办公自动化

第四部分办公软件软件学习•百度中搜索•硅谷动力网络学院•网易学院•太平洋电脑网第7章办公中的文档处理MicorsoftOffice2007•与Office2003相比，Office2007在界面和功能上都有较大改进。在界面上，旧的菜单和工具栏外观被窗口顶部的功能区所取代。功能区包含一些选项卡，选项卡承载着与各项功能对应的命令组，可视化和易操作性更强。•Office2007的文件格式：在Word2007、Excel2007和Powerpoint2007中，默认的文件格式在结尾处有一个“x”，表示XML格式（基于可扩展标记语言）。如Word文档默认保存为扩展名.docx。采用这种格式的目的：提高文件安全性、减少文件损坏的可能性、减少文件大小及提供新功能。Word2007——工作界面组成•Office按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡和功能区、帮助按钮、文档编辑区和标尺、状态栏和视图栏。•Office按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡和功能区、帮助按钮、文档编辑区和标尺、状态栏和视图栏。7.1文档处理操作流程文档录入文本编辑格式排版页面设置打印预览打印输出7.1.1文档内容的录入1.单纯录入的原则：•不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。•不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。•不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。2.常用汉字输入法•微软拼音输入法•搜狗拼音/中文之星智能狂拼输入法/紫光输入法•智能ABC汉字输入法输入法切换的快捷键要熟练3.符号的插入4.保存•同名保存文档•另存新文件•存为RTF文件（RichTextFormat）•PDF（word07）7.1.2内容的编辑1.基本的选定方法2.复制、粘贴、剪切、3.撤销和恢复选择性粘贴WordExcel7.1.3格式排版（1）字体和段落格式设置（2）格式刷（3）项目符号和编号——自定义设置“编号位置”框架内的“对齐位置”即相当于“首行缩进”，“文字位置”框架内的“缩进位置”相当于“左缩进”。（4）分栏排版——格式／分栏•设置分栏•删除分栏•调整栏宽•建立等长栏•分栏符分隔符——分页符、分节符、分栏符等。7.1.4页面设置•双击标尺灰色区域也可以打开7.1.5打印预览7.1.6打印输出7.2办公公文的行文规范与制作7.2.1办公公文的行文规范1．公文种类命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。2.格式和结构：（1）文头/眉首（2）正文（3）文尾/版记文头部分包括：公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号正文包括：公文标题主送机关公文正文附件、成文时间等文尾包括：主题词抄送印发机关和印发时间下行、平行公文首页格式上报公文首页版式7.2.2利用公文向导制作公文7.2.3自行创建常用办公文档模板•创建方式:新建模板；新建文件，保存为模板。•使用自己建立的模板•下载文档模板（.dot文件）Templates文件夹7.3复杂的长文档的处理7.3.1科研论文格式规范1.内容要求（1）题目（2）摘要与关键词（3）论文正文：前言、论文主体、结论。（4）参考文献2.书写规范（1）论文字数一般科研论文，自然科学类：5000～6000字（包括图表），人文和社会学科：5000～6000字；对于博士学位论文，理工科：6～8万字，管理及人文学科：8～10万字；硕士学位论文，理工科：2～3万字，管理及人文学科：3～4万字。学士学位论文，一般1万字。（2）摘要摘要的字数（以汉字计），一般科研论文要求在200以内，硕士学位论文一般为500字以上，博士学位论文为1000～2000字，均以能将规定内容阐述清楚为原则。许多论文还需要有英文摘要（abstract）。英文摘要与中文摘要的内容应完全一致，在英文语法、用词上应正确无误。（3）目录对于长篇论文，需要制作三级标题目录，目录中应包括论文中全部章节的标题及页码。（4）论文正文（5）参考文献3．排版和打印要求(1)打印用纸科技论文用纸一般为16开，也可以采用A4型标准纸张，论文一般左侧装订。(2)页眉奇数页眉：所在章题序及标题；偶数页眉：学术刊物名称、卷、期号。7.3.2论文的编排与制作基本过程：①首先草拟文章大纲，为大标题设置小标题，并设置各级标题的不同编号样式；②然后在标题下添加具体文字材料和表格、图形、注释、参考文献等，并根据需要再适当调整标题的顺序；③最后统一设置文档的格式，设计封面，插入目录，编制页码，设置页眉页脚，进行页面设置，打印输出。1.利用大纲视图输入论文各级标题（1）四种视图方式•普通视图•页面视图•Web版式视图•大纲视图（2）操作步骤视图／大纲输入标题设置标题层次2.设置多级标题编号（1）编号形式可以是：•标题1为1，标题2为1.1，标题3为1.1.1，这在理工科的教材或专业学术刊物中常使用。即标题编号包含上一级的编号。•1级标题为一、二、，…….格式，2级标题为1，2……格式，3级标题为（1），（2）……格式等。（2）步骤：选中所有标题，设置多级符号（选择类型及格式）。在Word中[多级符号]的妙用：选择一种多级符号→在第一个编号段落输入文字后回车→按TAB键自动降低级别→输入文字回车。这样，用户可以很方便地生成多级编号。3.正文内容的录入与编排切换到页面视图，在各级标题下添加正文文字，然后进行字体和段落的格式设置。添加图表和表格•图表的添加——1.插入/图片/图表；表格/插入表格2.插入/对象；复制粘贴。•为表格和图表添加题注——•插入/题注4.使用“样式”统一设置文档格式•直接套用样式•新建样式•使用自己新建的样式•修改样式样式是一组已命名的字符和段落格式的组合，为不同段落具有相同的格式提供方便。4.页眉和页脚的设置•奇偶页不同；•首页不同；•各节不同。节是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分，也就是在节中可以设置与文档其他部分不同的某些页面格式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。“节”的概念：•可以通过插入分节符来创建一个新的节；•如果没有进行过插入节的操作，word自动将文档作为一个节处理。5.脚注与尾注的添加脚注：论文页码下端，说明有关引用资料的来源；尾注：参考文献的引用。插入尾注；删除尾注分隔符：普通视图，视图/脚注，尾注下拉箭头。6.封面和目录的制作（1）封面（2）目录的制作：设置标题→在文档前添加空白页并插入光标→插入／索引和目录→选择目录并进行格式设置。“域”的概念：域是Word文档中的内容发生变化的部分。•目录的底纹•目录的超链接作用•目录的返回（web工具栏）•目录的更新（3）目录的使用技巧本章小结1.文档处理操作的基本流程。2.“节”的概念，分隔符的使用。3.创建和使用办公文档模板。4.四种视图方式。5.长文档的处理。6.封面和目录的制作。