会议管理及沟通技巧

会议管理及沟通技巧•我们的工作中，会议是一项很重要且经常要做的工作。•万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，“我如果不是在开会，就是去开会的路上。”•会议虽然要耗费大量的人力、物力、财力等，但是会议是一种很有效的沟通方式，因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是需要多个部门协调的工作，就更需要会议来协助运作。会议管理•会议的定义：有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。•会议的目的：1、开展有效的沟通并取得成效2、传达资讯3、监督员工、协调矛盾4、达成协议和解决问题5、资源共享、开发创意6、激励士气•会议的意义：1、会议是一个集思广益的渠道。2、会议显示一个组织或部门的存在。3、会议是一个群体沟通的方式。会议的成本•1、会议的时间成本时间成本=参加会议人数×（与会者的准备时间+路途时间+纪要整理时间+其它时间）注：也可以用金钱计算时间成本•2、会议的直接成本直接成本=会议设施费用+场地费用+文件准备费等•3、效率损失成本不能及时解决存在的问题所带来的影响注：会议是需要成本的，所以要控制会议召开的频率•会议管理的程序•会前准备（1）会议召开的决定（2）明确会议的目标（3）确定会议的议题（4）确定参加人员（5）确定会议的基本程序（6）确定会议的时间和地点此外，还需准备会议所需资料和会议通知发放。•会中控制•（1）有限的控制会议的议题和进程A、明确议题的目标。B、澄清对议题的误解或错误。C、控制讨论进程。对偏离主题的讨论或者废话太多的发言应予及时纠正。D、有效处理意见分歧。对于分歧，应予归纳总结，理清思路、把握重点。E、控制会议时间。按时进行，准时结束。F、总结议题成果，确认行动。•（2）有效控制会议成员的行为A、严格要求准时开会。B、鼓励大家积极发言。C、鼓励大家发表不同的意见和见解。D、避免压制建议。压制建议会打击发言的积极性。•(3)、会议记录•A、会议记录重点：•会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；•会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；•权威人士或代表人物的言论；•会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；•会议已议决的或议而未决的事项；•对会议产生较大影响的其他言论或活动•B、会议记录注意事项：•真实、准确•要点不漏•始终如一•准确的格式会议中沟通•沟通的定义：沟通是为了设定一个目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共同意识的过程。•沟通的三大要素：1、要有一个明确的目标2、达成共同的意识或协议3、沟通信息、思想和情感•沟通的方式：1、语言或文字沟通2、肢体语言的沟通•沟通的双向性沟通需要双方或多方的互动，不能仅仅是一个人说，另一个听。清除沟通的障碍举例一个女孩问性格内向的男生，“你喜欢我吗？”男生害羞地回答：“其实，我挺在意你的！”女生生气的说：“仅仅是在意吗？”男生说：“是啊，我真挺在意你的。”女生生气的走了。•人都存在差异，这些差异包括语言、文化、背景、信仰、社会阅历等，这些差异都可能造成沟通的障碍。•面对差异，首先要正视它的存在，充分尊重对方、认识障碍会帮助我们越过它。•沟通的关键是换位思考•信任是沟通的基础•会议中得到对方信任的诀窍：1、找出共同点-----消除障碍，沟通更顺畅2、适当展示能力和水平----得到别人信任3、适当暴露脆弱的地方----给对方建立信心4、建立信任----说真话，让对方觉得可靠沟通漏斗掌握沟通技巧，目的是让漏斗漏得越少越好沟通漏斗•沟通的三个行为倾听技巧•倾听的定义:暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，跟他一起去体验、感受整个过程。聽•聽的组成：要用耳朵、眼神、用心去倾听•倾听的真谛是用心听•倾听的技巧•保持眼神接触•发出倾听的声音•身体向前倾•抓住对方主要观点•重复并总结•必要时做记录说话的技巧•展示展示自己的观点，表达自己的想法•探寻如果对方表明不同的观念、想法，那么探寻对方真实的想法“那你是怎么认为的？”“那后来呢，你是怎么处理的？”•评论对之前大家所表达的观点进行评论•总结归纳把参会者的思想归纳一块，达成一致协议•建议会议议程由主持人掌控，讨论的时间差不多了可以进入下一个议题或结束会议，掌握时间进度。问的技巧•“小黄，你同意这个观点吗？”•“小黄，你对这个问题是怎么想的？”•开放式的问题开放式的问题是收集信息的最好方式，能够了解对方的感觉、动机和顾虑，更容易接近对方的内心世界。能够帮你挖掘出更多你想要知道信息。•封闭式的问题答案比较固定，无法获得更多信息提问注意事项•1、选择恰当的提问时间•2、尽量使用开放式的提问方式•3、提一些有助于达成目标的问题。•4、避免多重问题，避免审讯式提问。•5、提问之前最好要将要问的问题列出来，整理一下。会议时有效沟通的原则•1、有明确的沟通目标•2、有明确的沟通时间约束•3、充分做好准备工作•4、重视每一个细节•5、积极努力的倾听•6、努力达成目标会后跟踪•什么事？•什么人负责？•什么时候完成任务？•什么时候报告？（1）会议结束后，应将会议内容整理成会议纪要（2）会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人，完成时间及验收标准等内容（3）会议的关键在于落实，应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况，使会议做到议而有决、决而有行、行必有果会后跟踪THANKYOU!