办公自动化基础教程

第1章办公自动化基础办公自动化基础【目录】一办公自动化的作用二办公软件概述三电脑及外设四电脑基本使用方法办公自动化的作用办公自动化又称OA（OFFICEAUTOMATION的简称)，就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。办公自动化具有以下几个方面的作用：①能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。②节省运营成本：包括时间和纸张。③规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序。④提高企业竞争力、凝聚力。⑤使决策变得迅速科学。办公软件概述一个完整的计算机系统由硬件系统和软件系统组成。硬件即计算机系统中看的见摸的着的物理装置；软件系统则指在计算机中运行的各种程序、数据及相关的文档资料。计算机中的软件可分为系统软件和应用软件两大类。⑴系统软件一般由计算机设计者提供的计算机程序，用于计算机的管理、控制、维护、运行；方便用户对计算机的使用。⑵应用软件指用户利用计算机及其提供的系统软件为解决各类实际问题而编制的计算机程序。可以将应用软件进行如下分类①文字处理软件：Word、WPS等②电子表格处理软件：Excel等；③数据库管理软件：Access等；④网页制作软件：Frontpage等；⑤网页浏览器：InternetExplorer，NetscapeNavigator，Mosaic，腾讯TT等。软件基础办公软件概述常用的办公软件办公软件就是将现代办公和计算机技术相结合的办公自动化软件，主要用于编辑资料和反映工作事项，如进行公文管理、编辑通知、公告、工作日程、工作计划总结、表格制作及制作演示文稿等。当代办公软件以微软公司的MSOffice组件为代表，以Office2003为例，主要包括以下组件：①字处理软件Word2003②电子表格软件Excel2003③演示文稿制作软件Powerpoint2003④电子邮件管理软件Outlook2003⑤数据库管理软件Access2003⑥网页制作软件Frontpage2003电脑及外设电脑的硬件图1.1电脑外观电脑及外设硬件是电脑存在的基础，是软件系统运行的一个平台。一般情况下，电脑的硬件应包括以下设备：中央处理器（CPU）。主板。内存储器。外存储器（硬盘、光盘、U盘等）。机箱。电源。输入设备（鼠标、键盘等）。输出设备（显示器、打印机等）。输入输出接口电路。电脑及外设1．CPUCPU（CentralProcessingUnit的简称），又叫做中央处理器，是构成电脑的核心部件，也可以说是电脑的心脏。它是电脑内部对数据进行处理并对过程进行控制的部件，起到控制计算机工作的作用。主要由运算器和控制器组成。其重要功能是：实现数据的算术运算和逻辑运算。实现取指令、分析指令和执行指令操作的控制。实现异常处理、中断处理等操作。电脑及外设2.主板主板是电脑中最重要的部件之一，是整个电脑内部结构的基础，负责连接其他配件，协调他们的工作。主板主要由以下几部分组成：①芯片组②CPU插座。③内存条插槽：④、各类板卡插槽：⑤数据线接口：⑥键盘、鼠标、打印机等接口：⑦USB通用接口：⑧BIOS芯片（BasicInput/OutputSystem）⑨电源开关硬盘灯电源灯SPAKE喇叭等接点电脑及外设电脑及外设3.内存内存是内存储器的简称，是计算机的基本硬件之一。内存主要包括以下种类：①RDRAM（RambusDRAM，高频动态随机存取存储器）②SDRAM（SynchronousDRAM，同步动态随机存取存储器）③DDRSDRAM（DoubleDataRate二倍速率同步动态随机存取存储器）④DDRII(DoubleDataRateSynchronousDRAM，第二代同步双倍速率动态随机存取存储器)电脑及外设4.