国家重大建设项目文件归档的要求和档案整理规范

国家重大建设项目文件归档的要求和档案整理规范王洪军枣庄市城建档案馆对工程文件归档要求基本要求工程文件最基本的质量要求是：工程文件应为原件、工程文件应与工程实际相一致、工程文件应符合规范规定。一、工程文件内容的质量要求工程档案的质量主要体现在归档的各种文件和图纸内容真实、完整上，因此要对归档工程文件的内容提出严格的质量要求。工程文件和图纸的内容、深度和签证都应满足有关规范要求，内容要真实、签证要齐全、深度要符合标准。（一）内容真实（二）签证齐全（三）深度符合专业规定二、文件材料的数量齐全、内容完整构成工程档案的文件材料数量和内容的齐全、完整是指按照基本建设程序应当产生的文件一定要齐全，而每一份文件的内容、形式、规格均应完整。①工程文件种类、数量齐全1）文件材料.要注意种类的完整和数量的齐全。2）竣工图。建设工程竣工图包括综合图和专业图两部分。②工程文件格式、内容完整对于一份文件、对于一个表格、对于一张竣工图、对于一幅照片、对于一盘录像（音）带（盘）均应检查其格式、内容是否完整。三、工程档案系列化工程文件的规范化、标准化是工程档案系列化的基础。（一）文件名称的规范化工程文件的名称应当反映出文件的内容和性质，尽量采用工程建设实践中习惯用的名字。（二）文件形式的标准化各种文件材料的格式、表格的形式、竣工图的编绘等，均力争实现标准化，既能正确全面地表述其内容，又能简单明了，易于操作。（三）工程档案的系列化工程档案是由形成单位产生的工程文件汇集整理立卷而成。工程文件材质的质量要求一、纸质文件的材质要求（一）纸张材料纸质文件的材质应符合强度要求，宜采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸强。（二）书写材料1、原件的书写、绘图和签字要采用耐久性强的书写材料。2、复印件和复写件要采用不易褪色的复印墨粉。3、计算机输出件视同原件。4、传真件视同复印件。5、竣工图纸一般采用蓝晒图（重氮盐图），视同原件。（三）纸张规格1、工程文件应使用国家规定的公文用纸。工程文件用纸幅面尺寸：A4（297mm×210mm）幅面。2、工程图纸的幅面应采用国家标准图幅。二、胶片、光盘、磁带的材质要求记录声像和影像的材料为胶片、磁带、光盘等介质，对于光盘目前工程档案一般使用一次性写入光盘。三、模型、实物的材质要求制作模型、实物的材料性质不同，其耐久性不同，保存年限也不相同。工程文件外观的质量要求工程文件外观应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，这是对文件外观质量提出的应达到的标准。一、字迹清楚二、图样清晰三、图表整洁四、签字盖章手续完备电子工程档案的要求工程文件宜采用计算机进行整理，形成电子文件，电子文件按档案归档立卷原则予以整理、组卷、便形成电子工程档案。电子工程文件的归档要求电子工程文件形成后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交。应对归档文件的内容、归档时间、归档份数等提出要求。（一）归档文件归档文件包括文字、图形、声像、多媒体等材料。（二）归档的补助文件归档的补助文件是指元数据和背景信息。（三）归档文件的性质归档的电子文件应保证其真实性、完整性和有效性。（四）归档时间竣工验收后3个月内。（五）归档份数电子工程档案归档或移交最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅。（六）归档要求电子工程档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求将其存储到符合要求的脱机载体上。电子工程档案的管理与纸质工程档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式。（一）工程准备阶段文件立卷工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。1、按建设程序工程准备阶段文件依次划分为提出项目建议书、可行性研究、工程规划设计、工程计划安排、开工审批等项，其文件是按建设程序各阶段工作顺序形成的。可以归纳为：提出项目建议书→可行性研究→工程规划设计→工程计划安排→开工审批.2、按专业按专业划分工程准备阶段文件，有四个问题需要明确。（1）土地文件：土地规划、审批、拆迁、发国有土地使用证等一系列工作中形成的同一专业性质的文件。（2）财务文件：按专业集中汇集、整理、立卷。（3）招投标文件：应单独划为一项。（4）建设、施工、监理机构负责人：参加建设的单位和人员变化情况。3、按形成单位：一种是将同一类文件按形成单位分开立卷。另一种是将几类文件按形成单位合起来立卷。4、综合上述按建设程序、按专业、按形成单位立卷的分析，可将工程准备阶段文件分成七大类。即：（1）工程立项文件；（2）土地（建设用地征地拆迁）文件；（3）规划设计（勘察、测绘、设计）文件；（4）招投标文件（5）开工审批文件（6）财务文件；（7）建设、施工、监理机构及负责人。（二）监理文件立卷监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。1、按单位工程立卷2、按分部工程立卷3、按专业立卷4、按阶段立卷5、监理文件立卷顺序（三）施工文件立卷施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。1、按单位工程立卷施工文件应遵守工程档案的立卷原则，按单位工程整理立卷。2、按分部工程立卷在工程施工过程中，分部工程是独立组织施工的基本单位，因此施工文件按分部工程整理立卷是普遍适用的。3、按专业立卷施工文件能按专业分开施工的，就应按专业整理立卷。4、按阶段立卷工程施工过程根据施工性质和时间可分成若干阶段，分阶段收集整理施工文件，完成立卷工作是符合立卷原则和施工进度要求的。5、施工文件立卷施工文件立卷，首先按分部工程划分，其次在分部工程中分专业（系统），最后每一个专业（系统）按阶段整理立卷。