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公文格式培训内部资料鹤山区人民政府办公室李秋贵2公文格式培训前言1公文的概念2公文处理的概念3公文格式培训前言1公文的概念公文的概念有广义和狭义之分:广义的公文是党政机关、社会团体、企事业单位在处理日常工作时广泛应用、具有直接效用和规范体式的文字材料。狭义的公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，通常称作机关公文。具体指国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的13种类型：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。4公文格式培训前言公文分类公文按其行文方向划分按其紧急程度划分按其涉密程度划分按其使用范围划分上行文下行文平行文特急公文加急公文平急公文绝密公文机密公文秘密公文专业公文通用公文机关公文公安、司法、检察文书事务文书经济文书51命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定3公告4通告5通知6通报7议案8报告9请示10批复11意见12函13会议纪要61命令（令）公文分类公文格式培训前言适用于依照有关法律规定公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员这是命令和令的适用范围。根据法律规定：国务院和国务院各部、各委员会以及地方各级人民政府可以发布命令。其他单位和个人不能发布命令。命令和令是国家行政机关发文的最高形式。下行文，不能上行，也不能提请（如：通知、决定等）。最常见的命令有发布命令、行政命令、嘉奖命令，除此之外还有任免命令、通缉令、通令等。公文中，最常用的是发布命令，其它使用的比较少。71命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。下行文，各级国家行政机关均可使用。决定和命令都属于比较严肃、庄重的文种，使用于比较高层次的权力和决策机关。机关级别越高，决定使用的就越频繁。决定的文体格式有三个特点：第一是标题之下没有主送单位。主送单位放在文尾版记位置，主题词之下，抄送之上。第二是成文时间落在标题之下，用圆括号括住。第三是正文空白处盖章。决定的内容有两个方面：一是原因和目的，二是决定的具体内容，最后加上一段号召的话。81命令（令）公文分类公文格式培训前言适用于向国内外宣布重要事项或法定事项所使用的一种公文。公告的行文方向是面向国内外，必须通过媒体公开发布，内容是重要事项或者法定事项。公告的内容是国内外关注的、众所周知的大事，只是告知人们知道，没有执行和遵守的内容。公告一般由国家权利机关发布，遇到国家大事公告可以联合行文。公告的标题有两种：一种是发布机关加文种。如：《国务院公告》、《交通部公告》。另一个是内容加文种。如：《交通部关于什么内容的公告》。一般使用第一种。公告下行文，不编文号，不鉴印。内容简单，没有正式的文本，发布形式主要是在报刊上、广播、电视上公布，一般不张贴。3公告91命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。“通告”的行文方向是面向社会公众，公开发布，可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，是需要执行的内容。通告和公告的区别在于通告是社会的某一部分人需要知道的，并有执行的内。公告是需要全社会的人周知的，没有执行和遵守的内容。通告的标题一般是发布机关、内容加文种三部分组成。通告没有主送单位。通告的文体格式比较固定，分开头、正文和结尾三部分。一是开头，写原因、目的和根据。若是法规性通告，则要写清法律依据。二是通告事项，也就是正文。正文着重写需要广大群众普遍遵守的事项，一般分条目写出一、二、三等，要有可操作性。三是结尾，一般常用特此通告或本通告自发布之日起施行。通告应鉴印（成文日期加印章）。4通告10公文分类公文格式培训前言适用于批转下级机关的公文，转发上级或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。通知的分类很多种，可从行文方向来分、从性能来分等，从内容上分2类：一类是一般性的通知；另一类是批转印发类通知。常用工作部署性通知。一般性通知分：工作部署性通知、贯彻指示性的通知、机构区划调整类通知、会议通知、事务性通知、任免通知、启用印章类通知。正文后面要附有新旧印模。印章大小国务院有规定，根据（国发〔1999〕25号）。国务院印章直径为6厘米，省政府印章直径为5厘米，地、市级政府4.5厘米，乡镇人民政府的印章直径为4.2厘米。批转印发类通知分：批转类通知（批转是上级机关批转下级机关公文时使用的一种通知）、转发类通知（转发上级机关或不相隶属机关的公文）、印发类通知（如工作要点、实施方案、计划、报告、意见、领导讲话等）。5通知111命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。一般一文一事。下行文。表彰、批评类的通报都为周知性通报，只有情况类的通报有时会有需执行的内容。6通报121命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常务委员提请审议事项。一般有两类：一是提请地方性的法规和计划类的议案。二是提请任免人员。7议案131命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告中不得夹带请示事项，如需请示，应加括号写上：以上事项将另行专题请示。结束语一般写：特此报告或专此报告。8报告141命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于向上级机关请求指示和批准，是上行文。区分请示和报告，主要是看是否需要上级回复，需要回复的用请示，不需要回复的用报告。请示的要点：只能报给直接上级，不能越级、横向请示；不能多头主送，可抄送；不能请示领导个人；一文一事；写请示时主办单位要提出具体的意见，使上级机关便于答复；须有签发人，层次安排比较固定，包括请示起因、请示事项、请求三部分。请示的结尾一般写：妥否或当否，请批示或请指示。