问题落实发总经理、副总、行政人事部，应邀人员有生产部每月一次经理采购经理、物控经理、设备科长、生产调度、车间主任通报上月生产、采购情况，协调解决资材、设备动力和生产车间之间的问题发总经理、副总、行政人事部、与会部门有每周一次经理采购经理、物控经理、品管经理、技术经理、销售经理、生产调度协调生产进度发总经理、副总、行政人事部、与会部门有生产调度会营销部每月一次经理生产部经理、采购经理、物控经理、车间主任通报上月销售情况，分析销售形势，预排下月销售、生产及货款回收计划发总经理、副总、行政人事部有财务部每月一次经理副总经理、生产经理、技术经理、品管经理总结上月工作，提出本月任务及措施发总经理、副总、行政人事部有采购部每月一次经理物控经理、采购部全体人员、生产经理总结上月采购工作情况，提出解决措施、落实本月任务发总经理、副总、行政人事部、生产经理有物控部每月一次经理物控部仓管员、搬运工总结上月工作情况，提出解决措施、落实本月任务发总经理、副总、行政人事部、生产经理有车间每月一次车间主任车间班组长、其它应邀人员总结上月车间各方面工作情况，提出解决措施、落实本月任务发总经理、副总、行政人事部、生产经理有车间班前会每班前10分钟班组长当班全体操作工通报上一班情况，布置本班任务由车间主任保管无分组召开说明：例会时间由各部门自行确定。温州盟宇五金制品有限公司会议通知MY/FOR55305日期地点主持人主题参加人员会议要求编制/日期：审批/日期：温州盟宇五金制品有限公司会议通知MY/FOR55305日期地点主持人主题参加人员会议要求编制/日期：审批/日期：温州盟宇五金制品有限公司会议决议实施情况检查表会议主题：会议时间：MY/FOR55306序号决议内容责任人完成情况考核第二次完成时间备注填表/日期：批准/日期：