外存外存又称为外存储器，与内存相比，其存储容量大，存取速度慢，掉电后信息不会丢失，存储的是暂不使用，但需要长期保存的数据，常见的外存储器包括硬盘、软盘、光盘及U盘等。硬盘光盘和光驱U盘电脑及外设5．机箱和电源机箱作为电脑主要配件的载体，其主要任务就是固定与保护配件。而电源的作用就是把市电(22OV交流电压)进行隔离和变换为计算机需要的稳定低压直流电。它们都是标准化、通用化的电脑外设。机箱电源电脑及外设6．键盘键盘是电脑中必备的输入设备之一，用户可以通过键盘输入字符或者控制命令。按照键盘的工作原理和按键方式的不同，可以划分为四种：⑴机械式键盘⑵塑料薄膜式键盘⑶导电橡胶式键盘⑷电容式键盘。电脑及外设7．鼠标鼠标也是电脑的基本输入设备，使用它可以发出绝大多数的操作命令。按照鼠标的内部结构来分，可以分为机械鼠标、光电鼠标、无线鼠标和轨迹球四种。机械鼠标光电鼠标无线鼠标轨迹球电脑及外设8．显卡和显示器显卡全称是显示器适配卡，现在的显卡都是3D图形加速卡。它是连接主机与显示器的接口卡。显示器和显卡一起构成了电脑的显示系统。显示器通过显卡和电脑相连，显卡通过显示器将各种信息展示在电脑用户面前。显示卡CRT显示器液晶显示器电脑及外设9．声卡和音箱声卡，也叫音频卡，是多媒体电脑的必要部件，它是计算机进行声音处理的适配器。它有三个基本功能：一是音乐合成发音功能；二是混音器（Mixer）功能和数字声音效果处理器（DSP）功能；三是模拟声音信号的输入和输出功能。声卡处理的声音信息在计算机中以文件的形式存储。声卡音箱电脑及外设电脑的接口主要有以下几类：⑴PS/2接口电脑中最为常见的接口，主要用于连接键盘和鼠标。⑵USB通用串行总线接口目前流行的接口方式之一，最大的好处是可以同时连接几个、几十个、甚至上百个设备，并且具有独立的供电能力，可以与任何具有USB连接能力的设备相连电脑的各种接口PS/2接口USB接口电脑及外设⑶COM串行接口分COM1、COM2两个接口，主要用于连接串行鼠标、调制解调器。⑷LPT并行接口该接口主要用于连接外部设备，如打印机、扫描仪等等。⑸IEEE1394接口具有最高可达400Mbps的传输率，是目前传输率最高的外设接口，主要用于连接数码摄像机等高速设备。⑹音频接口用来连接音频设备，如音箱、麦克风等。⑺网卡接口网卡接口COM串口LPT并口音频接口电脑及外设常用外设的连接方法要将电脑的主机和其他外部设备连接到一起，需要将各个插头正确的连接到主机上相应的接口上，连接正确的话，各个外部设备才能正常工作。1．连接键盘和鼠标如果鼠标和键盘是PS/2接口，可在机箱后面板找到其接口，紫色的为键盘接口、绿色的是鼠标接口，按照插头上的标记插好即可，如果鼠标和键盘是USB接口的，则可以插入到机箱前后的任意的USB接口中。键盘接口鼠标接口USB接口电脑及外设2．连接显示器显示器与主机之间的连接线是15针的信号线，将显示器信号线的插头插在主板后的显卡的对应插口中后拧紧两侧的螺丝即可。显示器信号线插头显示卡接口电脑及外设3．连接音箱和麦克风音箱和麦克风通过声卡与计算机相连，声卡有独立声卡与集成声卡两种，音频接口即集成声卡的接口，三个接口中红色的插孔为麦克风接口，其余的两个为音箱接口，连接时将音箱或者麦克风的插头插入到对应的插孔中即可。4．连接网线在构成局域网的电脑中都需要安装网卡，并且通过网线与网络连接，将网线的接头插入到网卡接口中即可。4．连接打印机按照打印机接口不同，可分为并行接口打印机和USB接口打印机两种。打印机一般有两条线，电源线和数据线，图1.26所示即并行接口打印机的数据线，将此数据线分别连接到电脑主机的LPT并行接口上和打印机的对应接口上即可。电脑及外设打印机数据线将数据线连接到打印机电脑基本使用方法打开和关闭电脑电脑开机很简单，连通电源后，先打开和主机相连的具有独立电源的外部设备的电源开关，再按下主机箱上的电源按钮，电脑即可启动。