9请示151命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于答复下级机关的请示事项，属于下行文。批复是直接批给直接的下一级机关，原则上同级机关之间、不相隶属机关不发批复，只能用函。批复的正文由三分部组成，一是批复依据或叫告知情况。二是批复的内容。三是结束语常用“此复”、“特此批复”。10批复161命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见是一个特殊的文种，可上行、下行和平行。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。无明确要求的，下级机关可参照执行。结束语一般用：以上意见请认真贯彻执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。11意见171命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项用函。它属于商洽性公文。它主要用于平行或者不相隶属机关之间的公务联系。12函181命令（令）公文分类公文格式培训前言2决定适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要有两种：一种是普通格式的会议纪要。另一种是特定格式的会议纪要，这种格式的会议纪要使用较多，有专门版头。按照正式会议的时间、地点、主持人、名称、议题，会议讨论的议题一一列出来。特点：1.没主送；2.时间落在标题之下；3.会议纪要不加盖印章。4.要有出席人员和列席人员的名单。13会议纪要19公文格式培训前言公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。2公文处理的概念今天，我们重点交流一下公文办理环节的格式。20公文格式培训1公文纸张设置2公文要素规则21公文格式依据22公文纸张设置▲幅面尺寸A4型纸(210mm×297mm)37mm±1mm28mm±1mm▲页边距天头：37mm±1mm地脚：35mm±1mm订口：28mm±1mm翻口：26mm±1mm▲页码竖排：页脚26mm横排：页脚17mm126mm23公文纸张设置28mm±1mm37mm±1mm37mm±1mm28mm±1mm24公文纸张设置7mm7mm空白页及以后页面不加页码22mm26mm25公文纸张设置钉锯距左边距3mm～5mm外钉锯位于1/4处26公文要素规则1眉首2主体3版记27公文要素置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。眉首28公文要素置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。主体主体29公文要素置于主题词以下的各要素统称版记。版记30眉首1公文份数序号2秘密等级保密期限3紧急程度4发文机关标识5发文字号6签发人31眉首2.秘密等级保密期限1.公文份数序号3.紧急程度4.发文机关标识5.发文字号32眉首4.发文机关标识5.发文字号6.签发人33眉首25mm19mm×14mm发文机关代字、年份和发文序号豫政〔2008〕1号4mm80mm3号楷体左空1字4mm左空1字34眉首1公文份数序号2秘密等级保密期限3紧急程度4发文机关标识5发文字号6签发人35主体1公文标题2主送机关3公文正文4附件5成文日期6公文生效标识7附注36主体—公文标题2号小标宋体行距35磅空2行×××关于×××的××发文机关文种37主体—主送机关顶格，全角冒号行距28磅空1行主送机关38主体—公文正文公文正文层次分别为：一、黑体不加标点（一）仿宋1.仿宋（1）仿宋行距28磅39主体—附件全角冒号，对齐，名称后不加标点空1行与正文空1行40主体—附件黑体空一个字黑体不空字同公文正文格式41主体—成文日期居右，空4个字成文日期须与正文同一页。空4行空4字42主体—公文生效标识2～4mm跨年月跨年月单一部门行文43主体—公文生效标识右空7字左空7字部门联合行文成文时间拉开2～4mm44主体—公文生效标识部门联合行文右空2字发文机关名称（可用规范化简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。45主体—附注附注一般是对公文的发放范围、使用时需请注意的事项加以说明，如“此件发至乡级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文中采取句内括号或句外括号的方式解决。“请示”必须加注联系人和联系电话。46主体1公文标题2主送机关3公文正文4附件5成文日期6公文生效标识7附注47版记1主题词2抄送机关3印发机关4印发时间48版记3号黑体,顶格3号小标宋，空1字3号仿宋体，不同主送左右空1字49版记1主题词2抄送机关3印发机关4印发时间50公文格式培训公文纸张设置公文要素规则眉首主体版记主题词抄送机关印发机关印发时间附件公文标题主送机关公文正文成文日期公文生效标识附注公文份数序号秘密等级保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人51公文格式培训公文纸张设置公文要素规则眉首主体版记主题词抄送机关印发机关印发时间附件公文标题主送机关公文正文成文日期公文生效标识附注公文份数序号秘密等级保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人52日常报送材料需注意方面排版格式：页面设置页码设置文字格式：字行间距字体格式标点符号控制符号文字内容：主送单位段落层次区情实际法律法规观点明确文字精炼37mm±1mm28mm±1mm26mm35mm±1mm26mm±1mm53日常报送材料需注意方面排版格式：页面设置页码设置文字格式：字行间距字体格式标点符号控制符号文字内容：主送单位段落层次区情实际法律法规观点明确文字精炼标题为三段式发文机关关于+内容+的文种2号方正小标宋简体居中行间距35磅以美观为宜54日常报送材料需注意方面排版格式：页面设置页码设置文字格式：字行间距字体格式标点符号控制符号文字内容：主送单位段落层次区情实际法律法规观点明确文字精炼主送单位3号仿宋，顶格写，全角冒号上空一行55日常报送材料需注意方面排版格式：页面设置页码设置文字格式：字行间距字体格式标点符号控制符号文字内容：主送单位段落层次区情实际法律法