（四）竣工验收文件立卷竣工验收文件按单位工程、专业立卷。1、按单位工程立卷按单位工程整理立卷是工程档案立卷的基本原则，竣工验收文件立卷也不例外。2、按专业立卷单位工程中每一个专业（或分部）工程施工完成后，应进行本专业（分部）工程的竣工验收，形成本专业（或分部）的工程验收文件。3、竣工验收文件立卷竣工验收文件一般有三部分：第一部分为竣工验收时的记录文件，包括工程竣工验收时的竣工验收报告、证明书和工程质量竣工验收记录等；第二部分是竣工验收备案材料，包括竣工验收备案表及各种验收文件、专项验收认可文件等；第三部分为有关财务竣工文件，有工程交付使用财产清单、工程决算等材料。（五）竣工图立卷竣工图应按单位工程、专业等立卷1、按单位工程立卷竣工图的立卷应遵守工程档案按单位工程整理立卷的原则。2、按专业立卷竣工图组卷采用的最基本的方法是按专业进行。3、竣工图立卷建设项目竣工图，以建筑安装工程为例，一般分成二部分，一是综合竣工图部分，二是专业竣工图部分。综合竣工图指的是建设项目平面图及竖向布置图，室外管网综合图和电气（电力、电讯、电视等系统）综合图，以及室外各专业图纸。专业竣工图是指建设项目各专业图纸，如公用建筑工程竣工图为建筑、结构、给水排水、电气、智能化等专业图纸。立卷要求对工程档案立卷的要求，主要有两点：一是对工程文件实施质量检查的要求，二是对案卷内文件合理组织的要求。一、对工程文件实施检查的要求工程文件的检查主要是对组成工程档案的文件材料完整、准确、系统情况的检查，因此，在组卷前，要提出对工程文件内容、形式、材质的质量实施检查的要求。（一）检查工程文件是立卷人员的职责（二）逐一检查工程档案案卷内容立卷的工作人员应对工程档案室的工程文件的种类、数量、内容、材质等按有关规范规定进行严格检查。二、对案卷内文件的组织要求工程档案卷内文字材料按事项、专业顺序排列，图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。（一）卷内文件的排列1、文件排列工程档案卷内文字材料的排列应按事项、按专业划分，并确定排列顺序。2、竣工图的排列竣工图应按专业分开，按图号顺序排列。3、文字材料和图纸混装时的排列即有文字材料，又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。4、案卷的排列组成工程档案的案卷，其卷内构成排列顺序为：内封面、目录、文字（图纸）材料、备考表和封底。（二）分卷与合卷1、分卷分卷就是一个专业的文件或图纸由于数量多，分成二卷或二卷以上组卷。2、合卷合卷就是不同形式，不同专业的文件和图纸合并成一卷。案卷编目案卷的编目是指卷内文件的页号、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背的编制规定和要求。一、编制卷内文件页号页号是卷内文件所在位置的标记（一）页面编号卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编写页号，页号从“1”开始。（二）页号编写位置卷内文件页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。（三）成套图纸和印刷成册的工程文件页号的编写成套的图纸和印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。二、编制卷内目录卷内目录为登记卷内文件题名及其他特征，并固定文件次序的表格，排列在卷内文件之前。（一）序号：是以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（二）责任者：责任者填写文件的直接形成单位或个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用等代替。（三）文件编号：应填写工程文件原有的文号或图号。（四）文件题名：填写文件标题的全称。（五）日期：文件的形成日期。竣工图，填写本级竣工图形成日期，即竣工图章（标）上的日期。（六）页次：页次填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。三、编制卷内备考表卷内备考表是卷内文件状态的记录单，排列在卷内文件之后。四、编制案卷封面案卷封面是本案卷名称和案卷内容有关事项的说明，以及保存单位特征项的标注。（一）案卷封面的形式（二）案卷封面的内容（三）档号的填写（四）档案馆代号的填写（五）案卷题名：案卷题名是本案卷的名称，案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，工程档案案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。（六）编制单位：编制单位应填写案卷卷内文件的形成单位或主要责任者。（七）编制日期：编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。（八）保管期限：保管期限分为永久、长期、短期三种期限。（九）密级：密级分为绝密、机密、秘密三种。案卷装订与装具整理立卷的案卷应当进行装订，并放置在合适的装具内。一、案卷装订案卷的装订是将已整理立卷的档案装订成册。1、装订的规定文字材料卷必须装订成册，这是强制性的要求。2、装订方法装订成册的工程档案其装订方法应采用线绳三孔左侧装订法。3、装订成册的案卷质量要求装订成册的案卷，一是要整齐、牢固、便于装进装具内和从装具内取出，并在使用时减少案卷破损和掉页；二是便于保管和利用。二、纸质及图纸折叠纸质档案用材和图纸的折叠应符合国标要求。（一）纸质及幅面卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70克以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。（二）图纸折叠图纸折叠是将不同规格的图纸按规定折叠成A4幅面的图纸。三、案卷装具案卷装具一般采用卷盒和卷夹两种形式。