如果电脑中安装了操作系统如Windows等，则会自动启动该操作系统。如果使用的是Windows操作系统，可执行系统的关机命令自动关闭电脑，如果电脑使用的是ATX电源，执行关机命令后会自动切断电源，如果使用的是AT电源，则用户还需在执行关机命令后手动切断电源。电脑基本使用方法笔记本电脑的使用笔记本电脑较台式机体积小，造价高，且维修不便，因此在使用时应格外注意对其进行维护和保养。⑴注意防水⑵注意散热⑶不要随意拆卸笔记本电脑⑷避免碰撞⑸保护屏幕⑹电池的保养①第一次充电时，应该连续地把电池充电到12个小时，并且循环地完全充、放电3次以完全唤醒新电池。②如果长时间使用外接电源，最好取下电池。③定期充放电④充电时最好关掉笔记本电脑，使电池能够完全充满电，不要在充电中途拔掉电源。第2章WindowsXP使用基础《办公自动化教程》目录2.1操作系统概述2.2进入办公平台——WindowsXP2.3桌面的基本操作2.4【开始】菜单简介2.5窗口的基本操作2.6设置显示属性2.7本章习题2.1操作系统概述操作系统（OperatingSystem，简称OS）是电子计算机系统中负责支撑应用程序运行环境以及用户操作环境的系统软件，同时也是计算机系统的核心与基石。它的职责常包括对硬件的直接监管、对各种计算资源（如内存、处理器时间等）的管理、以及提供诸如作业管理之类的面向应用程序的服务等。常见的操作系统有：DOS，OS/2，Windows，Unix，Linux等。目录2.1操作系统概述Windows的特点1.界面图形化2.多用户、多任务3.网络支持良好4.出色的多媒体功能5.硬件支持良好6.众多的应用程序目录2.2进入办公平台——WindowsXPWindowsXP是微软于2001年推出的操作系统，其中的“XP”是“experince”（体验）的缩写。根据微软的介绍，WindowsXP是集Windows前期版本的所有优秀性能于一体的视窗操作系统，是微软迈向Microsoft.NET的重要一步。目录2.2进入办公平台——WindowsXP2.2.1启动WindowsXP目录2.2进入办公平台——WindowsXP2.2.2WindowsXP的桌面元素目录2.2进入办公平台——WindowsXP桌面图标目录2.2进入办公平台——WindowsXP任务栏目录2.2进入办公平台——WindowsXP2.2.3退出WindowsXP注销切换用户注销关机待机关闭重新启动目录2.3桌面的基本操作2.3.1图标的基本操作1.运行2.建立快捷图标3.删除图标4.排列图标5.重命名图标目录2.3桌面的基本操作2.3.2任务栏的基本操作1.切换多任务2.任务栏的大小及位置的改变3.系统托盘区的常用图标音量调节图标输入法状态图标时间图标4.任务栏快捷菜单目录2.3桌面的基本操作2.3.2任务栏的基本操作4.任务栏快捷菜单工具栏地址工具栏链接工具栏语言栏桌面工具栏快速启动工具栏目录2.3桌面的基本操作2.3.2任务栏的基本操作4.任务栏快捷菜单层叠窗口|横向平铺窗口|纵向平铺窗口层叠窗口：把窗口按先后的顺序依次排列在桌面上，当用户在任务栏快捷菜单中选择【层叠窗口】命令后，桌面上会出现排列的结果，其中每个窗口的标题栏和左侧边缘是可见的，用户可以任意切换各窗口之间的顺序。横向平铺窗口：各窗口并排显示，在保证每个窗口大小相当的情况下，使得窗口尽可能往水平方向伸展。纵向平铺窗口：在排列的过程中，使窗口在保证每个窗口都显示的情况下，尽可能往垂直方向伸展。目录2.3桌面的基本操作2.3.2任务栏的基本操作4.任务栏快捷菜单属性目录2.4【开始】菜单简介2.4.1使用开始菜单1.启动应用程序2.打开文档3.寻求帮助4.搜索目录2.4【开始】菜单简介2.4.2【开始】菜单属性【开始】